新国泰医药GSP管理系统操作说明书

1、新国泰医药GSP管理系统第一章 产品简介1.1 软件概述新国泰医药GSP信息管理系统是针对医药经营企业的业态应用并全面达到医药GSP标准的专业信息管理系统。系统的核心采用国际先进的开发工具和GSP标准，实现医药经营企业的现代化、规范化、标准化、信息化管理。系统在研发过程中采纳了数十家成功应用企业在使用过程中提出的需求和建议，吸取了国外数家知名企业的先进管理经验和经营理念。因此，本系统在管理功能上让药检部门和用户感到完全达到GSP标准和贴切企业经营管理的实际业务流程，在监管和管理上能给药检部门和企业经营者提供详实的资料信息和决策支持，提高监管和管理的效率，获取较好的社会效益和经济效益。1.2 主

2、要特点1) 实现严格的批次管理，在所有的进、销记录以及库存报表中都准确体现药品生产批号和有效期。2) 提供国家公布的非处方药品词典以及核对功能，使用户能快速确定药品分类。3) 提供全面符合国家标准的药品信息管理和完整、规范的GSP台帐。4) 与进销存紧密相关的部分GSP台帐，例如处方药销售记录、养护记录等均由系统自动生成，为用户带来极大便利。5) 提供医保药品词典及核对功能，使用户能快速确定医保药品，并在销售过程完全实现了与医保系统的协调运作。6) 提供会员制功能，会员等级和折扣率由用户设定，并按会员的消费积分自动将会员升级。7) 提供现金、医保卡等多种付款方式，以及在销售报表中分别统计出各种

3、付款方式的总金额。8) 销售报表可按收银员、商品、分类、会员、供应报商等多种方式统计。9) 提供商品库存，分类库存，批次库存和供应商库存等多种库存报表。10) POS机的操作简便快捷，并同时集成了会员查询，盘点录入，员工考勤等功能。11) 提供处方单管理及快速的中药处方调配及销售功能。12) 提供了在POS机上也能快速实现商品拆零销售功能。13) 自动按库位生成养护记录并自动提示养护人员及时做好养护工作。14) 自动进行库存和有效期预警并生成采购计划单和药品催销表。15) 集成了供应商付款，应收应付帐统计，进销存报表，往来帐目报表，费用管理等财务支持功能。16) 提供销售排行统计，商品进价分析

4、，库存利润预测，销售走势分析图等决策支持功能。17) 提供可视化标价牌设计工具，用户能够自行设计和修改标价牌格式,并可使用多种标价牌格式。18) 软件中各种表格和打印格式都能灵活定制。19) 所有报表都能输出到Excel文件。20) 在软件中为所有中文信息提供了拼音首字母的检索功能以便快速过滤和选取。21) 灵活的权限控制：针对不同级别的用户能够灵活开放和关闭某些模块，即使同一模块也可为不同级别的用户提供不同的内容。1.3 功能模块概述1） 商品管理 提供对商品及其相关信息的录入、修改、查询及首营品种登记、审批等功能。2）员工管理 提供员工资料、用户权限、考勤、培训、考核记录、健康档案管理等功

5、能。3）权限管理提供用户权限控制功能。4）系统功能控制管理 提供系统参数控制、站点管理、数据结存、打印格式调节等功能。5）会员管理 提供会员管理、优惠控制、等级控制、会员奖励、消费及积分查询等功能。6）往来单位管理 提供供货商、首营企业、客户、连锁门店管理等功能。7）采购管理提供采购计划、合同、验收、入库、采购退货等单据的录入及采购、退货情况的统计，商品进货渠道等相关统计报表。8）销售管理提供零售、售价调整、零售退货监控、零售与退货统计、供应商销售统计、零售报表等。9）处方调配管理提供处方单管理，处方调配，调配复核及调配统计、复核统计等功能。10）商品拆零管理提供商品快速拆零及拆零领用，拆零入

6、库等相关统计报表等功能。11）商品报损管理提供报损商品的出库，销毁记录及相关统计报表等功能。12）盘点管理提供按商品分类，库位等多种方式的库存盘点功能。13）库存管理提供按商品统计、按批次统计、按分类统计、按供货商统计等多种库存报表。14）自动预警系统提供自动库存预警，有效期预警，自动生成采购计划，自动生成催销报表等功能。15）GSP管理系统包括药店管理制度、人员、首营企业、首营品种、入库验收、退货验收、处方及调配、存储养护、质量审核，不合格品管理等数十套GSP台帐的录入、检索等管理功能。16）财务管理系统提供往来单位付款、应付应收帐目统计，销售利润报表，进销存报表，供应商往来帐，客户往来帐，

