文件管理制度

1、文件管理制度 篇一：公司文件管理制度公司文件管理制度1 总则为减少发文数量，提高 办文速度和发文质量，充分发挥文件在各 项工作中的指 导作用，特 制订本制度。2 文件管理内容主要包括：上 级函、 电、来文，同 级函、电、来文，本公司上 报下发的 各种文件、 资料。按照分工的原 则，全公司各 类文件由 办公室归口管理。3 收文的管理31公文的 签收311凡来公司公启文件（除公司 领导订启的外）均由收 发员登记签收（由上 级或邮电 局机要通 讯员直送机要室的机要文件除外）后分 别交办公室机要秘 书拆封。在 签收和拆封 时，收发员和机要秘 书均要注意 检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，

2、 对 密件开口和国外信函 邮票被撕 应拒绝签收。312对上级机要部 门发 来的文件，要 进行信封、文件、文号、机要 编号的“四对口”核 定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登 记差错文件的文号。32公文的 编号保管321办公室文 书对上级来文拆封后 应及时附上“文件处理传阅单 ”，并分类登记编号、 保管。 须由公司承 办或归档的公司 领导亲 启文件，公司 领导启封后，也 应交办公室 办理正 常手 续。322本公司外出人 员开会带回的文件及 资料应及时分别送交办公室文 书进行登记编号 保管，不得个人保存。33公文的 阅批与分 转331凡正式文件均需分 别由办公室主任（或副主任）根据

3、文件内容和性 质阅签 后，由 机要秘书分送承办部门阅办，重要文件 应呈送公司领导（或分管 领导）亲自阅批后分送承 办部门阅办。为避免文件 积压误事，一般 应在当天阅签完，紧急文件要月即 办。332一般函、 电、单据等，分 别由办公室机要秘 书直接分 转处理。如涉及几个单位会办的文件， 应同主办单位联系后再分转处理。333为加速文件运 转，机要秘 书应 在当天或第二天将文件送到公司 领导 和承办部门， 如关系到两个以上 业务部门，应按批示次序依次 传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例 外）。34文件的 传阅 与催 办341传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密 级的文件 带回家、宿舍或

4、公共场所，也不得将文件 转借其他人 阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。342阅读文件应抓紧时间 ，当天 阅完后应在下班前将文件交机要室， 阅批文件一般不 得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部 门和人 员按文件所提要求和 领导批示办理有关事宜。343阅文时不得抄 录全文，不得任意取走文件 夹内任何文件及附件，如确系工作需要， 要办理借 阅手 续，以防止 丢失泄密。344文件阅完后，应送交办公室机要秘 书，切忌横 传。345办公室机要秘 书对文件负有催办检查 督促的 责任，承办部门接到文件、函 电应立 即指定 专人办理。不得将文件 压放分散，如需

5、 备查，应按照有关保密 规定，并征得 办公室 同意后，予以复印或摘抄，原件 应及 时归档周 转。346按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部 门定期组织学习有关文件，或由 办 公室机要室通知到机要室 阅 文。信封文件 文号 编号 批 示 签 名4 发 文的管理41发文的 规定411全公司上 报下发正式文件的 权力集中于公司，各群众 团体和部 门一律不得自行向 上、向下 发送正式文件。412各群众 团体、部门需要向上反映 汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求 发文 应向公司提出 发文申请，并将文件底稿交厂 办审 核。公司同意 发文，则由公司按机构 设置 与业务分工统一归口以公司 字发文。41

6、3对全公司影响 较大，涉及两个以上公司 领导分管范围的文件， 须由经理批准签发 其余文件均由分管公司领导批准签发。42发文的范 围421凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决 议、请示、报告、编写的会议纪要 和会议简报，均属发文范围。422公司下发文件主要用于：1公布公司规章制度；2转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；3公布公司体制机构变动或干部任免事项；4公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；5发布有关奖惩决定和通报；6其他有关公司的重大事 项。423公司上行文、外发文主要用于：1对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；2同兄弟单位联系有关公司

7、重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管 理等事宜。424在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、 安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业 务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件 发布。425凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不 应发文，不备查考，可以简写 名义用工作简讯发会议纪要。426各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自 编号备查），不用公司名义发文。5文件的立卷与归档51文件的归档范围511凡下列文件统一分别由两办负责归档： 上级机关来文，包括上级对公司报告、

8、申请的批复； 公司发出的报告、指示、决定、决 议、通报、纪要、重要通知、工作 总结、领导发言 和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；3经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；4公司一级组织召开的代表大会所形成的 报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；5有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；6参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；7上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报 的提纲和材料；8反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品；9公司日志和大事记；10公司向上级

