建筑工程档案资料管理重要和策略探究

1、建筑工程档案资料管理重要和策略探究摘要：建筑工程中，档案资料管理是重要的组成 部分之一，同时它也是工程竣工的必备文件，对工程的建设 施工起着重要的监督指导作用。本文分析了建筑工程资料管 理特点及我国目前建筑工程资料管理现状，阐述了建筑工程 资料管理的必要性及策略。关键词：建筑工程资料；管理；重要性；研究中图分类号：tu198文献标识码：a引言建筑工程技术资料在施工建设过程中，是不可或缺的重 要资料之一，能全面的反映施工全过程，也是评定工程质量 等级的主要凭证。因此，整理一套齐全完整的技术资料十分 必要，而对资料的管理尤为重要。一、建筑工程档案的特点建筑工程档案管理所需要管理的内容包括基建文件、

2、工 程监理资料和施工资料，这些内容对于整个工程质量评定具 有重要的意义，同时对于以后建筑工程的设计和施工都有重 要的借鉴作用，其特点有：第一，单一独立性。即一个单项 工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特 点；第二，真实性。工程档案是该项工程实体的一面镜子似 的真实写照。因为工程档案资料是与该工程建设同步形成 的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实 体完全一致，单从档案资料就可以反映出工程质量标准，是 建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。二、建筑工程档案资料管理的现状分析1、建筑工程企业档案管理制度不够完善国家对于建筑工程企业档案管理方面的法律法规建设 虽然

3、取得了重大的进步，但是档案管理方面的法律法规建设 还不是很完善，还存在很多漏洞。另外，建筑工程施工企业 在自身档案管理制度建设上也存在着众多的问题，甚至在企 业档案管理制度的执行力上严重不足，严重影响着建筑工程 施工企业档案管理工作的顺利开展。2、重视力度不够2002年我国颁发实施了建设工程质量管理条例、房 屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办 法等法规条例，目的是进一步增强建筑工程施工单位对工 程施工档案资料的归档及管理。但是，由于部分档案资料管 理人员对档案资料的归纳与整理不够重视，同时建筑工程施 工单位的监管力度不够，加之施工企业的管理水平不同，导 致了在建筑工程竣工后，工

4、程档案资料不够完整，或是还没 有形成。这样不仅延误了建筑工程档案的递交，也无法很好 的反应建筑工程的施工质量。3、缺乏科学保存机制工程资料的保存问题是指当工程建设相关的资料文件 收集结束后，没有按照规范的装订和管理手段进行资料的保 存，从而导致了工程资料的混乱以及丢失等现象的发生。工 程资料本身具有较高的逻辑性与严谨性，因此，在进行工程 资料归纳存档时，也应该遵照规定，妥善保存，不能出现任 何疏漏和差错。但目前我国工程施工单位对工程资料的保存 工作并不到位，需要进行页码有序排列和装订的文件常常出 现混乱，且相关证件的原件和复印件常常放在一起进行保 存，这使得区分选取的过程变得繁琐，造成不必要的

5、麻烦。 部分施工单位甚至还出现错装和部分文件内容遗失的问题 发生，严重影响了建筑工程的正常开展，造成了巨大的经济 损失。三、加强建筑工程档案有效管理的策略1、完善工程管理制度应监督检查工程档案资料的形成、收集、整理和移交归 档工作，拟制工程档案资料管理制度标准。各单位落实上级 要求，将档案工作纳入本单位总体发展规划和年度计划，设 立专门的职能部门，强化档案管理工作的力度，将其与年底 评奖机制挂钩。并根据工程档案资料管理有关法规制度，制 定本单位工程档案资料的实施细则，用于管理档案归档工 作。与参建单位签署责任书，对工程档案归档中奖励与 处罚机制进行具体明确，使参建单位领导和技术人员重视工 程档

