企业广告费用网上审批系统

1、企业广告费用网上审批系统企业广告费用网上审批系统前言广告目前已经成为企业主要的销售手段和品牌推广途径，广告费也成为企业主要的销售费用。据销售与市场杂志的统计调查，各行业平均广告费（含各种业务宣传费用）占销售收入的11，因此加强广告费的管理是企业财务管理的重要课题之一。确定合理的广告预算，能够使广告计划确保科学性、合理性，并且能够使广告计划的贯彻与执行得到强有力的保证。现代广告活动内容广泛，形式多样，构成广告费用支出的项目较多。如果没有合理的广告费用预算，必然引起开支混乱，使广告费用不能合理地分配到广告活动的各个方面、各个环节。通过广告预算，可减少浪费和不合理的支出，从而使企业的成本降低，经济效

2、益有所提高。广告预算作为对广告活动所需要费用的匡算，对广告活动具有计划上和控制上的作用。作为计划手段，广告预算是以经费形式说明广告计划；作为控制手段，广告预算在财务上决定广告计划执行的规模和进程。因此，广告预算在企业广告策划中具有以下的重要的意义和作用： 1、控制广告活动2、评估广告效果3、规划经费使用4、提高广告效率因此，广告费控制的好坏会直接影响企业的效益，甚至影响到企业的生存，因此越来越多的企业开始通过编制广告费预算来达到控制广告费开支的目的。一、企业广告费用审批现状分析1.1企业现状目前企业对于广告费用预算和管理的方式，总结如下： 1、广告预算管理停留在手工填制EXCEL报表的阶段，不

3、便于公司管理及各部门之间进行有效管理；2、广告费用报销为员工手工填单，经多级领导审批后提交财务，由财务人员手工录入凭证；3、广告费用预算和广告费用报销基本没有关联（或关联监控困难），费用控制缺乏管理（预算）依据；4、广告费用报销时常处于等候审批状态，周期长，效率低，员工满意度不高；5、财务人员手工录入费用凭证工作量太大，而且重复劳动，无法将有效的时间投入到财务管理中去；6、领导决策分析时很难通过系统及时提取到相关数据，影响公司年度预算编制及实际监控。1.2存在典型问题对于企业广告所产生的各种费用（广告媒体费、广告设计制作费、广告调查研究费和广告部门行政费用等），每个企业的愿景就是能达到事前预测

4、、事中控制、事后跟踪和效益分析。通常企业在广告费用管理过程中会面临很多问题，如：1、 每年广告预算编织的依据是什么（一些基础的消费数据、行业数据、背景数据、媒介数据收集比较难）？2、公司全年广告预算执行率？执行进度？差异原因？ 3、广告预算比例如何分配（如：按市场区域分配、按产品类别分配等等）？4、哪个部门（环节）的广告预算执行问题最大？绩效评估依据？ 5、广告费用审批需要多长时间？领导审批的依据是什么？拍脑袋？感觉？ 6、大额广告费用支付多级审批流程应该怎么处理？7、远程广告费用审批怎么办理？8、核算型财务如何向管理型财务转变？二、企业广告费用网上审批系统建设的必要性国内企业广告预算编制主要

5、是根据预算编制者的经验和直觉，对报告期的广告费用进行任意增减作为计划期广告费用预算。这种方法不依据客观数字，主要凭经验和推测，有主观任意性，容易产生偏差。把有关市场数据模式化，这是国外最成熟的做法，但数据需及时而且齐备，国内只有少数的专业广告商和品牌企业能短时间内做到，而且仅限于个别行业和个别企业。因为在目前的这种现状下，一些基础的消费数据、行业数据、背景数据、媒介数据还比较难收集。在国内，如果想在当年底就拿到当年的统计年鉴，那几乎是不可能的。就是深圳、广州、上海、北京等一线发达城市，也要到第二年的上半年才能拿到，更别说某些基础的消费环境数据和消费习性数据。在广告策划中，广告预算限制广告策划人

