公司费用管理实施细则及指引

1、XXXXXX公司文件 XXXX发2010 号 签发人： XXXXXX公司费用管理实施细则及指引第一章 总则第一条 为规范XXXXXX费用开支和报销的管理和控制，明确各费用财务结算审批流程及管理责任，指引XX公司各相关人员日常费用报销及结算程序，根据XX公司财务审批及报销制度的相关原则和规范制订本细则。第二条 本规范适用于XXXX公司各部门、各工厂及模块，本文所称“部门”为XXXX公司下属各部门及工厂。第二章 费用开支管理细则第三条 费用类别和开支标准本文所指费用包括：办公费、邮政通讯费、差旅费、汽车费、业务招待费等五项费用、专项费用、会务交流费、文化建设费、教育培训费等管理类费用，也包含工厂管

2、理中上述费用项目，但不含工厂生产中的折旧、摊销、物料消耗、委外加工等成本费用。上述费用定义及分类按采购中心统一的规范标准为基础，相关管理原则以采购中心财务审批及报销制度中的相关原则为基准，五项费用开支标准以采购中心统一标准为上限，各部门在日常业务中须严格执行厉行节俭的管理原则。第四条 费用开支报销基本程序1、事前申请的原则因公出差，出差人必须提交出差申请；各部门或工厂开展团队文化建设及培训需事先向管理部申报；因公需要开展业务招待，主管及以下人员单次开支超过500元、主管以上人员单次开支超过1000元的活动，须事前申请、经财务部或总经理审批后方能开支费用，未经审批不得报销费用，各部门需严格按照此

3、标准进行事前申请，每次超过此标准的费用开支均需单独申请，费用申请以书面形式，需经部门负责人或厂长签字，报销时附在报销单后。申请格式见附件。2、报销程序各项费用的开支报销必须在规定时间范围内相应程序后方能报销：经审批过的预算内五项费用经部门审核、财务部审核或总经理审批后报销结算（具体审批流程按照钢配公司分权手册中规定执行，下同），对专项旅游费用、教育培训费、两节（中秋和春节）费用和重要公关活动等特殊费用必须执行先提交活动方案后开展活动的原则。对于未按规定审批程序、或超出报账时间、或没有经过相关人员审批以及超出预算标准的费用开支财务部不予受理。报账人及相关审批人必须对费用发生的真实性负责并承担相应

4、责任，对于因虚报、多报，财务部有权追溯相关责任人并给予费用额的双倍处罚，情节严重将按公司有关制度提请相应处理等。第五条 业务招待费开支管理 1、单据填写规范（1）单据要求：填写“费用支出报销单”,业务经办人完整填写单据内容，其中“单位”栏填写部门名称和模块名称，如需用此笔报销费用还前期借款，需填写“还借款金额”一栏。填写不规范的单据，财务将予以退回、不予报销。报销时，后附审批过的费用支出报销明细表。（2）书写要求：填报日期为填单日期，“支出事由”栏写清报销何月何种费用，“核准单据金额”栏的大写金额填写应规范书写，如1200元，应书写为：零万壹仟贰佰零元零分。大写金额正确写法：壹、贰、叁、肆、伍

5、、陆、柒、捌、玖、拾。空白金额处以“零”或填写。付款申请单不得涂改，填写错误，需重新填写。2、费用发票和附件要求（1）无论是机打发票还是手工发票，发票信息必须完整，包括消费场所名称、发票日期、消费内容及该消费场所的印鉴（包括公章、财务章或发票专用章）；同时，报销人需要在每张发票后面签自己的名字和日期，不符合要求的发票，财务不予报销。（2）附件要求：报销业务招待费需附有业务招待费开支明细表，使用A4纸打印。开支明细表中必须写清业务费发生的具体时间、地点、金额和会餐人员，不得模糊填写场所所属区域名称和夹带零散的发票，否则不予报销。所用的发票与开支明细表中所列的发生费用地点的名称及用途必须一致，否则

