物资管理办法

1、 关于下发物资管理办法的通知（2013年第6号）公司各单位：根据公司生产经营和管理需要，为强化公司的基础管理工作，特制定并下发物资管理办法，请各单位认真组织学习，严格按照本办法执行。特此通知。附：物资管理办法 二零一三年七月二日2013年6月30日发布 2013年7月01日实施 第 1 页 共 1 页 物资管理办法第一条 为规范公司库存物资管理工作，保障库存物资的安全性、准确性和完整性，更好地为公司生产经营服务，特制定本办法。第二条 本办法适用于生产经营中所涉及的全部物资管理工作，包括生产与销售所需各种原辅材料、在制品、半成品、成品、废品、包装物、备品备件、工具等物资的库存管理规定。第三条 物

2、资管理中的不相容职务应当分离，其中：1. 物资入库和出库经办者与审批者应分离；2. 物资验收保管与采购应分离；3. 物资保管员与审批发料人员应分离；4. 若某职位空缺或相关人员临时外出，应指定替代人员或临时人员负责，避免暂时的职务重叠。第四条 库存计划与控制1. 库存以适质、适量、适时、适地的原则，储备所需物资，避免资金滞留和供货不足。 2. 仓库保管员控制安全库存：需求部门报采购计划，经仓库保管员核实库存，提出需要采购量，报主管生产领导审批。第五条 物资入库管理1. 基本要求（1） 采购人员完成采购任务，应持发票、有效合同、质保书、使用说明书和主管领导批准后的采购计划、质量证明书、产品合格证

3、方可办理入库手续（进口物资应附码头提单、装箱单、合同、发票四证齐全）。保管员及质检人员对材料的质量、数量、规格进行核对及外观验收，做好记录，办理入库手续，对超交、错交或质量不符合合同规定的物资不予验收入库。对已列为积压的物资，虽有合同，在到货时仓库保管员应拒绝验收，并及时报告，待总经理批示后处理。（2） 保管员对所有入库物品及时入账，对在存仓库物品造册登记。 （3） 物资验收后一段时间内若发现问题，保管员应立即上报部门负责人及主管领导，并书面通知采购部门负责人，由采购部门安排采购员与供货单位交涉，办理退货，由采购员负责追偿经济损失。（4） 物资因生产急需或其他原因不便入库，而直接送到现场，物资

4、采购人员及使用人员应及时到仓库办理入库和出库手续，保管员应到现场查看验收。 （5） 下列情况应严格把关，不准验收：无公司领导批准采购的；与合同订货单计划不符的；违反规定，采购员没按规定进货渠道采购的；质量不合格的。 2. 产成品入库。产成品完工经检验合格后即由加工部门核算员参照“生产订单”生成“产成品入库单”并将入库单打印出来代替手写单，按照规格、数量，办理验收、登账、立卡、建档等一系列入库手续。来料加工产成品入库应备注来料加工信息。3. 各种材料入库。保管员应根据采购计划，按照要求验收入库。4. 备品备件入库。备品备件入库必须持有设备动力部备件计划或其审核并经主管领导批准的采购计划。由设备管

5、理部门和质检部门共同验收入库。第六条 物资的出库、退库管理 （一）、出库权限控制1、产品所用物料出库权限控制。（1）在物料使用计划定额范围内的，由使用部门提出申请，生产部审核签字，领料人签字，仓库保管核对无误后办理出库手续。（2）不在物料使用计划定额范围内的，由使用部门提出申请，生产部审核签字，经分管生产的副总经理审核确认、报总经理批准，领料人签字，仓库保管核对无误后办理出库手续。2、其他用料出库权限控制（1）三包维修（借用）出库，由分管售后服务部门提出申请，经质管部、生产部审核，领料人签字，仓库保管核对无误后办理出库手续。（2）设备保养、维修出库，由使用部门提出申请，设备动力部审核批准；设备

