SWSAI-006A2员工与管理层沟通工作指引

1、文件修订履历修订口期修订条款修订内容版本号更改人批准人2012/02/01全文新制定a 0杨珍珍李爱华2013/08/17全文修订管理流程a 1姚细元李爱华2015/12/12全文修订管理流程a 2张星军1. 目的在员工与公司管理层z间建立一个能起到如下作用的沟通平台，l1帮助员工和管理层互相理解和交换信息；l 2使双方能共同改善公司的政策和操作程序；l 3使管理层能适当的处理员工的建议。2. 适用范围适用于公司所冇员工。3. 定义意见文件：指员工通过口头或书面形式反映的，针对公司现有生产状况、员工生活情 况等方面的意见或建议。4. 职责4 1员工关系专员：收受各种渠道的员工意见和建议，包含谨

2、慎持冇意见箱钥匙，并管 理意见箱；定期召开员工代表大会，组织收集员工意见并讨论改善建议。所有意见 文件的处理跟进与反馈，意见相关文件的存档保管工作。4 2员工代表：代表员工收集员工各方面的意见和建议，在员工代表大会上反映；参与 意见箱的开启；意见文件的讨论、调查参与、改善监督和改善后验收。一般每季度 选举一次，当冇代表离职时，可增开选举会议，补足代表名额。4 3管理层代表：代表管理层，听取员工反映的各类意见建议。作为意见文件改善参与 方，与管理层相关领导沟通，协调员工与公司的关系。4 4受理部门：意见文件小内容涉及到的需改善部门。需积极受理意见文件，认真调查 意见文件的真实性、可行性等，如有需

3、要，并公布和主导改善工作，直至员工代表 验收通过。5. 工作程序5 1员工可以以口头或书面的形式向员工代表、直属上级反映自己的意见或建议，亦可 将书面意见或建议投递至意见箱。公司尊重所有员工提出的各种类型、内容的意见 文件，绝不执行打击报复或实行歧视政策。5 1. 1员工关系专员在一个月内收到3次或以上关于同一问题的口头意见或建议，员工 关系专员需详细书写为意见文件，进行处理。5 1 2员工关系专员应每季度至少组织一次员工代表大会，收集员工代表意见或建议， 并输出会议记录。如有需要，需输出为意见文件处理，跟进处理。5 1. 3公司分别在办公区域、食堂区域和宿舍区域设立意见箱。意见箱锁匙由人力资

4、源部员工关系专员持冇，其他人员均不可配备意见箱钥匙。 为确保意见箱中文件的绝对保密，该工作人员应妥善保管意见箱钥匙，如不慎遗 失，应立即给厂务部报修并同时清查意见箱中的意见文件。5 l 4员工关系专员应每周四开启意见箱一次，如遇节假日，可调整至就近的工作日。 意见箱开启时，必须同时至少有一位在任的员工代表参与，并针对毎次开启结果 共同签字确认。5 2意见箱收取的意见文件、员工代表、部门管理人员收到员工的意见文件，都应在1个 工作fi内提交至员工关系专员；员工关系专员应在1个工作f1内在意见文件受理进 度表屮登记，以当天的八位日期格式日期加两位数流水号进行编号，例如 “ 2013081405 3

5、员工关系专员在登记意见文件后3个工作日内，应知悉意见文件捉出人（如实名）， 并邀请出席受理会议。同时，员工代表需组织员工代表、管理层代表、意见文件提 出人（如实名，且愿意出席）和受理部门，召开第一期受理会议，共同讨论意见文 件内容屮事件、问题的真实性，建议的合理性和相关背景，并安排调查人员和制定 调查进度排期，调查时间最长不能超过8个工作日。受理会议结束后2个工作日内， 员工关系专员需整理出会议记录。其中，受理部门划分如21、员工关系类意见文件受理部门为hr意见文件涉及需改善部门；z其他类意见文件受理部门为意见文件涉及需改善部门。5 4调查其间，员工代表可以参与监督调查过程的真实性，如有需要管

6、理层代表需协助。调查人员完成调查后，需整理岀调查记录，并通知员工关系专员组织第二期受理会议。在会议上，受理部门陈述调查过程和相关记录，员工代表、管理层代表、 受理部门和意见文件捉出人（如实名，但愿意出席）共同讨论、认定意见文件的真 实性、建议的合理性，以及有无公开屮明的必要。如杲意见文件提出人（如实名） 未岀席，员工关系专员应在会议结束后立即给予明确回复。如果文件属实、合理，应讨论出改善对策、改善工作排期，确认改善完成验收的员 工代表人员名单，改善工作应在15个工作日内完成，如果改善项目的确需要较长时 间，则可在受理会议上共同确认15个工作日内需完成的改善前期工作和后期具体改 善规划，长期定期验收。员工关系专员在会议结束后2个工作日内整理出会议记录, 督促受理部门制定出明确的改善对策，并如期推行，员工代表应每周监督改善进度。 同吋，员工关系专员应主导大家讨论，有无必要公开意见文件及改善的临时对策和 长期对策，尽早避免同类问题的发主。如果文件失实，应讨论判断导致员工失实认识的原因，并讨论是否冇必要就类似问 题，做公开陈述。5 5受理部门改善结束后通知员工代表验收。验收通过，签收的员工代表在意见文件 受理进度表上确认签字；员工关系专员反馈改善结果至意见文件提出人（如实名）, 同时将意见文件原件、受理会议会议记录、调查记录、