人力资源工作实操学习笔记之6：考勤管理

1、考 勤 管 理1、 考勤管理工作流程：准备工作、出勤记录、请假审批、休假安排、汇总核实、资料存档、结束工作。 1、准备工作：考勤制度准备、考勤设备准备、考勤管理人员准备等。 2、出勤记录：真实记录员工上下班的作息时间，保留原始记录凭证。 3、请假审批：处理非正常出勤，具体如处理事假、病假、特殊例假、调休等。 4、休假安排：主要三方面：加班员工进行调休处理、安排员工享受带薪年假、安排员工在法定假日休假。 5、汇总核实：每个月将一次自然月的员工考勤记录汇总，整出考勤汇总信息，交全部员工签名核实。 6、资料存档：将员工确认后的考勤资料整理归档，并以此为企业计发员工工资的依据。 7、结束工作：重点在于

2、检查前述环节是否有差错。2、 考勤管理的准备工作，具体如下内容： 1、制定企业的考勤管理制度。 2、根据考勤管理制度设计考勤方法，准备相关设备。 3、做好考勤设备使用前的人员信息输入工作，核对应该进入考勤系统的人员人数（因应员工增减时有调整）。 4、通知全员，告知如何使用考勤方法和相关设备，防止因不知或不明使用发生的错误考勤记录。 5、确认企业采用何种工时制，并相应设置妥考勤设备。 6、落实负责日常考勤记录工作的工作人员，如一级考勤的考勤员和人资部二级考勤的管理者等。3、 考勤表式考勤：电子考勤系统出现以前较为广泛应用，此法尤其适用于工作时间不固定、经常不能准时上下班的员工，企业也可以用弹性工

3、作时间进行考勤这些情况。 1、考勤表式考勤之考勤表格式：表1-部门员工考勤表（）月序号姓名日期12345678931小计（出勤天数）星期实出勤事假病假1上午下午2上午下午说明：考勤记录符号：出勤： 病假： 旷工： 旷 出差：出 公休：休 调休：调考勤员签字： 部门经理签字： 2、 月底缺勤核对的工作内容有：一是核对请假审批弹单的内容，做好考勤记录；二是分别处理请假审批单的审批内容（A、事假的，按事假符号“”作事假记录及统计处理；B、病假的，根据考勤管理制度规定，需要请病假的员工提供公司规定的医院开具的病假单，凭之作病假处理，按病假符号“”进行病假记录及统计处理，若不能提供有效病假证明，是按事假

4、处理；C、员工因公出差、公休、调休、休年假或者其他特殊休假如婚丧产护产假等，都要核对休假内容并分别记录在考勤表上；D、员工缺勤且没有书面的请假审批单，或者请假未被批准的，按旷工记录）-上述所有缺勤的考勤记录，月底都要与员工进行书面的核对签字确认手续（可请员工在考勤表的“小计”旁边签名）表2-请假审批单员工姓名岗 位计划请假时间 天休假时间自 年 月 日至自 年 月 日止休假内容事假 病假 其他请假理由审批部门主管（经理）意见： 签名： 日期：人力资源部意见： 签名： 日期：销假记录部六确认该员工已于 年 月 日上班，实际请假 天部门经理签名： 日期：注：本表单由部门经理签署有效；请假时间超过三

5、天（含）的，交人力资源部审批备案。表3-休假审批单员工姓名岗 位计划休假时间 天休假时间自 年 月 日至自 年 月 日止休假内容年假 公假 调休请假理由审批部门主管（经理）意见： 签名： 日期：人力资源部意见： 签名： 日期：销假记录部门确认该员工已于 年 月 日上班，实际请假 天部门经理签名： 日期：3、 各出勤情况核对确认后，将考勤表及缺勤员工的各类审批单汇总交人资部。注：旷工记录的核对工作尤其要重视，一定要获得员工签字确认（可作为解除劳动合同的举证釜底抽薪据之一）；考勤表一定要是原始记录状态呈现，不可为了整而重新抄写一遍。4、 打卡式考勤：暨ID卡考勤，每个员工一张ID卡来完成考勤的一种

6、半自动化的考勤方式，由ID考勤机、ID考勤卡、考勤软件组成。ID考勤的具体工作流程是： 1、设置基础数据：公司名称、使用年份、口令、密码等。 2、设置企业组织的各个部门基本信息：部门名称、考勤管理者权限、班次、上下班时间、假期休假日期调整、汇总表格式、考勤记录打印格式、考勤记录核对格式等。 3、输入人事档案信息：员工姓名、性别、ID编号、在职状态、入职日期等。 4、发放ID考勤卡、请员工领取签收并做记录。 5、每个工作日，员工要刷卡进行自己出勤情况的考勤，考勤管理员则每天做考勤系统记录的检查，关注记录的准确性，检查以下有关内容：A、是否有员工忘记刷卡；B是否有员工刷卡了但没显示；C、是否有员工

