试论新形势下档案管理工作的规范化途径

1、    试论新形势下档案管理工作的规范化途径    李红艳摘 要：档案记录着企业员工及企业发展历程中产生的重要信息，是企业的无形资产和宝贵财富，在企业管理工作中占着极其重要的地位。当前社会发展迅速，企业需要归档的资料数量不断增加，无疑给档案管理工作提出新的要求，因此，应充分认识到档案管理工作面临的新形势，结合自身档案管理工作特点，积极采取措施，寻找档案管理工作规范化途径，提高档案管理质量与效率，促进企业更好、更快的发展。关键词：新形势；档案管理；规范化；途径档案管理是一项专业性强、要求严格的工作，需要有专业的管理人员负责。同时，保证档案信息完整、清晰，对

2、企业的发展具有重要的促进意义，因此，企业应立足当前社会发展新形势，不断加大档案管理工作投入，积极完善及应用相关措施，进一步规范档案管理工作，不断提高档案管理水平。1 档案管理工作面临的新形势分析伴隨着社会及企业所处行业的发展，档案管理工作也发生着一些微妙变化。企业要想做好档案管理工作，需认真分析面临的新形势，以采取针对性措施，对档案管理工作加以规范。研究发现，企业档案管理面临的新形势主要体现在以下方面：首先，档案材料数量增多。新形势下，企业的生产力水平、工作效率不断提高，业务量不断增加，工作节奏越来越快，产生的档案资料越来越多。如整理、归档不及时往往给正常工作的开展造成不良影响，因此，企业应提

3、高档案管理整理、归档效率，及时整理、归档产生的新的档案资料，这对档案管理人员的专业水平，工作效率提出较高要求。其次，档案材料划分细致。企业产生的档案信息类型较多，为方便管理、使用，更好的满足日常工作需要，档案材料、信息的划分越来越细致。最后，管理进入信息时代。为方便档案信息的管理、维护，档案管理工作也想信息化方向发展，需要企业增加信息技术方面的软硬件投入，制定相关的管理制度，提高管理人员的信息化水平，促进档案工作顺利实现信息化管理。2 新形势下档案管理工作规范化原则企业应充分认识到新形势下档案管理工作发生的变化，及时采取措施，进一步规范档案管理工作，保证档案管理工作保质保量，有条不紊的开展。众

4、所周知，档案管理是一项细致， 需长期坚持的工作，在规范档案管理工作时应注重遵守以下原则：第一，长效性原则。新形势下，企业开展档案管理工作时，应进行综合分析，既要立足当前档案管理工作实际，又要有长远眼光，确保采取的措施具有前瞻性，满足未来一段时间档案管理工作要求。第二，系统性原则。档案管理工作涉及的环节较多，包括档案资料的收集、整理、信息录入、归档等，任何一个环节出现问题都会影响档案管理工作质量，因此，采取措施时，企业应明确档案管理各个流程，认真分析各个细节，采取系统性措施，充分发挥措施的约束作用。第三，高效性原则。为更好的促进企业发展，企业开展档案管理工作时，应与时俱进，不断学习与应用新的管理

5、理念、管理技术，在保证档案管理工作质量的基础上，促进档案管理工作效率的进一步提升。3 新形势下档案管理工作规范化途径新形势下，档案管理工作规范化是一项重要任务，不仅关系着档案管理工作质量的提高，而且一定程度上反映企业的综合管理水平，因此，企业应提高认识，抽派经验丰富、责任心强的领导负责档案管理工作，搭建档案管理领导组织，明确档案管理人员。同时，要求企业注重总结以往经验，立足档案管理工作实际要求，寻找切实可行的规范化实现途径。3.1 完善档案管理制度制度是规范档案管理工作的有力工具，企业应做好档案管理制度分析，积极完善各项管理制度，充分发挥制度的约束作用，顺利实现档案管理工作规范化。一方面，完善

6、工作制度。企业应结合档案管理工作流程，制定切实可行的制度内容，例如，在整理档案资料时，要求管理人员做好保护措施，轻拿轻放，避免整理过程中损坏档案原件。同时，档案编号应规范、清晰，根据档案类型，认真分类、保存，保证档案存放规范、有序。另一方面，完善奖罚制度。为督促管理人员认真落实档案管理工作，企业应制定明确的奖罚制度，明确奖罚指标、奖罚标准，并及时公示，要求管理人员心中有数，认真、负责的做好本职工作。同时，完善抽查制度。采用定期、不定期方式对档案管理工作质量进行抽查，及时发现与解决档案管理工作中的问题。3.2 做好档案管理监督规范档案管理应做好档案管理工作监督，保证档案管理工作的认真落实，因此，

7、企业应注重从以下内容入手，开展档案管理监督工作。一方面，监督管理人员认真学习规章制度。企业定期组织管理人员开展规章制度学习活动，为管理人员做好各项制度内容解读，使管理人员熟知各项制度，认真遵守。另一方面，做好档案管理工作部署与跟踪。企业应将档案管理工作提升到应有高度，组织档案管理负责人做好各阶段的档案管理工作部署，并建立跟踪机制，要求负责人定期汇报档案管理工作落实状况，出现问题及时分析原因，积极采取措施进行整改。另外，做好各阶段档案管理工作总结。企业应定期召开档案管理工作总结会议，总结以往取得的成绩，增强管理人员的工作自信心。同时，还应抱着不满足、精益求精的态度，分析档案管理规范化过程中存在的

8、不足，认真听取档案管理负责人、管理人员的意见，集大家智慧，对档案管理工作作进一步的优化。3.3 提高管理人员水平企业档案管理是否规范，很大程度上受管理人员影响，因此，企业应采取措施，提高管理人员水平，保证档案管理工作规范、有序进行。一方面，做好管理人员思想教育。企业定期组织档案管理人员开展思想教育工作，引导管理人员观看档案管理教育视频，并发放档案管理宣传材料，提高管理人员思想觉悟，使其认真、负责的开展管理工作。另一方面，注重管理人员技能培训。企业定期组织档案管理知识学习、培训活动，讲解档案管理信息化知识，传授档案管理软件应用方法、应用技巧等，提高管理人员信息化水平，尤其要求管理人员树立安全意识

9、，做好档案电子信息的维护及备份工作，避免重要档案信息丢失。另外，定期考核工作人员。为提高管理人员专业水平，企业应定期考核管理人员档案管理专业知识，根据考核结果给与适当奖罚，或岗位调动，鞭策档案管理人员不断加强自主学习，保证档案管理工作规范、高效、认真落实。4 结论开展档案管理工作时，企业应明确面临的新形势，与时俱进，必须在档案管理工作上做出改变，进一步规范相关工作环节、流程，保证档案管理工作质量的同时，促进管理工作专业水平的提高。本文通过研究得出以下结论：1）企业在开展档案管理工作时应做好充分的研究、认真的分析，应符合企业发展实际，紧跟时代步伐，认真研究档案管理工作面临的新形势，出现的新问题，增加档案管理工作投入，为规范档案管理工作做好铺垫。2）管理人员是档案管理工作的实施者，为保证其认真按照要求开展工作，企业应完善相关制度、做好管理工作监督，尤其应加强培训，提高管理人员的思想认识、专业水平，自觉约束管理工作不良行为，以高标准要求档案管理工作。参考文献1姜红岩.浅析新形势下档案管理工作的规范化j.文化创新比较研究，2017，1（15）：122+121.2杜慧.新形势下企事业档案管理工作规范化分析j.决策探索（下），201