30档案管理制度YB-XZ-30

1、1.0 目的为了加强总公司、分公司及各部门档案、文件、资料（财务账册除外）的分类、 归档、保管和查阅等工作，实现档案管理标准化、规范化、现代化，冇效地为企业积 累档案史料。2. 0 适用范围2.1适用于总公司及分公司档案管理。2.2公司耍求建立档案的资料包括：文书档案、人事档案、培训档案、特殊载体档 案（即声像档案）、安全生产档案等。3.0 职责3.1总公司行政人事管理中心对分公司的档案保管工作有监督、检查管理权力，对 违反档案管理的相关人员有处罚权。3.2总公司的档案、文书等资料由行政人事管理屮心负责保管。3.3分公司行政人事部负责公司文书档案、小区竣工资料立卷归档及保管；设立档 案室，各配

2、备兼职档案管理员。特殊载体档案分别由屈公司行政人事管理部门收 集、整理立卷、保管。3. 2总公司行政人事管理中心及分公司公司行政人事部档案管理应贯彻执行国家档 案工作的方针、政策、法规及标准规定和办法。负责收集、整理、保管好公司 的各类档案资料。3. 3各档案管理部门耍做好开发利用档案信息资源，做好借（查）阅档案和利用效果 登记等工作。3. 4做好档案的统计及初步鉴定工作，对保管期限已满的、经初步鉴定无保存价值的 档案，应编制成册，报公司主管领导审批后进行销毁。3.5开展档案宣传工作，提高员工档案管理意识，利用各种现代化管理设施和技术, 完善档案管理工作，不断捉高档案管理水平。4.0 制度内容

3、4.1 收、发文的档案管理4.1.1公司各部门所有对外发文、收文和合同、图纸、证照等一律须在收、发文的次 日将文件的原件交档案（资料）室（部门只保留一文件的复卬件），并由负责档案 管理的人员办理登记、归档手续。4.1.2分公司、各部门对外发文，一律须填写统一的发文稿纸，由分公司总经理签发, 发文后将发文签收的稿纸及文件正本一份交档案（资料）室保存。4.1.3分公司、各部门所有外來文件和图纸、证照等，在收文z日起三天内必须将原 件交档案室（各部门如有工作需要，可保留复印件）。4.1.4负责档案管理的人员需对收、发的文件建立完善的档案口录，并注明来文单 位、送件人、接收时间等资料，便于查找。4.2

4、 档案的归档、立卷管理4. 2.1各类文件资料应及时入册，并在档案目录和卷内目录上作好相应的记录， 便于管理。4.2.2所有入册的档案资料必须把原件和附件、请示和批复放在一起。翌年应对各册 中的资料进行一次清理，对具有永久和长期备查价值的资料，应进行立卷，并 标明名称、种类、立卷日期，编列卷内目录明细。4. 3 档案借阅管理4. 3. 1分公司、各部门因工作需要借阅档案（包括文件、资料、图纸、合同、证照等）, 必须经所属分公司总经理批准后，在档案室内阅读；因工作需要外借档案必须 经所属公司总经理批准，方可由行政人事管理部门办理借阅手续。4. 3.2已立卷的档案资料不得外借，只可在档案室阅读；对

5、未立卷的文件及资料可办 理借出手续。4. 3.3借阅期限不得超过七天，到期必须归还，如需续借，须经所属公司总经理同意 签名后，按规定办理续借手续。4.3.4借阅档案的人员必须爱护档案，保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、沟画、 剪裁、抽取、拆散、翻印、转借或损坏。因工作需耍而必须摘抄或复印档案资 料的，必须经所屈公司总经理同意。否则，将按公司的规章制度追究当事人和 负责档案管理的人员责任。4. 3.5外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经公司总经理（重要文件须征得总公司 总经理同意），如摘抄内容要经审查，并签名确认。4.4违反档案管理制度处罚规定4.4.1行政人事管理中心在对分公司档案管理情况进行例行检杳过程中，出现不符合 制度要求的人员，将扌ii罚当事人50元绩效奖金，并从当月工资中扌ii除，同时责 令限期改正。4.4.2对负责档案管理人员未严格执行档案管理制度，对档案保管不善的，将扣罚当 事人100元绩效奖金，并从当月工资中扣除，同时责令限期改正。4.4.3违反档案外借管理规定造成档案遗失或损坏，将扣罚当事人200元绩效奖金， 并作必要的纪律处分。对公司造成损失的，将由责任人负责赔偿公司经济损失。4.4.4所冇员工必须严格执行档