浅谈如何做好新时期档案信息化建设工作

1、    浅谈如何做好新时期档案信息化建设工作    曾国雄摘 要：在科技的引领下，信息时代势不可挡，档案信息化建设成为新时期档案事业的发展趋势。为此，要准确掌握档案信息化的涵义，正确认识信息化建设所带来的影响力，探索更加有效的发展策略，凸显传统档案管理模式的束缚，以信息化平台为依托，全面提高档案管理效率，保证整个档案事业能够与时俱进，全面发挥服务社会的价值。关键词：新时期；档案信息化；涵义；价值；对策对于档案信息化建设，是计算机信息技术不断发展进步的结果，同时，凸显传统档案管理模式的滞后性，是维护档案管理可持续发展的重要途径。立足信息飞速发展的新阶段，档

2、案管理者要坚持创新，以信息化为方向，紧跟时代发展，对档案信息化建设进行全方位理解，以新技术以为手段，加快档案资源开发与利用，1 基于社会发展全方位分析档案信息化建设的概念对于档案信息化建设，主要是适应新时期计算机网络信息化发展的形势，促使档案工作由传统管理方式向数字信息化档案管理模式过渡。具体讲，首先，传统纸质档案在查阅以及渠道方面的凸显不足，而依托计算机技术的数字化电子文件强化档案资源物化属性的改变，档案资源服务效能被强化。其次，在档案查阅方面，传统渠道多为档案室，而在信息化建设背景下，档案使用者能够通过多种方式进行查阅，如手机客户端、电脑等，时空限制被打破，信息更显共享性与互通性。再次，传

3、统档案管理以人工方式为主，工作效率低下。但是，信息化档案管理以自动化发展为渠道。最后，档案信息化建设深化档案服务社会化功能，档案资源以网络平台为背景，档案服务延伸至全社会范畴。2 档案信息化建设的社会价值2.1 促进传统价值性档案资源的开发对于档案资源而言，是反映社会发展的不可再生资源，极具社会价值。但是，传统档案管理手段的不足不可避免地对档案本身造成损坏，诱发档案价值降低，无法有效发挥档案作用。因此，档案资源面临被抢救与开发的问题。依托信息化建设，档案管理能够实现对大连纸质档案的数字化处理，能够满足大容量与高保真的要求与标准，对提升档案资源开发与利用意义深远。2.2 档案管理模式向智能化发展

4、，整个档案管理流程凸显一体化目前，信息技术的影响力延伸至社会方方面面，档案管理领域也积极引入，重视创新，以信息技术为手段，加快传统档案管理模式的转变。信息技术加快数字化目录与检索系统的建立，信息被不断优化，促使档案资源能够实现收集、编研以及整理归档的一体化，促使档案管理由人工模式向智能化跨越发展，是档案管理适应社会、不断创新的体现。2.3 增强档案管理精准化，档案管理服务水平显著提升对于档案管理工作，其凸显服务性的特点。在档案信息化建设的推动下，能够为使用者提供更加人性化与智能化的网络服务平台。同时，查阅者可以结合需求，进行针对性查找。除此之外，使用者可以借助网络平台，提出自己使用意见，促使档

5、案管理者精准化增强，切实提升档案管理服务水平。3 深入剖析新时期档案管理信息化建设过程中存在的问题首先，缺乏完善与健全的档案管理制度。在档案管理工作实践中，档案管理制度凸匮乏性。从管理角度分析，档案管理工作的有序推进离不开高效与科学的规章制度，同时，还要不断对管理制度、便也利用方式等进行优化完善。只有依托科学的管理制度，才能增强管理意识，为工作水平的提高奠定基础。但是，目前，档案管理在制度建设方面仍需提升，尤其是内容与质量管理落后，很难维护档案的可靠性与准确性，使得档案信息利用的权限与范围不明确，给档案信息化管理造成阻碍。其次，对于档信息，比较突出的问题是利用率偏低，尤其在档案资源利用程度、存

6、储模式以及检索手段方面缺乏健全性，档案信息在存储方面很难实现持久性，在根本上制约了档案信息的使用。4 如何做好新时期档案信息化建设工作4.1 全员范围内深化档案信息化建设理念，摒弃落后思想，构建创新思维对于新时期档案管理工作，信息化理念的形成至关重要，这也是保证信息化建设的根本。为此，要在全员范围内增强档案信息化建设的意识，加大人力、物力等资源的投入力度。同时，对于档案管理者，要正确认识自身的管理职责，明确信息化建设的持久性与持续性，摒除传统档案管理的不足，以便更好适应新时期全社会对档案管理的基本要求，构建以网络信息技术为基础的档案服务新格局。4.2 做好纸质档案向电子档案的转变工作，加强落实

7、全文数据库建设对于档案信息建设，从技术角度分析，要重视加快传统纸质档案资料向电子文档的转化，构架全文数据库。基于此，要发挥现代设备的优势，大力进行纸质档案的扫描、打印等处理，构建数字档案，全面输入微机，形成全文数据库。另外，要构建与之相适应的目录数据库，构建高效高效的检索体系，在根本上保证档案资料开发利用的快速性、准确性与全面性。4.3 重视档案信息网络化建设，提升档案资源的高效开发与高度共享从本质上分析，现代档案管理与传统档案管理的根本区别是资源查询与利用的时空概念发生变化。在现代化的档案管理实践中，信息网络化与信息高度共享是突出特征，更显时空特质。具体讲，要适应信息社会对档案开发与利用的基

8、本要求，加强互联网平台建设，构建电子文件数据管理中心，强化行业内档案资源的互联互通，加快档案资源的共享，满足档案资源远程查阅与异地使用的需求。4.4 提升档案管理者综合素养，构建融档案管理与现代信息技术于一体的综合型管理队伍对于档案信息化建设，高素质的档案管理人才不可或缺，需要具备较强的专业能力与职业素养，尤其要掌握计算机网络技术，对现代信息技术拥有深入的了解，这也是新时期档案管理者面临的基本要求。基于此，要重视结合发展实际，积极开展业务培训，组织各种方式的学习与进修，重视业务交流与沟通，在提升档案管理者计算机应用水平的同时，强化设备有效维护与管理。另外，对网络设计与软件开发利用知识进行了解，

9、掌握电子档案信息采集与加工处理技能，在根本上构建拥有专业档案管理知识、通晓现代信息技术的综合型人才队伍，实现档案管理人员综合素养的全方位提升。4.5 全面维护数字化档案资源的安全性，构建档案资源信息安全保障体系对于档案信息化建设，需要以数字化档案资源为基础，依托网络多媒体平台，构建档案资源网络共享模式。对于网络而言，其融开放性与虚拟性于一体，在提高档案资源开发利用便利性的同时，安全问题也不容忽视。为此，要重视档案信息安全性的维护，可以使用多种安全措施，如实名认证、秘钥管理、网络防火墙以及杀毒软件等，构建更加有效的档案资源信息安全保障体系。5 结束语综上，立足新的发展时期，档案管理工作对社会发展意义深远。随着信息技术的飞速发展，信息技术的优势被引入档案管理实践，档案信息化建设成为新的方向，强化信息化管理平台的构建，有效提升档案信息化服务水平，提升档