邮件合并应用让Word批量打印标签

1、邮件合并应用让 Word 批量打印标签 为了迎接上级检查和规范档案管理，学校决定将档案室的所有档案都重新归档整 理，档案盒标签就要求统一打印，二百多个标签如果直接在 WPS 或 Word 中利用表 格完成，将是非常麻烦的事。以下是学习啦小编为您带来的关于让 Word 批量打印标 签，希望对您有所帮助。 让 Word 批量打印标签 为了快速完成这项任务，我们找到了 Word 中久未使用的 “邮件合并 ”功能。 图 1 1、 从计算机中找出原来输入的教职工情况登记表、 工资表等存有全校教职工姓名 的 Excel 电子表格文件，把姓名这列复制到一个新的电子表格文件中以便接下来在 Word 中调用 （

2、其实不重新建立文件也行，不过那样在调用时显得比较乱，还容易发生 误操作 ）。这样就免去了重新录入姓名的繁重工作。 2、 启动 Word2003，单击工具” Y信函与邮件一邮件合并，在打开的 邮件合并” 任务窗格中的 “选择文档类型 ”项中选择 “标签”，然后点 “下一步：正在启动文档 ”，如图 2。 图 2 3、 在“更改文档版式 ”项中，单击 “标签选项 ”，在“标签选项 ”对话框的 “纸盒”框中选 择“默认纸盒 （自动选择 ）”，因为默认的是 “手动进纸 ”，这样会给最后打印带来麻烦。接 着单击 “新建标签 ”按钮打开 “新建自定义标签 ”对话框，在 “标签名称 ”框中输入你给新建 标签起

3、的名，如：档案标签 ;根据预览框中的图示和你准备打印输出时使用的纸张大小， 把“上边距 ”和“下边距 ”改为 1 厘米;把“标签高度 ”和“标签宽度 ”分别改为 18.8 厘米和 3.8 厘米（根据档案盒的大小和薄厚来确定 ）;标签列数选择 7，标签行数选择 1;横向跨度改 为 3.85 厘米， （也就是在标签宽度 3.8 厘米的基础上再加 0.05 厘米间距，这样最终打 印输出后两个标签间就会有 0.05 厘米的间距，直接从中间裁一下就能解决问题，如果 这个间距过大会有白边，给裁剪带来麻烦，另外也浪费纸张。 ） 最后在 页面大小”框中选择“A4 横向（29.7 ）21 厘米）”，这时就为我们

4、上面设置的尺 寸找到依据了：侧边距 1 厘米+标签宽度 3.8 厘米X标签列数 7+标签间距 0.05 厘米 W 个间距 图 3 4、点 “浏览 ”选择你在 Excel 中建立的只有一列姓名的 Excel 电子表格文件，这时 会出现“选择表格 ”对话框，有 Sheet1$ 、Sheel2$ 和 Sheel3$ 三个工作表让我们选择， 一般情况都选择 Sheet1$ ，根据 Excel 文件有无标题行确定 “数据首行包含列标题 ”项是 否A 选，最后点 确定”如图 4，在出现 邮件合并收件人”寸话框时，直接点 确定”即可, 如图 5。 图 5 5、 光标（插入点）在第一个标签内的情况下，单击 表

5、格”胡入f表格，根据准备 制作的标签格式，插入一个 1 列 6 行的表格。然后拖动表格的行线，调整好每一行的 高度，并保证整个表格的高度与标签高度接近。注意：有时标签内的光标 （插入点 ）会 占一个空行，从而影响表格高度的调整，这时可以按一下 Del（Delete） 键删除，如图 6 图 6 6、 将光标指向表格最上边，当鼠标指针变成宽的向下的黑色箭头时单击左键选中 整个表格，然后右键单击，在弹出的快捷菜单中选择 “单元格寸齐方式 ”项下的 “水平、 垂直居中 ”。最后在相应的单元格中输入每个标签都相同的内容：照片、个人业务档案、 2003-2006 、建昌营镇中学等内容，如图 7。 图 7

6、7、 单击准备自动输入教师姓名的那个单元格，然后单击右侧的任务窗格中的 “下 一步：选取标签”接着单击 其他项目”在新出现的 插入合并域”寸话框中直接单 击“插入”按钮，再单击新出现的 “关闭”按钮，如图 8。 图 8 这时该单元格中会出现 “姓名 ”，如图 9。 图 9 8、 设置表格中内容的字体、字号等修饰后，再右键单击表格，在弹出的快捷菜单 中选择“边框和底纹 ”，在“边框和底纹 ”寸话框中，把表格线的宽度增加到 2 磅，最后点 “确定”退出，如图 10。 图 10 9、 单击“更新所有标签 ”， 7 个标签的格式会变成一样，接着单击 “下一步：预览标 签”，会显示出标签的最终样式 （没

7、有了 “NextRecord ”的标记 ），再单击 “下一步：完 成合并 ”，最后再单击 “编辑个人标签 ”，在“合并到新文档 ”寸话框中选择 “全部”后点“确 定 ”退出。这时 Word 会自动新建一个名为 “标签 1”的文件，并把 Excel 电子表格文件中 的所有数据制作成相应的标签，如图 11。 图 11 10、如果打印输出后发现尺寸有偏差 （一开始估算错了 ），可以从第 2 步重新开始， 不过到第 3 步时可以直接找到我们刚才新建的 “档案标签 ”去修改一下尺寸就可以了。 具体方法是： 单击 “标签选项 ”后， 直接在 “标签选项 ”对话框中的 “标签产品 ”框中选择 “其 他/自定义 ”，然后在 “产品编号 ”列表框中选择我们原来建立的 “档案标签 自定义 ”， 最后点 “详细信息 ”就能直接修改标签尺寸了，如图 12。 图 12 我们利用 Excel 的自动填充功能把相关数据录入后，再利用 Word 的邮件合并功 能把所有档案的标签以最高的速度和最高的质量打印了出来，还因此受到了表杨。其 实我们还可以仿照此法来打印输出工资条、成绩单等。最后再教您一招裁切的技巧： 把一把直尺的一边对准两个标签的中间，一只手按住直尺，一只手顺着直尺边向上一 撕没压住的另一部分就能把两个标签轻松分开了。