6、不予报销。（3）发票粘贴要求：粘贴顺序必须与附件中的开支明细表中所列的内容顺序一致，粘贴的票据不得超出报销单所覆盖的范围，超出部分需折叠整齐。3、费用开支标准（1）单笔业务招待费在标准内进行开支，超支自理，另外财务部根据费用控制原则进行月度、年度控制，超过报销原则的部分财务部不予报销。具体开支标准见业务招待费开支标准一栏表。（2）对于为了维持对外关系而赠送礼品、开展活动的业务费，预算内的费用必须在开支前做书面申请、经部门负责人审核，超出标准的费用在开支之前还必须报财务部或总经理审核，预算范围意外的费用须经总经理审批。4、报账时间业务招待费于开支后10日内报销，申请报销的时间按财务接收单据的时间

7、为准（下同），超过报销时间的，财务部不予报销。第六条 差旅费管理要求1、单据填写规范（1）单据要求：使用“差旅费报销单”，出差前无申请借款的，完整填写报销单上除“还借款金额”外的所有项目；若出差前有申请借款，则需用此笔费用冲借支、并在报销单中“还借款金额”栏位上填写还款金额；所报销费用不够冲借支，则需在报销差旅费时、用现金归还剩余的借款。 （2）书写要求：填报日期为填单日期，“支出事由”栏写清报销何月何种费用，“核准单据金额”栏的大写金额填写应规范书写。付款申请单不得涂改，填写错误，需重新填写。（3）经理级以下（不含经理级）人员出差，从办公室来回广州机场之间一律不得叫车，可乘坐机场大巴或者从公

8、司打车到广州南站，再乘坐地铁来往机场。经理级以下员工若三人或三人以上一同前往机场，可以叫车前往。2、费用发票和附件要求(1）附件要求：报销单后需附已有相应人员审批通过的出差申请（MIP流程）；出差期间发生的费用，需要填写差旅费报销清单。清单格式见附件。3、关于开支标准（1）主管级（含）以下员工原则上不得乘坐飞机，若确实因业务紧急必须乘坐飞机，须经财务审核后方能乘坐飞机，否则只能按乘机费用总额的60%报销，经理级（含）以上人员出差可乘坐飞机。（2）开支标准：对于国内差旅费的开支标准详细要求见国内差旅费开支标准。该标准为最高标准，出差人员外出时必须厉行节约，严谨铺张浪费。原则上出差期间不得宴请或招

9、待，若确实有需要，必须在出差前按照业务费的管理原则进行事前申请，未申请或申请未通过不得开支业务费。附件中差旅费开支标准为最高标准，符合标准的长途费可据实报销，住宿费、市内交通及伙食费在标准范围内按实际金额报销，实际未开支不得另行报销补贴。4、关于报账时间（1）出差返回后的10日内（节假日顺延，下同）,报销出差期间发生的所有费用。申请报销的时间按财务接收单据的时间为准（下同），超过报销时间的，财务部不予报销。（2）对公司给予的定额交通费补助，当年的补助须在次年2月份之前填单报销，逾期不得开支。第七条 办公费管理要求1、关于单据填写及附件要求：（1）使用“费用支出报销单”，单据填写规范与业务招待费

10、单据规范相同；（2）对于100元以内（含100元）的零星费用，如果无法提供正规发票，必须提供“加盖购买办公用品店印章”的收据，超过100元办公费用必须严格按要求提供相应的发票，否则不予报销；（4）各部门不得自行购买办公用品。无申请单，不予报销。2、开支注意事项：（1）办公文具指办公用的计算器、笔、订书机、起钉器、笔座、订书针、回形针、文件袋、便笺、信封等，按每月度人均10元标准预算，各部门在每月度预算总额内控制开支。（2）办公用品的购买和发放统一由管理部负责，若因特殊需求需单独购买、则必须在购买前经管理部审批，其中IT资产的购买和发放需要通过运营管理部IT的审批，包括异地办公人员。（3）未做事