6、能做什么，要求以尽可能少的经费达到尽可能好的广告效果。确定广告预算，是广告策划的重要内容，不仅直接影响到广告活动的效益，而且影响到企业整体效益。企业广告费用网上审批系统是根据企业全年计划和销售总额以及上一年度的广告预算执行情况制定各个项目的预算，包括预算编制、预算调整和预算分析，以及广告执行过程中的项目立项、采购订单、收货信息和采购订单，同时生成各种报表以满足市场部门和财务部门对不同层面数据的统计查询要求。建立起一套科学完整规范的体系，才能使企业取得经济效益、管理效益，才能发挥广告费用预算管理的应有功效。企业广告费用网上审批系统对国内的企业起到引导及咨询作用，从而为国内企业在广告费用预算和执行

7、时提供及时的、有效的、可靠数据来源，合理制定企业的广告预算。三、企业广告费用网上审批系统的架构及运作3.1系统架构企业广告费用网上审批系统是基于ASP.Net开发设计的一套工作流引擎，系统所有配置都在WEB界面操作完成，便于系统维护和扩展。系统体系结构, 主要分为三部分：1、用户界面采用HTML和DHTML技术 ,用户通过IE浏览器以WEB形式进行操作。2、商业逻辑层包括ASP.Net开发的工作流引擎，使用工作流引擎可以做到在网上传送电子表单，实现业务流程电子化，提升企业的管理，提高工作效率，同时它还使数据的共享与再利用变得更方便，实现业务处理的效率分析，为企业流程改进提供依据。工作流不仅使工

8、作流自动化变成可能，而且使它变得更加方便。3、数据服务层包括工作流定义数据库，工作流实例数据库和用户应用数据库。3.2工作流软件市场发展现状如果将中国工作流软件市场划分为导入期、成长期、成熟期、衰退期四个阶段的话，目前，中国工作流软件市场正处于成长后期。导入期：2002年以前，这是中国工作流软件市场的导入期。这个时期的重要特点是，工作流软件的概念刚刚被引入，用户对工作流的理念并不认知，国内厂商尤其是ISV和SI对工作流软件也没有深入认识。他们还没有意识到工作流软件能为自己的解决方案带来什么作用，也没有意识到这部分软件其实可以独立化。这一个阶段的应用主要集中在OA系统中，也即是所谓的办公自动化领

9、域。公文流程系统是工作流的主要应用范围。 成长期：这是中国工作流软件市场的成长期。这个时期的重要重点有：独立的、专业的工作流软件提供商开始在中国出现，ISV/SI也开始认识到工作流的作用，并且OA、ERP、CRM、SCM等很多企业的解决方案开始尝试构筑在工作流软件之上，有些厂商开始自己尝试推出工作流软件。在这一个时期，用户对工作流的认知出现了很大的变化，电信、政府、银行等行业中的一些高端客户开始接受工作流软件，甚至会单独采购工作流软件。但对于大多数用户而言，仍然并不知道工作流软件。成熟期：2009年以后。这是中国工作流软件市场的成熟和转型期。这个时期将会呈现的重要特点有：大型的ISV/SI已将

10、工作流软件作为自己应用软件和解决方案的一个不可分割的重要组成部分。通过自主研发、收购、借鉴开源软件等方式，主流的ISV/SI都将在这个阶段拥有自己的、非常成熟的工作流软件。同时，独立的工作流软件提供商日益感受到综合应用软件提供商的竞争压力，其生存空间变小。很多独立的工作流软件被应用软件提供商所收购。在这一个阶段，用户将会意识到，大型的企业级应用都应该基于工作流软件。未来几年中，随着大型的ISV/SI们更多地将工作流软件整合进入到ERP、CRM、SCM、BPM、OA、EAI等应用系统与解决方案中，并逐渐成为系统中的一个不可分割的重要组成部分，工作流软件市场将逐渐进入成熟期。 与此同时，预计一部分

