第四章 电子表格软件在会计中的应用

1、第四章电子表格软件在会计中的应用1.章节内容：2.考情分析：各种题型都有可能出现，预计考试分值在20分左右。3.学习方法：本章主要为Excel的一般操作知识，在日常的工作生活中有比较多的涉及，所以在学习起来较为亲切，容易接受。由于考试题型的不确定性，仍要求大家重视动手操作。本章与第三章报表管理模块联系较为密切，尤其是公式与函数的应用，要结合起来融会贯通学习。 第一节电子表格软件概述一、常用的电子表格软件（）Windows操作系统：微软Excel、金山WPS、Lotus Notes、FormulaOne等Mac操作系统：Numbers二、电子表格软件的主要功能（）1.建立工作簿2.管理数据3.实

2、现数据网上共享4.制作图表5.开发应用系统（一）建立工作簿每个工作簿含有一张或多张工作表。单元格是工作表的最小组成单位。每一单元格最多可容纳32000个字符。版本默认工作表数量行数列数EXCEL20033张65536（2562）256EXCEL20131张1048576（256×642）16384（256×64）（二）管理数据用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格,而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可

3、以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。（三）实现数据网上共享通过Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可以将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。（四）制作图表散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。（五）开发应用系统Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。【例题·单选题】在Excel2013中，一个工作表由（）组成。A.65536行和256列

4、B.65536行和16384列C.1048576行和16384列D.1048576行和256列  正确答案C答案解析在Excel2013中，行数=256×642，列数=256×64。【例题·多选题】电子表格软件的主要功能有（）。A.建立工作簿B.管理数据C.实现数据网上共享D.制作图表  正确答案ABCD答案解析电子表格软件的主要功能有建立工作簿、管理数据、实现数据网上共享、制作图表、开发应用系统。三、Excel软件的启动与退出（）（一）Excel软件的启动1.通过“开始”菜单中的Excel快捷命令启动2.通过桌面或任务栏中

5、的快捷方式启动3.通过“运行”对话框启动4.通过打开已有Excel文件启动（二）Excel软件的退出1.通过标题栏的“关闭”按钮退出2.通过任务栏退出3.通过快捷键退出：Alt+F44.双击标题栏的控制按钮（Office按钮）退出5.打开标题栏的控制按钮（Office按钮），点击退出【例题·单选题】下列不属于Excel软件的退出方法的是（）。A.通过标题栏的“关闭”按钮退出B.Alt+F4C.双击标题栏的控制按钮D.Ctrl+F4  正确答案D答案解析选项D，属于关闭Excel文件的方法。四、Excel软件的用户界面（）Excel2003及以下版本的默认用户界面基

6、本相同, 由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成;Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同, 主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。【提示】功能区将标题栏、菜单栏、工具栏和任务窗格进行了合并，非常方便操作。【提示】1.工具栏可分为常用工具栏和格式工具栏。2.单元格是工作表中最基本的存储单位。3.如果需要打开任务窗格,可以选择“视图”菜单的“任务窗格”命令或使用快捷键Ctrl+F1将其打开。4.如需隐藏功能区,可以在当前所在的选项卡处双击,再次双击将取消隐藏。在隐藏状态下,可单击某选项卡来查看功能区并选择其中的命令。五、Excel文件的管理（

7、）Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改、删除等工作。（一）Excel文件的新建与保存1.Excel文件的新建（1）启动软件时：自动建立新文件（2）启动软件以后：快捷键：“Ctrl+N”键菜单栏：“文件”“新建”工具栏：“新建”按钮2.Excel文件的保存快捷键：“F12”键，另存为“Ctrl+S”键，保存工具栏：“保存”按钮菜单栏：“文件”“保存”或“另存为”自动保存（二）Excel文件的关闭与打开1.Excel文件的关闭（1）退出Excel软件，文件自动关闭（2）不退出Excel软件：工具栏：“关闭”按钮菜单栏：“文件”“关闭”快捷键：“Ctrl+F4”或“C