7、代理刷卡；D、是否有员工请假；E、是否有员工因为担心迟到受罚，而有意不刷卡。存在这些问题时，须等解决问题后方可确认考勤结果是妥当的。 6、自然月底，考勤管理员将ID考勤系统数据导出，以各部门为单位（人多可分组）进行打印。 7、将打印件交各部门经理或班组长，令其凭之向员工核对考勤记录数据准确性，尤其是缺勤部分和迟到、早退、旷工等记录的核实。 8、请员工核对ID考勤打印件上信息并签字确认（必须步骤）。 9、将签字确认后的ID考勤打印件收回交人力资源部，作为计核工资依据。 10、使用ID考勤系统注意事项： A、注意ID卡有效性的保护，防止不能刷卡现象发生，不能用时立即更换； B、ID卡遗失应随即作废

8、立补新卡； C、企业制度应明文规定请人代刷或替人刷卡行为将受处罚，是不诚信行为； D、月底必须坚持工作流程第6步暨”将ID考勤系统数据据导出，以各部门为单位（人多可分组）进行 打印，并请员工亲自核对签字”这一步操作； E、平时注意ID考勤系统数据的保存和保管，谨防数据丢失； F、必须将每月ID考勤记录打印件签字后的书面资料作为考勤资料保存，不可仅依赖电子数据。5、 加班管理：首先要严格制定加班管理制度并严各遵此执行，进行加班审批，报备人资部核准，进行有效的加班考勤。加班管理要注意以下几点： 1、严控加班时间：相关工作，要注意几方面：A、遵守法律规定，严控加班时间。中华人民共和国劳动法36、37

9、、38、39、41、43、44条有规定。B、企业的加班管理制度必须具备以下两条：一是各部门经理、凡遇到需要安排本部员工下班班延长时间、周末上班、法定节假日上班的，必须上报公司得到总经理的审批并报备人资部，未经批准和报备的，不得安排加班；二是未经公司安排和批准而自行加班的，其考勤记录无效。C、实行标准工时制的企业，可采用这些方法控制加班时间：平时下班后不轻易延时下班；周末（六、日）不轻易安排上班；法定节假日除不可停止运作的部门和岗位，其余部门及人员一律放假不安排上班。D、实行综合计时制具有倒班性质的企业，一定是获得上报上级主管部门批准实施。做好倒班作业的考勤记录，每月进行一次加班时间的确认清理，

10、并支付相应加班费 2、加班时间的有效性必须经过企业一劳动者的认定与核实。企业安排劳动者加班一般是先申请后实施，有时实际加班时间与申请的可有产生偏差，这时需要企业和劳动者就实际加班时间进行确认，并检查时内是否完成了规定的劳动量。这种确认可避免以下错误的发生：A、加班时间被员工自行放大，或者未经批准擅自加班；B、企业安排劳动者加班忽视记录，或故意不作记录；C、企业不重视加班考勤记录的完整性，导致资料缺失，以至于日后发生加班费支付争议时，因举证困难而败诉。 3、确认加班时间后，一宁要支付加班费或调休：加班时间被确认后，企业一定要在工资表的“加班费”有所体现，切不可以一个月的总数形式支付，更不可不支付

11、。6、 各类假期的管理：劳动者工作期间可享各种假期，但要遵守法律法规和企业的福利规章制度执行，具体如： 1、事假：劳动者因个人私事不能正常出勤而请假，此时企业不须支付劳动报酬。 2、病假：劳动者因个人身体不适，生病期间需要就医而申请一段时间的停止劳动休息，此时企业须遵照国家和地方政府有关医疗期时间的限制和医疗期工资待遇的规定执行。具体见劳动部关于发布企业职工患病或非因工负伤医疗期规定的通知，第2、3、4、5、6、7、8条规定，以及地方政府有关规定细则。 3、工伤假：劳动者因公负伤被认定工伤而停工就医期或休息。这个时期称为停工留薪期，一般不超12月，伤情严重或情况特殊者，经设区的市级劳动能力鉴定