9、请求批复的文件及上报的有关材料。512业务部门、各群众团体日常工作中形成的活 动资料，由各业务科室、群众团体负 责立卷归档。52立卷要求521文件立卷应按照内容、名称、作者、 时间顺序，分门别类地进行整理归档。522立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。523要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件 材料，要及时立卷归档。524上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。6文件的销毁61对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室 应定期

10、清理造册，并按上 级有关规定，办理申请销毁手续。62经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正（副）主任护送到上级 机关指定的纸厂监视销毁。篇二：公司文件资料管理制度瑞普（天津）生物药业有限公司Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd.公司文件管理制度1.目的： 为适应公司全方位 规 范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之 规 范化和制度化，特制定本制度。2.适用范 围：本制度适用于公司所有文件的管理。3.定义：公司文件是 传达方针政策，发布公司行政 规章制度、指示、 请示和答复 问题、指 导商洽工作、 报告情况、交流信

11、息的重要工具。4.文件处理程序：公司各部 门都应坚持实事求是、尊重客 观、理 论联系实际 、认真负责 的 工作作风，努力提高文件 质量和处理效率。文件 处理必须做到准确、及 时、安全， 严格按 照规定的时限和要求完成。4.1总裁办负责 公司行政文件的 编制、发放、登 记、存档、更改、回收、作 废等管理工作。4.2公司各职能部门负责 本部门的文件 编制、编号、登记、存档、更改和 专用文件的管理， 发放文件必 须在总裁办备份存档，并接受 总裁办的检查与监督。5.文件分 类：公司的公文 主要可分 为以下 类 ：1.%2管理制度：适用于公司各部 门的 规范性程序的明确，包括条例、制度、 规 定、管理

12、办 法。 “条例”一般应用于系统性制度 汇编； “制度”一般应用于某一方面 职能的明确； “规定”应 用于一 项具体工作的明确；“管理办法”一般是 对条例、制度或 规定的细化性操作程序明确。2.%2工作通知：适用于 转发上级文件，批 转下级文件，要求下 级办理和需要共同 执行的事 项；5.3人事通知 适用于公司人 员录用、晋升、 调动、降职、奖惩等事项的公布。5.4工 作报告 适用于下 级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。5.5会议纪要 适用于公司 各级会议进行的 记录的文件。5.6对外发函 适用于公司因某 项事情 对外部机构或个人 发送的文件。5.7决定、决 议：对重要事项或重大行 动做

13、出安排，用 “决定”；经会议讨论通过并要求贯 彻的事 项，用 “决议”。5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。5.9请示：向上级请求批示与批准，用 “请示”。5.10批复：答复 请示事项用“批复 ”。6.文件格式：6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周 页边距设置为2.5CM,页脚设置为1.5CM，采用 数字形式；6.2文件首 页顶 部添加公司徽 标和中英文名称。6.3文件一般由 标题、发文字号、 签发人、密级、紧急程度、正文、附件、 发文时间、印 章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分 组成；6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。

14、 标题与公司徽 标 间空一行； 标题 下方靠右 为发文编号；发文编号与正文之 间可空一行；正文中小 标题可使 用粗体；章 节段落之 间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之 间空二行；有附件的 文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文 间 隔一行、与落款 间隔二行。1.%2.%3发文字号包括代号、年号、 顺序号；公司各 类文件 须统一编制发文编号，编号数字不 分按年度 时间顺 序排序。6.5.1公司级发文瑞普总字【XXXX】XXX号，一般适用公司 级重大决定、战略、管理制度 等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。6.5.2人事任免类发文瑞普 人字【XX

15、XX】XXX号6.5.3总裁办发文瑞普 办字【XXXX】XXX号6.5.4财务部发文瑞普 财字【XXXX】XXX号6.5.5研发部发文瑞普 研字【XXXX】XXX号6.5.6质管部发文瑞普质字【XXXX】XXX号6.5.7营销中心发文瑞普销字【XXXX】XXX号6.6签发人：制度类和通知类文件在落款 处上方应加“签发人”项目，由相关 负责人手写签 名。文件底部 应添加与文字 页面等宽两横线，两横 线间下添加 “报送、 发送、抄送、印制 份数”等项目，1.5倍行距。 “报送”为需要了解此文件的 总监级以上领导， “主送”对象为该 文件直接关系到的部 门或人员， “抄送”对象为该 文件不直接相关却