11、独立的工作流软件将被其他的应用软件提供商所收购。在这一个阶段，用户将会意识到，大型的企业级应用都应该融入成熟的工作流软件模块与相关的理念。同时，另外一部分独立的工作流软件开发商也有可能将自身优势独立地发挥到相应的应用软件中（比如BPM、EAI、ERP、SCM、CRM等），并继续取得生存空间。从需求变化来看，更多用户开始更清楚在中间件层次上的工作流管理与应用需求，以及在应用层面上的工作流软件需求，需求逐渐呈现出全面释放的局面。从质量要求来看，未来的工作流软件要具备支持企业应用集成方面的能力，并为企业业务过程管理提供分析能力，达到专业化、可视化、易用化、标准化与高度的集成化。另一个新现象是，利用工

12、作流软件来支撑业务流程重组或业务流程优化成为一些企业应用工作流软件的源动力。例如，在电信行业，这个案例就越来越多。同时，工作流也在企业应用集成（EAI）中，发挥着越来越重要的作用。很多用户在做信息系统的整合时，都将工作流软件作为一个非常重要的工具。这在政府行业表现尤其明显，尤其是对于一些政府公共服务平台项目。计世资讯（CCW Research）研究认为，中国工作流软件市场未来的发展速度仍将保持较快的水平。预计2007的市场规模将达到2.95亿元，比2006年增长38%。到2010年，市场规模将达到5.77亿元，复合增长率为31%。3.3工作流产品市场竞争力1、提高企业内部流程运行速度和效率，降

13、低企业管理成本2、不断改善、重组、流程优化，提升核心竞争力 3、随时掌握业务情况和业务流程处理效率，实现实时的管理监控4、轻松解决时间、空间、工作交接的问题，将精力集中到关键业务上 5、无需进行工作流程的培训、平滑实现工作流程变更6、轻松实现远程和移动办公，实现事务处理“零响应”3.4开发环境1、操作系统：1、Windows 2003 Server + SP2；2、开发语言ASP.Net,C#；3、数据库SQL Server2005 + MDAC2.8；4、MS Internet Explorer6.0及以上版本。3.5工作流定义3.5.1名称解释流程：为了实现一个目标，由二个或二个以上的人共

14、同参与的串行或并行处理过程。节点：参与流程审批的环节，在一个流程中必须包含开始节点和结束节点。节点连线：两个节点之间的连线，可以设置不同的流转条件。处理者：节点的审批人或角色。处理动作：审批人的处理动作，是同意、退回、拒绝等。3.5.2数据库E-R图工作流定义数据表E-R图工作流实例数据表E-R图用户、组织和角色E-R图3.5.3流程设置一个流程对应一个表单，一个表单根据不同审批节点显示不同模块。设置流程权限，对表单启动权限，对流程发起的任务只读，删除和跟踪权限。3.5.4节点显示1、新增流程，默认生成开始和结束节点；2、开始节点不能删除，并且与其他节点联系；3、结束节点不能更新、删除和连线；

15、4、一个流程对应有多个审批节点、一个开始节点和结束节点。3.5.5节点设置1、设置节点的处理者，处理者类型分四种：用户、提交者的领导、角色和提交者。2、工作流引擎支持五种处理动作：保存、提交、同意、返回和拒绝；保存：保存表单内容，不提交到下个环节；提交：提交表单到下一个环节审批；同意：审批同意，流转下一个环节；返回：流程返回到申请人；拒绝：流程决绝，取消任务。3.5.6节点连线1、设置流程流转的条件；2、本系统根据审批级别的权限，设定流程流转条件。3.6工作流实例3.6.1填写表单3.6.2我提交的任务显示当前登录者提交的或保存的所有文件。3.6.3待处理任务显示当前登录用户所有待处理的任务。

