X有限公司合同管理办法

1、X有限公司合同管理办法（试行）第一条为规范公司合同管理行为，加强合同履约监管，防范合同法律风险，保障公司合法权益，根据民法典公司法及XXX集团合同管理办法等有关规定，结合公司实际，制定本办法。第二条本办法适用于公司在经营管理活动中签订的各类合同、协议等的管理，不包括与公司员工签订的劳动合同。签订合同的主体须是公司，公司部门不得以部门名义擅自对外签订任何形式的合同或协议。公司部门及人员不得以任何方式泄露在合同管理工作中知悉的公司商业机密，不得利用合同从事违规违纪违法活动。第三条合同管理工作遵循以下原则：（一）程序化，痕迹化；（二）依法维护公司合法权益;（三）归口统一管理，分级负责；第四条合同管理

2、目标：（1） 全面履行，可操作；（2） 有据可查，可追溯；（3） 落实责任，可追责。第五条公司经营管理部是公司合同管理工作的归口统一管理部门，统一负责本公司合同管理和监督指导各部门合同管理工作，并指定专人负责合同管理工作。第六条合同管理部门的主要职责：（一）宣传贯彻国家合同法律法规；（二）建立完善的企业合同管理制度；（三）参与合同调研、谈判、起草，对接外聘律师对合同版本的法律审核，合同审批、合同统计台账、合同档案管理工作；（四）指导监督合同签订、履行；（五）管理合同专用章；（六）办理合同公证；（七）参与解决合同纠纷；（八）处理与合同有关的其他事务。第七条根据工作职责和工作需要，具体承办公司经营

3、业务、管理等各类合同业务事项的有关部门为合同经办部门。合同经办部门的主要职责：（一）负责开展合同所涉业务市场调研，负责调查合同对方当事人的主体资格、资质、资信等情况；（二）组织或参加合同所涉业务可行性论证；（三）组织或参加合同招投标活动；（四）负责合同商务谈判，组织草拟合同；（五）负责办理合同法律审核、签订审批等手续；（六）部门要指定专人负责合同管理，建立本部门的合同档案和合同台账，及时将合同原件及相关资料送交公司经营管理部；（七）负责跟踪合同履行；（八）报告合同履行情况；（九）协助处理合同纠纷。第八条合同经办部门对合同中的经济、技术等业务内容的全面性、真实性、可行性负责。合同经办部门应当关注

4、合同对方当事人履约能力、交付方式以及质量验收等业务方面风险，公司财务部门应当关注合同结算、税票以及公司现金流影响等财务方面风险。第九条提请合同法律审核和合同签订审批时，合同经办部门应提供以下材料：（一）合同对方当事人的企业法人营业执照、自然人居民身份证、签约人授权委托书及身份证明等合同主体履约能力有关的资质证照资料（加盖对方当事人印章）；（二）通过国家企业信用信息公示系统、启信宝等查询打印的合同对方当事人企业信用信息；（三）通过中国裁判文书网或企查查、天眼查、启信宝等企业查询平台查询打印的对方当事人司法案件（含股权冻结）及失信被执行人信息；（四）合同业务对应的调研论证相关资料（调研报告和说明等

5、）；（五）合同业务经济行为对应的内部集体决策会议纪要、决议、请示报告卡，或上级批准、中标文件等材料；（六）合同谈判会议记录或会议纪要等情况；（七）其他与合同有关的文件。第十条公司贸易类合同在提请法律审核前，应当按照XXXXXXXX公司贸易经营行为实施细则（试行）要求提交客户资信调查表业务效益分析表法律风险审查表等资料。第十一条合同文本由经办部门或签约对方起草，我公司起草的合同必须使用通过法律顾问审核的合同样本，签约对方的合同必须经法律顾问审核并签注法律意见，重要合同或特殊合同由法律顾问参与，交公司法律顾问进行法律审核。法律审核时，应当关注合同主体是否存续有效、合同内容是否合法完整、合同条款是否

6、清晰明确等法律方面风险。第十二条合同内容一般应包括（但不限于）以下内容：合同编号、签约地点、合同有效期、买卖双方全称及联系方式、银行账户账号、产品品名、基质基价、数量、质量指标、罚则、交货地点、交货时间、付款方式、运输方式、验收方式与标准、结算方式（标明质量、数量奖罚细则，包括为保证足量供货而设定的定量结算、定量计价等）、相关税费承担人、合同纠纷解决方式、违约责任等。第十三条有下列情形的，不得签订合同：（一）合同内容违反国家法律、法规，损害国家利益和社会公共利益的；（二）有胁迫、欺诈行为的；（三）无经营资质、证照或证照不全的；（四）代理人无代理权或超越代理权的；（五）主要合同条款不完备的；（六

7、）经调查对方明显缺乏合同履约能力的；（七）经调查对方当事人严重失信且不能提供有效担保的。第十四条合同签订审批流程：第一步：合同经办部门对拟达成的业务或签约对方资信进行调研论证，业务达成须经内部决策程序通过，与签约对方就合同主要条款内容形成初步意见；第二步：合同经办部门草拟合同文本（或签约对方起草的合同文本），附业务调研论证、签约对方资质及内部决策文件等材料交经营管理部；第三步：经营管理部接收送审合同及相关资料后，对合同文本及附送材料进行初步审核，填报合同法律审核意见表（附表1），送交公司法律顾问进行法律审核，法律顾问签署法律意见；第四步：合同经办部门根据法律顾问签署的意见对合同文本进行修改完善