12、委员会确认，可适当延长，但延长不得超过12个月。在此期间，劳动者享受的待遇，工伤保险条例有详细规定，大致情况如下简表： 表4-工伤保险条例中的工伤待遇完全丧失劳动能力大部分丧失劳动能力部分丧失劳动能力一级伤残二级伤残三级伤残四级伤残五级伤残六级伤残七级伤残八级伤残九级伤残十级伤残一次性伤残补助金保留劳动关系，退出工作岗位，享受一次性伤残补助金待遇保留原劳动关系，由用人单位安排适当工作27个月25个月23个月21个月18个月16个月13个月11个月9个月7个月按月支付伤残津贴按月支付伤残津贴，标准以本人工资的基数难以安排工作的，由原单位按月支付伤残津贴90%85%80%75%70%60% 4、婚

13、假：劳动者在工作期，因结婚可以申请休息的假期，其期限要参照国家及地方政府的法律法规规定，期间工资照发，差旅费劳动者自理，一般假期时限为1至3天，另可根据路程远近，给予路程假，地方政府如有规定晚婚方面条例的，还有可能增加晚婚假7天。具体情况，因地制宜。 5、丧假：劳动者因亲属离世所申请的假期，休假期间待遇，员工所享待遇与婚假情况相同。 6、探亲假：一般企业都安排有年假或法守假休假，此项已较少应用。休假期内员工所享待遇与婚假情况相同。 7、带薪年假：根据职工带薪年休假条例企业职工带薪年休假实施办法实行，具体条例需详记，实际休年假要早作安排，并且留下有效的书面文件存档-，具体细节，后附文详述。七、女

14、工“三期”管理：按有关法律法规执行（怀孕期、产假期、哺乳期，简称“三期”）。后附文说述。女工“三期”管理需要注意以下事项： 1、制定关于女工计划生育方面的规章制度，尤其需要将一些违反计生政策的行为，以及企业相应的处理办法列入企业管理制度中。 2、将规章制度关于要求女工遵纪守法的条款约定到与其签订的劳动合同中，既可使其具备法律效力，还可提醒女工注意。 3、不可在录用前要求女性承诺“不怀孕、不生育”（即使签定了此类条款，也是无效的）。 4、女工在“三期”内，不得以任何理由解除或者终止其劳动合同，即使是裁员也不行。除非她严重违反法律法规或者严重违反企业制度的行为。 5、严格按照法规执行女工“三期”时

15、的工资待遇。 6、女工在“三期”的休假期，企业人资管理者要与之保持联系，方便及时解决问题。 7、女工若自己提出身体不适，决定离岗在家休时，必须获得女工的书面离职申请书，方可为其办理离职手续。 8、现实工作中，容易出错的两方面：A、女工在符合计生政策规定的“三期”内，企业不按法规处理；B、女工违反计生政策，但企业没有规章制度可循规蹈矩，劳动合同又没有约定。-故：对女工的劳动合同管理，需要注意这两点！8、 员工出差管理：此项工作主要由企业自主管理，一般先制定员工出差管理制度；然后企业要求凡因公出差的员工就出差的相关事宜，一律要依照员工出差管理制度实行。具体出差管理制度，企业自定。实际工作中，人资管

16、理者或者出差员工所在部门经理，针对此项工作，要注意以下： 1、出差员工的考勤管理：出差前必须按规定填写出差审批表，获批准后，通知部门考勤员及人资部开始按员工出差处理考勤，出差结束回到公司要及时通知部门考勤员及人资部，按正常上下班作息时间考勤。 2、员工出差时段遇假日的管理：员工出差遇周末休息或法定假休息等如何处理？企业应在员工出差管理制度中做出相关规定，人资管理者要做好解释和相关认定工作。 3、每天保持与出差员工的联系：不仅是业务需要，也利于及时处理出差员工遇到意外等情况。尤其是长期出差的员工，或者异国他乡出差的员工，人资管理者一定要与其保持联系。 4、出差员工遇到意外的处理：若出差员工有超过

17、48小时无法联系，包括家人和朋友也不知音讯时，可以按照员工意外处理方式进行处理，直到出差员工有下落为止。 5、出差员工家人的关爱：出差员工长期在外，人资管理者应代表公司，对员工家人进行一些问候或者走访，细致贴心而又人性化的管理，很有必要也不难。 9、 考勤资料存档：具体有以下几方面： 1、考勤资料整理：A、每月考勤表、ID考勤记录表、员工请假审批单、病假单、休假审批单、出差审批单等B、员工的加班审批单及加班时间确认签字单。 2、考勤资料归档：每月进行一次考勤资料的整理归档工作。一般一部门一档案袋整理归档，并且按档案管理方式保存。 3、考勤资料保存时限：没有特别规定，能说明员工出勤情况为准。一般

