ERP系统管理制度

1、目录1 总则22 操作规范及规定22.1 新增系统资料规定22.2 订单录入要求22.3 单据录入规定22.4 库管签章及盘点规定22.5 生产订单管理规定32.6 采购管理规定32.7 采购发票录入及付款规定32.8 销售管理规定32.9 委外加工管理规定32.10 退料业务处理32.11 操作员增加及权限规定32.12 交接工作33 附表4ERP系统管理制度1 总则为了加强友邦电气集团信息系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促使友邦电气集团信息系统工作持续健康的发展，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点，特制定本制度。2 操作规范及规定2.1新增系统资料规定2.1.1各部

2、门需要新增型号时，须填写申请确认单，注明新增型号的物品名称、型号、计量单位、库位、物品性质（自制 / 外购），经技术部门确认后，送ERP小组进行添加，禁止口头、电话等方式请求添加型号。技术部门必须在 1 小时内签字确认回复当事人，ERP小组收到技术部门确认的申请确认单后，必须在1 小时内添加到系统。2.1.2新产品开发完成投入生产后，技术部负责人须安排技术部门相关人员在下达生产订单前将产品BOM 及时准确录入系统， BOM 录入完成后，技术部主管必须确认，如果因BOM 没能及时录入系统或录入信息错误而影响生产和成本计算，可对相关责任人开出按20 元/ 次罚款单。2.1.3各部门需新增往来单位时

3、，需填写往来单位的名称、单位性质（供应商/ 客户 / 供销）、所属类型、如有其它信息请在备注中注明。送财务部门添加。禁止口头、电话等方式请求添加往来单位。财务部门收到新增单位申请单后，必须在 1 小时内添加到系统。2.2订单录入要求填制采购订单、销售订单时，必须按要求填写单据号、日期、部门、业务员，付款条件、开票日、到期日及单据分录。如果订单无需执行，必须在一个工作日内将订单关闭，如因订单没有关闭造成商品在订量数据不准确，影响生产部门生产计划，将对责任人进行5 元 / 张的罚单。填制生产预测单时，对应单位必须选择预测单位，按要求填写预计需求日期及BOM 编码。 MRP 运算结束后，必须在半小时

4、内关闭生产预测单，如因生产预测单没有及时关闭影响缺货清单，将对责任人开出10 元/ 张的罚单。2.3单据录入规定2.3.1各岗位制单人必须保证当天所有单据按要求录入系统，如未将单据及时准确录入系统，影响正常工作，一经查实将对责任当事人开出按5 元 / 次罚款单，并希望大家的监督；2.3.2当天单据必须在第二天上午10： 00前送交财务，若遇特殊情况，必须在3 日内送交财务，需写明迟交原因。自制入库单需附对应的领用出库单；样品出库单、补货单以及研发领用单需总经理签字后，方可送交财务，无领导签字，财务有权拒收。未按要求办理,将对责任当事人开出按5 元 / 张罚款单。2.3.3设有入库审批流的单据，

5、仓库收货后，必须在1 小时内审批入库单。如遇加急单据，制单人必须在半小时之内将加急单据录入系统，仓库收货后，必须在半小时内审批入库单。未按要求办理 ,将对责任当事人开出按10 元 /张罚款单。2.3.4当月入、出库单据，当月必须处理，不得以任何理由隔月处理，公司每月结帐的时间为（上月26 日 -下月 25 日），在此期间，所有出入库单据必须在每月25 日前全部录入系统；未按要求办理,将对责任当事人开出按10 元/张罚款单。2.3.5各岗位制单人，须将各自当月所有出入库单据清单汇总核对后打印，部门主管及制单人签字后，每月27 日上午10： 00 前送交财务。一旦单据清单送交财务，如有单据遗漏、错

6、误、修改等情况将对责任当事人开出5 元/张罚款单。2.3.6制作单据时，必须按要求填写统计、部门、职员、出入库类别，单据号必须按照单据号命名规则填写，一张入、出库单上，货位必须相同，未按要求填制，将对责任当事人开出按5元 / 次罚款单。2.3.7连续三个月未出错，按50-100 元奖励当事人。2.4 库管签章及盘点规定所有入、出库单据必须有库管签章，包括手工签章和系统签章，且两者签章必须是同一个人。如库管签章人员请假或外出，部门经理必须及时安排其他人员暂时接替工作。2.4.2如果需要进行物品盘点， 须填写 盘点申请单 ，经财务成本会计及总经理签字后，方可在系统中制作盘盈入库单及盘亏出库单。2.