6、动力部领用的，由设备动力部提出申请，分管设备的副总经理审核批准，领料人签字，仓库保管核对无误后办理出库手续。（3）工具工装、消耗出库，由使用部门提出申请，生产部审核批准，领料人签字，仓库保管核对无误后办理出库手续。3、出库申请单的签字要求（1）出库申请须有部门负责人、计划员及领料人签字，三者缺一不可。（2）出库申请单上的签字须本人签字，若审核、批准人因故不能行使职责，需指定人员代签。（3）设备动力部负责获取各部门相关人员的签字样本，签字人若有变化，需随时到设备动力部预留新的签字样本，签字样本在设备动力部备案，并由设备动力部分发到各相关部门。（二）、出库流程1、特殊附件出库（1）特殊附件由营销部

7、门根据销售合同填制特殊附件单，经财务部审核盖章后下发生产部，再由生产部分发到仓库及使用部门。特殊附件单一式五联：存根联、审计联、质检联、领用部门联、仓库联及生产部联，式样见附表。（2）特殊附件出库，由生产车间根据财务部盖章的特殊附件单或针对特附技术部门下发的通知，填制材料出库单，并在备注栏里备明单据号。（3）仓库保管员核对材料出库单与特附单（技术通知）一致后发料，并将单据保存备查。2、技术更改出库（1）产品在生产或安装调试中发现需要进行更改的，由分管设计的工程师填制技术更改通知单，经技术中心主任审核签字，经分管技术的副总经理审核确认、总经理批准后下发公司生产部，再由生产部分发到仓库及各使用部门

8、，技术更改通知单一式六联：存根联、使用部门联、质检联、仓库联及生产部联，式样见附表。（2）技术更改出库，生产车间要根据技术更改通知单填制材料出库单，在备注栏里备明技术更改通知单单据号，属技术更改替换的，备注栏里还需注明原限额领料单号，已办理出库的需将原件退库后，再办理新件出库。（3）仓库保管员核对技术更改通知单与材料出库单一致后发料，并将单据一起保存备查。3、在加工、装配现场发生的料（工）废丢失出库（1）料废领料，使用部门根据质管部开具的不合格品通知单办理退库手续后，再办理新件出库手续。（2）工废领料，使用部门根据质管部开具的不合格品通知单，废件退到设备动力部指定地点后，再办理新件出库手续。（

9、3）丢失件领料，使用部门根据生产部开具的丢失件通知单，办理出库手续。4、在用户安装调试过程中发生的料（工）废丢失出库（1）产品在安装调试中出现废件或丢失件，由负责安装调试部门填制安调领料申请单（式样见附表），经部门负责人及质管部审核签字，安装调试领料申请单一式四联：存根联、质检联、仓库联及出门证。（2）出库，安装调试部门根据安装调试领料申请单填制材料出库单，在备注栏里备明安装调试领料申请单单据号，仓库保管核对一致后办理出库手续。（3）安装调试中的废件要及时返厂，特别是价值超过500元以上的要在10个工作日内返厂交验和退库，废件交验后质管部门要在2个工作日内判明责任归属并填制不合格品通知单；属丢

10、失件的，生产部在安装调试领料申请单签字的同时填制丢失件通知单。5、退返产品维修出库（1）退返产品包括售后退回、运输中损坏退回等，退返产品维修所用物料，由生产车间、退返部门及质管部共同清点，质管部负责填制退返产品清单，经三方签字、财务部门盖章后下发生产部，再由生产部下发仓库和使用部门。（2）退返产品材料出库，由使用部门根据退返产品清单及实际使用提出用料申请。（3）仓库保管员核对退返产品清单与材料出库单一致后办理出库手续，并将单据一起保存备查。6、产品共用材料出库、物料消耗出库（1）产品共用材料出库如钢材、板材、电线、四氟乙带、喷漆用料等，物料消耗如试机用油、设备用油、刀具消耗品等，由使用部门根据