18、保存时限为三年较合适。（从劳动争议的时效-一年来看，从离职员工的劳动合同资料保存至少两年来看，考勤资料保存越全越久，越对企业有利）附文1：带薪年假相关法律法规及实施办法职工带薪年休假条例第2条 ：机关、团体、企业、事业单位、民办非企业单位、有雇工的个体工商户等单位的职工连续工作1年以上的，享受带薪年假（以下简称年休假）。单位应当保证职工享受年休假。职工在年休假期间享受与正常工作期间相同的工资收入。第3条 ：职工累计工作已满1年不满10年，年休假5天；已满10年不满20年的，年休假10天；已满20年的，年休假15天。企业职工带薪年休假实施办法第3条 ：职工边续工作满12个月以上的，享受带薪年休假

19、（以下简称年休假）。第4条 ：年休假天数根据职工累计工作时间确定。职工在同一或者不同用人单位工作期间，以及依照法律、行政法规或者国务院规定视同工作期间，应该计为累计工作时间。第5条 ：职工新进用人单位且符合本办法第三条规定的，当年度年休假天数，按照在本单位剩余日历天数折算确定，折算后不足1整天的部分不享受年休假。前款规定的折算方法为：当年度在本单位剩余日历天数/365天*职工本人全年应当享受的年休假天数。第6条 ：职工依法享受的探亲假、婚丧假、产假等国家规定的假期以及因工伤停工留薪期间不计入年休假假期。第9条 ：用人单位根据生产、工作的具体情况，并考虑职工本人意愿，统筹安排年休假。用人单位确因

20、工作需要不能安排职工年休假或者跨1个年度安排年休假的，应征得职工本人同意。第10条 ：用人单位经职工同意不安排年休假或者安排职工年休假天数少于就休假天数，应当在本年度内对职工应休未休年休假天数，按照其日工资心入的300%支付未休年休假工资报酬，其中包含用人单位支付职工正常工作期间的工资收入。用人单位安排职工年休假，但是职工因本人原因且书面提出不休年休假的，用人单位可以只支付其正常工作期间的工资收入。第11条 ：计算未休年休假工资的报酬的日工资收入按照职工本人的月工资除以月计薪天数（21.75天）进行折算。前款所称月工资是指职工在用人单位支付其未休年休假工资报酬前12个月剔除加班工资后的月平均工

21、资。在本用人单位工作时间不满12个月的，按实际月份计算月平均工资。职工在年休假期间享受与正常工作期间相同的工资收入。实行计件工资、提成工资或者其他绩效工资制的职工，日工资收入的计发办法按照本条第一款、第二款规定执行。第12条 ：用人单位与职工解除或者终止劳动合同时，当年底未安排职工休满应休年休假的，应当按照职工当年已工作时间折算庆休未休年休假天数并支付未休年休假工资报酬，但折算后不足1整天的部分不支付未休年休假工资报酬。前款规定的折算方法为：当年度在本单位已过日历天数/365天*职工本人全年应当享受的年休假天数当年度已安排年休假天数。用人单位当年已安排职工年休假的，多于折算应休年休假的天数不再

22、扣回。企业关于休年假的安排，具体操作办法：有的企业是人资管理者口头告诉员工“你可以休年假*天，过期作废”；有的企业设有考勤请假系统，系统自动告知员工可以休多少天年假，员工可于系统内查询并申请，获批准后休年假。种种方式都是可行的，人资工作的重点在于证明企业已经安排员工休年假，是员工自己放弃休年假或者已休，如何进行呢？ 1、员工休年假的计时时间安排：员工入职时间不统一，因此不可能按照自然年份对其年假做同样的安排，但工作一段时间后的某一年份内，在职员工的时间是统一的，可以按照自然年怂做一样的安排，具体可以这样：A、新员工进入可以休年假期时，第一次安排年假的时间截止日期为年底（12月31日），即按“以

23、自然年度内可享受年假天数”的办法操作；B、新员工第二次享受的个假天数计时段，与全体员工的自然年份计时段一致；C、安排每个员工的年假计进段以自然年份进行，即每年的1月1日至12月31日。 2、每年度初，发放年假凭证以示安排：员工享受年假是法定的、强制的，企业必须做好相关书面记录工作如：A、制作年假凭证附表5-年假凭证 年假凭证（正面）员工姓名： 年假凭证（反面）1、 休年假须提前申请；2、 有效期内，自己按排申请休假；3、 不能休假的须提前上报，由公司另行安排，否则逾期作废；4、 年假凭证妥善保管，遗失不补； 休假 天 有效期：2011年12月31日止 （盖章有效）B、发放年假凭证，请员工签收领

