论文范文浅谈档案信息化与管理

1、浅谈档案信息化与管理浅谈档案信息化与管理摘耍:本文通过从增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设、 创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍四个方面阐述如何实 现档案管理的信息化。关键词:档案管理;信息化pick to: in this paper, by strengthening the consciousness of archives management modernization, accelerate the construction of hardware facilities, create the standard of management mechanism and t

2、he construction management team compound four aspects elaborated how to realize archives management informationization.key words: file management; informatization中图分类号:g271文献标识码:a文章编号:2095-2104(2013)档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值 的文字、图表、音象及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信 息资源，是信息和载体的统一体。人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世

3、界， 对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的 作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入 国民经济和社会信息化的总格局屮，大力推动档案信息化建设，己是 档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信 息化是档案工作向现代化边进的必市之路，是档案工作实现历史与未 来有机链接的战略之举。档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规 范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。一、在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面1、缺乏统一标准和规范。目前，许多部门在建设档案信息化过 程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视

4、档案 信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档 案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、 实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备 档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分 类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统 管理、网络技术的支撑，缺乏统-明确的管理性、业务性和技术性标 准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建 设的步伐。2、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程 度不够。老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、

5、方法和技 术已熟门熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利 用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通 信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多, 这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人 员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过 系统培训，只是凭借着儿年的微机操作经验来管理系统网络，出现问 题有吋只能坐等专业技术人员前來解决。这些问题的存在，已经严重 地制约了整个档案事业的创新发展。还有些管理人员传统思想严重, 对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高 度，认为档案信息化离自己还比较远

6、，认为档案信息化是技术部门的 事情，不需要业务人员参与其过程等等。3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。许多档案馆虽 然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机 和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真止发 挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件z间能 否兼容以及是否影响到以后的升级，二、如何解决上述问题实现档案信息化管理1、更新观念，增强档案管理现代化意识档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现 代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知 识交叉应用的新型工作模式，其核心和冃标是发展档案业务，提高档 案

7、的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养, 造福于后代。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要 内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响 档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保 护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的 过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念, 建立和吋代合拍的档案意识，切实转变计划经济吋代的对档案重管理 轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服 务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好 适应经济社会发展的需要。2、加快硬

8、件设施建设，实现装备和技术的现代化要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录 机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术 在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数 字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门 应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同吋，档案部门 要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档 案的提供利用工作，及吋开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需 要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在 档案部门的广泛运用，乂将为档案工作注入新的活力，将及大地提高 档案利用工作的

9、水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档 案工作现代化的发展提供有力保证。3、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程屮，为明晰和关责任，保障网络及数据的 安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案 管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子 档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和 电了档案，确保电了档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之 一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各 项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这

10、些标准, 档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一 的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通, 资源共享也就难以实现。4、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。信息吋代文件的自动登记、辅 助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机 上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电了文件的特征和电了 档案的全程规范管理，而冃要掌握计算机系统网络安全防护知识，以 确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作, 强化口我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识, 提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统