11、前申请审批而私自购买的办公用品的一律不得开支报销；否则，一经发现，视情况按报销金额的25倍处罚。3、关于报账时间：费用开支后的10日内报销。申请报销的时间按财务接收单据的时间为准（下同），超过报销时间的，财务部不予报销。第八条 邮政电讯费管理要求1、关于单据填写及附件要求：（1）使用“费用支出报销单”，单据填写规范与业务招待费的要求相同。（2）若已申请电话费定额补助，则以实际发生、且在补助额度内的金额为上限。若已加入商务网，则在报销时必须使用本人的电话费发票，不得使用他人电话费发票；非商务网的报销，必须使用移动、联通、电信开具的正规发票。（3）对于打印发票有时间限制的员工,必须及时取得相关电话

12、费发票，若不能提供相应发票，则不予报销。2、关于开支注意事项及报账时间：（1）对公司给予的定额补助，可以按月度、季度或年度报销（下同）。当年的补助须在次年2月份之前填单报销，逾期不得开支报销；填写报销单时，不得出现“补贴或补助”字样、只需填写“XX月XX费用”即可，否则退回。（2）非定额补助的费用开支后的一周内报销。（3）办公电话严禁私用，一经发现，将按照公司有关规定对相关人员进行处罚。第九条 汽车费管理要求1、关于单据填写及附件要求（1）对于支付给车队的车费，填写“付款申请单”。（2）所附发票必须是汽车类别的发票，如油费或路桥费等发票。（3）业务用车申请暨收费单：遵循谁用车谁申请，不得代替申

13、请；若涉及多人一起用车，用A4纸打印列明所有用车人姓名及使用事由；目的地要写清具体地点，不得模糊不清，否则不予报销。2、开支注意事项（1）对于因公外出派车的汽车费，各部门必须按照我司与车队签的协议进行详细审核，包括时间、车费计算、票据的规范性等；若车队计算错误、则须退单或扣除相应多报金额，并由各部门直接与车队进行确认、在付款单上签字；若部门已认可的费用中仍出现应扣未扣的费用，则多出的费用由各部门自行承担,并于收到财务通知的2日内交财务部。（2）禁止以公司名义派车办理私人事务，一经发现处以当次汽车费用两倍金额的罚款，且罚款在处罚通知发出后的2日内交财务部，否则按4倍处罚。（3）对于已申请定额私车

14、补助或驻外补贴的人员，不得从车队派车，否则视情况处以报销金额的35倍罚款；几人一同外出，若其中有一人已经有私车补助，不得从车队派车，否则一经发现，处以报销金额的520倍处罚；已经有私车补助的人员，不得以其他人员名义派车，否则一经发现，处以报销金额的1020倍处罚；对已申请定额私车补助的人员，车队必须拒载该人员，否则对车队处以报销金额5-10倍的处罚。（4）在“办公地及其周边地区”内出差时，若已经有私车补贴或驻外补贴，不得另行派车。“办公地及其周边地区”指以办公所在地为中心周边200公里以内的范围。3、关于报账时间（1）车队的费用按月结算。（2）定额汽车费补助，当年的补助须在次年1月份之前填单报

15、销，逾期不得开支。第十条 对专项旅游费用的要求1、单据填写及附件要求专项费用单据填写及要求和业务招待费一致（报销时必须注明此费用列入专项费用），报销或借款开支时必须附上经过申报或审批的开支报告，否则财务部不予受理。2、开支标准：预算内的专项费用申请后在年度预算标准内开支，预算外的专项费用必须在事前进行审批，超标的专项费用或不经过审批的预算外专项费用，财务部不予报销。禁止各部门挪用专项费用预算额度报销部门五项费用。3、报账时间：开支后一周内报销。第十一条 团队文化建设费、培训费、会务交流等费用要求各部门和工厂若需开展团队建设、外出培训交流、或开展会务活动，必须进行事前申请，由管理部和财务进行审核