16、3.6.4任务跟踪显示当前登录用户有权限查看的所有任务。3.6.5处理过程显示流程处理的过程，包括处理人、到达时间和处理时间。3.6.6系统日志对于一个成熟的软件产品，系统日志是非常重要的，便于管理员查询和分析系统哪个模块在某段时间内操作比较平凡，也便于管理整个系统。只有管理员才有权限查看系统日志，系统日志记录用户登录系统、退出系统、提交表单和处理表单过程等。3.7企业广告费需求分析企业广告费用管理涉及到预算的编制、调整和执行以及最后的费用跟踪报表。由于传统手工方式预算的编制均是在EXCEL文件中进行，所以导致在实际费用管理过程中和预算脱节，对于费用使用者只能通过打电话询问财务的方式去确认是不

17、是还有预算可用，浪费了大量的时间和人力；而到最后的预算执行跟踪时，所有部门的预算使用情况也只能通过询问财务去获知。所以财务部对于费用成本这一块存在一个非常大的人力浪费。随着公司规模的不断扩大，传统的手工的预算编制和费用管理方式已经不适应公司的发展。企业广告费用网上审批系统包含预算管理系统，既能够改变以前传统的在费用发生后，财务做凭证扣减预算的时候分析管理模式，真正实现事前申请、事中控制的新的预算管理模式，又能保障费用的合理、正确、全面的管理，使得企业各方面的成本能尽量压缩，还能保证整个企业的正常运转。企业广告费用网上审批系统是建立在基于Web体系之上的企业费用预算管理系统解决方案。通过这个先进

18、的解决方案，可以将企业的所有费用进行系统化、流程化的管理，从而根本上实现提高工作效率、优化费用审批环节和加强费用（含预算）管理等目标。系统提供预算锁定功能，以保障在审批流程中的费用能够得以正常发生，并即时为决策者提供审批信息，同时，在费用发生前可通过费用申请进行多级工作流审批，并开始扣减预算，从而改变了以前传统的在费用发生后财务做凭证的时候才扣减预算的事后分析管理模式，真正实现了事前申请、事中控制的新的预算绩效管理模式，不仅仅是为企业预算管理提供了充分合理的管理依据，而且通过新的预算管理模式为各个部门引入了责任中心的概念，使各级管理人员均可随时掌控预算执行进度，及时调整经营策略，为各个部门甚至

19、人员的绩效考核提供了依据，使企业以预算为绩效考核依据的全新管理模式得以实施。3.7.1系统核心功能预算管理l预算编制：“新增”预算（按年度+项目总监编制预算金额）l预算调整：“增加”、“删除”、“取消” 预算（保留历史记录）l预算分析：多条件组合查询预算执行跟踪报表费用管理l费用申请：所有需要支出的费用都需要预先进行申请。在费用发生前可通过工作流进行申请，使费用合理化，并在此即扣减预算，在费用发生后报销时，直接扣减预算。3.7.2总体结构3.7.3业务描述项目预算：按照年份和项目总监设定预算金额，在项目执行过程中可以调整预算金额；项目立项：每个项目立项（PE）对应多个子项目(SubPE)，所有

20、子项目的金额合计不能超出项目本年度的预算；采购订单：每个采购订单（PO）对应一个子项目(SubPE)，一个采购订单对应多次付款，付款金额合计不能超出所选择的子项目的金额；收货信息：每个收货信息（GRN）隶属于一个订单中的付款，收货金额必须等于订单对应的付款金额付款申请：每个付款申请（PR）对应一个采购订单中的一次付款，同时也对应一个收货信息（GRN），本次付款金额必须等于采购订单中的一次付款金额。业务数据库E-R图业务表E-R图审批级别项目经理审批权限小于等于1000元；项目总监审批权限小于等于2000元；市场部副总审批权限小于等于5000元；总经理审批权限小于等于