8、trl+W”【提示】注意与软件退出快捷键（Alt+F4）的区别2.Excel文件的打开（1）双击Excel文件打开（2）菜单：右键快捷菜单：“打开”菜单栏：“文件”“打开”（3）工具栏：“打开”（4）快捷键：“Ctrl+O”（三）Excel文件的保密与备份1.Excel文件的保密（1）打开权限密码（2）修改权限密码“另存为”“工具”“常规选项”2.Excel文件的备份保存时，自动生成备份文件：“原文件名+的备份”图标与原文件不同（四）Excel文件的修改与删除1.Excel文件的修改修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。2.Excel文件的删除

9、（1）选中要删除的Excel文件,按击“Delete”键进行删除（2）鼠标右键点击要删除的Excel文件,选择删除命令。【例题·多选题】新建Excel文件的方法有（）。A.使用任务栏中的新建图标B.使用文件菜单中的新建命令C.使用工具栏中的新建命令D.使用“Ctrl+O”快捷键  正确答案BC答案解析选项A应为单击常用工具栏的新建图标。选项D是打开文件的方法，新建应该是“Ctrl+N”。【例题·多选题】打开Excel文件的方法有（）。A.右键快捷菜单“打开”命令B.快捷键“Shift+O”C.Excel“文件”菜单中的“打开”命令D.常用工具栏“打开”按

10、钮  正确答案ACD答案解析选项B，应该是“Ctrl+O”。第二节数据的输入与编辑一、数据的输入（）（一）数据的手工录入1.在单个单元格中录入数据2.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据：Ctrl+Enter3.在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的文本或数据【例题·实务操作题】在Excel表A1:A5区域中分别输入“中华会计网校特色班、中华会计网校精品班、中华会计网校实验班、中华会计网校通关班、中华会计网校面授班”数据。4.在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据（1）按住Ctrl键,选取多张工作表,将其组合成工作组（2）录入数据，

11、方法同1、2、3（3）取消工作组：单击组外任何一个工作表标签；右击组内任何一个工作标签，选择“取消成组工作表”（二）单元格数据的快速填充1.相同数据的填充：填充柄、Ctrl键的使用【提示】数字型以及不具有增或减序可能的文字型数据，可直接拖动；而日期型以及具有增或减序可能的文字型数据，应按住Ctrl键拖动。2.序列的填充：（1）输入第一、二个单元格数据。（2）选中上述两个单元格，拖动填充柄。【提示】是否按Ctrl键，与相同数据的填充正好相反！3.填充序列类型的指定：“自动填充选项”按钮4.自定义排序Excel2003：工具选项自定义序列Excel2007：Office按钮Excel选项常用编辑自

12、定义列表Excel2013：文件选项高级编辑自定义列表（三）导入其他数据库的数据EXCEL可以获取SQLServer、ACCESS等数据库的数据,实现与小型数据库管理系统的交互。功能区：数据获取外部数据二、数据的编辑（）（一）数据的复制、剪切、粘贴复制：Ctrl+C、剪切：Ctrl+X、粘贴：Ctrl+V数据的剪切与复制不同。数据复制后，原单元格中的数据仍然存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据；数据剪切后，原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数据。（二）数据的查找和替换1.查找和替换特定数据Ctrl+F（查找）、 Ctrl+H（替换）Excel中的通配符“?”代替任

13、意单个字符,“*”代替多个任意字符。例如：查询“? k*”,表示前一个字符是任意字符,第二个字符是“k”,后面是任意个任意字符。2.选中包含公式的单元格编辑查找和选择公式3.替换格式点击“选项”按钮，可以完成格式的批量替换。【例题·判断题】Excel中的通配符“?”代替多个任意字符,“*”代替任意单个字符。（）  正确答案×答案解析Excel中的通配符“?”代替任意单个字符,“*”代替多个任意字符。三、数据的保护（）（一）保护工作簿1.限制编辑权限：设置两项保护内容：结构、窗口Excel2003：工具保护保护工作簿Excel2007、2013：审阅更改保