6、案的归档工作2、提高工程资料管理意识提高工程资料管理意识是加强建筑工程资料收集与整 理的关键所在。因此，必须切实加强工程档案资料的有关知 识及法律法规体系建设，并通过开展不同形式的宣传活动， 进一步转变人们的思想意识，逐步规范其行为，不断提高建 筑工程管理人员的档案资料意识。在建筑工程施工之前，施工单位应当加大档案资料管理 法规知识宣传力度，通过开学习班、集中教育、个别指导等 有效方式进行广泛宣传教育，积极宣传建筑工程档案资料管 理的意义与价值。同时，组织建筑施工单位档案管理人员认 真学习档案管理方面的专业知识，使其了解建筑工程档案管 理的必要性，提高他们的工程资料管理思想及意识，为提高 建筑

7、工程的质量，提升企业形象夯实基础。3、增强建筑工程企业档案管理风险防范意识建筑工程施工企业档案管理会受到多种风险的影响，为 此，建筑工程施工企业档案管理部门应该增强自身档案管理 风险防范意识，保护企业档案管理的安全性。为此，建筑工 程施工企业首先应该对企业所有档案进行清单管理、逐项整 理、逐一编目，实现建筑施工企业档案信息的有效利用和合 理控制，实现档案信息的优化配置。其次，对建筑工程施工 企业各类档案信息进行专项管理，同时对关键的档案信息进 行备份，异质保管，防止由于意外情况而导致档案信息的丢 失、损毁等。最后，改进建筑工程施工企业档案管理的编制 方法。档案管理编制方法是建筑工程施工企业进行

8、档案管理 的重要环节，采用科学的档案管理编制方法，这样才可以充 分的做好建筑工程施工企业档案管理工作。4、加强工程管理资料的分类工作由于建筑工程施工是一个系统的工程，因此，方方面面 面的文件非常繁多，因此在开展工程资料管理工作时，应尽 量细化类别，分门别类，这样有利于工程资料的收集和管理, 便于日后的查询，也可以避免文件的缺漏。对于工程资料可 按照基建文件、监理资料、施工资料和竣工图纸为区分，并 进行资料的分类存放，避免工程资料的混淆，有利于日后资 料文件的提取和工程数据的查看。此外，还应该注意工程资 料的装订工作，在获得工程资料后，应该立即着手资料的有 序整理以及装订工作，防止资料保管时出现

9、缺页、少页问题 的发生。5、完善资料后期的整理工作工程资料整理完毕并存放后，并不代表工作完成，不再 翻动。往往在工程施工过程中，由于种种问题，也需要进行 相应的查阅工程资料，或者调取使用相关的工程资料，这时, 资料管理人员应该认真记录工程资料的存放位置或去向，做 好资料收集，认真追踪工程资料的去向，并及时索回工程资 料，这一工作对于工程资料的管理具有非常重要的意义，能 够从根本上避免相关工程资料的流失问题。6、加强档案管理人才培养一方面，建筑工程施工企业应该加强档案管理人才培 养。档案管理人员应该不断加强档案管理基础工作以及专业 知识学习，包括信息技术、档案相关法律法规、档案管理学 以及计算机

10、技术的学习。另外，档案管理人才还应该转变思 想观念，树立档案管理市场意识，使得档案管理适应市场需 求。建筑工程施工企业还应该加大对于新技术的引进，从资 金、技术等各个方面做好档案管理建设，加强档案管理队伍 建设。另一方面，制定档案管理标准规范。首先，建筑工程 施工企业应该建立档案管理机构，增强员工档案管理责任意 识，强化档案管理机构的管理职能。其次，建立健全档案管 理制度体系建设，在基本管理制度体系的基础上，还应该加 强档案管理制度体系执行力，使得企业档案管理真正的做到 有法可依、有规章制度可寻，从而促进企业档案管理的科学 化。结束语综上所述，建筑工程档案是工程建设最真实的反映，是 检验工程质量的重要依据。建筑工程档案管理工作在工程建 设中发挥着重要的作用，也是加快城市现代化建设进程的重 要手段之一，故认真做好建筑工程档案管理工作非常必要。 建筑工程施工企业应该深入研究建筑工程档案管理现状，