21、10000元；项目预算根据预算年份和项目总监设定预算金额，默认剩余预算等于预算金额，在项目执行过程中系统自动扣减预算。出纳权限调整预算金额，并且系统自动记录调整的历史记录。项目立项流程图：流程描述：节点名称说明申请人项目经理发起项目立项项目总监项目总监审批，如果项目总额超过审批权限，流程流转到市场部副总审批，否则流程结束市场部副总市场部副总审批完成，流程结束表单：1、 系统自动带出项目总预算、剩余预算和项目总监；2、 系统自动生成项目编号；3、 项目总金额等于各子项目预算之和，并且项目总金额不能大于剩余预算；采购订单流程图：流程描述：节点名称说明申请人

22、项目成员发起采购订单项目经理项目经理审批，如果采购总额超过审批权限，流程流转到项目总监审批，否则流程结束项目总监项目总监审批，如果采购总额超过审批权限，流程流转到市场部副总审批，否则流程结束市场部副总市场部副总审批，如果采购总额超过审批权限，流程流转到总经理审批，否则流程结束总经理总经理审批完成，流程结束表单：1、 申请人只能选择本项目组的子项目；并且一个采购订单只能选择一个子项目；2、 采购总金额等于小计之和，并且采购总金额不能大于剩余子项目；3、 付款金额合计等于采购总金额；收货信息 流程图：流程描述：节点名称说明申请人项目成员发起收货信息项目经理项目经理审批通过，流程结束表

23、单：1、 申请人只能选择本项目组的采购订单；并且一个收货信息只能选择一个采购订单；2、 收货金额等于采购总额；付款申请流程图：流程描述：节点名称说明申请人项目成员发起采购订单项目经理项目经理审批，如果付款金额超过审批权限，流程流转到项目总监审批，否则流转到出纳付款项目总监项目总监审批，如果付款金额超过审批权限，流程流转到市场部副总审批，否则流转到出纳付款市场部副总市场部副总审批，如果付款金额超过审批权限，流程流转到总经理审批，否则流转到出纳付款总经理总经理审批完成，流转到出纳付款出纳出纳付款完毕，流程介绍表单：1、 一个付款申请对应一个采购订单和一个收货信息；2、 付款金额、付款

24、方式、银行账号和付款银行必须填写。3.7.4业务报表分析预算跟踪表根据预算年份和项目总监查询项目预算对应项目金额、采购金额、付款金额以及剩余预算情况，便于领导及时调整项目预算和编制下一年度的项目预算。项目跟踪表根据子项目编号和项目类型，查询项目详细进展情况。四、企业广告费用网上审批系统建设中的问题及相应对策针对企业内部已存在的多套系统（如：供应商管理系统、合同管理系统、财务ERP系统、人事管理系统等），每个系统都具有自己的身份验证机制，这样势必造成：生活中的一位用户，对应每套系统都有一个用户帐号和密码，如果要登录某个系统，必须通过该系统身份验证，验证通过后才能访问该

25、系统；即使用户在所有系统上使用同样的用户名和密码，虽然可以在避免用户名和密码忘记和混淆方面有一定的作用，但是用户在某一段时间访问多个系统或在不同系统间跳转时，还是需要用户登录后，才能以有效的身份访问系统。这样不仅给用户带来了不便，而且系统为登录付出了性能的代价。企业广告费用网上审批系统将实现单点登录SSO（Single Sign On）功能，把企业所有系统登录功能集成起来，只需要在一个系统上登录成功，就可以访问其他系统，并且不需要再次登录。不仅在用户体验方面有所提高，同时也能实现统一帐号管理，减少了管理员在各个系统中新增、更新和删除帐号不同步问题，更重要的是降低了安全的风险和管理的消耗。企业广告费用网上审批系统对用户的计算机能力要求低：提供错误自动处理和自动通知功能，能够自动地检查并定位提交数据的错误，并自动通知提交人。提供各种统计报表及报表管理，并且模块权限管理功能和系统日志功能。结束语财务部门u1、提高了广告预算编制效率，合理的预算方案提高了预算可执行性，降低了预算编制成本（时间、费用）；u2、有效的预算控制手段，能降低公司成本费用，提高公司资金使用效率；u3、预算统计分析简便，提高了公司经营状况、损益等财务数据分析能力