公文管理制度

1、鑫科集团河北鑫科集团公文管理制度第一章 总则第一条 为提高集团的工作效率，充分发挥文件在各项工作中的指导作 用，特制定本制度。第二条 本制度适用于鑫科集团各事业部、职能部门。第二章 公文管理第三条 秘书中心是集团各事业部、各职能部门上报文件收发的归口管 理部门。负责对集团文件的收发、流转、呈报及归档工作。各事业部、职能部门是公文的基层管理责任部门。上述部门负责人是 其本部门公文管理的最终责任人，各部门要明确一名员工具体负责文件审 核、登记、呈报、领取、下发、归档等公文日常管理事务。第四条 集团对公文实行逐级把关、分级负责制。公文的撰稿人为特定 公文主体的直接责任人，撰稿人的直属上级为该公文的审

2、核责任人。最终 由主管部门负责人把关签字。第三章 公文分类第五条 结合集团组织架构及管理需要，将公文分为红头类、请示类、 合同类、表格类、一般类五类文件，除表格类外均采用不同阅办卡进行管 理。（一）红头类文件： 用于集团下发决议、决定、通知、意见、通告、通 报等公文。红头文件一律由秘书中心统一印发，包括印制、用印、发送、 归档。1. 决议，适用于会议讨论通过的重大决策事项。2. 决定，适用于对重要事项作出决策和部署、人事任免、奖惩有关部门和人员、变更或者撤销各事业部及职能部门不适当的决定事项。3. 通告，适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。4. 意见，适用于对重要问题提出见解和处理办

3、法。5. 通知，适用于发布集团规章制度，工作指令，批转文件，要求相关 部门办理和需要周知或共同执行的事项等。6. 通报，适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（二）请示类文件： 各部门单独向总裁请示并希望获得明确答复的事 项，请示文件应在事前一事一请示， （注：采购计划列为请示类文件） 。（三）合同类文件： 指集团各部门发起，与外单位签署的各类合同、 协议书。（四）表格类文件： 指各类表单、支付单、考勤汇总表、工资表、审 批单据、财务报表等在呈报审批时，不需要加附阅办卡，按原格式进行呈 报的文件。会议纪要按表格类文件格式呈报。（五）一般类文件 ：指除上述四类文件之外，下级向上级

4、汇报工作， 反映情况形成的各类报告、总结、计划等。金融事业部的项目评审意见表、 担保项目手续办理汇报表、金融事业部项目审批表以原文件格式上报，但 划分为一般类文件。第四章 公文格式第六条 红头文件撰写格式（模版见附件 1）1. 字体：文件标题使用黑体小二号字，正文、附件、落款均使用仿宋 四号字体，发文字号、签发人使用仿宋四号字体，主送、抄送、印发机关、 印发日期、校对人及打印份数统一使用仿宋小四号字体，页眉使用宋体小 四号字体，页码使用宋体小五号阿拉伯数码标识。2. 标题：标题层级依次可以用“一、 ”“（一）”“1. ”“（1）”“”标注。3. 附件: “附件：”首行缩进 2 个字，后接附件名

5、称，名称后不加标点 符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件： 1. ×××”。附 件说明分别与正文下空一行，有两个或两个以上附件时，应注明顺序并分 别标注于各附件首页的左上方。附件名称较长需回行时，应当与上一行附 件名称的首字对齐。4. 落款：成文日期为大写，如二一三年八月一日，一般右空四字编排，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章用红色，应压盖落款且 不得出现空白印章。5. 页眉及页码 :页眉为“鑫科集团”字样，左对齐，页码底端居中，数 码左右各放一条一字线，如： -1- 。6. 排版：文件标题的段前、段后距分别为 1 行，正文行间距为 26 磅

6、， 页面设置为：上边为 15 ，下边为 15 ，左边为 25 ，右边为 25 ， 印发机关前空 1个字，印发日期后加印发 2字，并右空 1 个字。第七条 请示类文件格式（模版见附件 3） 请示类文件应在标题下一行顶格写明主送机关，使用四号仿宋字体， 正文使用四号仿宋字体，正文下一行，首行缩进两个字写明“妥否，请批 示”的结束语，其他参照红头文件格式要求。第八条 合同类及一般类文件格式参照红头文件行文格式要求。第九条 表格类文件根据表格的版面可分为横版表格与竖版表格；根据 表格的繁简可分为单页表格与多页表格，标题为黑体 16 号（无边框），表 格内字体为宋体 12 号，附注字体使用宋体 10 号

7、。页面设置原则上为电脑 自动默认设置，即：上边为 25.4 ，下边为 25.4 ，左边为 31.7 ，右 边为 31.7 ，在实际使用过程中对页面可进行适当的调整。 页码底端居中， 数码左右各放一条一字线，如： -1- 。会议纪要分为总裁办公会纪要、各事业部例会纪要等重要会议，应注 明：* 年第* 次，集团层面的会议纪要要以红头形式印制。第五章 文件编号第十条 每份文件都必须设置集团编号，部门编号，如有二级部门则应 设置二级部门编号，不得重复或遗漏。1红头类文件：集团编号为冀鑫总字 年份 ×号,如编写 1 号，不写 01 号，签发人：总裁。2请示类文件：集团编号为（年份） QS-00

