企业数字档案室建设的实践与思考

1、    企业数字档案室建设的实践与思考    程宏【摘 要】企业档案室为档案管理的一个重要保证。但是，因为各个方面的因素，企业档案室建设水平以及程度各不相同，发展不够平衡。怎样推动企业数字档案室建设，本文分析了企业数字档案室建设的必要性，并且研究了数字档案室的功能，最后分析了企业数字档案室建设过程中存在问题和对策，力求進一步促进企业数字档案室持续健康的发展。【关键词】数字档案室;建设;问题;对策企业档案室建设为规范企业档案工作重要的构成部分。因此，强化基层档案室建设对提升企业档案管理质量和企业工作规范化有着重要的作用。但是，多数企业档案室建设的现状还不理

2、想，其中主要因素不仅含有企业制度方面内部问题，还存在档案管理人员外在的因素1。因此，本文分析了企业数字档案室建设的必要性，并且研究了数字档案室的功能，最后分析了企业数字档案室建设过程中存在问题和对策，力求进一步促进企业数字档案室持续健康的发展。一、企业数字档案室建设的重要性企业数字档案室建设是社会经济发展的必然要求。随着我国社会不断发展，经济建设得到了比较大的成就。企业面貌也出现了比较大的变化。一些地区的企业在过程当中，积累了比较多的价值资料。随着企业发展速度越来越快，资料积累不断增多，进而加快了发展速度。怎么保存这些价值比较高的资料也是放到多数企业所面对的重要问题2。除此之外，随着人民生活质

3、量越来越高，人们对档案的信息利用服务需求也在信息需求不断增多。所以，我们需要在企业构建数字档案室，也就是保存经济建设过程当中宝贵的资料，同时也能够给信息的查询带来强有力的参考和保障。二、企业数字档案室的基本功能分析2.1网上档案的信息数字化的存储功能数字档案室管理系统给用户带来了综合性的档案信息数字化存储功能。档案利用多种渠道来得到企业资金的支持，更新计算机以及数字化的处理设备，对分布在档案室当中的上万纸质档案进行整合和管理，重新优化和调整到库房当中3。首先，构建规模比较大的档案数据库，提升各种档案数据录入量以及原文原件数字化的存储量。其次，通过数码技术将归档证书、牌匾以及奖状等实物档案变为图

4、像信息。在网络的大力支持之下给用户带来更加真实、全面以及快速的服务，更好的实现信息的上网，实现资源的共享。这为档案数字化建设基本的重要功能。2.2网上文档的一体化管理功能企业数字化档案室能够更好的实现档案室和各有关科室在网上进行各类档案的业务工作。例如：档案室和企业的文书室档案的一体化管理，其能够直接在网络当中进行接收，对其各部门所下达的电子文件进行处理4。归档企业网络当中移交需要的归档文件，并且按照文字的字号、发文单位以及时间等自动的生成档案的卷宗。这降低了传统档案业务当中比较复杂的手工劳动以及人工检索和查询时间，进而大大增加了档案工程效率以及质量。2.3网上远程的传输和查阅功能通过计算机网

5、络系统，可以更好的解决档案室在远端的查阅。在传输过程当中存在许多不便，进而提升了数字档案室的服务质量以及管理档次。例如：公司管理部门提出要档案室在三天当中提出企业最近三年的名牌产品获奖证书和获省部级以上先进集体荣誉称号等情况。当采用人工的方法逐项进行登记和查阅的时候，不但增加了工作量，还在这个期限当中不能够实现。但是，档案人员通过数字化档案室仅仅需要在半天时间当中，就能够从数据库当中提取全部记录，并且利用网络传输给需求方。这样不但速度比较快，并且信息比较详细，同时还可以提前来对任务进行完成。除此之外，还能够给下步任务节省比较多的时间，进而得到企业管理人员的一致好评。2.4网上档案的业务宣传功能

6、通过企业数字档案室，能够在企业网络平台当中进行档案业务宣传工作。例如：在网络当中介绍档案室工作职能、库存状况、宣传档案政策和法规和机构设置等，发布能够上网的档案信息以及编研成果等，进而带来网上档案信息查询和其他的业务服务，尽可能的发挥出数字化档案的价值以及效益作用。三、企业数字档案建设的有效途径3.1存量的档案数字化数字档案室建设的基本要求就需要利用现代技术以及设备来对传统纸质档案来进行信息化处理，并且让其变为有效的管理档案全过程。利用网络来更好的实现共享利用数字化档案。所以，对存量档案来进行数字化为数字档案室建设的首要步骤。存量档案的数字化主要是利用对音像档案、纸质档案等传统载体来进行数字化

7、的加工，通过扫描仪等设备来生成纸质的档案数字图像，接着应用ocr等识别技术来形成一个双层的pdf格式数字副本。对微缩的胶片、录音、录像以及照片等档案进行数字化。首先要对档案进行压缩，通过统一的数字形式来管理，并且按照国家的有关标准和规范，构建数字档案的目录数据库、多媒体数据库、专题数据库和全文数据库。当前，企业要构建工程档案当中的图纸、文字报告的一些数字化加工工作，进而给数字化档案室构建打下牢固的基础。3.2增量档案电子化增量档案电子化就是在办公系统、生产系统中直接形成电子文件，在实现前端控制和全程管理的基础上，将档案管理系统与办公系统、生产系统有效对接，并按照电子文件归档与电子档案管理规范等

8、标准的规定，使电子文件满足真实性、可靠性、完整性和可用性的“四性”要求。增量档案电子化目前还有很多技术难点及衔接问题。技术难点如文件格式自动装换、元数据等信息自动捕获等。衔接问题主要是如何实现有效的前端控制，如何实现办公系统、生产系统与档案管理系统的有效对接。企业需要采用定制开发档案办公系统的方式，使档案办公系统与公司办公系统、生产系统有效连接，实现电子文件的收集、归档、利用一体化。四、企业建立数字化档案室存在的问题及对策4.1重视程度不高目前部分企业对于建设数字档案室存在重视程度不高的问题。其一，单位领导不重视，认为建设数字档案室意义不大、实用性不强;其二，档案管理工作者自身不重视，由于部分

9、企业的档案管理工作者年纪较大，工作观念墨守成规，不愿学习新的信息技术，对建设数字档案室积极性不高。要做好数字化档案室建设就必须让领导重视和支持，使其真正了解该项工作，提高认识，并纳入企业信息化建设的总体规划中，从人力、物力、财力上保证此项工作的顺利开展。4.2建设数字化档案室需要配备有一支高素质的人才队伍档案管理人员除具有档案专业及相关管理知识外，还要掌握现代信息技术和网络技术，才能满足数字化档案室建设的需求，做好供需分析，实现具体功能。要积极引进适合的档案管理人才，加强对业务骨干有针对性的培训和继续教育。五、结束语总之，数字化档案室建设不能仅凭档案管理人员的一己之力，一时之功，要紧密围绕组织建设、设施建设、系统建设、档案资源建设、保障体系建设、人才建设开展实施工作。【参考文献】1罗亚琦.民营企业建设数字档案