7、4.3送交财务的盘盈入库单、盘亏出库单必须有总经理签字，无领导签字，财务有权拒收。2.4.4以上未按要求办理,将对责任当事人开出按 10元 / 张罚款单。2.5生产订单管理规定2.5.1当月下达的生产订单，生产调度人员必须在每月25 日后，两个工作日内全部关闭。2.5.2生产调度每月运行MRP 计算前，必须查看所有的出入库单据是否审批，是否存在未关闭的生产订单以及对应BOM单是否正确。2.5.3以上未按要求办理,造成系统 MRP 计算数据不准，将对责任当事人开出按10 元/ 个的罚款单。2.6采购管理规定采购材料到货后，由采购部门填写送检单送交检验部门，质检部门接到送检单后，须当天将质检报告送

8、交仓库，如当天不能完成，请注明延期原因。仓库清点数量收货后，填写实际到货数量，须当天将质检报告送交供应部。2.6.2供应部收到质检报告后，当天所有单据必须按要求录入系统，每周的采购入库单必须在下周一上午10： 00 点前送交财务。 如果制单人未将单据及时录入系统，影响正常工作， 一经查实将对责任当事人开出按10 元/ 张罚款单。2.6.3同一张物品采购入库单上，货位必须相同，未按要求填制，将对责任当事人开出按10 元 / 次罚款单。2.6.4当天采购入库单录入完毕后，须在2 小时内，将质检报告返还仓库，仓库人员必须在1 小时内确认采购入库单，进行库管签章。2.7 采购发票录入及付款规定填制采购

9、发票时，金额必须与实际发票金额一致，如果发票金额与收货金额有差异，请注明差异金额以及原因。供应部收到发票后，必须在当天按要求录入系统，每周一上午10： 00 前将上周的全部发票送交财务。在签字付款时，付款单位名称与发票单位名称一致，才能予以支付货款。2.8 销售管理规定销售人员必须按要求录入销售结算清单，如出现产品型号、发货库位错误造成库存数据不准，影响成本计算，一经查实将对责任当事人开出按10元 / 张罚款单。2.8.2送交财务的销售结算清单必须库管签字，若销售清单与系统单据金额不一致，将对责任人开出5 元 / 张的罚款单。2.8.3所有的出库清单必须在第二天上午10：00 前送交财务，财务

10、在接到销售清单后必须在2 小时内签章，并在 48 小时内开票，若财务人员未在规定时间内签章，将对财务人员开出5 元/ 张的罚款单。2.8.4累计三个月已发货未开票，除特殊情况，将对销售负责人开出每家单位50 元的罚单。2.9 委外加工管理规定2.9.1仓库人员应按采购部门对材料的外发加工收、发及时办理相关的手续，填写委托加工出入库单据，所有的材料或产品外出，必须先办理入库后出库，登记入帐。2.9.2委托加工出库单必须有采购部门签字确认方可送交财务，单据按照2.3 规定将单据送交财务。2.9.3未按以上工作要求办理 ,将对责任当事人开出按10 元 / 张罚款单。2.10 退料业务处理2.10.1

11、退回仓库的废料，相关人填制领用出库退货单，首先退回原库，然后，填制物品调拨单将废料调入废品库。2.10.2废料调拨单每月填制两次（每月10 号和 25 号），如有加急单据处理，可当天填制调拨单，按照2.3 规定将单据送交财务。2.11操作员增加及权限规定2.11.1各部门如需添加新用户，需填写增加权限申请表，由部门经理签字后，送交财务负责人签字，方可送交ERP小组进行添加。2.12 交接工作各岗位人员工作调动或者因故离职，必须将本人工作移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了的事项。3 附表表一： ERP系统各岗位操作员列表表二：

12、单据号命名规则表三：增加权限申请表表四：新增往来单位申请单表五：单据修改申请单表六：盘点申请单表一：ERP系统操作人员确定表单据类型制单人库管签章人备 注自制入库彭小梅 / 李丽红 / 张磊陈莉陈莉领用出库彭小梅 / 李丽红 / 张磊吴维国领用出库退货彭小梅 / 李丽红 / 张磊吴维国成销售销售销售内勤 / 外贸部销售销售退货销售内勤 / 外贸部品其它入库（委托加工）陈莉陈莉领用出库（委托加工）陈莉陈莉库盘盈入库陈莉盘亏出库陈莉物品调拨单陈莉物品采购采购部物品采购退货采购部其它出库陈莉自制入库陈莉王里成 / 黄文武领用出库陈莉 /彭小梅 /李丽红 /张磊徐思柏领用出库退货彭小梅 / 李丽红 / 张磊王里成零物品采购采购部物品采购退货采购部件其它入库（委托加工）陈莉王里成领用出库（委托加工）陈莉王里成库盘盈入库陈莉盘亏出库陈莉物品调拨单陈莉其它出库陈莉生产部分领用出库（注塑料）陈莉王里成领用出库退货（注塑料）陈莉生生产预测单王任海批次 MRP 计算王任海产生产订单彭小梅 / 李丽红 / 张磊套料发放彭小梅 / 李丽红 / 张磊完工登记彭小梅 / 李丽红 / 张磊表二：单据号命名规则表三：ERP用户申请确认单申请人姓名： 新增用户部门： 新增权限申请原因：启用日期年月日详细工作范围：财务负责人：部门主管：申请人：表四：新增往来单位申请单申请人姓名： 新增往来单位部门：