16、及备案，各部门和各工厂不得以团队建设和培训交流等名目组织旅游等，也不得通过制造费用开支上述费用。第三章 费用报销指引第十二条 费用审批及报销程序（一）、出差事前申请制度公司各级员工出差，当日不能往返地区前，需在MIP上提交“出差审批表”，按照公司规定的程序审批，所有出差均须报管理部备案。当时外出时，需在综合管理员处登记备案。出差审批人对出差人的出差必要性进行审核，并根据出差人具体出差地点、出差时间和差旅费开支标准审核出差费用。出差人因特殊原因未能事前书面申请的，应于回公司后三天内补办出差审批手续。没有经过审批的“出差审批表”，财务部不予办理借款和报销。若在出差期间，需要开支业务招待，出差前也需

17、要提交书面业务招待申请，与业务招待费的要求一致。（二）、费用审批、报销流程1、预算标准内五项费用审批、报销流程报销人申请部门经理或主管（以下统称主管）复核部门负责人审核财务部审核总经理审批（按照公司分权手册要求，下同）报销2、预算内超标准五项费用审批、报销流程超出标准的五项费用开支，必须在事前进行申请，未得到审批的超标准开支，财务严格按标准控制开支额度，各类费用开支额度按采购中心统一标准执行。3、预算内的专项费用开支前必须先办理申报手续，经审批后方可开支、同时纳入年度预算范围之内。 超预算和预算外专项费用支出必须先办理预算申请并获批准后才能开支和报销。4、若费用由不同部门承担，需在单据中明确注

18、明各承担的金额并经相关负责人签字确认，可附相关附件加以说明。第十三条 票据的具体要求（一）、票据要求1、费用支出取得的原始凭证，必须合规合法，必须是国家财税部门认可的发票或收据，收取票据时应仔细辨认真假，发现假票据应拒付或要求退款；2、费用支出取得的原始凭证，其内容必须完整，票据内容（如发生日期、摘要、数量、单价、收款单位、经办人等）应按要求如实填写完整，有收款(开票)单位盖章，大小写金额必须一致。（二）、票据张贴要求1、报账人报销差旅费时，填写“差旅费报销单”，报销其他四项费用和专项费用时，填写“费用支出报销单”，支付款项给外单位时，填写“付款申请单”。2、票据必须分类粘贴，不得混贴；粘贴的

19、票据必须整洁、平整、规范，以左上角为准，向右、向下厚度均匀；粘贴的票据不得超出报销单所覆盖的范围，超出部分需裁减或折叠整齐；票据粘贴只许用胶水，不得使用别针和回旋针，若附件超厚则使用燕尾夹，以确保附件资料传递中不遗失。各类单据后所附的自制附件，原则上均使用A4纸张打印，若涉及到非定额的说明，则需要相关人员详细说明及手工签字。业务招待费等开支说明附件，报销审批后需取出单独保存，财务人员必须保存完善不得对不相关人员泄露相关信息。第十四条 关于异地工厂外出用车管理对于异地工厂，因公外出，车费报销标准参照本部相同距离的标准报销。已有私车补贴或驻外补贴的人员不得再申请报销车费，若有车补或驻外补贴的人与其

20、他人员一同外出，也不得另行报销车费。非特殊重大紧急情况，在芜湖和合肥之间出差时，不得单独派车、只能乘坐巴士。非特殊紧急情况，经理级以下人员出差芜湖与合肥，南京机场及芜湖也不得单独派车、只能乘坐长途巴士或机场巴士。若因特殊情况，事前必须按相应的审批流程进行申请，未申请不得报销相应费用。对因公外出需去事业部或外协厂等市区一定范围的业务，可按附件的标准报销汽车费，外出前必须在综合管理处备案登记，作为报销费用的参考标准，没有登记备案的外出，不得报销车费。第十五条 各类费用补贴的报销程序各部门和各工厂人员，若因公需申请定额补贴或驻外补贴，则必须按部门统一向管理部申请，经相应审批后方可报销。固定的费用补贴

