档案管理制度(定稿)

1、*公司档案管理办法第一条为规范公司档案管理，特制订本办法。第二条基本原则1 有利于公司文档完整、安全与保密；2. 归口管理，方便查询；3. 全体员工都有保护公司档案的义务。第三条档案分类1、公司文书档案，包括：（1）公司营业执照、齐类资质证书；（2）公司与有关单位的來往信件、各种协议书、合同等；股东会议、公司会议的原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、 机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）;（4）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪耍；（5）国际交流和合作企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料；（6）公司及各部门的发文；（7）其他具有保存价值的文件材料、

2、重要的工作经验材料；（8）外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。2、科技档案，包括：（1）设备方血的图纸、文件资料，包括各种原理图、布线图、方框图、说明 书及维护手册等；（2）工程方面：与工程有关的请示、报告、批复文件、设计任务书。设计原 始材料，包描业务预测、调查分析、相关中请、审批文件、招投标书、与各方 签订的合同、协议书、初步设计、工程预（概）算、技术设计、施工图、验收 书、决算等。（3）技术革新、研发方面：上报审批文件、技术革新图纸及批文、研发项目 的各类技术资料及其存贮介质。（4）出国学习、考察和谈判，外商或对方提供的各类资料。其他具冇保存价值的科技材料、重要的研发材料。3、财务资料

3、4、固定资产5、音像档案第四条归口管理部门所有档案暂时均由公司行政部门管理。第五条文件点收文件归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。 第六条文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1. 中文竖写文件以右方装订，屮文横写或外文文件则以左方装订；2. 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢；3. 文件如冇皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划o第七条档案名称1. 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要。2. 齐级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件 多少及增长情形斟酌决定。3. 档案分类各级

4、名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4. 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时 增补z用。5. 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要， 报公司领导同意后修改。第八条档案编号1. 新档案，应从“档案分类编号表”查明该档案所屈类别及英卷次、目次顺序，以此来编列档号。2. 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。3. 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定 其主要类别，再编列档号。4. 档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档

5、号填写于案件首页的左上角； 左方装订者则填写于右上角。第九条档案整理1. 归档文件，应建立文件口录，口录包括：序号、文件名称、页数、归档时间， 以活页方式装订于相关类别的档夹内，以便翻阅。2. 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第十条保存期限文件保存期限除政府冇关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1. 永久保存：公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、股东会纪录、财务报表、政府机关核 准文件、不动产所冇权及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永久保存的文书。2. 10年保存：预算、决算书类，会计凭证，事业计划资料，其他经核定须保存10年的文书。3. 5年保

6、存：期满或解除之合约，其他经核定保存5年的文书。4. 1年保存：结案后无长期保存必要者。5. 各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。第十一条档卷清理应保持档案清洁，以防潮、防虫蛀，并备有防火措施。每年依规定清理一次，已 到保存期限者，报公司领导批准后销毁。销毁的文件应造册备查。第十二条档案借阅审批1 档案借阅应填写“文档（证照）借用、复制记录”，经副总审核、总经理核准后向档案管理 员借阅。档案管理人员经核查后，取出该项档案，并于“记录”上填注借出日期和应 归还日期，以备催还，然后将档案交与借阅人员。2 档案复印或扫描应填“文档（证照）借用、复制记录”，经副总审核、总经理批

7、准后复印或扫描。3财务审计部管理档案的借阅按财务档案管理制度执行。4. 具体规定如下：（1）对于不涉及金额的合同、保存期限在5年以上的档案、公司证照须经副总经 理审签后方可现场借阅、复印或扫描；（2）经济性合同、核心技术资料档案必须由总经理签批后方可现场借阅、复卬或 扫描；（3）公司所有档案带走借阅必须由总经理签字后方可带走借阅；（4）借用人须将文档（证照）借用、复制记录填写完整，经档案管理员确认无误 后，将档案交给借用人；（5）借用人在归还档案时须由档案管理员根据借用时的记录，进行核对无谋后收 回档案，并填写归还口期及在归还确认处签字。第十三条调卷管理1. 借阅时间以一周为限，如有特殊情形需延t调阅期限时，应按借阅审批程序重 新办理。2调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，须由副总审核、总 经理签字确认后方可拆开。曲档案管理员进行详细登记，以备今后方便查找。如用后 还需还原应注明还原的大概日期。3调卷人员调阅档案，未经同意，不得转借他人。4.档案管理员不得擅自同意办理任何未经批准的档案借阅、复印、扫描。第十四条档案销毁如无需再保存之档案应当销毁，销毁前须报总经理批准，销毁时应冇两人以上负 责监销，并在销毁档案清单上签字。第十五条公司证照的年审或续办1. 企业法人营业执照（正本