感知集团财务报销制度

1、 物联网产业大平台财务报销制度物联网产业大平台财务报销制度2012年1月目 录1概述11.1目的11.2适用范围12报销的时间规定13发票开具的要求14各类费用报销标准及相关规定24.1差旅费24.1.1差旅费标准24.1.2差旅费报销的相关要求44.1.3差旅费报销流程44.2业务招待费54.2.1业务招待费标准54.2.2业务招待费报销流程及要求54.3办公用品费54.4图书申购费64.5会务费64.6培训费64.7车辆使用费64.8工程劳务款74.9团队建设费74.9.1团队建设费报销流程及要求74.10员工工资84.11采购费用84.12其他类型费用85借款说明95.1借款额度95.2

2、借款流程及要求96发票黏贴的要求及注意事项107报销金额规定108本制度的效力10111 概述1.1 目的本制度为方便员工报销付款、尽量减少和避免退单的情况，现将财务报销付款过程中需要注意的地方说明1.2 适用范围适用于所有物联网产业大平台内部财务报销、付款。2 报销的时间规定1、 公司员工发生的各类费用，原则上费用发生后的60个自然日内提交报销申请。若超过60个自然日并在90个自然日的，则由原来申请权限的上一级领导审批，否则不予报销。费用发生后的90个自然日仍未报销的单据，公司将不再给予报销。2、 每周的周二、周四为财务受理报销申请的时间，员工可提交报销申请；每个月的报销截止时间为25日，之

3、后当月不再受理报销申请；考虑到财务年度结算，每年的报销截止时间为12月28日，当年没有报销的，原则上次年不再予以报销。3、 报销的费用将于员工提交合格报销申请单至财务部，并经各级领导签字后5个工作日内打入报销单指定银行卡中。3 发票开具的要求发票是财务报销最重要的依据，发票是否真实有效、合法合理直接关系到财务入账与税负的大小。发票包括定额发票、机打发票、手写发票、行政事业单位开具的收据，对于各种发票的开具必须符合如下要求：1、 对于可以开具增值税发票的业务，应尽量选择能开具增值税专用发票的供货单位。2、 发票的税号必须清楚。3、 发票必须盖有开票单位的财务专用章或发票专用章，对财务专用章或发票

4、专用章不清晰的要申请重开。4、 发票抬头的公司名称必须正确完整，不能以其他任何形式简写或错开，如抬头为 “个人”、“客户”或抬头为空的发票均不合规，少数只能开个人姓名的发票除外（如飞机票，个人入职体检费）。5、 发票金额的大小写必须一致。6、 行政事业性收费开具的收据等同于发票，其他收据不能作为报销的依据。7、 发票必须真实有效、合理合法。若提供的发票存在问题，财务部将进行没收，并保留追究个人责任的权利。4 各类费用报销标准及相关规定4.1 差旅费差旅费包括交通费、住宿费、通行费、燃油费、停车费、出差补贴、外场补贴等的差旅花费。4.1.1 差旅费审批权限职位借款额度（上限）部门（项目）经理RM

5、B 1000集团CEORMB10000集团总裁RMB 10000以上4.1.2 差旅费标准4.1.2.1 交通费出差的员工根据职位及出差地点依据如下标准选择交通工具。交通费用标准：交通工具乘车时间类型飞机8小时以上（含8小时）经济舱火车8小时以下二等座、卧铺注：距离低于600公里，应选择火车或者长途客车。 在同等条件，同等价位下可以自行选择交通工具。 如若特殊情况，由其上一级领导审批。4.1.2.2 住宿费市内出差或外埠出差一天以内，原则上不得报销住宿费。原则上员工应住大平台协议酒店，若出差目的地没有协议酒店，按照外埠出差住宿标准：300元/天为上限。注：国际出差住宿标准： 90美元/天（待定

6、，参考外资企业） 住宿费超过标准部分自理； 出差人员由接待单位安排免费住宿不得报销住宿费。如若特殊情况，由其上一级领导审批。4.1.2.3 补贴补贴包括出差补贴和外场补贴，两种补贴不能同时享受，只能报销其中一种。l 出差补贴员工因公出差，可以享受出差补贴。标准为50元/人/天（包括出差过程中产生的通讯费、餐费等）。出差时间以火车票或者机票往返时间界定，原则上当天来回的包括长三角地区周边出差不享受出差补贴，当天来回大于8小时可以享受出差补贴，补贴金额申请在出差申请单中体现。对于是否界定为出差，需要部门主管批准。l 外场补贴Ø 原则上当天来回的出差不享受出差补贴，但出差时间超过8小时以上

