社保档案管理的法制建设论文

1、社保档案管理的法制建设论文一、我国社保档案管理法制建设的现状（一）法律档案法律包括专门的档案法律和其他法律中关于档案和档案工 作的法律规定两部分内容，目前我国没有专门的社保档案法律，其他 单行法律中有个别涉及社保档案条款的。如中华人民共和国社会保 险法第七十四条规定：“社会保险经办机构应当及时为用人单位建 立档案，完整、准确地记录参加社会保险的人员、缴费等社会保险数 据，妥善保管登记、申报的原始凭证和支付结算的会计凭证” 2。 此外鲜有涉及社保档案的法律。（二）行政法规档案行政法规是由国家最高行政机关一一国务院在法定职权范 围内为实施宪法和法律的规定，制定和发布的有关档案行政管理的规 范性文件

2、的总称。由于我国现行法律缺乏对社保档案管理的规定，至 今还没有针对社保档案管理的行政法规。（三）部门规章档案部门规章是依据法律和行政法规的规定，由国家档案局单独 制定颁布或国家档案局与有关部委联合制定颁布的，以及国务院各 部、委、直属机构制定颁布的有关档案工作的规范性文件的总称。针 对社保档案管理的部门规章有两种：一种是规章中涉及社保档案形成 及其管理条款的，如2001年民政部批准发布的老年人社会福利机 构基本规范规定“建立入院老人档案，包括入院协议、申请书、健 康检查资料、身份证、户口簿复印件、老人照片及记录后事处理联系 人等与老人有关的资料并长期保存” 3; 2007年民政部颁布的伤 残抚

3、恤管理办法第十八条规定“县级人民政府部门应当建立伤残人 员资料档案，一人一档，长期保存” 4。另一种是专门规范某类社 保档案的，例如，2009年人力资源社会保障部和国家档案局制定颁 布的社会保险业务档案管理规定（试行），明确规定办理养老、医 疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的有关部门必须按照该规定管 理社会保险业务档案，说明了社会保险档案管理工作的组织领导原 则，规范了管理部门人员、设施、场所以及技术设备的要求，并详细 列出了各类社会保险档案的分类原则、保管期限、提供利用、移交、 鉴定、销毁的管理要求等5。2010年民政部和国家档案局发布的伤 残抚恤人员档案管理办法，具体规定了伤残抚恤人员档

4、案的归档范 围、归档要求、保管期限以及鉴定、销毁要求等6。（四）地方性法规和地方政府规章地方性档案法规是由省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常 委会和省府所在地的市以及较大的市的人民代表大会及其常务委员 会根据档案法律和档案行政法规制定的规范性文件。由于社保档案法 律和行政法规的欠缺，地方性档案法规的制定缺少依据，所以到目前 为止没有地方性的社保档案法规颁布。地方档案政府规章是由省、自 治区、直辖市人民政府和省府所在地的市人民政府以及较大的市人民 政府依据宪法、法律、行政法规和地方性法规，制定的有关档案工作 的规范性文件的总称。随着我国社保工作的不断落实，大部分地区都 颁布了社保档案管理的政

5、府规章。例如，北京市<社会保险业务 档案管理规定（试行）>实施办法、重庆市城乡居民最低生活保 障档案管理办法、山东省医疗保险档案管理暂行办法、辽宁省社 会保障档案管理办法、陕西省新型农村合作医疗档案管理办法、 浙江省社会保障档案管理办法、江苏省新型农村社会养老保险业 务档案管理规定（试行）等。这些地方档案政府规章中有些是地方 政府根据社保档案部门规章进行具体化之后形成的，融入了地方特 色，更加适应了当地社会保障制度的发展状况。比如，北京市< 社会保险业务档案管理规定（试行）>实施办法就是对人力资源 社会保障部和国家档案局制定的社会保险业务

6、档案管理规定（试 行）的地方特色化和具体化7。还有一部分是在没有上位法规规范 的情况下，为了满足实际工作需要制定的地方档案政府规章。比如管 理新型农村社会养老保险业务档案、新型农村合作医疗档案、城乡居 民最低生活保障档案的政府规章，都是依照各地社保事业的发展需要 制定的。（五）规范性文件档案管理规范性文件虽不具备规章的形式，但具有较强的指导性 作用，在缺乏既定的社保档案法规的前提下，规范性文件能够暂时对 档案管理工作起到规范作用。例如，国家民政部和档案局发布的关 于加强最低生活保障档案管理的通知，规定了最低生活保障档案管 理工作的原则、流程，要求各省、自治区、直辖市民政厅（局）、档 案局等进一

