Access循序渐进教程学习课程

1、2.1 “货架”认识“表”的结构如果将数据库比作仓库，那么数据库中的“表”就是仓库中的单个货架。货架上按照物品特性和仓储空间，有规律的码垛着各种货物。第1页/共57页第一页，编辑于星期五：九点 三十八分。字段字段属性第2页/共57页第二页，编辑于星期五：九点 三十八分。2.2 存储数据的架构创建表 输入数据直接创建表 123双击直接输入单击第3页/共57页第三页，编辑于星期五：九点 三十八分。单击456单击输入第4页/共57页第四页，编辑于星期五：九点 三十八分。 使用“表模板”创建表 选择1单击23设置“表”字段第5页/共57页第五页，编辑于星期五：九点 三十八分。 通过“表设计器”创建表1

2、单击“表设计”按钮 2单击“创建”标签第6页/共57页第六页，编辑于星期五：九点 三十八分。34输入字段名称选择数据类型在此可设置字段参数第7页/共57页第七页，编辑于星期五：九点 三十八分。右击“ID”5选择“主键”6第8页/共57页第八页，编辑于星期五：九点 三十八分。新建“部门”字段7单击8第9页/共57页第九页，编辑于星期五：九点 三十八分。单击9输入单击1011创建的“部门表”第10页/共57页第十页，编辑于星期五：九点 三十八分。边学边练：“计件工资管理系统”的表对于一个中小规模的加工厂来说，工人工资多采用底薪加计件工资制，使用此种方法的优点是可以有效的激发员工的积极性，缺点是工资

3、不易管理，容易出现错误，因此建立一个简单灵巧的工资管理系统，是很多企业所关注的。 本书将自始至终、贯穿全文，在“边学边练”中以实例的形式讲述计件工资管理系统的创建。下边我们首先来了解一下在计件工资管理系统中需要创建的表格。 第11页/共57页第十一页，编辑于星期五：九点 三十八分。第12页/共57页第十二页，编辑于星期五：九点 三十八分。2单击“创建” 设置主键1单击“表设计”按要求输入相应的“字段名称” ，并设置字段的”数据类型“34第13页/共57页第十三页，编辑于星期五：九点 三十八分。选中“性别”字段 5在“有效性规则”属性中输入：“男“Or “女”7设置字段大小为2 6创建了“人事表

4、”后，按照相同的操作步骤，创建其他表 按照相同的步骤设置其它字段的“常规”属性。设置完毕后将此对话框关闭，并选择保存为“人事表”后，即可完成此表的创建 8第14页/共57页第十四页，编辑于星期五：九点 三十八分。2.3 规划“容器”“表”中“字段”的设置 中的字段类型 在Access 2007数据库中共有11种可用的数据类型：文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、附件和查询，它们的作用如表所示。 第15页/共57页第十五页，编辑于星期五：九点 三十八分。第16页/共57页第十六页，编辑于星期五：九点 三十八分。某种数据具体需要使用什么类型的字段存放，我们主要

5、需要考虑如下几个方面的内容。 1、字段存储的是什么样的数据。如中英文文字可以存储在文本型字段里，却不能存储在数字型字段里。2、要存储数据的大小，即数据需要的存储空间的大小。文本型字段只能存储255个字符，如果您需要存储一篇文章，则可以考虑使用备注（存储65535个字符）型字段。 第17页/共57页第十七页，编辑于星期五：九点 三十八分。3、是否需要对数据进行计算以及需要对数据进行何种计算。Access 2007可以对数字型、货币型数据进行求和计算，但对文本型、备注型数据则不能求和。 4、是否需要排序或索引字段。备注、超级链接型及OLE对象型字段均不能使用排序与索引。另外文本型字段中存放的数字，

6、将按字符串性质进行排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21，210。 5、是否需要在查询或报表中对记录进行分组。备注型、超级链接型及OLE对象型字段无法进行分组。 第18页/共57页第十八页，编辑于星期五：九点 三十八分。 的“字段”属性 在确定了数据类型之后，还应设定字段的属性，才能更准确地确定数据在表中的存储格式。 右击“人事表”，选择“设计视图”命令 12选中“姓名”字段 文本型字段的15个属性 第19页/共57页第十九页，编辑于星期五：九点 三十八分。“字段大小”属性的意义为： “字段大小”属性用于限定文本字段的大小和数字型数据的类型。文本型字段的字段大小属性是指文本型数据

