现代社会档案如何适应现代管理要求

1、现代社会档案如何适应现代管理要求唐宏民吉林市城乡规划研究院摘要：社会档案是记录当地人才信息的重要文件。随着时代的发展，国家和社会对社会 档案的管理方式和信息价值也提出了新的要求，社会档案不再是陈列在档案柜 内的纸质文件，而是成为了指导当地经济与政治发展的重要大数据。但当前的社 会档案管理还存在管理缺乏标准化、档案信息价值挖掘不足、缺乏较强的服务意 识等。因此，本文从现代社会对社会档案管理所提出的要求进行分析，再针对性 地提出相应的解决措施，以期研究结论能为现代社会档案管理工作提供一点参 考建议。供给侧结构性改革和互联网、大数据时代，让单位和社会进入了转型升级阶段。 而单位和社会的转型升级需要社

2、会档案为转型升级提供有力的信息依据，传统 的社会档案管理工作无论在标准化管理方面，还是在价值挖掘方面和服务方面， 均存在一定的不足。档案信息的准确性、有效性、真实性等均难以得到有效的保 障，而档案信息的电子化、管理专业化和服务标准化等也缺乏较强的意识。在现 代社会对档案信息价值需求越來越大的情况下，社会档案管理工作需要紧随时 代的步伐，利用理论知识和实践经验不断探索现代化档案管理措施，以逐步适 应现代社会的管理要求。一、现代社会对社会档案管理提出的要求(一) 管理更加专业化当前，社会档案的原始档案以纸质化档案为主，相关档案管理机构在接收社会 档案后予以合理保管。由于社会档案被调动及转移的频率较

3、高，所以纸质化社会 档案需得到更加专业化保管。为避免纸质化社会档案被频繁调阅所造成的档案失 真、受损等问题，新吋期社会档案的管理应全盘电子化，并将电子档案结合信息 系统的管理，让档案检索与调阅变得更加便捷，从而降低纸质化档案被损概率。 同时，为了确保社会档案信息被高效利用，以及不被窃取或泄露，档案管理工 作需要制定一套规范标准的管理流程，并在档案进行电子化后，档案信息的调 阅及读取权限需要进行明确规定，确保有权限人员才能行使相关档案调阅与读 取权。(-)价值更加多样化 社会档案是当地人才信息的重要记录性文件，传统社会档案的管理价值主要局 限在对档案的合理保管上，而对档案中所存在的人才信息价值挖

4、掘较少。新常态 下，各地均需要大力发展战略性新型经济，而战略性新型经济的发展最需要的 元素之一在于高素质人才。人才市场为相关机构提供了人才招聘的渠道，但社会 档案中所蕴含的人才信息能够为当地的人才选拔提供更多、更匹配的选择途径。 同时，在供给侧结构性改革的过程中，部分单位需要调整单位内的流程、岗位等, 以及对内部人员的管理更加规范化。为了完成单位内部的改革以及转型升级，单 位需要依靠大量的、准确的社会档案信息，完成员工的安置、工龄认定工作，以 及解决员工的诉求等。这些价值均需要档案管理人员重新挖掘档案信息内容，以 协助社会完成转型升级工作。（三）服务更加规范化新时期各行各业均在提倡规范化、细致

5、化服务模式，档案管理机构在服务意识和 服务方式上仍存在部分传统服务观念，在对档案相对人的档案进行接收、调阅和 管理时，服务态度和服务措施较为被动和零散，档案相对人往往要经过重复、拖 沓、低效的转档手续，才能几经周折完成转档工作。新常态下，社会档案管理机 构也需要加强服务意识，转变服务态度和服务模式，站在为档案相对人提供便 利的角度，提前为档案相对人提供全面、细致的转档指南，方便档案相对人便 捷、高效地完成转档手续。二、现代社会档案适应现代管理要求的策略（-）强化档案管理系统建设新时期的社会档案需纸质化档案与电子化档案相同步，电子化档案的建设需要 档案管理机构根据相关技术购买相应的电子化设备、扫

6、描仪、拍摄设备、复印设 备等。在便件和软件设备建设完善的情况下，档案管理机构的相关纸质档案能够 高效地转化为电子档案。而在现代社会的管理要求下，档案信息价值多元化，需 要社会档案管理部门积极运用大数据、云计算等信息技术，将电子化档案信息中 海量内容进行数据挖掘，不断提取档案中的潜在信息，发挥大数据信息预测的 作用。同时，为保护档案的隐私不被泄露，以及方便档案权限管理人员查阅电子 档案，档案信息管理系统需严格设置档案管理人员的调阅与读取权限，以及设 置以关键词为主的智能化检索系统，既严格保障档案的隐私性，又不断提高档 案信息系统的利用效率。（二）完善档案管理岗位职责社会档案管理岗位职责主要以合理

7、保管档案为主，新时期档案管理工作应该更 加专业化，将档案管理工作的价值上升到新的高度。因此，档案管理机构应该与 时俱进地完善档案管理岗位职责，将挖掘档案信息价值纳入档案管理工作职责， 定期组织档案管理人员根据当地经济、社会、政治等方而的需要，挖掘社会档案 中所存在的大数据信息，以提前了解当地的人才储备现状、人才流动动向、专业 人才倾向等，以合理指导当地的教育、经济、市场、社会等资源的合理分配与建 设。同时，积极组织档案管理人员根据供给侧结构性改革的和关要求，利用档案 信息，辅助部分有需求的单位完成改革过程中存在的人员安置等问题，以不断 拓展档案信息的重要价值。（三）树立强有力的服务意识当前，部

8、分高校毕业生述存在自己保管档案的现象，不仅不利于档案信息的全 面统计，也不利于社会档案的真实性和完整性。档案接收机构与档案发送机构在 进行档案转接过程中，需向档案相对人提前发放转档手续指南，让档案相对人 能够充分认识到档案管理的重要性，并具备充足的吋间准备相关的转档手续。在 档案相对人根据转档指南提供转档手续所需资料后，档案发送机构和档案接收 机构根据相关规定，利用档案转送渠道进行档案调转。在档案接收机关接收档案 后，可向档案相对人发送档案接收信息，确保档案相对人知晓自身档案保管地 点，以备后期档案的调取与使用。（四）强化管理人员的培训力度长期以来，档案管理人员的工作方式以传统的管理纸质化档案

9、为主。档案管理人 员部分属于非档案管理专业出身，在缺乏系统的档案管理知识教育的情况下， 档案管理人员在应对现代化档案管理要求时，在专业知识和专业技术上可能存 在一定的不足，从而难以熟练将现代化技术运用到档案管理中。因此，为了让现 代化社会档案符合现代化管理要求，档案管理机构应该定期或不定期对社会档 案管理人员进行专业化培训。根据现代化社会档案管理要求，与时俱进地培训档 案管理人员工作中所需要的职能，从而使档案管理人员能够在工作中较好地使 用现代档案管理技术。三、结语新常态下社会档案的管理既需要专业化和价值多样化，也需要服务意识和服务 方式更加人性化和规范化，社会档案管理机构应该积极适应现代社会