7、的可以享受。Ø 员工前往公司的商业项目（包括无锡，上海等地）进行项目施工、测试、运维等工作，可以享受外场补贴。标准为：30元/人/天。Ø 外场补贴须由外场项目经理统一申请并且其上级主管批准后方可，发放的外场补贴均须为项目预算支出。司机跟随外场人员出差的补贴，由财务部申请出差补贴，再分摊至各项目中。4.1.3 差旅费报销的相关要求1、 销售人员不享受任何补贴。2、 所有项目的外场补贴均列入项目预算支出。由项目经理统一申请报销，并提供餐饮业发票。3、 司机跟随外场人员出差的补贴，参照行政部门的车辆管理制度。4、 严格禁止私车公用出差。私车公用所产生的费用，公司一律不予报销，同时

8、公司不承担任何费用风险。为解决用车的灵活度，如有必要，可采用租车的方式。4.1.4 差旅费报销流程1、 出差前填写出差申请单，填写出差事由，出差时间，交通工具，费用预算，由部门（项目）负责人审批，并由人力资源负责人审核签字。员工出差回来后，填写付款申请书进行差旅费的报销。并附上如下资料作为依据：a) 差旅费附表：凭票据发生的时间顺序依次填入，同时在票据的背面标明出差地、到达地、出差人员姓名。并按次序将票据错开贴在黏贴单上。b) 提供出差申请单作为申请出差补贴和外场补贴的依据，财务报销时需要由人力资源部门签字方可计算出差补贴，出差未经申请同意的，不发放出差补贴。 2、 员工按报销的规定的时间内，

9、向财务部门提交付款申请书。3、 财务部门在规定的时间将报销的费用划入指定的银行卡。4.2 业务招待费业务招待费是指有相关外部人员参与发生的费用，包括餐饮、娱乐、礼品费等。礼品费为必要情况下向公司以外人员沟通礼品的花费。4.2.1 费用标准与审批权限Ø 业务招待费标准及审批权限：职位借款额度（上限）部门（项目）经理RMB 1000集团CEORMB10000集团总裁RMB 10000以上4.2.2 业务招待费报销流程及要求申请人填写业务招待费申请单，填写招待事由，人员、标准，由部门（项目）负责人、集团CEO、行政部负责人审批。报销时，填写付款申请书进行业务招待费的报销。并附上如下资料作为

10、依据：a) 员工按报销的规定的时间内，向财务部门提交付款申请书及招待费申请单b) 业务招待费报销时，必须提供相关的餐饮、娱乐、礼品的发票。并注明时间、地点以及主要出席人员的名单和人数，并按次序将票据错开贴在黏贴单上。c) 如若实际发生费用不超过招待费申请单10%的，无需再走审批流程，可由财务审核无误后直接予以报销；如若实际发生费用超过招待费申请单10%以上的，需重新走审批流程。d) 所有员工必须履行公司的行为准则，所有的礼品赠送必须先向行政部申请办理，若申请不在行政部礼品范围内的礼品时，则由其直属部门负责人及以上领导批准后，由行政部统一购买。每月底行政部按照礼品发生相关费用计入各部门费用中。4

11、.3 办公用品费办公用品费为购买各类必要的办公用品的花费。办公用品由行政办公室统一采购，行政部凭购买发票（后附供货方开具的办公用品清单）、办公用品入库单进行报销。办公用品的费用根据各部门办公用品领用情况和实际成本计入各部门费用中。4.4 图书申购费图书申购费为购买各类必要的工具书籍的花费。图书由行政管理部统一购买凭购书发票和所购书的清单及入库单至财务部进行实报实销。4.5 会务费会务费为参加大型会议所产生的费用。会务费的报销必须提供：Ø 以会务费开具的会务费发票；Ø 会务邀请函，包括会务流程安排的说明文件；Ø 若是我方组织的会议，需提供会议签到表。4.6 培训费培