16、 应该了解的部 门或人员 对于版面一 页 稍多的文件，文档正文部分可以适当 缩小行距，使 该文件保持在一 页内，但 是如果不能保 证 盖章生效和相关 领导签 字，在文件的第二 页 开头 可写明此 页 无正文的字 样6.7密级：公司文件密 级分为“绝密”、 “机密 ”、 “秘密”、 “内部文件 ”四级，注在文件的右上 角。6.8紧急程度：最 紧急、最重要、 权重最大的工作或事 项，标注“紧急”或“急”字样， 经理、主管以上人 员阅办 此类文件要求引起高度关注，以最快的速度， 组织最有力的 资源， 统筹安排、科学 组织、 协调配合、逐 项落实，确保工作在 规定的时间内按期完成。6.9具 体要求：c

17、.文件 标题应 准确 简要概括文件的主要内容；ci.文件中包括 项目符号、文件 编号、 统计表、 计划表、序号、 专用术语和百分比必 须 用阿拉伯数字 书写，分 层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要 简称，文件必 须加盖公司公章。例：一）1、 （1）2、 （1）?或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, ?cii.文件最后一 页的页脚横线上方有主 题词;6.9.4公司两页以上页数文件都必 须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首 页 显示页码，格式 为默认格式；d.文件内容要求按章按条款依次排列， 结构完整、 层次清楚； 实事求是、 观 点鲜明、 条

18、理清晰、文字精 炼、标 点正确、用字准确、格式 规范；e.本规定中其他未 规定事宜， 应按照应用文标准格式 编辑。7.收文：4.2.1收文一律使用天津瑞普生物技 术股份有限公司收文簿；4.2.2外单位来文均由 总裁办指定 专人收文，由 总裁办统 一拆封、登 记，由行政 总监填写 文件阅办单 提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求 报送给有关部 门或 领导，不得积压迟误 ，属急件的， 应在接件后即 时报送。7.3文书处理工作：4.4文书处 理包括文件的分送、 传递、承办、催办、签收、保管、立卷 归档等程序；4.5部门文件平时的管理，要求 实行分类管理，文件 夹侧面标题设置为4个字，添加

19、公 司徽 标和英文简称。如：行政管理、公司制度、公司 证件、数据 统计。文件夹内设目录便于查找。 标题 格式详见 附表；8.发文：8.1发文执行天津瑞普生物技 术股份有限公司 发文流程， 发文程序如下： 公司内部 发文：拟稿人-核稿人：部 门主管领导（经理、总监）审核-公司主管领导（总监、副总裁）核 准f编号f打印f盖章（签字）f发文f备案对外发文：拟稿人-部门经理或总监、副总裁审核一总裁核准-编号-打印-盖章（签字）f发文f备 案9.附 则：9.1本制度的最 终解释权及修改权归天津瑞普生物技 术股份有限公司 总裁办；9.2本制度 的制定、解 释、修改等工作由公司 总裁办负责，经公司总裁批准后

20、下 发；9.3本制度自下 发之日起生效。9.4附相关支持性文件。9.4.1文件页面格式9.4.2文件阅办单9.4.3公文 拟稿纸9.4.4标题格式签发 ：二零一零年一月十五日模板一瑞普（天津）生物药业 有限公司Ringpu （Tianjin） Bio-Pharmacy Co., Ltd.公司文件 资料管理制度瑞普津 管字（XXXX年）XXX号签发：主题词 ： 报 送： 发送： 抄送：篇三：文件和档案管理制度文件档案管理制度4.4.1目的为规 范安全管理体系文件的管理， 对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各 类 文件实施有效控制，以确保各 过程、环节/场所使用的文件具有 统一性、完整性

21、、正确性 和有效性，与体系运行相关的部 门均使用有效的现行版本文件，防止 误用作 废文件。对安全记录档案进行有效控制，以 证实符合规定要求， 为安全管理体系有效运行提供客 观 证据，在必要 时实现 可追溯性。4.4.2范 围本程序包含了文件的 编写、 审批、发放、使用、更改及作 废等子过程。 规定了各过程负责 人的 职责，适用于各 过程管理体系文件的控制。本程序包括 记录的填写、收集、保管、 处置等子 过程。适用于公司各部 门的综合管理体系 运行中形成的所有 记录 的控制。4.4.3职责3.各 过 程管理部 门职责 ：4.5.3负责 确定所管理的 过程的文件需求。4.5.3负责对 所需的文件

22、进行策划并安排 专人编写。4.5.3负责过 程管理文件的（程序、 规定、制度、表格） 组织编 制。4.5.3负责严 格执行过程管理文件的 规定，并按 规定的表格做好相 应的记录 。4.5.3负责 文件更改内容等。3.生产部职责 ：4.5.3负责 管理手册的 编制。4.5.3负责体系的认证和日常 维护管理工作。3.3各部门负责本部门各过程文件的 编制、评审和批准。3.4各部门负责 本部门记录的建立与管理。4.4.4程序内容4.确定文件种 类4.5.4为便于文件管理，根据不同的管理方式将 综合管理体系文件分 为 外来文件、 综合管 理体系文件。4.5.4外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发