7、费用管理等功能。17）决策分析提供销售排行统计，进价分析，库存利润预测，利润组成分析，销售走势分析等功能。1.4 软件运行平台服务器运行环境： CPU：Pentium 内存：256M 硬盘：10G 操作系统：Windows 2000 Server 数据库：SQLServer 2000工作站运行环境： CPU：Pentium 内存：128M 硬盘：4G 操作系统：Windows 2000 professionalPOS机运行环境： CPU：Pentium 166以上 内存：64M 硬盘：1G 操作系统：Windows 98外部通讯平台： ADSL Modem 10M 以太网卡1.5 业务流程供货

8、商退货采购配送退货退货退货退货零售退货批发退货退货退货 采购验收 首营品种 销售退货验收首营企业审批 不合格 首营品种审批 合格 合格 不合格 报损，销毁退货退货入库通知单盘点仓管员复核近效期药品催销退货退货仓 库零售 入库 销售退货 为近效期药品批发养护不合格 客户合格 批发退货质量可疑配送药品停售通知退货退货 处方调配商品拆零质量检验部门处方调配复核门店 解除停售通知 检验合格 配送退货零售检验不合格报损，销毁 第二章 快速入门2.1用户登录用户运行后台管理软件时，首先要进行用户登录：服务器名和数据库在第一次登录时输入以后，系统会自动记住，以后不需要更改。在第一次登录时只有一个用户可用，即

9、SQLServer系统管理员“sa”。登录成功后应在员工管理中添加其他用户，操作方法将在下一节的输入员工资料中介绍。如果登录成功，则进入到软件主界面：子模块主模块工具栏菜单 在刚登录到主界面时，系统自动处在商品资料管理模块(主模块的选择焦点处在商品资料这一按钮上)。用户若要选择其他主模块，则用鼠标点击相应的主模块按钮即可。随着用户选择不同的主模块，中间的大方框内会自动显示该主模块的子模块功能按钮，点击这些按钮则启动对应的子模块。2.2 数据表格的操作在进一步学习使用前，应掌握本系统对表格的操作特点：1、本系统的大部分数据的输入都是在表格中直接填写的，双击表格中的某一项内容则进入编辑状态，输入后

10、按回车键则保存,不回车则取消。2、在编辑表格中的内容时若出现下拉框，可输入拼音首字母对下拉框中内容进行过滤，(例如商品名"六味地黄软胶囊",只要输入"lwd"就找到该商品了。又如在输入验收单时供货商的名称为“山东东阿阿胶股份有限公司”，则只要输入“sdd”就可快速定位到该公司)3、在表格中设定查询条件的方法：双击表格的标题栏出现下拉框，这时选择下拉框中所列举的内容，或直接输入作为条件的内容即可。在输入条件内容时 可以加条件符号 ">" , "<" ; 也可以不加,这时系统自动认为是"=&quo

11、t;(对于数字) ，或“包含”(对于文本)。例如要查品名中包含"拉芳"的商品,则双击商品名称 然后输入"拉芳"即可。要查零售价大于10的商品，双击零售价这一列的标题栏然后输入">10"。对于某些按时段产生的报表无法按上述的办法设置查询条件。4、在表格中设定排序或快速定位的方法：右击表格的标题栏，在弹出的菜单中选择相应的选项即可。5、表格中的内容可通过输出按钮输出到“Excel”表格中。2.3 初始数据准备在使用本系统进行管理和销售之前，必须要输入以下信息：员工资料，供货商及生产厂家资料，商品资料，商品验收，会员资料。其中最主要工

12、程量最大的工作就是输入商品资料。l 输入员工资料启动员工资料模块的方法有三种：1、 点击“员工”主模块按钮，然后点击“员工资料”子模块按钮。2、 点击工具栏的第一个图标。3、 选择“员工管理”菜单中的第一个子菜单“员工资料”。对于最常用的功能模块都提供了以上三种启动方式，其它的模块则只提供了第1和第3种启动方式。启动常用的模块的快速方法就是点击工具栏上的按钮。启动员工资料模块后则出现如下界面：点击“添加”按钮增加员工资料，并输入员工的信息。如果允许该员工使用本软件，需要在有效用户这一列打勾，该员工的工号就是登录时的用户名，初始密码等于工号。例如要在系统中添加一个收银员时，用户组应选择“收银员”

