合同管理流程说明

1、流程名称合同管理流程流程编号FYXZ-001主负责部门行政部总负责人编制者最后更新日期2013年 05月23 日合同管理流程董事长集团主管副总财务部工程部行政部集团总部相关部门或项目公司开始6、审核7、审批Y或权限内的审批NN4 、财务3、工程2、行政审核付款Y审核相关Y法律事务方式工程条款审条款Y5、汇总相关意见，签NN署本部门意见，登记编号8、印YY章使用管理流程11、财务保10、归档合同正本及审存合同副本批表合同正本、合同审批单1、填写合同会签单合同会签单9、传递给对方单位盖章12、合13、留存合同支付同副本、履管理流行合同程14、建立合同台账，进行履约记录和评价，及时上报15、是否发生

2、合同变更/解除Y16、办理合同变更/解N除合同或洽商17、是否发生合同纠纷Y20、法18、能否务管理N协商解决流程NY19、与缔约方协商解决结束合同管理流程图说明流程目的为加强集团合同管理，规范合同法律行为，减少合同失误，提高经济效益。适用范围本流程适用于集团总部各部门及下属单位需报集团审批的对外签订的非工程建设类合同管理工作。职责划分1.行政部负责集团总部合同管理工作，以及下属单位合同管理的指导、监督工作；2. 下属单位负责下属单位授权范围内合同管理工作，接受总部行政部的指导和监督。流程说明1.行政部可会同相关部门制定合同示范文本，供集团各下属单位参考使用；条件成熟的，可以制定并下发合同标准

3、文本要求集团各公司统一使用；劳动合同以及金额在 10000 元以上且不能即时清结的经济业务应当签订书面合同书；2. 对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无权对外签约，但经董事长特别授权并发给委托证明书的例外；3.各部门和下属单位的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先报本部门或企业的领导审查批准（凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续）。需报集团审批的，应由该企业领导签署意见，随合同初稿及有关资料、附件等，一并上报；4. 本流程所称合同管理指需报集团审批、集团总部

4、负责的各项经济合同，总部行政部组织的工程建设相关任务名称建筑材料和设备的大型招标采购合同参照本流程，其中节点8、 11、12 由下属单位自行办理，其他节点按照本流程；5.审核审批人因故不能履行签字职责时（如出差），可根据需要进行必要授权。节工作内容工作标准时限相关资料 /点支持表单合同主办部门填写合同审核表，门负责人签批。部1.准确填写，及时上报，随合同初稿及有关资料、附件等，一并上报；2. 部门负责人签批手续齐全；3. 需要送审的合同文件主要有：填写合同(1)拟签订的合同文本；1 个工1合同会签单审核表(2)有关对方当事人主体资格、 资信情作日况的证明文件；(3)合同附件及其他必备文件；4.

5、 重大合同还应包括经批准的可行性研究和立项申请报告。行政部收到合同后判断是否为标行政部判断是否采用统一合同文本，特别是准和同。合同对方单位起草的合同文本；如果不是标准合同， 转交行政部法行政部法务主管应对合同的合法性和有效性律事务员审核相关条款。进行审查并在 2 工作日内提出审查意见，审查内容如下：1.合同的合法性。 包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表示是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序行政部法是否符合法律规定；律事务员2.合同的严密性。包括：合同应具备的条2审核相关款是否齐全；当事人双方的权利、义务条款是

6、具体、明确；文字表述是否确切无误；合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是具体、明确；文字表述是否确切无误；3.合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。2 个工合同文本作日工程部负责审核相关工程条款1.工程部接收到合同，凡合同中涉及工程工程审核条款的，工程部应从部门职能管理角度1 个工相关工程3给出专业的相关复核意见。合同会签单条款作日财务部进行审核付款方式1. 凡合同中涉及财务条款的，财务部应从本部门职能管理角度提出相关复核意见。2. 有标的额或影响公司应收应付

7、款项的合财务审核4同，须在签署之前同时提交财务部审查。财2 个工合同会签单付款方式务部经理应对合同财务条款的合理性、可行作日性和是否符合公司预算进行审查并在3个工作日内填写复核意见。汇总相关行政部汇总集团相关部门意见，进1.审查重点：合同内容应具体、确定，能行参考，并提出本部门的意见， 进明确界定各方当事人的权利、义务；客意见，签行登记编号。观情况在签约时确实无法明确规定的，1 个工署本部门5合同会签单意见，登应规定能明确权利、义务的依据；作日2.综合考虑各种意见，科学提出本部门意记编号见，登记要及时，编号要准确。审核或权集团主管副总审核或权限范围内1.认真审阅，必要时可进行调查研究，提1 个

8、工限范围内6出审核意见或最后做出： 批准；不批准；作日审批。审批2.通知申报部门或单位补报材料或进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）；3.集团主管副总权限范围内的审批包括：合同标的、金额、业务量等具体合作内容；签署后是否会产生遗留问题或负面影响，如何规避；是否符合经营计划的要求，与经营目标保持一致。董事长进行审批。1.认真审阅，必要时可进行调查研究，最后做出：批准；不批准；2 个工审批72.通知申报部门或单位补报材料或进一作日步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）。印章使用公司对外签订合同只能使用公司1.详见印章使用管理流程相关标准；8法定公章和公司合同专用章。进入2.要求加盖公章位