7、步健全城乡居民最低生活保障制度，规范最低生活保障档 案的管理，促进基层低保规范化建设8。此外，地方政府部门发布 的社保档案规范性文件在规范社会保障档案的工作中也起到了 一定 的作用。例如，宜春市人力资源和社会保障局与宜春市档案局发布的 关于开展医疗保险业务档案管理达标验收的通知，成都市档案局 与成都市卫生局共同颁布的关于加强新型农村合作医疗档案工作的 通知等。二、我国社保档案管理法制建设的不足我国的社保事业建设已卓有成效，离人人都享有基本社保这一目 标也越来越近了，但社保档案管理的法制建设却相对滞缓，除了上述 社保档案法规外，2011年国家档案局印发了新的国家档案法规体 系方案，其中拟制定的社

8、保档案部门规章有劳动保障档案管理办 法、低保档案管理办法、医保档案管理办法等三部，需调研论 证的社保档案部门规章有社会救助档案管理办法、慈善捐助档案 管理办法共两部9。到目前为止这些档案法规仍在立项制定过程 中，还没有颁布施行。此外，我国社保档案管理的法制建设还存在以 下一些不足之处。（一）社保档案法规规范领域不全面我国的社保体制包括社会保险、社会救济、社会优抚和社会福利 四部分内容。从上述内容可以看出，社会保险、救济和优抚档案都已 经有相关的规章和规范性文件，但是针对社会福利档案的法规迄今为 止还没有制定。社会福利是社保制度的重要组成部分，专门为特殊困 难群体，如贫困者、残疾人、孤寡老人和孤

9、儿提供救济和专门化的服 务。福利档案是福利工作的真实面貌，从中可以探究社会福利活动的 规律，总结经验、吸取教训，为完善社会福利制度提供信息依据。完 善福利档案管理的法制建设不仅有利于福利档案的规范与管理，更有 利于整个社保事业的统筹发展。（二）社保档案法规体系有待健全目前，我国社保档案法制建设中档案规章和规范性文件较多，缺 少地方性档案法规和档案行政法规。管理社保档案仅靠档案规章和规 范性文件是不够的，需要法律效力更高的档案行政法规的约束。目前, 在依据社会保险业务档案管理规定（试行）等档案规章对社会保 险档案进行管理的过程中，可能会出现一些单位伪造社会保险缴费记 录的违规现象。由于档案规章的

10、法律效力较低，发现之后也只是限期 整改，违规现象屡禁不止，不能有效地保障参保人的权益，也有损国 家利益。因此，要制定相关的社保档案法规，从法律层面切实保证社 保档案的真实性和有效性，维护参保人员的权益和国家利益。（三）社保档案法规内容有待完善1. 缺乏对社保档案提供利用的规定档案事业的重要特征之一就是面向社会、面向公众提供服务，社 保档案事业同样具有这一特征。以某市劳动和社会保障中心为例，为 参保的企业和个人提供档案利用服务，在一年内共接待5000余人次 查阅档案，查阅的社保档案资料约5000卷册，出具的参保证明约1200 多份10。可见我国公民对社保档案的利用率还是较高的，然而社保 档案法规

11、普遍缺乏对公众查阅利用档案权利的规定。例如，社会保 险业务档案管理规定（试行）中只有一项涉及社会保险档案开放利 用的条款“，社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案 信息查询服务”11。既没有对公民的档案利用权利作出明确的规定, 也没有规范档案工作部门提供社保档案利用的义务，这样对社保档案 管理部门缺乏有力的约束，也会给公众利用档案造成不便。提供社保 档案利用是实现其档案价值的根本途径，也是前期所有档案管理工作 的目的所在，因此要在社保档案法规中进一步明确公众查阅利用档案 的权利，实现法规内容由“保管型”向“维权型”的转变，更便于公 众查阅利用。2. 不能体现社保档案的个性特点社保活动

