试论工作交接管理的缺失及对策

1、试论工作交接管理的缺失及对策屮图分类号：f270文献标识：a文章编号：1674-1145 (2016) 06-000-02摘要工作交接管理是企业管理的重要组成部分，是工作止常延续和 平稳过渡的基本要求，是企业持续健康发展的有力保障。规范工作交接程 序，建立健全规章制度，严格实行监督管理，冇利于岗位正常接替，冇利 于业绩客观评价，有利于廉洁风险防控，有利于提高工作质量和水平，推 动企业科学高效发展。关键词工作交接管理缺失建议对策随着企业加大转型升级、减人提效、安置分流改革力度，人事变动、 职能更迭、岗位交替更加频繁，而工作的正常交接和平稳过渡显得尤为重 要。然而事实上，工作交接中存在的随意性大、

2、程序不规范、监督形同虚 设等现象，严重影响了丁作交接的质量和水平，导致后续工作跟不上、接 收人焦头烂额、历史遗留积重难返等突出问题，甚至给企业造成不可估量、 无法弥补的损失。这并非危言耸听。所以，工作交接不是一件无关紧要的 小事，而是企业管理不可忽视的重要组成部分，也是保障各项工作有效衔 接顺利推进的基础性工作。一、正视工作交接存在的缺失和问题。要有效解决矛盾和病灶，就必须查找其症结所在，工作交接存在的突出问题主要表现在以下几个方面:问题一：交接过程缺乏监督。没有制订或完善相关管理制度和办法， 没有明确第三方的监督责任机构和监管部门，対整个交接过程进行见证、 督促、指导、约束，并查实、记录、签

3、字、存档，现实屮通常只有移交人 和接收人两方在场私下完成工作交接，如果出了纽:漏，双方都牵扯不清推 诿责任。问题二：交接方式简单随意。双方口头上粗略地把工作交接一下，想 到的就说一说，没想到的就抛一边，没有明细清单和书面确认材料，口传 心授等同儿戏。离任者的随心所欲、轻描淡写，对新手而言，初接触工作 难免消化困难、一筹莫展、迷雾重重，没有起到提醒和引导的作用。问题三：交接内容浮于表面。摆在桌面上的文件、资料、档案一古脑 儿推给继任者，手头表面的事务大致交代交代，却没有对工作重点和关键 点进行深入详细的总结、说明、解释和吩咐，比如工作中容易出现的失误、 注意事项和需改进的地方等。问题四：交接时效

4、迟缓拖延。交接双方根据自己的时间安排，不及时 进行工作交接，常常前任迫不及待离了岗，而后任仓促z间上了岗，往往 两边的工作都没有办妥，瞻前顾后、顾此失彼，断了链脱了节，以致出现 责任不明、界限不清的情况，工作效果大打折扌ii。问题五：交接手续不尽完善。移交时不按程序办事，不遵循基本要求, 擅自简化手续和环节，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签 字，该完善的不完善，总认为以后万不得已时可以补办。却不知，有些东 西事后再追查源头阻碍重重、渺无踪迹。问题六：交接没有跟踪反馈。工作交接了就觉得万事大吉一身轻松, 前任扬长而去一走了之撒手不管，后任闭门造车埋头苦干不得要领，不保 持沟通联系，不

5、进行跟踪反馈，遇到自己处理不了的事情才想起“亡羊补 牢”，“见子打子”，缺乏未雨绸缪的计划性、预见性。二、提高工作交接重要性地位和认识。珍贵的文化瑰宝需要历代人的传承和发扬，同样，每一项工作都需要 每个经办人的延续和发展，不断进行总结和提高，才能做出成效和业绩。 应该高度重视并真正摆上重要议爭日程，做好工作交接的管理和监督。一是做好工作交接，有利于岗位正常接替。工作成绩不是一两个人完 成的，它来自前人工作基础上的总结、延续和创新。前任开展工作中形成 的思路、安排，制定的目标、措施，积累的经验、智慧，都是符合客观实 际的宝贵财富，接任者必须高度重视和珍惜，再在此基础上摸索实践充实 完善，形成自己