21、可按月或季度报销，当年的补贴必须在每年12月25日前报销，但不得提前报销。报销时，对单据的规范要求如上述五项费用，填单时按相应规定格式。已经申请定额补贴的人员，不得再另行报销相应的费用项目。第十六条 各部门费用控制的原则和考核各部门在业务开展过程中，须厉行节约，严禁铺张浪费。各部门费用支出应严格控制在年度预算标准和月度分解预算标准内，其中五项费用中的差旅费、办公费、邮政电话费和汽车使用费四项费用预算可相互调剂，实行总额控制，业务招待费、专项旅游费用、培训费、会务交流费、文化建设费等费用实行单项控制，超出部分财务部不予报销。第四章 附则第十七条 本文件由XX公司财务部负责制订、修订并解释。第十八

22、条 本制度自正式下发日起执行。附：国内差旅费开支标准短途交通补助业务费申请表差旅费报销清单专项费用开支预算申报（请）单费用开支报销明细表国内差旅费开支标准（单位：元/人、天）出差人员类别出差地点住宿费用标准伙食费标准市内交通标准长途交通凭票报销普通员工HF基地2506040可乘坐汽车、火车硬座或硬卧，出差前必须提交出差申请流程WH基地2506040其他地点2506040区外周边地区当日往返误午餐时可补2080（广州，中山）、200（深圳等较远地区）、150（珠海等地区）本镇外顺德区内范围按采购中心统一标准本镇内范围见本附件短途交通补助部门负责人及模块负责人HF基地35060 40可乘坐飞机WH

23、基地3506040其他地点3506040区外周边地区、区内、镇内当日往返参照普通员工标准总经理按采购中心标准执行说明：1、以上标准出发地点均为顺德本部。2、以上标准均为最高标准，超出标准部分，一律不得报销。3、出差时间大于15天（包含15天），费用报销不按照差旅费报销标准进行报销，按照驻外补助标准进行报销，每月1300元驻外补助（包括驻外期间发生的交通费、住宿费和餐费）和每月200元电话费。4、出差期间，若发生业务费，当天伙食费一律不得报销；标准之内的费用，实行实报实销政策，未发生费用不得报销伙食费和交通费。5、从顺德本部之外的异地基地出差去其他地方（不包含回顺德本部），费用标准参照从顺德本部

24、出发的费用标准，但从异地办公地点往返于车站之间一律不得打车前往。6、已经有交通补助或者汽车补助的人员，发生的交通费，不得享受本表中的交通补助。7、经理级（含）及以下员工多人一同前往，若均为同性，按照规定安排两人一间或者三人一间的标准房间进行住宿，住宿费用不得超过住宿费标准的最高标准8、出差人当日往返，若不误餐不享受伙食费定额补助9、 出差天数计算方法：出发当天和返回当天都计算在内，但住宿费按每天实际发生的住宿费用标准内进行报销。10、顺德本部往返广州白云机场，经理级（不含经理级）及以下员工不得叫车前往，可以乘坐机场大巴或打车到广州南站后，乘地铁前往机场，但经理级以下员工三人及三人以上一同前往机

25、场，可以叫车前往。附件2：短途交通补助出发地事业部目的地位置/两地之间的大概距离公司补助标准（往返金额/元）顺德工厂厨房厨卫、饮水机4.0KM10微波电器5.0KM14电饭煲0.5KM可步行威灵电子、威灵电机、威灵洗涤3.2KM8奥本4.8KM10北滘镇区4.0KM8微波电器（马龙基地）9.8KM20合肥工厂洗衣机事业部15.0KM35冰箱事业部3.0KM10万添加工仓、545仓库8.0KM25安徽宝钢29.0KM80马钢、美芝21.0KM40芜湖工厂芜湖美的厨卫事业部35.0KM80芜湖中利6.7KM25马钢14.0KM35进峰、顺兰、联丰5.4KM18威仕科、德康3.0KM14威灵电机8.0KM20说明：1、 前往各个事业部办理业务，必须在综合管理处进行登记，登记时要写清前往事业部办理何种业务，若无登记记录或事由不清楚，一律不予报销短途交通费。2、 前往事业部，多人一同前往，若同行人员中均没有汽车费补助，按照多人补助的合计数的80%进行报销；若同行人员中有汽车费补助的人员，则均不予报销交通补助。3、 办公地点