13、，“有效用户”打勾。该收银员第一次登录POS机时，用户名为工号，密码也是工号，登录以后可以自己修改密码。员工的工号不能重复，在添加新员工时工号自动设为零，一定要设定一个非零的工号，否则不能再添加新员工。当某员工再任何单据中出现一次该员工就不能再被删除。l 输入供货商及生产厂家的资料点击工具栏按钮则打开供货商资料模块，界面与员工资料类似。在输入供货商资料时注意对于直接供货的厂家应在供货方式中选择“直供”,如果该供货商是药品供货企业，应在“药品供货企业”这一列上打勾。对于药品供货企业系统会自动生成首营企业审批表。对于直供的药品企业，自动为其商品生成首营品种审批表。在表格中选定某一供货商后，点击“首

14、营企业审批”按钮，进入首营企业审批模块，该模块提供填写和打印首营企业审批表功能。l 输入商品资料点击工具栏按钮则打开商品资料模块，界面如下所示。在刚打开商品资料界面时，表格中并无内容，光标停留在“条码查询”的输入框中，此时直接按回车键，可查看所有商品资料，如果输入一个条码则表格中只出现该条码所对应的商品。本系统中提供了商品资料库功能，用户在输入商品时可先在商品资料库中查找，如果库中有该商品便可直接输入到商品资料表中，这一功能通过“商品资料库”按钮实现。如果商品资料库中没有该商品则使用“添加商品”功能输入商品资料。本系统同时也提供了医保药品词典和非处方药品词典功能，能帮助用户快速确定药品是否属于

15、医保范围和是否为非处方药品。选择某一药品后，通过点击“医保药品核对”按钮可快速核对医保药品，通过点击“非处方药品核对”按钮可快速核对非处方药品。在“拼音码查询”输入框中输入拼音首字母可快速通过品名查询商品资料。选择某一商品后，点击 “查看进出明细” 按钮，可查看某一商品的进货、销售、退货等详细流转情况。选择某一商品后，点击“首营品种审批”按钮，可进入首营品种审批模块，该模块提供填写和打印首营品种审批表的功能。选择某一商品后，点击“快速调价”按钮，可更改商品的零售价，系统会自动生成售价调整单。当一个商品出现了验收，销售，调价等任意一种情况时，该商品就不能再被删除。输入一个商品的生产厂家无法在下拉

16、框中选择到时，需要在上一节提到供货商和生产厂家资料中先添加。选择某一商品后，点击“制作条码标签价”按钮，可通过专用条码打印机制做条码标签或标价牌。选择某一商品后，点击“打印标价牌”按钮，可通过普通打印机打印标价牌或条码标签。后台对商品的优惠控制商品的优惠提供会员优惠和特价优惠两种方式。特价的设置和启动：在特价一栏中输入特价，在使用特价一栏中选择“”。当所有需要使用的价的商品设置完成后，在系统参数中将开关“启用特价”打勾。会员优惠有两种方式： 在会员等级中设定会员优惠率，在商品资料中设定会员价。各种优惠的优先级：如果某商品设定了特价，则不论是不是会员，该商品均以特价销售；如果未设定特价但设定了会

17、员价，则对会员以会员价销售，不考虑该会员的级别。如果未设定会员价，则按该会员的级别自动取优惠率。未设定特价的商品对于非会员以原价销售。l 输入验收单本系统必须先做验收，才能进行销售。点击工具栏按钮则打开验收单模块，界面如下所示。此窗体分为上下两个部分，上面的表格是单据索引，下面的表格用于显示单据中的商品明细。刚进入验收单模块时只会显示一个月之内的单据，如果要显示时间更早的单据，则点击“最近两个月”或“显示所有单据”即可。验收单的录入：先点击“添加单据”并输入供货商和验收时间后，再使用“添加商品”按钮逐一添加商品。注意：当一个单据中的商品已经销售或退货后，该单据将无法删除。 当一个单据已经审批后

18、，该单据将无法修改和删除。l 输入会员资料点击会员主模块按钮进入会员管理模块，再点击“会员资料”按钮进入该模块，界面如下。该模块提供了添加会员、控制是否优惠、优惠方式、以及查看会员积分等功能。会员的积分 = 初始积分 + 消费积分 + 奖励积分。其中初始积分可以任意输入和更改，消费积分为该会员在本店的消费金额，奖励积分为历次对该会员的奖励金额。奖励功能通过会员奖励模块实现，当对某会员实施奖励时，奖励金额应输入负数，这样该某会员的积分将减少，如果输入了正数，则该会员的积分将会增加。如果设定了多个会员等级，则会员的等级会自动随着积分的增加而提高。如果在是否优惠一列打“×”，该会员不能享受

