物资应急采购业务流程优化研究

1、物资应急采购业务流程优化研究摘要：针对物资应急采购存在的盲目性，从应急采购业务流程入手, 从加强物资需求预测、构建信息发布处理平台和提高物资储备建设的合理 性和透明度对物资应急采购业务流程进行优化。关键词：应急采购；流程分析；优化研究引言：物资应急釆购目前还无法对物资动向进行实时掌控，为了提高 物资应急采购效率，保障救援任务的圆满完成，通过对目前物资应急采购 业务流程进行优化，从而实现对物资的精确可视化。一、物资应急采购流程分析经过多年物资应急采购实践，r前我国u经基木形成比较全面的物资 应急采购业务流程，其主要包括物资应急采购的准备、启动、执行以及结 束四个阶段。具体内容如图1所示。1、准备

2、阶段：主要完成物资应急采购的准备任务。目前的物资资源 储备还存在非常大的盲目性，大多数部门仅仅凭借经验选择性的储存部分 物资，部门之间沟通不及时，物资储备情况混乱，严重制约了应急救援任 务的完成进度。2、启动阶段：主要完成采购任务受领和成立应急采购机构，具体包 括采购任务受领和应急采购机构组建。目前采购任务分配以及实施过程中 往往存在物资的重复采购或遗漏的现象，影响救援任务的顺利实施。3、执行阶段：主要是完成物资应急采购和配送，执行阶段主要受制 于物资交货时间，部分物资会存在以高于零售价的价格采购，给采购工作 评估带来麻烦，同时，物资配送过程中信息化程度低，h前只能通过电话 等移动通信设备了解

3、配送情况，工作繁琐低效。4、结束阶段：主要对釆购工作进行结算和评估，现场整理、总结汇 报并对售后服务进行保障。根据以往经验，在现场整理过程中，存在大批 物资饱和、物资堆放混乱、物资种类未知的现象，加重了现场整理工作的 工作累和难度。二、物资应急采购业务流程优化研究目前物资应急采购体系虽然已经形成，但是各个业务内容还存在或多 或少的缺陷和改进空间，尤其是在物资储备的透明度与信息化方面，目前 还处于起步阶段，因此，需要从以下三个方面对业务流程进行优化。1、建立相应的物资需求预测模型目前物资储备数量主要是以经验为主要参考，并没冇建立或利用物资 需求预测模型进行物资储备数量的预测，同时由于物资储备数量

4、不合理， 增加了物资应急采购任务难度、制约了救援任务进度。一方面要形成比较 精确的物资预测模型，完善应急预案中的物资数量预测内容，从而指导各 个部门进行物资储备任务建设；另一方面要在物资应急采购启动阶段，根 据灾害种类的不同，选择合适的预测模型进行物资数量预测，提高预测精 度，更好地保障救援任务的完成。2、构建信息发布处理平台采用b/s模式，基于无状态的面向对象的http协议，通过信息发布处理平台实现指挥机构管理、物资储备信息的上报汇总、物资需求预测、 物资应急采购管理、物资供应信息发布、国际和社会援助管理等功能。其 中指挥机构管理主要是理顺各个部门之间的上下级以及业务上的隶属关 系，更好地进

5、行任务分工和统一调度；物资储备信息的上报汇总是掌控物 资供应信息的良好途径，对于物资的调动以及釆购数量的确定具有非常重 要的指导作用；物资需求预测是指基于灾害种类，根据受灾人数等重要参 考进行物资需求的预测；物资应急采购管理是指对物资应急采购从采购方 式确定到配送的全过程管理，实现对物资的可视化管理；物资供应信息发 布是指公开透明物资供需现状，调动全社会和世界的资源来满足物资需 求；国际和社会援助管理是指对国际和社会捐赠的各类物资进行统一管理 与调动，减少与救援的冲突，避免盲目地向灾区运送无需物品。3、提高物资储备建设的合理性和透明度一是优化物资储备库建设。日前按照国务院颁布实施的国家突发公

6、共事件总体应急预案和5个自然灾害类专项预案，我国仅在沈阳、天津、 武汉、南宁、成都、西安等10个城市设立了中央级救灾物资储备库，这 十所城市主要集中在中东部，布局不是很合理。因此需要基于完成突发事 件的要求，加强西部地区物资储备库建设，尤其是地质灾害频发的地区应 该有所侧重，并充分考虑储备库梯次性建设。二是形成制度性物资存储上报机制，确保物资储备建设良好。在完成 突发事件应急釆购过程中，最突出的问题就是物资的供需情况无法掌控， 因此，需要形成制度性物资存储上报机制，逐级上报物资存储（包括提前 存储、合同以及期权存储）名称、数量、规格、型号、采购方式、质量状 态、所在地、保质日期等各类信息。三是

7、灵活釆用多种应急釆购方式，确保物资储备数量与质量良好。目 前应急采购的方式主要有提前采购、合同采购、期权采购以及应急采购四 种。物资采购方式需要根据物资的种类而进行灵活选择。朱必吨在论文1 中根据物资的重耍性和价值将物资分为一般物资、瓶颈物资、杠杆物资以 及关键物资四类，可以根据物资种类的不同灵活采用多种应急釆购方式。基于上述分析，目前物资应急采购业务流程需要进行修改与完善，如 图2所示。改进后的流程图主要存在以下三个方面的思考。一是加强物资需求预 测模型的创建，通过在准备阶段和启动阶段进行物资需求预测，使物资储 备更加科学合理、物资采购更能满足实际需求，避免储备物资不实用、物 资采购数量不足

8、或浪费的情况。二是构建信息发布处理平台，通过基于物 资信息发布处理平台实现各个环节的信息交互共享，尤其是集成物资信息 的储备、需求、采购、配送等各个坏节，实现物资可视化，同时还能够加 强对社会各方力量的管理以及指挥机构的调动指挥。三是提高物资储备建 设的合理性和透明度。通过优化物资储备库建设、形成制度性物资储备上 报机制以及灵活采用多种应急采购方式保障物资储备建设的合理性和透 明度，指挥员能够学控物资供应的各种信息，增强人员分工、物资采购等 各项工作的准确性。三、展望通过对物资应急采购业务流程进行分析，提出加强物资需求预测、构 建信息发布处理平台和提高物资储备建设的合理性和透明度对物资应急 采购业务流程进行优化，能够显著提高应急采购效率，但是文章对各个环