6、的新思路、新观点、新规律，从而推动工作更加高质高效, 促进企业持续健康发展。二是做好工作交接，有利于业绩客观评价。一个员工一般不会在一个 岗位或工种干一辈子，而对员工的工作业绩评价应该包含他的每段工作历 程。尤其是有些员工岗位更换频繁，工作交接的质量和水平，就成为止确、 全面衡量其工作责任心和业绩考核的重要指标。工作交接清楚明白，才能 理顺工作层次，才能避免后任走更多弯路和重复的无用功，才能反映前任 所做的艰苦努力和工作成绩，才能客观公正地进行岗位绩效评价，降低工 作难度和成本。三是做好工作交接，有利于廉洁风险防控。公开、及时、有效、规范在阳光下进行工作交接，可以进一步增加工作的透明度，自觉遵

7、守各项廉 洁规章制度的检验，杜绝个别员工利用岗位变动之机，私自侵吞、占有企 业财产，比如电脑、移动硬盘等办公器材，防止腐败现象的发生和资产流 失。同时，让一些日常管理屮存在的问题提前显现，便于防微杜渐，防控 廉洁风险，维护企业和个人的合法权益。三、强化工作交接管理的建议和对策。“没有规矩不成方圆”。工作交接不是无足轻重的繁琐事务，更不是 交接双方之间的个人行为，而是一项认真细致、手续严密、责任重大的工 作，应该纳入企业管理的重要内容予以明确和规范，使工作交接到位、冇 条不紊、顺利衔接。一是要建立健全工作交接规章制度。首先，要建立规章制度。坚持任 务清、程序清、资料清、实物清的原则，对工作交接的

8、时限、流程、内容、 清单、报告、责任等都应列出明细条款，列入员工岗位职责考核奖惩，既 要具备针对性和实用性，又要赋予操作性和指导性。每年要根据形势变化 和需求，对原有规章制度进行重新细化修订完善，增强实效性、合理性、 全面性，移交工作越清楚越详尽越透彻，丁作上手也就越快速越顺利越熟 练，接收人才能心中有数游刃有余得心应手。其次，要明确监管责任。按 照工作性质和岗位职责要求，确定移交人所在单位、组织人爭、人力资源、 资产财务等各部门的管理权限各施其职，必须安排专人对工作交接过程现 场进行严格的监督和见证，上不清下不接，对不确定存疑的事项及时提出 解决，做到逐项核对、点验实物、帐物相符、手续齐全，

9、并作好记录清单、 签字盖章，至少一式三份存档备查。第三，要加强思想教育。要引导教育 交接双方增强责任心和遵纪守规意识，端正思想态度，提高业务认识，杜 绝刻意隐瞒、推脱拖延，从而积极主动、精益求精、实事求是、客观公止、 耐心细致地办理好交接工作。二是要主动适应工作交接的新常态。当前，企业劳动力-i分紧张，常 常是“一个萝卜一个坑”，员工一岗多职的情况普遍存在，虽然降低了人 力成本提高了丁作效率，但却增强了丁作交接监管的难度。一方面，工作 内容不好界定，兼职工作多，职能交叉复杂，只有本人才清楚自己的工作 范畴。为了防止移交人凭个人主观意愿敷衍塞责，就要明晰移交工作的来 龙去脉，包含日常事务和紧急任

10、务、当前主要工作和今后工作打算、未办 理或未完成的事项、工作成绩以及存在的不足、纵横向社会工作关系无形 资产等等；另一方|何，随着网络信息化技术的发展，软硬件系统更新升级 换代，传统的手工和纸质办公被无纸化办公取代，因此，如今工作交接的 内容和形式更加广泛丰富，既要确保固定资产资料档案物品实物的完好， 也要保证电子音像图片文档表格数据的完整，在移交屮不能遗漏和疏忽。三是要全程做好工作交接跟踪回访。无论是调动、辞职、退休哪种原 因造成的工作交接，都要严格把关事前计划准备、事中监督检查、事后回 访反馈的每个环节，坚持先办理交接手续再办理离职手续，做到有案可备、 有据可查、有迹可循。其一，做好交接的前期准备。在办理交接手续前， 移交人要提前清理交接事项、填写工作移交清单，单位负责人要认真确认 移交的公用物品、逐一审核工作交接清单、查明核实工作进展完成情况、 最终确定交接h期。其二，规范交接的过程监管。凡属与工作有关的文件、 档案、资料、书籍等一律进行交接，移交人不得个人保管和占为己有，特 别是电子图片