24、取年假凭证；C、员工休年假申请时，必须提交年假凭证； 3、年假安排之后的跟踪管理工作：主要有以下几方面：A、人资部每季度以部门为单位，将各员工已休和未休年假的情况书面形式通知各部门经理，使他们能及时掌握有关情况，采取能休则休，不影响正常工作的情况下，尽量安排员工休年假；B、接近年末还有剩余年假的员工，允许其在办妥相关审批手续后，延后与春节一起使用；C、员工确实因工作需要无法休年假的，或采取累计至下一年继续使用的办法，或在当年度以300%的年假工资支付的办法处理并结束；注：一般带薪年假经过芝排之后，就由员工自行决定如何使用，比如允许员工冲抵事假、病假等等，但需要在办理请假手续时注明，并与员工本人

25、进行书面确认。附文2-关于女工“三期”管理的法律法规中华人民共和国人口与计划生育法第二十五条：公民晚婚晚育，可以获得延长婚假、生育假的奖励或者其他福利待遇。第二十六条：妇女怀孕、生育和哺乳期间，按照国家有关规定享受特殊劳动保护并可以获得帮助和补偿。中华人民共和国劳动法第五十九条：禁止安排女职工从事矿山井下、国家规定的第四级体力劳动强度的劳动和其他禁忌从事的劳动。第六十条：不得安排女职工在经期从事高处、低温、冷水作业和国家规定的第三级体力劳动强度的劳动。第六十一条：不得安排女职工在情孕期间从事国家规定的第三级劳动强度的劳动和孕期禁忌从事的劳动。对怀孕七个月以上的女职工，不得安排其延长工作时间和夜

26、班劳动。第六十二条：女职工生育享受不少于九十天的产假。第六十三条：不得安排女职工在哺乳未满一周岁的婴儿期间从事国家规定的第三级体力劳动强度的劳动和哺乳期禁忌从事的其他劳动，不得安排延长工作时间和夜班劳动。中华人民共和国劳动合同法第四十二条：劳动奢侈有以下情形之一的，用人单位不得依照本法第四十条、第四十一条的规定解除劳动合同：女职工在孕期、产期、哺乳期的。上海市计划生育奖励与补助若干规定第2条 （晚婚晚育奖励）：晚婚的公民，在国家规定的婚假基础上，增加晚婚假7天。晚婚假一般应当与婚假合并连续使用。晚婚假期间享受婚假同等待遇。符合条例规定生育的晚育妇女，在国家规定的产假基础上，增加晚育假30天，其

27、配偶享受晚育护理假3天。晚育假一般应该与产假合并连续使用，晚育护理假应该在产妇产假期间使用。晚育假期间享受产假同等待遇；晚育护理假期的工资，按照本人正常出勤应得的工资发给。晚婚假、晚育假、晚育护理假遇法定节假日顺延。女职工劳动保护特别规定第4条 ：用人单位应当遵守女职工禁忌从事的劳动范围的规定。用人单位当将本单位属于女职工禁忌从事的劳动范围的岗位书面告知女职工。女职工禁忌从事的劳动范围由本规定的附录列示。国务院安全生产监督管理部门会同国务院人力资源社保保障行政部门、国务院卫生行政部门根据经济社会发展情况，对女职工禁忌从事的劳动范围进行调整。第5条 ：用人单位不得因女职工怀孕、生育、哺乳降低其工

28、资、予以辞退、与其解除劳动或者聘用合同。第6条 ：女职工孕期不能适应原劳动的，用人单位应当根据医疗机构的证明，予以减轻劳动量或者安排其他能够适应的劳动。对怀孕7个月以上的女职工，用人单位不得延长劳动时间或者安排夜间劳动，并应当在劳动时间内安排一定的休息时间。怀孕女职工在劳动时间内进行产前检查，所需时间计入劳动时间。第7条 ：女职工生育享受98天产假，其中产前可以休假15天；难产的，增加产假15天；生育多胞胎的，每多生一个婴儿，增加产假15天。女职工怀孕未满4个月流产的，享受15天产假；怀孕满4个月流产的，享受42天产假。第8条 ：女职工产假期间的生育津贴，对已参加生育保险的，按照用人单位上年度职工月平均工资的标准由生育保险基金支付；对未参加生育保险的，按照女职工产假前工资的标准由用人单位支付。女职工生育或者流产的医疗费用，按照生育保险的项目和标准，对已参加生育保险的，由生育保险基金支付；对未参加生育保险的，由用人单位支付。第9条 ：对哺