12、是围绕参保个体展开的，形成的社保档案应以档案主体 作为区别，但是社保档案法规在规定档案的分类方法、整理原则、保 管期限时，没有依照这一特点。如社会保险业务档案管理规定（试 行）中采用的“年度一业务环节”和“年度一险种一业务环节”的 分类方法显然是照搬了文书档案的“年度一组织机构”分类方法12。中华人民共和国社会保险法规定“社会保险经办机构应当及时、 完整、准确地记录参加社会保险的个人缴费和用人单位为其缴费，以 及享受社会保险待遇等个人权益记录，定期将个人权益记录单免费寄 送本人” 13。法律中提出的按单位和个人建立相应档案，将个人权 益记录单免费寄送本人的要求，也只有在以账户作为分类方法的情况

13、 下才能实现。因此，在今后的社保档案法规建设中，应研究档案的形 成特点，制定更科学的社保档案管理模式，以确保将来社保全员化的 情况下，能高效地管理好大量的社保档案。3不适应社保档案数字化的趋势随着互联网技术在办公领域的广泛应用，社保档案逐渐数字化。 辽宁省在2013年实现社会保险档案“人手一卷"，数字化率达到100%。 辽宁本溪市初步实现了社会保险档案资源信息化、信息资源数字化、 数字资源社会化，每年数字档案的利用人数超过200万人次14 o然 而社保档案法规中对数字档案的管理却没有做出有效的规范。例如, 黑龙江省基本医疗、工伤、生育保险业务档案管理办法第十八条 规定“各类三险保险业

14、务档案中涉及会计、电子文档等档案材料, 国家有特别规定的，从其规定” 15。今后一段时间内，在我国纸质 档案和数字档案将会长期共存，由于数字档案更便于查取，其利用率 将会高于纸质档案。要保证社保数字档案的安全性以及长期可读性， 为公众提供更加便捷有效的档案查询服务，都有赖于社保档案的规范 管理。2011年国家档案局印发的新国家档案法规体系方案中， 拟制定一部新的档案行政法规电子档案管理条例，但是仅根据这 部档案行政法规对社保档案管理进行规范是明显不够的，社保部门应 依据该法规，再结合本部门档案的实际情况制定出符合本部门社保档 案特点的法规，这样才能使社保档案管理工作事半功倍。三、完善我国社保档

15、案管理法制建设的建议（一）广泛调研，保证社保档案法规的质量社保档案法规的制定和修改必须建立在广泛调研的基础上，只有 充分了解现行法规的实施效果，分析出社保档案法规与具体档案管理 工作不相协调的地方，才能修改或者制定出更科学、合理的社保档案 法规。首先，调查社保档案管理部门的具体工作情况。调查社保档案 法规在规范档案基础工作环节：档案的收集、整理、保管、提供利用 等具体实践中，是否有不明确、不相协调的地方，其中有哪些内容需 要修改，有哪些内容需要增加等，同时还应吸取实际操作中的成功经 验。进行总结归纳后，作为社保档案法规制定或修改的依据。其次， 广泛征求公众的意见。公众的调查重点是对社保档案的查

16、阅和利用。 比如：社保档案内容的呈现形式、查阅利用档案的地点以及必要的手 续等。将公众的反馈信息作为依据来修改档案法规将更具针对性和实 用性。最后，要充分利用档案法规专家的力量。要制定出严谨、科学 的社保档案法规，除了要广泛调查，还要结合相关专家的研究分析结 果。可以组织召开各种座谈会、专题研讨会等，仔细研究社保档案的 形成规律，提出创新的社保档案管理模式并在档案法制建设中加以体 现，从而使社保档案管理工作更规范、科学和高效。（二）各部门协调合作，提高社保档案法规的系统性档案立法的实践证明，会同相关专业主管部门共同研究，联合制 定档案法规是档案行政立法的成功经验。社保档案管理涉及各级劳动 和社

17、会保障部门，各级卫生部门，各级民政部门等众多部门，此外企 事业单位也担负着管理社保档案的责任，各个部门管理的档案虽然各 有不同，但都以参保个体为中心。各部门间协作商讨，科学划分整个 社保档案法规体系的内容，明确各类法规所调整的范围，这样各社保 档案法规、规章和规范性文件之间和谐一致，相辅相成，社保档案法 制建设将更加系统完善。（三）坚持相对稳定与废、改、立相结合档案法规的基本特点之一就是具有相对稳定性，保持其稳定性才 使其权威性和严肃性不受影响。但是同时要看到稳定性是相对的，随 着社保事业的不断发展，社保档案法规也必须相应的发生改变，特别 是目前社保事业正实现社会全员化，社保档案又逐步数字化，部分档 案法规已不能适应当前社保事业的发展进程。因此，完善社保档案管 理法制建设要注意相对稳定与废