11、生产计划和产品工艺定额，提出用料申请，经部门主管审核、生产部审核确认、分管副总批准，由使用部门办理出库。（2）仓库保管员核对生产计划和产品工艺定额与材料出库单一致后办理出库手续。7、加工件出库、销售出库、委托加工出库、三包维修出库，由销售部门办理发货单，经财务部审核后自动生成出库单，再经保管员审核后办理出库手续，出库单打印三份，红联、白联、黄联分别交保管、加工部门和门卫。8、除上述出库类别外，产品用物料必须通过限额领料单办理出库手续,限额领料单的备注栏里需注明机床编号或直接用户。（三）、物资退库领料单位办理用料退库，需说明退库的原因，供领双方在确认退库物资的品种、规格、数量和质量状态后，在一式

12、多联收料单上签字，留仓库、领用部门、财务等有关部门，并做好登记、冲账手续。（四）、保管员注意事项1、仓库保管员在发放物料时，要严格按计划、定额数量发放，不允许无计划、超定额数量发放。产品生产领料要与产品的技术明细核对，其他领料与相关单据核对一致后发料。2、材料发放必须遵循先进先出、后进后出的原则，以免物资的自然损耗或久存变质，为节约物料，降低成本，仓库保管员应尽量推荐利用旧滞材料。3、物料不允许不经保管员直接送生产车间使用，如特殊情况急用，必须经相关领导批准，生产车间应在24小时内补办出库手续。4、仓库发料后要及时清理现场，校对物、卡，审核单据时要注意项目大类及项目名称要齐全，做到账、卡、物相

13、符。 5、各种出库单据及产成品入库单要根据不同的出库类别分类按月装订，于次月5日前送公司财务部审核、汇总、存档。第七条 物资保管1. 根据物资特点，做到安全可靠，排列整齐，查点方便，先进先出。并根据品种、规格、型号、材质、性能和特点分别入库或露天存放。储物空间分区及编号，标示醒目、朝外，便于盘存和领取。2. 易燃、易爆、腐蚀及有毒物资必须隔离储存，专人保管，定期检查。3. 对精密仪器、仪表、配件及外协件要做到干燥、通风，并按时去污防锈和涂油。4. 露天场地存放的物资须离地存放，防雨物资做到上盖下垫。5. 库房严禁吸烟，禁止无关人员入内，做到防火、防盗、防潮。6. 每个月末检查物资质量并记录，雨

14、季要增加检查频次。并做好“库存物资检查记录”。如出现质量问题，应及时通知有关部门处理。7. 定期物资盘存由财务部、设备动力部、办公室及各生产车间一同进行：（1） 小盘点，每月底一次。查核是否账实相符及呆滞物料增减情况。 （2） 中盘点，每半年一次。查核是否账实相符，及呆滞物料增减情况。 （3） 大盘点，每年一次。对物资全面盘存。对盘点情况，填写库存物资盘点表，参加盘点各方在清册上签字确认。（4） 盘点应做到：盘点时发现盘盈或盘亏应重复一次，重新核实，并分析原因，提出改进意见或措施，做好记录；检查安全防火设施和器材等，发现问题及时向领导汇报并采取防范措施；清仓盘点中发生的盘盈、盘亏应由设备动力部

15、及责任单位查明原因，及时报告公司领导。（5） 对盘点出的过期、变质不能使用物品及时处理。对盘盈、盘亏情况，经质管部、财务部等部门审核，报公司研究后进行账务处理。涉及责任单位或责任人责任短缺的，由其赔偿；对于原因不明的物资账、卡、物不符及年度内盘盈、盘亏问题重复出现等情况，要加倍处罚；涉及到混料加工、码单错误等违反质量考核标准的，反馈给质管部，优质管部负责进行考核。8. 保管员离任时，由交接双方及监交人员办理清册移交及必要的物品清点工作，必须办理移交手续，移交中的未了事宜及有关凭证，要列出清单三份，事后发生纠葛，仍须负责赔偿。9. 仓库内一律严禁烟火，应于仓库明显处悬挂“严禁烟火”标志，并依规定