23、布的法律、法 规、条例和 标准（见法律法 规的识别 与评价程序）；上 级部门下发的通知、要求、 规定和办法；相关方的期望 和要求。4.5.4综合管理体系文件a方针、目标和指标；b实现方针、目标和指标的策划；控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。4.5.4资料和记录相关的 资 料包括但不限于：a各类分析/评价/统计数据（如OSHA统计分析数据）；b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技 术监察（检测）资料；c建设（工程）项 目可行性研究 报告、HSE预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；各类检查、教育培训、演习及其他活 动记录 ；专项风险评 价、环

24、境因素识别及环境影响评价报告；化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；危化品应建立一栏三卡（职业危害公告 栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）h设施的设计、运行技术资料;i .供应商和承包商档案；j作业许可证等；k其他资料。4.2提出文件的 编制和修改需求公司所有人 员都有提出 编制和修改文件的 权利，但是必 须向过程负责 人提出申 请。过程负责 人确定所管理的 过 程的文件需求。4.3指定 编 写人4.3.1如需要编制或修改， 对所需的文件 进行策划并安排 专人编写。4.3.2管理手册由生 产部负责编制；部门各过程管理类文件（管理 过程的程序、 规定、表 格）由 过程

25、负责 人负责组织编 制；进行编写按照体系文件 编写的格式要求 进行文件 编写。文件格式基本内容：a目的：明确 编制本文件要达到的目的b范围：本文件使用的范 围，包括活动范围、职能范围和管理范围c定义：需要对使用人解释的术语或词汇d.职责：本文件中的主要 职责划分，包括本文件的 责任部门e程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件相关记录：本文件涉及到的文件、表格和 记录修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程 图文件的 编号按如下要求：/记录编 号文件 层别 号 文件类别（AQ）公司代号JP

26、其中：序号 为阿拉伯数字，如：01，02，03 ?等；文件 类别为 ：管理手册用01标识，程序文件用02标识 ，公司 级管理性制度用03标识， 部门自有的安全管理制度用部 门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识。例子：文件编号：JP-AQ-0201法律法规标准规范管理程序表格 编号： 编号JPL-AQ-0201/01（适用法律法 规标准和其他要求清 单），其中01表示对 应程序的第一 张记录 。所有文件（包括表格）必 须有版本标识 ，如有文件更新，版本随之更新。评审 和审批文件 评审。文件由 编制人在文件原件 编制人栏中签字，交部 门主管 审核同意，再送 交相关部 门主管 审阅会签（由部 门

27、主管确定会 签部门的数量），并由4.5.2文件批准人 应对 文件 进行仔细审 核后，如果同意在批准 栏签字；如果不同意将文件返回文件 编写人（或部 门） ，待修改完 毕 后再批准。文件 审批 权限。a.质量、环境、职业健康安全方 针、总目标、管理手册、管理 评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。b过 程管理文件（程序、 规定、制度、表格）由 过程负责 部门 主管审核，安全生 产负责 人批准。c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。d各部门内部适用的 文件由本部 门负责 人批准。发放控制生产 部发布综合管理体系文件,建立外

28、发文件清 单，该清 单内容包括：文件名称、 编 号、版本、 发放日期、数量、 发至、接收人等。 该文件清 单在修改、增加/删减文件 过程 中应 保持最新状 态 。各过程负责人将所 编写的文件 经授权批准人批准后，将 书面文件及 电子版文件一同 送交生 产部，生 产 部保存文件原件。各部 门需建立文件控制清 单，在 发布/修改文件的同 时，文件与文件清 单保持一 致。使用控制生产 部组织负责 更新管理体系有关文件，保 证体系文件始 终保持最新有效状 态；每 季度 备份一次 电子版文件。管理体系相关的文件必 须妥善保存；各部 门负责 保管本部 门相关文件；不得在文件 上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别 和 检索。文件更新7ec-0e3e-430b-bf09-ed61ccf95b83-Numbered_f777f87e-7e文件更改 时，由 过程管理部 门持原批准人批准的文件（原件一份、 电子一份）、填 写文件更改通知单，到 办公室登 记备 案后。同 时更新文件控制清 单，生产部保存批准的文件原件。同 时各部门下发的综合管理体系受控 书面文件 应立即回收并 更新，填写文件与回收 记录，防止作 废文件非 预期使用。7ec-0e3e-430b-bf09-ed61ccf95b83-Numbered_f777f87e-7e当文件在 实施过程中因 组织结 构、 产品、工作流程、