浅谈水利工程档案管理的作用

1、    浅谈水利工程档案管理的作用    麦麦提.尼亚孜【摘要】本文浅析了水利工程档案在水利工程建设、运行、管理、维护中所起的作用，并提出了几点管理方法。【关键词】水利工程；档案；作用；管理水利工程是人类改造自然、利用自然资源、抵御自然灾害的成果，是国家和人民的宝贵财富，是水利科技工作者辛勤劳动的智慧结晶。水利工程项目档案是指在规划、勘察、设计、科技、生产基建等活动中，形成的应当归档保存的图纸、图表、音像、文字、计算等科技文字材料，是水利工程建设的历史记录，是一项重要的信息资源和知识宝库。水利工程项目档案作为发展水利事业必不可少的一页，在水利研究、规划设

2、计和生产建设中发挥着越来越大的作用。一、水利工程档案在工程管理中的重要作用永久性水工建筑物，由于建筑物本身所处的自然条件的特殊性和其所负担功能的特殊性，它必须保证在长期的使用和运行当中不发生事故或少发生事故。但是，也正是由于它的这种特殊性，使其更容易受到自然条件及外力影响，状态随时都在变化。如：由于水压力、冲蚀、水质侵蚀以及设计、施工不够完善，管理运用不当，水工建筑物都会被破坏，如果在运行管理中发现问题不及时养护维修或加固处理，定会使小的破损加重加大，影响建筑物的安全运行，充分发挥并提高其工程效益，延长工程的使用寿命，必须认真做好这些工作的必要条件。1、正常情况下的养护工作必须根据工程项目档案

3、对工程的设计、施工、监理、竣工验收等方面的详细记载和认真执行制定出具体的管理、养护、维修的规章制度，才能使工程时时处于安全、正常的运行状态。2、随着工程运行年限的增加，水工建筑物的老化与病害问题也随着增加，必须依据工程档案对病害情况进行详细调查分析，然后根据具体情况决定对其采取修补或加固的方案与措施。3、当水工建筑物遭受突然破坏，造成险情、危及建筑物安全时，必须立即进行抢修，并根据具体情况决定如何进行加固处理或改建、扩建。这时工程的原设计是加固方案的基础和保证。二、水利工程档案的特点1、法制性。国务院颁布的建设工程质量管理条例中对于建设项目工程档案的建立做了明确、严格的规定。另外，工程档案材料

4、形成也符合法律要求。收入档案的各种批准文件、许可证，设计及施工图纸，竣工验收等材料，都是经政府有关部门批准或经资质部门认证或确认的，能充分体现工程建设项目合法性的材料。2、成套性。水利工程本身是一个复杂的系统工程，对应的工程档案必须是有若干单项工程档案邮寄的组合在一起，形成一个配套、齐全、完成的档案系统。3、价值性。水利工程在建设时期是施工单位的工作依据。因此，工程档案是水利建设和管理工作中最具有使用价值的历史性资料。三、建立水利工程档案的方法建立水利工程档案就按照档案管理的有关法规和指导原则，在工程的在建阶段，结合工程设计、施工的具体情况做好以下几项工作：收集好档案材料。这是保证工程档案质量

5、的重要前提，需要在工程建设的三个阶段内抓好材料的收集。第一阶段。在工程的前期工作阶段，档案管理部门或人员主动和参与前期工作的部门有关人员密切沟通，努力取得他们的支持和帮助，及时掌握工作动态，使有关披肩和资料及时，顺利地转移到档案管理部门。以重视关注，使其在制度上、装备上、人员配置上得到支持和保证，使档案工作能真正发挥其职能和作用。制定档案管理规章制度，使档案工作纳入科技之中，形成规范化管理。把科技档案管理人员认真执行。在工程设计、施工、建立及竣工过程中。项目负责人在资料形成的过程中对资料的收集和整理和负责，并对档案进行鉴定、整理，并完整地移交档案室。档案工作人员也必须经常督促和指导其它参建单位

6、的档案管理工作，一旦发现问题，要及时更正。这样，才能使科技资料从生产和形成的那一刻起就有人对它的收集、整理、归档以及完整性、准确性负责。科学管理工程档案，将工程按性质和项目进行分类，系统整理。在技术档案材料全面收集基础上，对技术材料进行科学地分类和有程序地排列，分类应符合技术档案本身的自然形成规律。工程技术档案分类，一般按工程的全貌。而每一类下，又可按专业分为若干类。对于分类后的档案目录编制便于检索。实现档案管理现代化是社会发展的必然趋势。引进计算机技术对档案进行自动化管理无疑是相、使原有管理方法和手段更上一層楼；同时随着cad技术在工程设计中的运用，档案管理现代化不仅是现实档案对象也由传统的

7、纸质文件转移向多媒体管理。因此，档案管理现代化不仅是实现档案第二阶段。在工程的施工阶段，档案管理部门或人员主动与施工单位及有关人员联系，要求他们按规定收集或积累各工程项目、各施工环节的资料，为施工后的移交做好准备。第三阶段。在工程的竣工验收阶段，档案管理部门或人员严主动参与验收和移交，认真审查档案材料是否完整，真实。水利工程项目要与档案同步验收，否则不予决算。第四阶段。在工程档案资料的移交与接受阶段，单位工程完工后，就应完成有关工程档案的收集、整理工作，随后即可进行档案资料的交接工作。整个工程档案资料资料的交接工作，应在竣工验收后3个月内完成。项目尾工档案资料的交接工作，应在尾工完工后的一个月内完成。整理好档案资料。由于水利工程设计面广，建设周期长，参建单位多，建设项目复杂，建设过程中形成的档案材料十分浩繁，因此整理档案材料首先会遇到如何分类组卷的问题。目前，大多数工程采用按单项工程分类的方法。在大类下按专业设置分类，分类编号用工程代码和阿拉伯数字混合编码。四、水利工程技术档案资料的管理基于水利工程档案在工程运行、管理工作中的重要性。因此必须重视并做好水利工程档案的管理工作。领导重视档案工作是管好用好档案的关键。科技档案管理是单位科技、生产管理的重要组成部分，领导应该加档案人员应加强档案业务培训，