7、保存的大小和显示的大小。在默认情况下为50字节。文本型数据的大小范围为0255个字节。数字型的“字段大小”属性是指数字型数据的类型，不同类型的数字型数据的大小范围亦不相同。至于其它字段，这里不再详细叙述。第20页/共57页第二十页，编辑于星期五：九点 三十八分。 设置“字段”的显示和打印格式 1文字型数据“格式”的设置方法我们以前边创建的“部门表”为例，讲述文字型数据“格式”的设置方法。我们先来看一下设置前和设置后的效果。 设置前 设置后 第21页/共57页第二十一页，编辑于星期五：九点 三十八分。选中此数据类型12在格式栏中输入：“所在部门是：&蓝色 ”通过这些设置就会实现上边的效果

8、了右击我们前边创建的“部门表”，选择“设计视图”命令，打开此表的设计视图窗口第22页/共57页第二十二页，编辑于星期五：九点 三十八分。2数字与货币型数据“格式”的设置方法 右击“部门表”，选择“设计视图”命令打开此表的设计视图窗口添加此字段，并将数据类型设置为“数字” 12单击格式旁的下拉箭头，可以选择所要设置的货币格式 这样即设置了货币型数据类型第23页/共57页第二十三页，编辑于星期五：九点 三十八分。3日期型数据“格式”的设置方法右击“部门表”，选择“设计视图”命令打开此表的设计视图窗口添加此字段，并将数据类型设置为“日期/时间 ” 12单击格式旁的下拉箭头，选择所要设置的“日期/时间

9、”格式 这样即设置了日期数据类型第24页/共57页第二十四页，编辑于星期五：九点 三十八分。 设置字段的输入格式 用户在表格中输入数据时，为了避免错误，有可能需要对输入的内容进行限制，比如会要求在输入“电话号码”时，不能输入字母和汉字，而且位数不能输入错误。为了实现这些功能，我们需要设置字段的“输入掩码”属性。字段的“输入掩码”属性用来要求用户必须按照特定的格式来输入数据。第25页/共57页第二十五页，编辑于星期五：九点 三十八分。1使用向导设置“输入掩码” 右击“部门表”，选择“设计视图”命令打开此表的设计视图窗口新建“部门电话”字段，并将数据类型设置为“文本” 13选中“输入掩码”文本框

10、单击打开对话框 按钮继续 2第26页/共57页第二十六页，编辑于星期五：九点 三十八分。4单击输入56单击第27页/共57页第二十七页，编辑于星期五：九点 三十八分。8单击3次“下一步”按钮 7单击“完成”按钮 产品表的数据输入窗口 点中此处将会见到输入掩码，并可按要求输入数据 第28页/共57页第二十八页，编辑于星期五：九点 三十八分。2通过直接输入格式符号设置输入掩码使用格式符号自定义“输入掩码”可以更灵活、方便的定义所输入的格式。比如我们可以在“输入掩码”对话框中输入“Password”，这样，用户输入的所有字符就可以被“*”所掩盖。第29页/共57页第二十九页，编辑于星期五：九点 三十

11、八分。 设置字段的默认值如果某个值在某个字段中出现的几率特别高，那么您最好将此数据值设置为此字段的默认值，操作步骤如下。 右击“部门表”，选择“设计视图”命令，打开此表的设计视图窗口选中“录入时间”字段 1输入“Now()”字符 2自动填充的当前日期和时间 第30页/共57页第三十页，编辑于星期五：九点 三十八分。 设置字段输入的有效性规则 如果我们的表中有一个字段为“性别”，那么在这个字段中，就应当只能输入“男”或“女”，而不能输入其它的字符，这时我们应该怎么设置呢？这时使用字段的“格式”属性已无法实现这个要求了，而必须设置字段的“有效性规则”属性。有效性规则的设置方法如下。第31页/共57

12、页第三十一页，编辑于星期五：九点 三十八分。选中“性别”字段1右击“人事表”，选择“设计视图”命令打开此表的设计视图窗口在有效性规则中输入：“男” Or “女”2系统出现的提示 在“性别”字段输入了错误的字符 第32页/共57页第三十二页，编辑于星期五：九点 三十八分。 使用“查阅向导”创建“下拉列表”使用查阅向导的最终结果就是在我们的输入表中产生下拉选择列表（如下图所示）。下拉选择列表的使用，可以节省录入数据的时间。表中字段的下拉列表 第33页/共57页第三十三页，编辑于星期五：九点 三十八分。按图中所示，建立这样一个表，表中数据为空 1选中“所在部门”的数据类型，选择“查阅向导”命令 2第