14、护工作簿2.设置工作簿打开权限密码：Excel2003：“另存为”工具常规选项Excel2007、2013：左上角“Office或文件按钮”（二）保护工作表Excel2003：工具保护保护工作表Excel2007、2013：审阅更改保护工作表·允许用户编辑区域在保护工作表情况下，可以设定允许用户编辑区域。（三）锁定单元格设置单元格格式保护工作表锁定【提示】锁定单元格必须启用保护工作表功能。【例题·判断题】保护工作簿必须启用保护工作表功能。（）  正确答案×答案解析保护工作簿可以单独启用。锁定单元格必须启用保护工作表功能。【例题·多选题

15、】Excel数据的保护包括（）。A.保护工作簿B.保护工作表C.锁定单元格D.冻结窗格  正确答案ABC答案解析冻结窗格不属于数据的保护，只是视图上的一个调整。当我们在制作一个Excel表格时，如果列数较多，行数也较多时，一旦向下滚屏，则上面的标题行也跟着滚动，在处理数据时往往难以分清各列数据对应的标题，这时利用“冻结窗格”功能。具体方法是将光标定位在要冻结的标题行（可以是一行或多行）的下一行，然后选择“冻结窗格”即可。滚屏时，被冻结的标题行总是显示在最上面，增强了表格编辑的直观性。第三节公式与函数的应用一、公式的应用（）（一）公式的概念及其构成例如：=68+B2*3-SU

16、M（C1:C5）包含：=、运算体、运算符（公式总是以等号“=”开始）1.运算体是指能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等。上例中68、B2、SUM（C1:C5）2.运算符是使Excel自动执行特定运算的符号。Excel中,运算符主要有四种类型:算术运算符、比较运算符、文本运算符、引用运算符。（1）算术运算符:可以完成基本的数学运算,包括: “+”（加）、“-”（减）、“*”（乘）、“/”（除）、“”（乘方）等,运算的结果为数值。（2）比较运算符:可以比较两个同类型的数据（都是数值或都是字符或都是日期）,包括: “=” （等于）、“>” （大于）、“<”（小于）、“>

17、;=”（大于等于）、“<=” （小于等于）、“<>” （不等于）,运算的结果为逻辑值TRUE或FALSE。（3）文本运算符:“&”（连接运算符）,用于把前后两个字符串连接在一起,生成一个字符串。算术运算符和文本运算符优于比较运算。（4）引用运算符:是Excel特有的运算符,用于单元格引用,可以将单元格区域合并运算,包括:区域运算符“:”（冒号）:产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用,上例中SUM（C1:C5）。联合运算符“,”（逗号）:将多个引用合并为一个引用,即取多个区域的并集如SUM （A1:A5,C1:C5）。交叉运算符“ ”（空格）:产生对多个引用共有的

18、单元格的引用,即多个区域的交集,如SUM （A1:B5 A4:D9）,相当于SUM （A4:B5）。（二）公式的创建与修改1.公式的创建手动输入、移动点击输入编辑栏显示公式 单元格显示计算结果【链接】报表管理模块中公式的录入，需要在“显示公式”或“格式”状态下。2.公式的编辑快捷键：F2（三）公式的运算次序1.优先级次相同的运算符：从左至右运算2.多个优先级次不同的运算符：从高至低运算比如小括号、乘号等优先级较高。（四）公式运算结果的显示1.查看公式中某步骤的运算结果快捷键：F9（查看）、“Esc或Ctrl+Z”（恢复）【提示】先按F2进入公式编辑状态，再按F9查看。2.公式默认显示方式的改变