19、会员优惠；通过在“使用固定折扣”一列打勾并输入固定折扣率，可使该会员享受固定的优惠率。如果会员已经消费或曾经被奖励，该会员的资料就无法删除。本章小结本章是用户入门的必读内容，使用户熟悉本软件的一些使用特性，能够录入初始数据和实现销售。POS机的操作部分请参考新国泰药店GSP管理系统操作手册(POS机)。第三章 功能模块操作说明3.1 系统设置3.1.1 查询定义本软件是基于开放式数据绑定技术开发的，即软件中的所有表格内容以及打印格式都通过查询定义来设定和调整，并能够为不同用户组提供不同的表格内容。这一功能一般由服务商按用户要求定制时使用，用户在未经指导下不要使用。3.1.2 系统参数以下是系统

20、参数设置对话框，提供了缺省打印设置、效期预警设置、POS机控制等功能，当用户更改了设置后，应点击“确定”按钮以使设置生效。3.1.3 站点管理下图为站点管理窗口，只有在站点管理中出现的计算机才能连接到服务器，站点类型和数量是固定的，站点名称即为各站点的计算机名，用户可以更改。更改的方法是双击站点名称进入编辑状态，输入新的站点名称后，按回车键确认。3.1.4 辅助工具辅助工具窗口如下图所示，主要提供了一些数据维护和批量处理功能，其中“扩充查询定义”、“将散货数据传入电子称”、“清除旧数据”等功能在使用时一定要慎重。3.1.5 更改密码用于更改当前用户的密码。当员工资料中的某个员工成为有效用户时，

21、这个员工就能够使用本软件，即成为系统用户，登录时的初始密码与该员工的工号相同。如果该用户需要更改密码，则需使用这一功能来修改。新密码需要输入两遍，然后按“确定”按钮。3.1.6 设计打印格式这一功能用于设计和调整各种灵活的打印格式，例如“首营企业审批表”、“首营品种审批表”、“员工健康档案”、以及“商品标价牌”、“条码标签”等。例如在实际标价牌时的界面如下所示：标签设计工具栏签格式都用文件存放的。在设计中的各项操作功能由标签设计工具栏上的按钮提供，从左至右依次为打开标签文件，保存标签，另存标签，添加数据信息，添加固定文本，画线，画方框，画条码，整体复制，删除，标签属性，打印预览。在新建的标签时

22、应首先使用标签属性功能来指定该标签所要查询的表或视图以及索引列，以及指定标签大小，标签大小的单位是0.1mm。其中添加数据信息、添加固定文本、画线、画方框、画条码属于绘制操作，操作方法是点击工具栏按钮后，在绘图区指定两个对角点来确定对象位置。修改对象属性的方法为双击该对象，修改对象位置的方法为拖动该对象或拖动该对象的控制点。选择对象后点击，则删除该对象。3.1.7 打印机设置此项功能用于在软件中临时指定打印机的属性，如打印机选择，页面大小，横向或纵向打印等。如果要永久指定打印属性则应在操作系统的打印首选项功能中指定。另外本系统中的某些模块会自动根据需要改变打印方向。32 权限管理权限管理功能用

23、来控制除系统管理员外的其他用户组的模块使用权限，权限管理的窗口如下所示：通过下拉框来选择用户组，以树状图表示该用户组所具有的主模块和子模块使用权限。“添加权限”用来添加主模块权限，选择一个主模块后点击“添加下级权限”可添加子使用模块权限。选择某个主模块后点击“删除权限”则删除该主模块下的所有子模块权限。3.3 员工管理此模块包含员工资料，部门信息，职务信息，员工考勤，员工出勤明细，员工出勤报表，人员花名册，员工健康档案，员工培训记录等子模块。员工资料在第二章中已有介绍。部门信息、职务信息、员工健康档案，员工培训记录等子模块的管理操作也很简单，一般都是“添加”，“删除”，或双击进行修改。 员工考

