智慧城市背景下区域档案信息资源共建共享模式研究

1、智慧城市背景下区域档案信息资源共建共享模式研究摘要：档案信息资源共享是社会信息化环境下档案 工作的重要内容，但在现实工作开展中存有诸多制约，共建 共享是一种更为优化的档案信息服务方式。本文介绍了档案 信息资源共建共享的基本模式，在此基础上提出了区域档案 信息资源共建共享的优化模式，并对智慧城市背景下区域档 案信息资源共建共享的创新模式进行了探讨。关键词：智慧城市;档案;共建共享abstreet:archivesinformationresourcecoconstruetionandsharin gisthedevelopmentdirectionofarchivesworkundertheen

2、v ironmentofsocial informatization,butinrealitytherearemanyconstroints,co-constructionandsharingcansolvetheproblem. thispap erintroducesthebasicmodelof archival informstionresou rcesco-constructionandsharing,putforwardtheoptimizationmodeloftheregionalarchives informationresourceo-constructionandshar

3、ing, anddiscussedtheinnovationmodeconstructionofarchivalinformationresourcescoconstruetionandsharinginwisd omcitybackground.keywordswisdomcity；archives；co-constructionandsharing1从档案信息资源共享到共建共享档案信息资源共享是档案工作的重要内容，但是，从档 案信息资源共享实践工作来看，由于受资金、技术、人才、 资源等因素的制约，其开展还存有一定的局限性，如档案部 门往往得不到社会的关注，资金投入不足，管理人才、专业 人才

4、、技术人才严重短缺，影响了档案信息资源的共享利用; 同时，在我国现有的档案管理体制下，档案信息资源被分散 保管在各级各类档案保管机构，档案管理的标准和社会部门 信息建设标准不尽一致，影响了档案信息跨行业、系统、部 门之间的共享；此外，档案部门的馆藏档案结构不尽合理、 档案人员工作服务有待提升，这些都导致档案部门开发的档 案资源和社会需求相脱节，等等，这些都制约了共享工作的 开展。20世纪90年代以后，以物联网、云计算等为代表的信 息技术带动了智慧城市建设的快速发展，智慧城市建设过程 中相关部门需要利用各层级的档案信息资源，这在客观上要 求整合区域内各档案保管机构档案资源，在建立分层级档案 信息

5、资源共享平台基础上实现社会的接入和利用，如何在智 慧城市背景下实现区域内档案系统内部以及与社会部门之 间的档案信息资源共建共享已引起了档案界的关注。笔者认 为，档案信息资源的共建共享是指档案部门根据用户对档案 信息的需求，充分利用现代信息技术手段和网络系统，整合 各级各类档案保管机构的档案信息资源，加强与社会部门的 协同，建立一个基于互联网的分层级档案信息共享与服务平 台，实现档案系统内部以及与社会部门之间的档案信息资源 共享，满足社会对档案信息的利用需求。与目前的单纯档案 信息资源共享相比较，共建共享更强调档案部门和社会部门 在共建档案信息资源基础之上的共享，可解决仅仅依靠档案 部门开展共享

6、工作的缺陷，从而在智慧城市体系建设中深层 次促进档案信息资源的利用，对于促进新形势下档案事业的 发展有着重要意义。2档案信息资源共建共享基本模式信息资源共建共享基本模式主要有集中型模式、层次型 模式、网络型模式1,我们也可依此将档案信息资源共建 共享模式分为上述三种模式。2. 1集中型模式。集中型模式也称为垂直型模式，指具 有隶属关系的某系统内或某类型档案保管机构在不同层次 之间协作共建共享档案信息资源的一种模式。这种模式中， 所有下级馆（室）都与中心馆联结，并共享中心馆的档案信 息资源，如2013年浙江绍兴市档案部门建设"区域公共档 案信息资源管理和服务总平台”，通过现代化的信息技

7、术手 段，将辖区内各县市区档案馆的档案信息资源进行整合和利 用，实现区域内档案信息资源的共建共享2。集中型模式 下，各成员之间具有行政或业务上的上下级隶属关系，因此 相对容易组织开展，但这种模式也有其自身的不足，集中型 模式具有封闭性，排斥了系统外及各系统之间的档案信息资 源有效共享。在我国现有档案工作体制下，保存档案资源的档案机构 既包括传统的国家档案馆、部门档案馆、企事业档案馆（室）, 还包括近年来新出现的新型档案机构，如文件中心、档案寄 存中心、档案事务所等，在条块分割的管理体制下区域内档 案工作处于政府、部门、行业和社会组织各自管理的状况， 档案行政管理机构对上述档案保存机构仅履行“按