13、34页/共57页第三十四页，编辑于星期五：九点 三十八分。单击“下一步”按钮 3选择“部门表” 45单击“下一步”按钮继续 第35页/共57页第三十五页，编辑于星期五：九点 三十八分。选中 “部门”项 69单击“选中”按钮 7单击“下一步”按钮继续 8保持系统默认，单击“下一步”按钮继续 第36页/共57页第三十六页，编辑于星期五：九点 三十八分。单击 “下一步”按钮继续 11用鼠标拖拽调整列宽 10单击“完成”按钮 12第37页/共57页第三十七页，编辑于星期五：九点 三十八分。 边学边练：为计件工资管理系统添加下拉菜单选择此项后，按照节中的描述进行操作就可以了第38页/共57页第三十八页，

14、编辑于星期五：九点 三十八分。2.4 “归类”引用设置“表”的关系 我们可以使用数据表间的对应列将Access 2007中的数据表关联起来。如下图所示两个表间的对应关系，下边讲述一下表间关系的创建方法。 第39页/共57页第三十九页，编辑于星期五：九点 三十八分。单击此按钮1单击此按钮2选择表单击34拖动建立表关系5第40页/共57页第四十页，编辑于星期五：九点 三十八分。这里可以对表间的关系进行设置，然后单击“确定”按钮即可6第41页/共57页第四十一页，编辑于星期五：九点 三十八分。2.5 “容器”包装设计“表”的外观 隐藏和冻结列数据表打开后，Access 2007会以默认的格式进行显示

15、，此时他所显示的字体大小，列宽和行宽、分割线等并不一定符合我们的要求。为了方便我们的工作，我们不妨对他进行设置。首先我们来看一下“隐藏”和“冻结列”的方法。 第42页/共57页第四十二页，编辑于星期五：九点 三十八分。1隐藏列右击列标题，选择“隐藏列”命令，即可将此列隐藏 首先打开 “人事表”第43页/共57页第四十三页，编辑于星期五：九点 三十八分。如果要显示隐藏的列，则右击鼠标，选择“取消隐藏列”命令 1将要显示的列选中，再将此窗口关闭就可以了 2第44页/共57页第四十四页，编辑于星期五：九点 三十八分。2冻结列 如果要将某列冻结，那么右击列标题，选择“冻结列”命令即可 如果要取消冻结列

16、，则选择此“取消对所有列的冻结”命令即可第45页/共57页第四十五页，编辑于星期五：九点 三十八分。 改变字体 切换至“开始”标签页1这里的表格是未设置前的样式，字体为“小五”号、宋体显示 设置字体2第46页/共57页第四十六页，编辑于星期五：九点 三十八分。按需要设置“字型”、“字号”和颜色等3这是设置后的效果 第47页/共57页第四十七页，编辑于星期五：九点 三十八分。 改变列宽和行高 要改变行高时，在这里直接拖拽就可以了 改变行高后的效果 第48页/共57页第四十八页，编辑于星期五：九点 三十八分。选择【其他】【列宽】命令1切换至“开始”标签 页2输入新列宽 单击“确定”按钮 34第49

17、页/共57页第四十九页，编辑于星期五：九点 三十八分。2.6 典型实例：创建“考勤管理系统”的“表” 考勤中主要涉及的管理方面有：出勤管理、出差管理、请假管理以及出勤统计管理。本书将设计一个“考勤管理系统”用来对员工的出勤、出差以及请假情况进行统计和管理并将员工出勤情况进行统计，方便企业领导了解员工的工作情况。此实例将贯穿本书。第50页/共57页第五十页，编辑于星期五：九点 三十八分。下面我们对“考勤管理系统”数据库的表进行一下了解，该数据库包括：“出差信息”、“出勤情况”、“员工信息”、“请假信息”、“员工出勤”5个表，这5个表之间的关系如下图所示。第51页/共57页第五十一页，编辑于星期五：九点 三十八分。双击“考勤管理系统”数据库图标 1单击“选项”按钮 2单击34单击第52页/共57页第五十二页，编辑于星期五：九点 三十八分。单击“创建”标签56单击“表设计”第53页/共57页第五十三页，编辑于星期五：九点 三十八分。输入字段设置字段属性设置主键789第54页/共57页第五十四页，编辑于星期五：九点