24、勤员工考勤功能一般在POS机上操作，后台用来查看考勤记录和打印出勤明细。后台考勤功能提供电脑操作员为其他员工考勤，窗口如下图所示。考勤时输入员工的工号并按回车键，系统则自动生成考勤记录。如果某工号在一天之内是第一次输入则记录的是上班时间，第二次输入记录的是下班时间。员工出勤明细的窗口如下图所示：员工出勤类别需要由人工指定，即出勤、迟到、加班、缺勤等情况。每种出勤类别都用一个符号表示。该符号用于在员工出勤报表中直接表示该员工的出勤状况。员工出勤报表的使用比较简单，只要输入时间范围后，点击开始统计即可。3.4 会员管理会员管理包括会员资料，会员等级，会员奖励等子模块。会员资料管理在第二章中已有介绍

25、。会员等级管理会员等级模块设定会员的积分等级和该等级的折扣率。当会员的积分达到某个等级之后就可享受该等级的折扣率。即使不需要按等级进行折扣的优惠方式，也至少要存在一个会员等级。会员奖励会员奖励模块用于对会员的奖励进行记录并调整该会员的积分。一般来说对会员实施奖励时应将该会员的积分减少，因此将输入的奖励积分应该是负数。如果输入了是正数则会使会员的积分增加。当输入了正确奖励记录后，应将该记录审批，以防止他人改动。3.5 往来单位往来单位模块包括供应商资料、连锁店资料、首营企业登记及审批、质量协议书等子模块。供应商资料管理模块在第二章中已有介绍。连锁店资料管理模块提供对连锁店信息的添加、修改或删除等

26、维护操作。连锁店资料同调拨单紧密相关。在作连锁门店之间调拨商品时，需要开具调拨单，而调拨单中需要要选择连锁店名称。首营企业登记和审批在供货商资料中，如果某供货商的供货方式选择“直供”并在“药品供货企业”这一列上打勾，则该企业就会自动出现在首营企业登记表中。在首营企业登记表双击某一直供企业就会进入首营企业审批模块。在首营企业审批表中填写内容时，注意每输入一项内容都要按一下回车键。审批之后的审批表不能再修改。质量协议书质量协议书用于在电脑中登记与供货商之间的质量协议，便于查阅。首先添加质量协议登记，然后双击该记录进入登记表填写模块，填写完成后应审批该协议书以防止改动。3.6 商品资料商品资料模块中

27、提供商品及其分类、剂型、库位、产地、商标、数量单位、商品等级等数据的录入和维护功能，以及首营品种登记和审批，营品种检验报告登记等GSP功能。商品资料的管理在第二章中已有介绍。首营品种的登记和审批当在商品资料中直接供货一栏打“”时,该商品自动进入首营品种登记表。在首营品种登记表中双击该商品，则进入商品的首营品种审批。在首营品种审批表中填写内容时，注意每输入一项内容都要按一下回车键。审批之后的审批表不能再修改。当在首营品种审批表中点击了“首营品种检验报告”按钮，则为该品种生成一条检验报告记录。该记录用于在电脑中登记该商品的检验报告书，便于以后查阅。在首营品种检验报告登记表中双击某一记录，进入填写状

28、态，填写完成后应审批以防止改动。3.7 采购管理采购管理包括采购通知单、采购合同附单，采购验收单，入库通知单，采购退货单等单据输入功能；提供采购统计，采购退货统计，购进渠道报表等统计报表；提供药品购进验收记录，中药材质量验收记录，直供药品验收记录，医疗器械验收记录，验收不合格药品处理，药品退货记录等GSP台帐。其中GSP台帐部分由录入的单据自动生成。验收单的录入在第二章中已经介绍，其他单据的录入操作基本与其类似。采购退货单中只能输入在采购验收单中出现过的商品，并能自动提示采购时的供货商和当时的采购价格。GSP台帐部分有一“发送到要监局”按钮，用于将GSP台帐传送到药监部门，但只有在与药监部门具

29、备网络通讯并提供软件接口的条件下才能有用。3.8 零售管理零售管理包括售价调整，零售单，零售退货单，零售退货验收等单据的录入和管理；提供零售统计，零售退货统计报表；提供处方药销售记录，零售退货商品验收记录，零售退货不合格药品处理等GSP台帐，其中GSP台帐部分由录入的单据自动生成。 售价调整单一般在商品资料模块中调整零售价格时售价调整单会自动生成，售价调整单模块用于查看和打印该单据。零售单零售单一般由POS机在销售时自动成，后台的零售单模块用于查看和删除被挂帐的单据。其中的“单据ID”就是零售小票上的交易号。零售退货单同零售单一样，零售退货单一般由POS机在零售退货时自动成，后台的零售退货单模块用于查看和删除被挂帐的单据。其中的“单据ID”就是零售退货小票上的退货交易号。零售退货单中只