档案信息检索及利用电子化探讨

1、    档案信息检索及利用电子化探讨    摘 要：在科学技术不断发展更新的今天，越来越多的新技术被运用到企业工作中，由于技术的加持以往的工作效率由此得到了极大提升，在这样的大趋势下，档案信息检索与电子化的结合似乎不可避免。本文阐释了档案信息检索利用电子化技术后所带来的利好，并把电子化进程中存在的问题依次列出加以分析探讨，而后针对这些问题提出了相应的解决策略，以促进档案信息检索电子化进程的发展。关键词：档案信息;检索;电子化doi：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.103档案信息检索是档案工作的重要组成部分之一，主要通过

2、检索对档案信息进行快速搜寻并查看。档案信息检索利用电子技术主要是运用计算机的超强信息处理能力，来帮助对档案信息的整理、收集、检索等操作，计算机技术的出现打破了先前传统的档案信息检索的二维空间限制，单一的人工筛选被摒弃，转而变为电子技术的高效率筛选。电子化对档案信息检索的发展具有推进作用，极大地提高了工作时效性。1 档案信息检索及利用电子化价值随着档案文献的数量增多，并且还在以逐年积累的方式不断上升，传统的检索方式已经落后，且耗时长、成本高、检索效率慢，这极大阻碍了档案信息检索的发展。于是就有了电子化与档案信息检索技术的接轨，电子技术的赋能加持后带来的利好主要有以下几方面：1）检索效率提高。在以

3、往还是人工检索档案信息的时候，需要人工在海量的档案资料中找到其间的个别信息，这就要求了相关工作人员对档案信息熟练掌握，并对档案的分类、收集齐整、字迹清晰易辨等有一定要求，在实际操作中又费时又费力。在运用计算机软件或是相关网站时，通过其强大的信息处理能力对档案信息进行管理，将档案内容通过扫描输入到计算机内存储，在需要检索时通过计算机软件或档案网站内的搜索功能，输入关键字按下确认键即可快速地找寻到需检索地内容，大大地缩减了检索的时间，档案信息检索变得高效。2）便于档案流通共享。在以往还没运用上电子化技术时，往往因为时间和空间的限制，其它单位或企业要调用档案对其信息进行检索时，往往就要通过档案存放地

4、的工作人员检索后才能知晓，这来回间的沟通大大损耗了时间，这也就导致了企事业单位之间不能做到档案信息的实时共享。但档案信息在运用电子技术后，这一烦恼或问题将不复存在，企事业单位之间可以通过使用磁盘、u盘、光碟等存储设备对档案信息进行拷贝，亦或是直接通过计算机软件或档案网站的云存储功能对档案信息进行储存，在使用时只要登陆相应的账号密码，即可对档案信息进行调取并操作，大大的方便了企事业单位之间对档案信息的交流与共享，随时随地只要身边又计算机即可对档案信息进行检索等操作，突破时间与空间的限制。3）档案信息的安全保障提高。在以往还是使用纸张为载体承载档案信息时，纸张的耐久度成为档案信息存储的长度，在存储

5、时也要特别注重存放的环境，不能干燥不能潮湿，因为不管是火还是水对纸张的损坏都是难以复原的。但随着电子技术的加入，档案的纸张载体早已变为电子文件存储在计算机内部或者外部电子存储设备上，纸质档案造成的不安全因素从而消失，档案信息的安全性得到提高。2 档案信息检索电子化存在的问题1）检索关键词范围单一。在使用档案信息检索系统时，是根据给定的关键词对档案信息进行匹配，系统可以匹配出带有该关键词的档案信息，但不能对该关键词的近义或多义词汇进行检索覆盖，对近似状态的词汇无法辨别，不具备语义关联的功能，检索关键词范围单一。如果用户在使用时忽然忘记了相关精准关键词，就无法识别想要寻找的档案信息，这时候就需要人

6、工筛选，造成的人工消耗就与传统的档案信息检索无二差别。2）档案电子化工作欠缺规范。因档案管理电子化发展进程较短，在制定档案电子化工作时欠缺标准与规范，企事业单位之间使用于档案电子化工作的基础设施参差不齐，在使用时可能因为计算机兼容性问题无法对档案进行读写，各企业、单位之间的档案信息电子化也不是按照统一标准同步实施的，著录分类等工作存在差异，在对档案信息检索系统执行操作不规范。这就导致了档案电子化工作仅仅只能着眼于某个企业或单位，不能全面实施标准统一化的操作，在一定程度上限制了档案信息工作电子化的发展。3）检索人员水平与电子化技术不同步。档案信息检索电子技术比传统的档案信息检索对员工的整体要求更

7、高，需要员工具备一定的计算机操作能力、对档案信息检索系统基础操作熟识，且档案信息检索系统时不时会进行更新，员工还要有一定的学习能力，能随时跟进系统更新功能的学习。在目前的档案信息检索人员行列来看，具备上述能力的档案信息检索人员少之又少，有的企业甚至都没有专门的专业人才去担任该工作，而是由其它工作相对闲适的人员兼顾一下，那又怎么去要求该员工具备上述能力。档案信息检索的效率也因其水平高低受到限制，不利于档案信息检索电子化工作健康发展。3 档案信息检索电子化发展策略1）提高系统检索范围建设。个别大企业有自主开发的档案信息系统，即可对检索关键词范围加以细化，增强系统对使用者检索关键词同义词、多义词的识

8、别，以及语义之间的关联，并根据系统人工智能自主学习的能力，通过多次的搜索结果分析对使用者检索关键词加以揣测，提供更便捷更精准的筛选后的档案信息，缩减人工筛选的时间，并由此提高检索效率。没有相应档案信息系统的企事业单位，应努力寻找可替换的档案信息检索软件或网站，或是利用好现有软件系统的检索功能，不局限于关键词，可以通过分类或编号等检索方式加大检索范围。2）提高档案电子工作规范化建设。规范档案电子工作的标准制定，是档案信息检索电子化得以推进的前提条件。首先，提高档案信息检索系统软硬件的建设，划定软硬件基本兼容互通标准，以保障企事业单位之间更好的进行交流共享。其次，规范档案信息检索的执行操作，加强对

9、电子文件的收集、整理、著录、归档、分类等的管理标准，以确保档案信息的管理流程规范化，保障信息安全性。3）提高档案管理人员的素质水平。随着相关电子技术的快速发展，档案管理人员目前具备的知识需及时更新并完备，所以，加强档案管理人员对相关技术的学习是必不可少的环节之一，以实现传统的档案信息检索向档案信息检索电子化进程发展。首先，加强相关专业人才的引进，并对现有的人员进行相關技能的培训，以确保员工对该内容操作熟悉并掌握，在实际操作过程加强指导。其次，组织培训次数有限，关键还是相关人员在培训后要对相关技能加以实践并理解，在实际运用过程中要自主探索系统新功能，由此，就需要严格的管理制度，明确相关人员的职责与任务，防止对技能学习拖沓的现象发生，以此保障档案管理人员的素质水平得到提高，电子化进程得到发展。4 结语综上所述，档案信息检索通过利用电子化技术带来了诸多利好，有效地提高了检索效率，缩减了企事业单位的时间、人力、金钱成本。但与此同时，也带来了发展历程中暴露的问题，这对企事业单位的制度与人员提出了考验，为改善该情况，企事业单位的制度与人员需不断优化完善，加强规范标准化建设，提升相关人员的专业能力，以促进档案信息检索电子化朝健康有序的方向发展。参考文献1张倩.档案信息智能检索技术的创新应用研究j.北京档案，2018（12）：23-25.2陈晨.档案