9、置、份数要准确。/管理流程印章使用管理流程。传递给对由合同主办部门或单位传递给合1.在 3 个工作日内及时传递；8 个工方单位盖9同对方单位盖章。2.在 5 个工作日内返回双方都盖章的合同作日章文本。行政部办理归档合同正本及审批1.合同档案管理是合同管理的基础工作，表手续。企业应当指定专人管理合同档案。合同归档合同档案包括：合同文本，立项批复文件，2 个工合同文本、正本及审10合同会签单、授权委托书及与合作日合同会签单同签订、履行、变更、解除、合同纠纷批表处理等有关的各种资料；2.归档要及时，资料要齐全。财务部留财务部留存合同副本。1.保管妥当；2 个工存合同副112.根据合同条款内容，及时跟

10、踪合同进度作日本执行情况。合同资金财务部进入资金支付管理流程。1.详见资金支付管理流程相关标准；支付管理122.按照合同支付条款及进度执行情况及/流程时支付。留存合同合同主办部门或单位留存合同副1.本着“重合同、守信誉”的原则；1 个工副本，履13本，并履行合同。2.严格执行合同所规定的义务，确保合同作日行合同的实际履行或全面履行。合同主办部门或单位建立合同台1.合同主办部门或单位要及时上报，行政建立合同账，进行履约记录和评价， 及时上部应随时了解、掌握合同的履行情况，报，集团行政部监控并掌握合同履发现问题及时处理或汇报。否则，造成台账，进行情况。合同不能履行、不能完全履行的，要追行履约记3

11、个工14究有关人员的责任；录 和 评作日2.集团所有合同（包括原始合同、变更协价，及时议和 / 或补充协议、终止协议）及类似上报法律文件，签署并由集团备案的正本为一式两份，一份交行政部， 一份交对方，是否发生合同变更/ 解除办理合同变更协议或洽商副本一式两份，一份交财务部，一份交各业务部门、单位；3.合同会签单、合同变更（解除）审批表、合同争议情况说明表等正本均一式一份，由行政部统一保管，各部门可保存上述文件的复印件。合同主办部门或单位在履约过程1.在合同履行过程中碰到困难的，相关部中是否发生合同的变更 / 解除。门或单位首先应尽一切努力克服困难，15尽力保障合同的履行；5 个工2.对方当事人

12、提出变更或解除合同的，应作日从维护本企业合法权益出发，从严控制。如实际履行或适当履行确有不可1.应在法律规定或合理期限内与对方当克服的困难而需变更或解除时，合事人进行协商；合同变更/ 2.同主办部门或单位办理合同变更变更、解除合同，一律需采用书面形式5 个工16（包括当事人双方的信件、函电、电传（解除）审解除协议或洽商。作日等），口头形式一律作废；批表3.在 2 个工作日内及时上报集团行政部。是否发生合同主办部门或单位在履约过程如果在合同履行过程中没有发生纠纷，合同17合同纠纷中是否发生合同纠纷。履行完毕。合同主办部门或单位在履约过程1.若争议自产生之日起 60 日内无法通过中发生合同纠纷后，

13、 看能否协商解友好协商的方式解决，各部门应填写决。合同争议情况说明表提交行政部，并附送与争议有关的资料，提请董事长决议；2.处理合同纠纷的原则是：(1)坚持以事实为依据、 以法律为准绳原则，法律没规定的， 以国家政策或合同条款为准；能否协商18(2)以双方协商解决为基本办法。 纠纷解决发生后，应及时与对方当事人友好协商，在维护本企业合法权益的基础上，公平合理， 互谅互让， 达成协议，解决纠纷；(3)因对方责任引起的纠纷， 应坚持原则，切实保障我方合法权益； 因我方责任引起的纠纷， 应尊重对方的合法权益， 主动承担责任， 并尽量采取补救措施，尽量减少我方损失；因双方责任引起的纠纷， 应实事求是，

14、分清主次，合情合理解决。与缔约方如果可以协商解决， 合同主办部门妥善、及时处理，进行友好协商。协商解决19或单位与缔约方协商解决。法务管理如果不能协商解决， 合同主办部门1.详见法务管理流程相关标准；202.流程或单位进入法务管理流程。根据需要及时办理应诉或起诉。/10 个合同争议情工作况说明表日5 个工作日附件：1. 合同会签单2. 合同变更（解除）审批表3. 合同争议情况说明表附件 1：合同会签单部门（公司）名称：年月日合同号：合同名称合甲方：同方乙方：合同主要内容合同正文页数合同金额合同附件页数签订时间：经办人：签订地点：所属部门 /单位意见：相集团法律事务员意见：关部门集团行政部意见：

15、意见集团其他相关部门意见：集团主管副总：领导审批董事长：附件 2：合同变更（解除）审批表合同甲方 :合同乙方：合合同名称 :原合同编号：合同标的额 :履行期限 :同简原合同履行情况及变更（解除）原因：介合同承办单位及联系人、电话:承办部门或下属单位：送审日期：财务部意见：行政部意见：监察审计部意见：行政部审查意见：集团分管领导批示：法定代表人或企业负责人批示：附件 3：合同争议情况说明表合同甲方 :合同乙方：合合同名称 :合同编号：合同标的额 :履行期限 :同简合同争议内容和情况说明：介合同承办单位及联系人、电话:承办部门或下属单位：送审日期：财务部意见：行政部意见：监察审计部意见：行政部审查意见：集团分管领导批示：法定代表人或企业负责人批示：合同内容一般应包括但不限于以下条款：1. 当事人的名称或者姓名、住所、电话；2. 标的；3. 数量；4. 质量；5. 价款或者报酬；6. 履行期限、地点和方式： 买卖合同以及其