8、0×3合同类文件：集团编号为（年份） HT-000×4一般类文件：集团编号为（年份） WJ-000×5表格类文件：集团编号为 XK年份 -000×第六章 行文与签批第十一条 只有原则性意见，尚未切实可行的执行措施或办法前，不应 仓促行文。第十二条 文件呈报时应附相应的文件阅办卡，文件编号、文件名称、 内容摘要、呈报意见、呈报时间、文件页码均需填写清楚、完整，其中文 件名称、内容摘要均要求电子版录入。第十三条 红头文件呈报时附红头文件阅办卡，待批示同意完结之后， 方可印制红头文件。红头文件正式印制前，先印制校对稿，秘书中心负责 校对格式，拟办部门负责人负责

9、校对内容。第十四条 请示应当一文一事，提出倾向性意见进行呈报。不得在报告 等非请示性公文中夹带请示事项。第十五条 合同类文件，相关部门除在合同会签卡上签署意见外，还应 在我方留存的合同文本每页下边沿分别由经办人、履行人、主管领导、法 律顾问、监管人签字。合同或协议书初稿初次呈报 , 应以请示文件类型呈报 , 内容作为请示文 件附件，领导审批同意，再履行合同会签手续，使用合同类文件阅办卡。第十六条 审计监察中心、财务中心等部门呈报的机要文件，应直接呈 报机要秘书，由机要秘书予以呈报、下发，不得转承。第十七条 各事业部、职能部门文件呈报人应对文件编号、文件内容进 行自审，部门行政人员对其进行复核，

10、确保相同内容无重复编号现象出现。第十八条 文件呈报时，必须由部门负责人、主管部门签署意见，涉及 相关部门的，应由相关部门会签意见，若其中一项未签批，档案管理员可 以拒收。第十九条 文件再次或多次修改呈报时必须使用同一编号，使用原文件 阅办卡附修改后的最新内容进行呈报。若原文件阅办卡会签意见栏已满， 则相关部门应在文件补充意见阅办卡 （见附件 7）中签署意见，方可呈 报。第七章 呈报时间第二十条 为提高工作效率，避免文件积压，秘书中心应每日进行文件 呈报，呈报文件的部门必须在每日 16:30 之前呈报秘书中心，以备秘书中 心审核、整理。晚于 16:30 呈报的文件应在文件呈报延时登记表 （见附

11、件 11）中登记相关信息，当日文件呈报延时登记表随文件一并呈报苏 总阅示。第八章 收文处理第二十一条 收文处理工作内容主要包括文件的初审、登记和录入。 文件初审主要从以下几方面对文件进行审核：1. 文件是否符合格式要求和行文规则。2. 文件阅办卡的使用是否符合集团文件类型规定，填写是否规范。3. 签批程序以及签署意见是否清楚、完备、准确，涉及其他部门职权 范围内的事项是否已经协商、会签。4. 是否对文件阅办卡及文件的重点内容进行标注，标注时统一使用黄 色荧光笔，沿字体下边画直线，不允许覆盖字体胡乱涂画。5. 文件修改后再次上报时，是否使用原文件阅办卡，文件编号是否与 原文件保持一致。第二十二条

12、 初审不合格的文件，档案管理员应及时退回呈报部门，并 说明理由。第二十三条 初审合格的文件，呈报人应在鑫科集团文件登记表 （见 附件 9）中登记。文件完结时部门应将完结文件的电子文档呈报至档案管理 员（存档方向），档案管理员（存档方向）将电子版文档与纸质版文件信息 核对无误后一并归档。部门在呈报最终电子版文件时，文件名称由“集团 文件编号 +文件名称”组成。秘书中心对流转过程中的未完结文件做好登记 管理，做到有据可查。第二十四条 档案管理员应在文件处理意见表 （见附件 10）中录入 提交文件的电子版信息，对初次呈报文件，除合同类文件外，应在阅办卡 上加盖“文件初审专用章” （骑缝章），对再次呈

13、报文件，再次加盖“文件 初审专用章”（骑缝章），整理呈报。第九章 发文处理第二十五条 秘书中心对总裁已批示的文件，应及时进行登记整理，在 在文件送达集团后 1 小时内将总裁批示结果反馈给各部门（特殊情况除 外）。第二十六条 秘书中心每天早晨对总裁批示的文件进行整理分类， 对于 批示“专题听证后再阅示” 、“当面汇报后再阅示” 、“办公会议通过后再阅 示”类文件，秘书在文件处理意见表上注明“上会”后，单独保存， 上会议程完成，秘书将文件交至档案管理员，档案管理员完成信息登记， 根据总裁批示，将已完结文件履行归档手续，未完结文件需提建议的移交 相关部门，若需上会则继续交由秘书保管。对于下发的已阅示

14、文件，相关部门领取时，应在鑫科集团文件登记 表上按要求进行登记，领取文件原件时还应注明（ Y），领取复印件时应 注明（ F）。对于批示“同意”的已完结文件，档案管理员进行信息录入后，加盖 “文件办结专用章”（骑缝章），办理交接手续，交由档案室归档。第二十七条 文件正式归档后执行河北鑫科集团档案管理制度 。第二十八条 秘书中心每月 5 日前，对上月所有未办结文件进行统计， 将统计结果下发至各部门，各部门应及时对未办结文件出具处理意见，防 止垃圾文件的生成；通过对办文结果的跟踪，提高集团整体办文效率。第十章 罚 则第二十九条 本制度自批准下发之日起，集团各部门应严格执行，凡违 反相关规定，总裁办将视情节轻重给予 50-200 元/ 次的经济处罚，若造成 严重后果，除赔偿经济损失外，还将通报批评直到降薪降职处理。第十一章 附 则第三十条 以公文形式发布经营管理指令、布署工作、了解动态、沟通 情况，是总裁和集团管理企业的重要手段。关于集团公文涉及事项的反馈 和落实结果等，属于另一工作范畴，按相关工作制度办理。