8、区域执 行监督和指导的职能” 3,基于此，集中型模式下，档案 信息资源共建共享可分为档案专业系统内各级国家档案馆 档案资源共建共享、档案专业系统之外的社会各系统内档案 资源共建共享，以及和上述各系统无隶属关系的社会组织档 案信息孤岛并存的工作状况。2. 2层次型模式。层次型模式又称水平型模式，是指同层次间不同系统、不同类型 档案保管机构之间的信息资源共建共享模式，是一种跨系统 的条块结合的工作模式。层次型模式以某个地区为范围，以 综合档案馆为基础，统一标准，联合建设，共享开发利用各 系统、行业和部门中的档案信息资源，但这种模式下，各档 案保管机构分属于不同的行业系统，并无隶属关系，档案信 息资

9、源共建共享的推进工作缺乏行政促进机制的有力保障。由上可知，层次型模式对促进区域档案信息资源共建共 享工作开展是有利的，虽然各档案保管机构在行政上不存在 隶属关系，但就推进档案工作合作共享却有着共同的要求， 加强跨系统档案信息合作共享对于各部门的工作效率是双 赢的结果，但层次型模式下的合作如果缺乏合理有效的运行 机制、协作机制、保障机制，这种模式在实践中往往难以有 效开展。2. 3网络型模式。网络型模式是指所有档案保管机构间 都可直接相互联结，互相建设共享档案信息资源。其理论基 础是虽然各档案保管机构的档案资源具有一定的独立性，但 它们都属于我国整体档案资源不可分割的组成部分，因此对 所有档案信

10、息资源都可以进行合作共享，网络型模式在理论 上是最优化的共建共享模式，但考虑当前的档案工作体制、 机制、信息技术、部门利益等因素，这种模式是在实践工作 中操作难度最大，最难以真正实现的一种模式。3区域档案信息资源共建共享的优化模式3. 1确定优化模式的原则。（1）适应性，模式的确定应 符合地区政治、经济、文化现状，适应档案事业发展的需要 以及现有的档案工作体制机制，具有实际可操作性；（2）渐 进性，应意识到档案信息资源共建共享工作是一个逐步完善 的发展过程，在建设过程中可考虑分步实施，科学建设。(3) 前瞻性，模式的选择既要符合档案工作的现状，也应具有一 定的超前设计理念，为将来的功能的拓展预

11、留余地。(4)融 合性，上述三种共建共享模式之间并不是完全割裂的，在具 体选择时，可整合各种模式的优点，因地制宜，多种模式并 举，使区域档案信息资源共建共享工作务实开展。3.2区域内档案信息资源共建共享优化模式的思路。结 合我国现有的档案管理体制机制及各地区档案工作的实际， 区域内档案信息资源共建共享的优化模式是改良基础上的 集中型模式，实际开展时可分层级逐步推进，具体为：在地 区档案行政管理机构的统筹指导下，大力开展档案信息的资 源体系、安全体系、利用体系及信息技术建设，首先在区域 内具有隶属关系的包括档案系统在内的各行业系统内开展 共建共享，实现纵向的各档案保管机构在不同层级之间档案 信息

12、资源共建共享，在此基础之上逐步实现区域内横向的跨 行业系统档案信息资源以及区域内相对独立的社会组织、档 案寄存中心、档案事务所和公民个人的档案资源的共建共 享，整体提高地区档案资源综合服务能力，为地方经济社会 发展提供有力的档案信息支撑，并为将来更大范围内的跨地 区的国家范围内档案信息资源共建共享工作奠定坚实的基 础。这一模式也可概括为：地区档案行政管理机构统筹指 导，在集中型基础之上的分层级推进，各行业系统分别实施, 先系统内共建共享，后跨行业系统共建共享，最终实现全国 档案信息资源共建共享。4智慧城市背景下区域档案信息资源共建共享模式创新4. 1主题内容协作的共建共享模式。主题内容协作的共

13、 建共享模式的目标在于建设基于共享的专题档案信息资源， 这种模式能够将专题档案信息集中在一起，方便用户从专题 角度共享利用档案信息资源4。在智慧城市建设中，为解 决社会公众关心的核心问题，提升重点领域服务水平，城市 管理部门往往开展部分专题智慧应用体系建设，如智慧社会 管理体系、智慧健康体系、智慧文化服务体系、智慧安全应 急体系，等等。这些智慧应用体系建设过程中，档案信息具 有重要作用，档案部门应和政府相关职能部门加强协作，共 同建设和共享专题档案信息资源，而在实际工作中，部分地 区档案部门已开展和相关部门协作建设共享工作的探索。如 浙江省提出建设“民生档案”、“平安档案”、“活力档 案”等专