19、快捷键：Ctrl+（数字1左边的按键）功能区：公式显示公式3.将公式运算结果转换为数值复制选择性粘贴【例题·单选题】下列属于区域运算符的是（）。A.“/”B.“&”C.“:”D.“,”  正确答案C答案解析选项A为算术运算符；选项B为文本运算符；选项D为联合运算符。二、单元格的引用（）例如：=68+B2*3-SUM（C1:C5）（一）引用的类型1.相对引用：Excel默认使用的单元格引用2.绝对引用例如：=68+$B$2*3-SUM（C1:C5）3.混合引用例如：=68+$B2*3-SUM（C1:C5）【例题·实务操作题】如图所示，计算学生的总成

20、绩。（二）输入单元格引用1.在列标和行标前直接输入“$”符号。2.输入完单元格地址以后，重复按“F4”键选择合适的引用类型。【例题·实务操作题】把图中D2的单元格公式改为“=$B$2+$C$2”,然后将公式复制到单元格D3中,D3中的值与D2相同,引用地址没有改变。（三）跨工作表单元格引用工作表名!数据源所在单元格地址例如：=68+Sheet1!$B$2*3-SUM（C1:C5）（四）跨工作簿单元格引用工作簿名工作表名!数据源所在单元格地址例如：=68+Book2Sheet1!$B$2*3-SUM（C1:C5）三、函数的应用（）基本格式：函数名（参数序列）函数只能出现在公式中。除中文

21、外都必须使用英文半角字符,参数无大小写之分。【提示】重点把握参数的含义和运用。（一）常用函数1.统计函数（1）MAX（number1,number2,）（2）MIN（number1,number2,）MAX/MIN函数忽略参数中的逻辑值和文本。（3）SUM（number1,number2,）数值、逻辑值、文本数字、单元格和区域的引用地址。例如：=SUM （"1",2,TRUE）=4（4）SUMIF（range,criteria,sum_range）对于满足条件的单元格求和（5）AVERAGE（number1,number2,）（6）AVERAGEIF（range,crite

22、ria,average_range）（7）COUNT（value1,value2,）数字、空单元格、逻辑值、日期或文本数字（8）COUNTIF（range,criteria）例如,要在B1:B10单元格范围内统计数值在8090之间的人数,表达式应该是“=countif （B1:B10," >=80"）-countif （B1:B10," >90"）”2.文本函数（1）LEN （text）用于返回文本字符串中的字符数。例如：=LEN（"中华会计网校"）=6（2）RIGHT（text,num_chars）用于从文本字符串中最后

23、一个字符开始返回指定个数的字符。例如：=RIGHT（“中华会计网校”,2）=“网校”（3）MID（text,start_num,num_chars）用于返回文本字符串中从指定位置开始的指定数目的字符。例如：=MID（“中华会计网校”,3,4）=“会计网校”（4）LEFT （text,num _chars）用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。例如：=LEFT（“中华会计网校”,4）=“中华会计”3.逻辑函数IFIF（logical_test,value_if_true,value_if_fa1se）4.查找与引用函数（1）LOOKUP 向量形式（lookup_value,look

24、up_vector,result_vector）【提示】如果函数LOOKUP在第二参数确定的区域中找不到与第一参数完全相同的值,则查找该区域中最接近第一参数且小于它的值。如果第一参数小于第二参数确定的区域中的最小值,函数LOOKUP返回错误值“#N/A”。数组形式LOOKUP （lookup_value,array）用于在数组的第一行或第一列中查找指定的值,并返回数组最后一行或最后一列内同一位置的值。例如：=LOOKUP（5.2, 4.2,5,7,9,10）=5,=LOOKUP（1,4.2,5,7,9,10）=#N/A。【提示】如果LOOKUP找不到lookup_value,它会使用该数组中小

25、于或等于lookup_value的最大值。如果lookup_value小于第一行或列（取决于数组维度）中的最小值,则LOOKUP会返回错误值。2.INDEX （array,row_num,column_num）用于返回表格或数组中的元素值,此元素由行号和列号的索引值给定。例如：=INDEX （B1:E11,4,3）,确认后则显示出B1至E11单元格区域中,第4行和第3列交叉处的单元格（即D4）中的内容。3. MATCH （lookup_value,lookup_array,match_type）用于在单元格区域中搜索指定项,然后返回该项在单元格区域中的相对位置。如果match_type为-1,