8、，填写合同审批表（附表2），履行合同审批程序，逐级审批。第五步：履行完合同审批表审签程序后，经营管理部对审签程序完善、齐全、合规的合同加盖合同专用章。合同经办部门负责让合同签约对方按合同条款约定签字盖章，并将双方签字盖章后的合同原件尽快收回；第六步：合同经办部门严格按照合同约定履行合同，同时对合同进行台账登记。每月10日前，将上月合同台账及合同原件交经营管理部一份存档备查。第十五条合同审批签订权限：公司所有合同都须经合同经办部门负责人、合同经办部门分管领导、财务部门分管领导、总经理、董事长逐级审批。合同签订原则上由法定代表人签订，法定代表人授权委托的，由法定代表人签发的授权委托书（附表3）中载

9、明的委托代理人签订。定（调）价函：对执行年度合同的业务，每笔业务需签订相关的函件确定单价、数量等内容。定（调）价函由经办部门（或对方单位）填写，如有需要公司盖章的情况，由业务经办部门负责人、分管领导、总经理、董事长签字审批后，加盖公章或合同专用章。盖章确认后，由业务经办部门保管原件并交经营管理部复印件存档备查。第十六条合同管理部门要严格把控合同专用章的保管和使用，要有专人管理，严禁私刻合同专用章。合同经编号、法律审核、审批、签约人签署、送审材料合规后，方可加盖合同专用章。第十七条合同经办部门应当诚实守信、按照合同约定全面履行合同，维护公司合法权益。第十八条合同经办部门发现对方当事人可能怠于履行

10、合同义务或履行合同义务不符合约定时，应当及时报告合同经办部门分管领导并立即采取应急、止损措施。第十九条合同签订后，因出现重要情况变化确需变更或解除合同时，合同经办部门应当及时书面通知合同对方当事人，并在合同约定的或合理的期限内，与对方当事人协商解决。需签订有关补充协议的，要及时按本办法办理。第二十条合同经办部门及经办人发现对方当事人有转移、隐匿财产或抽逃资金等行为，或者有丧失或可能丧失履行债务能力情形时，应当保存有关证据，及时报告合同经办部门分管领导，并采取中止合同、诉前财产保全等有效救济应对措施。第二十一条合同发生纠纷后，合同经办部门应查明情况、收集证据，将有关证据材料报送经营管理部，协同配

11、合处理合同纠纷。合同纠纷采取法律手段维权处理的，按照上级单位相关规定进行。第二十二条合同履行完毕，合同经办部门应将合同文本和合同履行完成情况报经营管理部存档备查。第二十三条合同管理部门可根据公司安排，对合同的履行情况进行监督检查。重点监督检查以下内容：（一）合同订立的合法性；（二）合同法律审核程序的执行情况；（三）合同履行情况；（四）合同纠纷处理情况；（五）合同标的的使用情况；（六）维护公司合法权益情况；（七）其他与合同有关的情况。第二十四条合同经办部门及经办人在订立、履行合同过程中，不遵守国家、上级和公司有关制度规定签订、履行合同的，应按有关规定给予处分；给公司造成经济损失的，应按有关规定追

12、究工作责任（含政务、纪律处分）和法律责任；构成犯罪的，依法移交司法机关处理。第二十五条原XXXXX有限公司合同管理办法（施行）（XXXX字XXXX号）、XXXXX有限公司关于修改合同管理办法（试行）有关条款的通知（XXXX字XXXX号）、XXXXX有限公司关于进一步强化合同管理工作的通知（XXX字XXXXX号）同时废止。第二十六条本办法未尽事宜按上级有关规定执行。第二十七条本办法由公司经营管理部负责解释。第二十八条本办法自下发之日起施行。附表：1.合同法律审核意见表2.合同审批表3.授权委托书存根附表1合同法律审核意见表合同编号：合同经办部门经办人送审日期合同名称合同类型采购销售租赁中介服务其

13、他签约对方名称委托代理人合同内容概要业务背景标的额结算方式违约责任诉讼管辖是否招投标是否是否担保是否审核所附材料法律顾问审核意见签字：日期：附表2合同审批表合同编号:合同经办部门经办人审批日期合同期限合同金额合同类型采购销售租赁中介服务其他签约对方名称及委托代理人合同内容说明（业务背景、商业模式、标的额及结算方式等）预收预付预付款是签约对方是否有抵押物或担保（是否）签约对方是否有保证金及比例（是否）否预收款是否金额：合同经办部门负责人意见合同经办部门分管领导意见合同管理部门审核意见是否法律审核是否财务部门分管领导意见总经理意见董事长意见及法定代表人合同签订授权意见合同审批所附材料附表3授权委托书存根（20）第号日期：年月日委托人受委托人委托事项委托权限委托期限···&