14、题档案的思路，在工作过程中，浙江丽水市建成了 包括资产档案应用模式和百姓档案智能模式等在内的四个 智慧应用模式5,浙江绍兴市2013年创建"区域涉民档案 集成管理与服务平台”，以公民个人身份证号码为关联，通 过公民个人身份识别对各类档案信息的有机联系，打破了现 有各数据库之间的孤立关系，实现了人与人、人与物、人与 证、人与业的智慧整合6。4.2非政府社会组织主导的共建共享模式。非政府社会 组织共建共享模式是指由非政府社会组织主导实施的区域 内档案信息共建共享模式，在我国现有的工作体制机制下， 区域内信息资源共建共享主要由政府部门负责开展实施，但 近年来在国际范围内兴起由非政府社会组织

15、主导开展的区 域内或跨区域的信息资源建设与共享工作，我国近年来在部 分领域也开始探索这一新模式，在该模式下，非政府社会组 织根据地区发展规划，研究本专业领域信息共享平台建设、 具体数据集成共享和业务协同、研究共建共享工作中信息安 全和隐私的法规政策、信息数据标准，同时负责召开学术交 流会、技能培训、新技术和项目推广应用等。2013年3月， 中国卫生信息学会健康档案与区域卫生信息化专业委员会 成立，其建设的核心内容区域卫生档案信息平台，实现基于 电子健康档案、电子病历索引库及人口信息数据库的综合管 理和数据利用，实现公共卫生、医疗服务、医疗保障、药品 供应保障、计划生育和卫生综合管理六大业务应用

16、互联互 通、信息共享、业务协同，实现智慧城市建设中的智慧医疗, 目前该组织已协助国家卫生计生委在上海闸北区、重庆、浙 江舟山、四川德阳等地区开展智慧卫生档案信息平台的建设 工作。4.3市场机制调节的共建共享模式。市场机制共建共享 模式是指在档案部门参与区域内档案信息建设和共享工作 中引入市场机制，通过市场调节协作双方的权利和义务，保 障共建共享的可持续发展。作为社会公益性信息组织，传统 档案管理体制和运行机制基础上的档案信息资源共享强调 档案部门的投入和付出，档案部门在积极向社会提供各类公 共信息的同时，自身资金投入、效益和人员等因素较少得到 重视，致使建设成本过高而使档案部门难以承受。在智慧

17、城 市建设中，档案信息资源共建共享工作应运用市场机制调动 各方积极性，用市场机制来建设和共享档案资源，实现资源 和成本管理的合理化，真正体现合作共建、社会共享的目标。 随着我国各地区智慧城市推进工作的开展，社会部门对档案 信息的需求较以往更为迫切，档案部门应改变以往单向档案 信息输出的模式，积极引入市场机制调节的共建共享模式。 如，档案部门可争取档案资源建设与共享专门经费用于基础 档案信息的市场外包数字化、智慧档案管理系统的建设和管 理、智慧档案建设和共享中的云计算及物联网等核心技术的 开发，等等；考虑如何将档案信息资源共建共享工作融入到 智慧城市建设体系之中，列入政府主导的智慧城市建设规划

18、内，将其市场项目化，从智慧城市的财政专项中获得资金支 持，引导智慧城市各项专项建设经费向档案领域的流入;此 外，在部分商业目的智慧项目中以市场购买的方式获取档案 信息数据，等等。4. 4全面融入的共建共享模式。档案工作应全面融入智 慧城市建设的全过程，这就要求在包括智慧城市基础设施建 设、核心技术、运营管理、信息安全等各领域实现档案领域 的同步建设，当前档案部门应重点加强以下几方面工作：（1） 加强网络基础设施建设。档案工作应主动融入各地智慧城市 的建设，加快'下一代互联网”、“新一代广播电视网”、 “第四代无线通信”以及物联网、云计算等关键技术在档案 工作中的应用，同步构建与智慧城市协同统一的泛在网络， 在信息基础条件较好的档案部门开展“三网融合”和网络 基础设施共建共享试点建设，积极探索适应三网融合的档案 工作模式。（2）推动档案云计算中心建设。根据档案部门实 际智慧应用需求，整合档案工作网络、软硬件和信息资源， 建立档案云计算中心，构建档案云计算服务平台，形成契合 档案工作特点和需求的档案云计算关键技术服务和整体解 决方案，用于现代海量档案数据的收集、整理、传输、存储、 备份和开展利用等，向社会提供技术先进、标准统一、安全 稳定的档案云服务。（3）档案信息安全基础建设。应加强完 善档案信息安全保障体系、档案信息安全测评认证体