26、查找大于或等于lookup_value的最小数值,lookup_array必须按降序排列；如果match_type为0,查找等于lookup_value的第一个数值,lookup_array可以按任何顺序排列；如果match_type为1,查找小于或等于lookup_value的最大数值,lookup_array必须按升序排列；如果省略match_type,则默认为1。如图所示,在F2中输入“=MATCH （E2,B1:B11,0）”,则显示的结果是8。5. 日期与时间函数（1）YEAR（serial_number）用于返回某日期对应的年份例如：=YEAR（"1998/01/30&q

27、uot;）=1998（2）MONTH （serial_number）用于返回某日期对应的月份（3）DAY （serial_number）用于返回某日期对应的天数4. NOW（）用于返回当前的日期和时间,该函数不需要参数。【提示】日期有多种输入方式,包括:带引号的文本串（例如"1998/01/30"）、序列号（如表示1998年1月30日的35825）或其他公式或函数的结果（DATE （1998,1,30）等。【例题·单选题】下列各项中属于文本函数的是（）。A.MAXB.SUMIFC.RIGHTD.LOOKUP  正确答案C答案解析MAX、SUMI

28、F为统计函数；LOOKUP为查找与引用函数。（二）基本财务函数1.SLNSLN （cost,salvage,life）用于返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数。这三个参数都是必需参数。2.DDB（cost,salvage,life,period,factor）用于使用双倍余额递减法或其他指定的方法,计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数;period指需要计算折旧值的期间,其单位必须与life相同。必选参数。factor指

29、余额递减速率,是可选参数。默认为2，即双倍余额递减法。3. SYD（cost,salvage,life,per）用于返回某项资产按年数总和折旧法计算的在第“per”期的折旧值。cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数;per指第几期,其单位必须与life相同。另外，常见的财务函数还有年金终值FV、年金现值PV、年金PMT、利率RATE、期数NPER 等资金的时间价值函数，净现值函数NPV，内含报酬率函数IRR。 第四节数据清单及其管理分析一、数据清单的构建（）（一） 数据清单的概念Excel中,数据库是通过数据清单或列表来实现的。数据清单是一种包含一

30、行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表,例如工资表、应付账款等。数据清单中的列是数据库中的字段,数据清单中的列标志是数据库中的字段名称,数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。（二）构建数据清单的要求为了使Excel自动将数据清单当作数据库,构建数据清单的要求主要有:1. 列标志应位于数据清单的第一行,作为字段名,用以查找和组织数据、创建报告。2. 同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。3. 避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在他们之间留出至少一个空白的行或列。4.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。【例题·

31、单选题】下列关于Excel数据清单的说法中，不正确的是（）。A.列标志应位于数据清单的第一行B.数据清单中的列是数据库中的字段C.每一行对应数据库中的一条记录D.同一行中各列数据项的类型和格式应当完全相同  正确答案D答案解析同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。二、记录单的使用（）（一） 记录单的概念记录单又称数据记录单,是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。【提示】注意把握记录单与数据清单的关系。（二） 通过记录单处理数据清单的记录1.通过记录单处理记录的优点界面直观,操作简单,减少数据处理时行列位置的来回切换,避免输入错误,特别适用于大型数据清

32、单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。2.记录单对话框的打开Excel2003, “数据”菜单“记录单”Excel2013,“快速访问工具栏”“记录单”【提示】打开记录单对话框以后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据,无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。3.在“记录单”对话框中输入新记录4.利用“记录单”对话框查找特定单元格5.利用“记录单”对话框核对或修改特定记录6.利用“记录单”对话框删除特定记录【例题·判断题】打开记录单对话框以后，仍可以直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。（）  正确答案×答案解析打开记录单对话框以后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据,无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。三、数据的管理与分析（）在数据清单下,可