公文写作中不规范现象及对策浅析

1、    公文写作中不规范现象及对策浅析    赵地梅摘 要：公文是国家机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动中，按照一定的程序和规范格式制定的传递信息和处理事务的工具。公文写作的规范化体现公文的严肃性，直接影响公文所发挥的效用。该文以公文写作中的不规范现象为切入点，提出了公文写作不规范现象的一些对策，对提高公文写作质量具有一定的现实意义。关键词：公文写作 不规范 对策：h152.3 ：a ：1672-3791（2017）07（c）-0238-021 公文写作中的不规范现象自2012年党政机关公文处理工作条例颁发以来，国家机关、社会团体、企事业单位都高度

2、重视公文写作质量，有的地方专门开展“公文质量年”活动，旨在提高公文的质量。公文写作中各种不规范现象却频频出现，主要有：文种使用不规范，如臆造、滥用、错用、缺少、混用文种现象；格式不正确；文字语言表达不准确等。1.1 文种使用不规范1.1.1 臆造文种条例中明确规定了决议、决定、命令（令）等15种公文正式文种2，但在实际工作中，文书工作者常常把事务性文书“申请、说明、汇报”等当作公文来用，如关于xxxx的申请关于xxx的工作汇报关于xxx的情况说明，甚至把“规定、办法、工作要點、方案”等当公文文种，如xxxx工作方案。1.1.2 滥用文种行文单位文书工作者对条例中15种文种的性质、功能、适用对象

3、、适用内容等认识不清，对自身职权范围、隶属关系、行文目的认识不明，同时为贯彻中央“八项规定”，精简公文，避免出现文山会海的要求下，滥用文种现象出现频繁。本该使用正式文件，但是为精简公文，不管行文关系、隶属关系，一律采用便函。1.1.3 错用文种行文过程中，常常遇到错用文种的现象。本应该使用“请示”的，却使用“报告”，如学校关于xxx拨款的报告，从行文中，我们知道是需请求上级机关批复拨款的呈请性公文，但是却使用不需要批复的呈报性公文。行文单位对文种认识不清，却苦苦等待上级机关的批复，这势必影响公文的目的。两个单位之间没有行政上的隶属关系，有些单位为奉承迎合受文单位而曲意降低本单位级别，抬高对方；

4、平级单位，或不相隶属单位，本该用“函”行文的，却用“请示、报告”行文。如某专科学校的文书工作者对“函”与“请示”的定义、使用对象等不清楚，错误地拟了xx学校关于与xxx学校合作办学的请示。另“通知、决定”和“通报”误用，一般的人事任免应用“通知”，而非关于xxx的任免决定；奖惩人员本应用“决定”却误用成“通知”。在表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况用“通报”，实际工作中，“批评错误”误用为“通知”。1.1.4 缺少文种有时文书起草者在撰文时未注明文种，如关于xxxx的说明关于xxx的调整等，严重损害了公文的严谨性、严肃性、权威性，影响收文单位对来文的意图的理解，不利于准确处理，造成

5、误会，影响工作。1.1.5 混用文种条例中对公文文种有明确的规定，一份公文只能使用一个文种。有些文书工作者不不按条例要求，出现xxx关于xxx的请示报告xxx关于xxx的报告函xxx关于xxx的请示函等混用两种文种现象。收文单位收到以上3份公文，应该是按“请示”给批复，还是按“报告、函”呈报性公文处理不做批复，难以定夺。1.2 公文格式不准确现象标题拟写不规范。一是文种的错误使用；二是标题事由不清，如xxx关于xx专项教育培训的请示，从行文了解，此文中有关于教育培训的安排，但重点是关于教育经费的请示，给办文者造成理解偏差，不知如何批复；三是文不对题，如关于做好国家体检工作的通知，此文实际上是某

6、学校根据国家文体局相关要求做好毕业生体检工作的体检方案；四是标题不凝练，如“xx关于请求解决xx问题的请示”，给人啰嗦不凝练的感觉；五是标题中滥用顿号、引号、破折号。主送机关拟写不规范。一是缺主送机关；二是只能是一个主送机关的，却采用多个机关；三是主送机关，只写主送给领导个人。发文文号拟写错误。一是单位简称不符合规范；二是文号括号应用六角符号“”，在行文工作中，文书往往不注意误用“ ”和“【】”。附件拟写不规范。公文附件是用于补充公文正文的内容，位于正文和发文机关署名之前，把附件二字放在与正文隔开一行左起空两字的位置，然后添加名称以及全角冒号，名称之后不用加任何标点符号3。但是在实际公文写作中

7、，频频出现附件标题与正文中的标注附件标题不一致，应为正文的误为附件的现象。版记格式错误。一是版记标注在奇数页。二是版记编排在附件之前。三是版记中主送机关、抄送机关、印发日期编排错误。1.3 文字语言表达不准确文字用语不严谨、不准确，有的使用口语、网络语言等不规范语言，有的对词语、语句含义的理解不准确，形成病句，影响公文的逻辑表达；有的标点运用不准确，标题、文中误用顿号、书名号、破折号等；语言繁复不够简洁，影响办文者对公文的理解，降低公文质量。2 公文写作不规范对策2.1 强化理论认识公文写作过程中出现的不规范，是对条例等理论知识认识不够；没有认真研究相关写作理论知识，往往随心而欲，以经验代替理

8、论。对公文写作缺乏重视，对公文的严肃性、权威性认识不够。因此，从事公文写作工作者应该强化条例等理论知识学习，将理论与实际相结合，把理论运用到实际工作中，坚持“多学、多看、多练、多思”，在反复的训练中，逐步规范公文写作。2.2 提高业务能力文书工作者业务能力不强，缺乏专业的知识背景，而文秘专业、中文专业背景毕业的人才从事公文写作工作的少，这导致了公文写作队伍中缺乏专业人才。另外，公文写作是一份专业性、长期性、及时性、艰苦性的工作，新的同志往往专业不对口，又有畏难情绪，不愿干，赶鸭子上架而为之，公文质量不高。存在很多部门都缺乏公文写作的人才，但又很难找到所需公文写作人才的现象，从而公文整体的质量势

9、必受影响。因此，公文写作者应该主动学习，提高自身的业务水平；用人单位应该组织公文写作相关培训，以培训促学习，同时可以开展公文写作周活动，以赛促公文质量。2.3 摒弃领导效应在实际工作中，存在领导干部对公文的不熟悉，偶尔出现错误指示的现象，本应该用“请示”的，领导常常给文书起草者说给上级机关写个“报告”，或者应该给上级机关报告事项的，往往要求文书给上级机关写个“汇报”，秘书工作者往往碍于“领导说了算”，不知变通，或者是明知道错误而不加改正。不仅领导干部要转变思想观念，同时从事公文写作者也要转变思想，要转变“领导说了算”现象，在实际工作中，要端正态度，发现错误应该及时纠正。3 结语公文写作的不规范，不仅影响公文的质量，还会妨碍公文办理和执行工作，甚至有损发文单位的形象。因此各发文单位、从事公文写作者应该转变观念，高度重视公文写作，加强理论学习，培养过硬的公文业务本领，不断提高公文写作水平和质量。