16、设置消防设备，指定专人负责管理，每日至少检查一次，如有故障或失效，应立即申请修护补充，并配合公司消防训练，以提高应对能力。10. 设备动力部定期组织保管员进行物资管理分析总结工作，分析物资管理过程中存在及发现的问题，及时向各相关单位、财务部及公司领导汇报并提出建议。第八条 物资账册管理1. 建立库存物资台账、总账、明细账、库存卡系统。确保账、卡、物、资金四对口。应做到账实相符、帐物相符、账账相符。及时做好日常账簿登记、整理、保管和稽核工作。2. 保管员依据入库单和相关单据逐一详细登记材料明细账，除结账登记外，其他所有物资账簿记录均要有对应的原始单据，原始单据一式多份，留仓库、车间/部门、财务各

17、一份。3. 每月26日，设备动力部应出具产成品出、入库明细表，报公司领导和相关单位各一份。4. 严格管理账单资料，做到记账字迹清晰整洁，计算准确，日清月结不积压。账簿记录不得随意涂改、调整，如需涂改，调整，经财务部审核确认后，按照账簿登记相关要求进行。5. 次月10日前，各保管员将本月物资收发单据装订成册，交由设备动力部稽核员统一整理归档。6. 设备动力部稽核员定期对保管员日常账单资料的管理工作进行检查。7. 物资档案保管期限按公司档案管理制度执行，不纳入公司级档案管理的物资资料应至少保管3年，期满后在专人监督下销毁。第九条 工具管理，按公司工器具管理办法执行。1. 所有工具（低值易损件除外）

18、均纳入统一管理。车间通用工具，由车间提出申请、设备动力部审核批准，领料人签字，仓库保管核对无误后办理领用手续，由车间负责人控制使用，设备动力部建立台账；对以个人或岗位为单位保管使用的各种工具须建立台账，并由使用者签字确认。各种设施、配件、工具，属于个人领用的，要计入个人工具台账，台账由保管员保管。如本人调离工作岗位，应由办公室通知本人及设备动力部办理所用工具退还手续，经保管员签收后，办公室方可办理调离手续。2. 工具领用采用交旧领新办法,设备动力部保管员在办理换领手续时,在个人台账中记录更换时间和原因。第十条 废料管理， 1. 废料回收（1） 产品包装废料、包装箱由设备动力部统一回收。（2）

19、其他废料由责任部门、车间定期清理，统一上交设备动力部。2. 废料处理生产部负责废料处理。由设备动力部、生产部各派一人共同进行过磅和监磅，并共同签字确认。废料出售价格经生产部询价后，报公司总经理审批后执行。第十一条 责任与考核1、出库申请单上的审核人、批准人、领料人及保管员要严格按计划、定额及相关单据审核、批准、领料，若因签字人失职造成超计划、超限额出库，由此造成的经济损失分别由申请部门批准人承担40%，审核人与领料人各承担30%，并处等额罚金。2、仓库保管要严格执行按计划、按相关单据发料，违反本规定超计划、超定额发料的，发现一次扣责任保管员100元。3、各部门领料员未拿有效单据，到仓库为难保管

20、员出库，一次罚领料员50元，领料部门100元。4、在未经保管员同意，保管员不在场，私自到货架取货的罚领料员50元，领料部门100元。5、保管员要按时将单据装订送财务部存档，无理由拖期扣罚责任人50元/天，单据不全，发现一次扣罚责任人50元。6、保管员要对照领料单、按品名、规格、数量、质量及用途等准确发放，违反本规定发错一次罚扣责任保管员50元。7、仓库发放必须遵循先进先出的原则，对于入库时间较长的特殊物资出库应进行复验，物资合格，领料部门不得拒用，违反本规定发现一次扣领料部门负责人100元，责任保管员50元。8、保管员办理物资出库要迅速及时、认真准确，对发料工作中业务往来人员服务热情、周到。违反本规定发现一次罚责任保管员50元。9、生产部每月要核查