试论纪念馆文书档案保密工作

1、    试论纪念馆文书档案保密工作    贺云路摘 要：对于纪念馆来说，档案管理工作是非常关键的，而其中最为重要的一项就是档案保密工作。文书档案往往涉及纪念馆内部运转的重要内容，一旦出现档案泄漏的情况，势必会对纪念馆未来的发展造成一定影响，基于此，笔者对纪念馆文书档案保密工作进行了探讨与分析。关键词：档案管理;文书档案;保密工作信息化和网络化的趋势使得很多文书档案的保存开始网络化，通过网络进行保存趋势化明显。无论是纸张人力的保存，还是通过网络手段进行保存，都要对文书档案进行保密工作，采取保密措施是很重要的。但是在进行文书档案保密工作时还要考虑安全问题，因

2、此，本文主要就文书档案保密工作的重要性及具体举措进行阐述。一、文书档案保密工作的重要性分析文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。文书档案对于纪念馆具有重要的意义，因为文书档案是有关纪念馆运作、重要事件的记录，是对发生过的事情的记录以及对未来的计划，它涉及纪念馆的保密事项，因此，对文书档案采取保密工作是很有必要的，对文书档案采取保密工作可以便于后来查阅、了解之前的工作成果，并可以取精华去糟粕，在以后的发展过程中，可以有据可循，以更好地发展。在纪

3、念馆的发展过程中，相关的重要文书档案是对以往事件的记载，应该做好相应的记录工作以及后续的保密工作，因为它涉及纪念馆内部重要事项，无论是纸质的还是通过网络记录的文书档案都要通过一定的硬件设备、借助一定的人力物力进行保密工作。在新时期的环境下，市场经济快速发展的过程中，保密工作越来越被人们所关注，特别是文书档案的保密工作。既然有文书档案，那么，一定会有相应的管理者，对于文书档案管理者来讲，他们会经常接触到党政领导参加的各种重要会议记录，甚至是一些机密或者是绝密的文件以及档案。文书档案的管理体现了某个单位活动的全过程，是一个单位业务活动的最真实的历史记忆，具有原始记录性和凭证价值。鉴于此，不断加强保

4、密意识、强化保密观念等一系列的行为，对文书档案的保密工作具有一定的促进意义。二、文书档案保密工作的具体举措（一）甄别文件的价值，确定是否需要归档处理。对文书档案进行保管的前提是甄别什么样的文件需要进行保密处理并进一步进行归档。文书档案记载了一个单位的重要信息，纪念馆在没有归类确定什么样的文书档案需要归档的时候，将不重要的重要的都通过纸质或是计算机的保存方式进行了保存，在日后的再查、使用过程中，出现了查找麻烦、分类不明确的问题。因此，在文书档案的保管方面首先要知晓什么样的文件需要进行保密处理，根据相应的文书档案对纪念馆的价值进行保管，不能一味地都进行保密处理。对于那些纪念馆认为比较重要但是没有归

5、档必要的文书档案，要规范销毁处理程序，采用合规的手段进行摧毁，严禁流传到纪念馆之外的其他单位或者人员手中。只有首先做好归档与不归档文件的甄别，才能更有效地进行下一步的文书档案保密工作。（二）加强对档案库房的管理。现阶段，我国大部分企事业单位对档案库房的管理并没有给予充分的重视，在很大程度上增加了后期档案管理的难度。通常情况下，档案都是存放在库房当中，有些单位只是有书面形式，所以加强对库房的管理工作是非常有必要的。库房的档案管理工作在实际的开展过程中也常会遇到一些问题，主要是由于管理的方式不同使得文件的保密程度也存在不同。对于很多大中型企事业单位来说，档案库房往往会设立在地下室或是办公楼的底层，

6、这样对于档案的保存是不利的，如果档案库房选择在楼层的最底层，日常来往人员众多，都会经过最底层，这在无形当中为档案的保密工作带来了一定的难度，使得档案出现泄漏的可能性有所增大。如果将档案管理库房设置在楼层的地下室，很可能会因为光照不足，从而导致档案出现损坏或者缺失，影像等电子档案也很可能会出现返潮的情况，这对于档案的保存都是非常不利的。应该将档案库设置在较高的楼层，这样既保证了整体光照充足，同时也在一定程度上避开了嘈杂的人群，增加了档案的安全性。另外，要實现强有力的保密档案管理，还需要配备必要的保密设施，如保密档案柜，系统记录保密档案的利用情况，加强对保密档案管理工作人员的工作程序的日常监管。（

7、三）加强对保密档案工作人员的教育与管理。保密档案管理工作由保密档案工作人员来实施，提升保密档案管理人员的保密意识，是保密的关键。要定期对保密档案管理人员进行保密教育，提高工作责任心，细化、规范保密档案的利用程序，严格按照要求进行操作和检查，谨防人员工作疏忽大意造成保密档案失密情况，避免对纪念馆造成损失。只有保证保密档案在日常利用过程中的规范性、安全性，才能保证保密档案的保密性。（四）加大对硬件、人才方面的投入成本硬件设备是文书档案信息化管理工作的开展基础。因此，纪念馆必须引入相应的硬件设备，从而对相应的文书档案进行 管理，包括对纸质文书档案和网上文书档案的管理。在纸质文书档案的管理方面，要分配

8、相应的区域和人员进行整理，需要投入大量的人力和物力，因此，一定要根据管理工作的实际情 况引入硬件设备，不能一味地把价格昂贵的作为好的，而是要考虑设备的性能和对设备的需求，综合考量设备的引入问题。 在对网上文书档案进行管理方面，要加大电脑系统、软件管理系统的引入力度。因此，相关的工作人员要进行定期的培训，包括对计算机操作的培训和整理资料的能力，相应的文书档案保密工作。要积极引入一些高素质的计算机人才，提升档案管理团队人员的计算机知识。在新员工到岗之前，需要做好人员的保密培训工作和档案管理的培训工作，让新员工尽快地熟悉本单位的档案管理工作，如果单位经费允许，建议安排档案管理的相关人员定期实施计算机

9、引入与应用方面的培训活动等，使保密工作相关工作人员对文书档案管理中信息化技术的应用价值有明确的认识，积极对信息技术进行学习与应用，从而为档案信息化提供支持。三、结语对于纪念馆来说，做好档案管理工作是平稳发展的前提，在档案管理工作当中最为重要的一项就是档案的保密工作。在进行档案保密工作的时候，应注意方式方法的选择，通常情况下，文书档案管理工作是相对困难的，由于纸质档案容易出现破损或者是返潮的情况，这不仅需要相关的档案管理人员对自身工作有高度的重视，同时也需要工作人员足够细心。所以，在实际工作展开的过程中，应该严格按照相关标准制度的规定来进行，这样才能够将保密工作做好，从而使纪念馆未来的发展变得更加稳定。参考文献：1董林珏.浅谈新形势下高职院机要文书档案管理工作 j.人才资源开发，2016（07）.2华玉.婷新形势下企业文书档案保密工作j.办公业务，2016，06（15