12、训费定义为公司员工培训过程中的全部花费。员工的内外部培训均由人力资源部组织，若由部门组织或参加的培训而产生费用的，须经人力资源部批准。如果是外单位提供的培训，需要提供培训通知（或合同）及培训发票； ² 如果是公司内部提供的培训，培训计划书或方案书、各类培训支出发票、费用报销由人力资源部统一执行。4.7 车辆使用费车辆使用费定义为以公司名义或公司员工因公使用大平台内车辆或因公租用外部车辆时所产生的花费。部门用车须经行政部统一申请、调配。记录车辆所发生的费用，由行政部统一管理。其他外部车辆租用需要行政部与租赁公司签订协议或者合同，费用按照协议执行。原则上员工不允许报销私车补贴费用。4.8

13、 工程劳务款工程劳务款定义为公司与其它公司签订施工合同，在工程实施及完成后所发生的劳务费用。工程劳务费的申请必须提供如下材料作为依据：Ø 工程劳务合同原件； Ø 工程劳务发票； Ø 工程劳务进度验收报告。4.9 团队建设费团队活动建设费定义为各个部门为促进团队紧密协作，加强情感联络，增进企业文化交流而开展一系列积极向上的文化活动所产生的费用。4.9.1 团队建设费标准团队建设费为50元/人/月，新员工15日之前入职的，可以使用当月的团队建设费，否则从下个月开始。4.9.2 团队建设费报销流程及要求1、 团队建设费须以部门为单位进行报销，每月只能报一次，未用完的额度

14、不递延，另外由行政部对团队建设费统一管理。2、 团队建设费报销时一级科目为“业务招待费”。3、 团队建设费报销需提供团队费用申请单，在报销单的内容说明中标明活动人员姓名以及费用所属月份，如人员较多、字数较长，可在后面附表说明。4.10 员工工资员工工资定义为公司内部各级员工的标准月收入。员工工资金额由人力资源部经理负责，员工对工资有任何异议，请直接与人力资源部沟通。人力资源部每月将分部门汇总的费用及发放工资的签呈发给财务部，由财务部审核后安排付款，财务部不负责每位员工工资的审核及查询。人力资源部每月按部门、费用类别（工资、社保、公积金、服务费）提供的费用分摊表给到财务部；4.11 采购费用采购

15、费用为公司在采购材料过程中所支付的各项费用，包括材料的运输费，装卸费，保险费，包装费，仓储费，以及运输途中的合理损耗和入库前的整理挑选费等。²目前公司采购由综合管理部统一采购与管理，采购费用的报销必须提供如下材料作为依据：Ø 采购申请单； Ø 外部采购一万元以上的必须附采购合同； Ø 增值税进项发票（特殊情况普通发票亦可）； Ø 资产入库单。 Ø 参照采购管理制度执行。4.12 其他类型费用以上未涉及的其他费用的报销，需提供如下的资料作为依据：Ø 提供相应的发票； Ø 有合同的需提供合同复印件，开票方、合同签订方、

16、收款方必须一致； Ø 涉及到月结的费用（如快递费）需附上明细的单据； Ø 费用涉及部门间分摊的，需附费用分摊表；如此类费用经常性发生，分摊表需每月月底按时提供给财务。 Ø 其他能提供证明的辅助文件5 借款说明员工因临时用于差旅、零星采购和日常零星开支的事后可以报销的费用，可以向公司申请借款，员工申请借款须获得其上级主管的批准。5.1 借款额度原则上，借款额度在申请人一个月工资额度以内，超过额度的，需做出情况说明。各类员工可借款的额度如下表所示：职位借款额度普通员工RMB 3000主管RMB 5000部门经理RMB 80005.2 借款流程及要求1、 借款人填写借款单， 普通员工借款由其部门经理签字审批，各主管和部门经理借款由公司常务副总签字审批。借款额度超过文件规定额度的，需由公司总经理签字审批。2、 财务部凭经审批的借款单支付借款。3、 借款人应在30个自然日内完成报销并还清借款。如遇特殊情况经领导特殊说明的，可以延长到60个自然日内还清。到期未还清者从日后工资中抵扣。4、 前款不清，后款不借。即前一笔借款未清还的，原则上不予以继续借款。 5、 试用期内的员工不能借款。6 发票黏贴的要求及注意事项1、 发票应按发生的时间顺序、费用类别（如差旅费、招待费）分类整理并分页粘贴。2、 粘贴发票时应在原始