基于大数据环境下高校档案管理模式的优化探讨

1、    基于大数据环境下高校档案管理模式的优化探讨    摘 要：随着社会的不断发展以及信息化时代的不断深入，网络逐渐成为大众生活中必备的辅助工具。同时，网络也已经深入到高校的管理工作中。在当今高校的档案管理中，多数工作人员已经意识到信息化管理的便利性，进而纷纷使用该种模式开展工作，但是由于部分工作人员的工作能力不足，进而使得管理工作中还存在许多问题。基于此。本文将对如何在大数据背景下开展高校档案管理工作进行分析，旨在帮助高校能够顺利开展教学工作。关键词：大数据环境；高校档案管理；管理模式；优化探讨在建设现代数字化高校校园时，对学生的档案进行数字化管理是

2、其中重要的工作内容。所谓大数据时代下的管理模式就是指信息化管理。而信息化管理模式就是指管理人员通过信息化设备对学生的档案进行收集整理以及保存的过程。随着信息时代的不断深入，该种管理模式将成为高校管理工作中的中流砥柱。该种管理模式不仅能够帮助管理人员降低工作压力，提升工作质量，同时也能保证高校信息的安全，进而促进高校健康发展。一、大数据时代的特征首先，所谓大数据就是指网络数据，是信息化发展的产物，其中包括云数据库以及物联网，大数据时代的来临为大众的生活提供了便利。同时，当前的大数据时代具有以下几种特点：第一，规模庞大。与传统的数据库相比，大数据库的容量从tb转换成pb，其容量上升了百倍；第二，速

3、度提升。传统数据库在处理数据时，通常会耗费许多时间，不仅会浪费工作人员的时间，同时也会延缓数据上传，进而影响高校管理工作的开展，而大数据的出现，却可以很好地解决这一问题。第三，大数据的多样性被提升。大数据类型的提升，可以帮助高校更好地开展管理工作，同时也能加强数据的安全性。最后，大数据的价值提升。由于数据的不断增加以及更新速度的提升，大数据的价值必然会随之提升，进而使得大数据的价值密度就会降低1。二、高校档案管理现状首先，大部分高校的管理人员对信息化档案管理存在错误认知，其认为，所谓信息化管理就是通过计算机对学生档案进行收集以及保存；其次，多数管理人员缺乏一定的安全意识。经过调查显示，多数学校

4、的学生安全系统都十分容易破解，并且可以随意更换密码，这会对学生档案造成一定的安全隐患；第三，各部门之间没有联系不团结。比如说，当档案管理部门需要其他部门成员上交档案时，多数工作人员会产生不耐烦的态度，甚至部分成员会遗交、迟交。这些情况都会对档案管理人员的工作造成一定的阻碍2。三、大数据环境下高校档案管理模式的优化措施（一）加强档案管理队伍建设，提升管理人员业务水平首先，在高校档案管理工作中，管理人员是否具备过硬的业务水平是决定管理工作能否稳定进行的关键条件。众所周知，档案管理工作所涉及的细节众多，且较为复杂，从手收集档案到整理档案以及录入档案，需要工作人员具有强大的内心。因此高校相关人员应该注

5、重提升管理人员的工作能力。首先，校务人员应该提升应聘人员的招聘条件。比如，应聘者必须经历过相关专业技能的培训并持有相关技能证书后，方可通过面试。当其通过面试后，校务人员可以安排其进行实习，当实习期满且应聘人员未造成重大损失后，校务人员可酌情考虑通知其正式上岗。其次，对于校内现存的管理人员，高校可组织其开展定期的培训活动，并为其提供外出调研的机会，以供档案管理人员能够提升自身的业务水平。最后，小吴人员一定要注重培养档案管理人员的法律意识，使其意识到档案管理机密性的重要性。同时，小吴人员还应该鼓励管理人员了解先进的管理理念以及信息化的管理手段，提升档案管理队伍的整体素质以及整体水平3。此外，还应该

6、适当地拓展档案管理的工作队伍，将校内的管理高层引入其中，使其意识到档案管理工作的重要性。（二）夯实档案管理设施建设，提升档案管理共享能力首先，档案管理人员应该对大数据时代下的信息技术进行分析，寻找适合档案管理的信息管理模式，构建良好的信息平台，保证其能够将校内学生的信息进行收集以及整合；其次，相关滚利人员应该定期对信息化设备进行检查以及维护，比如当发现路由器老化或是扫描仪失灵后，应及时将其更新，保证信息化管理工作能够顺利开展；第三，管理人员应该为信息化管理档案建立单独的服务器，防止由于服务器压力过大而发生系统崩溃，进而对档案安全造成隐患；第四，高校应为档案管理部门配备专业、专门的维修人员，当事

7、故发生时，能够及时进行补救，尽量将损失降到最低；最后，随着我国招生数量的不断扩大，各大高校的学生数据也随之提升，因此，在此环境下，高校应该选购先进的管理软件，并通过不同的渠道建立信息平台，使得学生可以随时查取自己的档案资料。（三）强化二级单位管理意识，重视档案材料收集保存高校教学能够顺利开展，其中起到决定性因素的除了具有高水平的教师、辅导员以及其他教务人员外，还包括档案管理部门以及其他辅助性部门4。因此，档案管理工作单靠管理人员是无法顺利进行的，还应该需要其他部门人员的协同帮助。在专业档案管理人员的帮助之下，各个部门的工作人员自己教师应该积极地为档案管理部门提供需要的数据以及资料，并能够通过自

8、身的努力将其整理成数字文件，完善档案资料，及时上传照片以及视频等资料，并将其整理好上交给档案部门，降低其工作压力。同时，在此基础上，校务人员也应该提高各个部门的工作意识，通过对档案管理的宣传，使其提升自身的主观能动性，进而帮助档案管理工作的顺利开展。（四）完善档案信息安全机制，加固信息安全保护墙壁首先，档案管理人员应该提升自身的信息保密技术，对管理档案的数据库进行加密处理。并提升数据库的安全性，使其不易破解。其次，管理人员当档案管理人员在对资料进行签字时应该使用电子签字技术，并将其上传至档案库进行保存，同时还应该对其加以盖章，以此保证信息的严谨性以及安全性。第三，档案管理人员应该提升档案库的权

9、限，比如，只允许档案部门的专业人员进行观看，当其他部门人员想要参与观察时，应该与管理人员取得联系，获取权限与密码后，方可进行浏览。同时，此处值得注意的是，针对于不同的管理层人员，应该有不同的管理权限，比如高层人员可对其进行修改，但是其他部门的人员只能对其进行浏览，以此提升管理的逻辑性5。四、结语综上所述，大數据时代的逐渐靠近不仅为高校的档案管理工作带来了便利，同时也带来了一些挑战。档案信息管理系统庞大，且结构复杂，对于工作人员而言，是一项十分艰巨的任务。因此，高校的相关负责人员一定要不断地对实际以及自身水平进行分析，提升自身的工作能力，合理运用现代化技术开展管理工作，进而促进高校的发展，为学生提供良好的学习环境。参考文献1陈新颖.大数据时代冲击下才搞笑档案管理的现状j.当代信息教学，2014，06（17）：84-85.2董向东.如何在高校档案管理工作中实施信息化管理j.软件技术-教学导刊，2014，03（11）：12-13.3关建伟.国内外主要互联网公司大数据布局与应用比较研究j.中国传媒科技，2014，06（130：74-77.）4刘振兴. 基于