办公室部门职责说明书

1、办公室部门职责说明书编号：1、基本资料:部门名称办公室直接上级总经理主要岗位主任、副主任、律师、秘书、信息管理员、保卫干事、后勤管理员、档案管理员、 文员管理权限协调各部门工作，行使公司日常行政管理权限。部门职能负责公司综合管理、计划制定与协调、行政文书、信息管理、法律事务、企划公关、 治安保卫、后勤保障等工作以及对子公司相关工作的检查、指导。2、主要职责:1、起草公司的规章制度、工作计划、工作总结。2、负责公司会议决议督办、计划落实和任务完成情况检查等综合管理工作和部门之间关系协调。3、负责公司信息系统建设和信息管理工作。4、负责公司的公文处理、会务安排、档案管理、公关接待。5、负责公司的后

2、勤保障工作、安全保卫工作、房产管理工作。6、负责公司法律事务工作。7、负责公司的企划宣传工作。8、参与子公司管理工作。3、主要工作内容:1、协助总经理室制定公司的年度工作计划、公司的基本规章制度和管理办法，编写工作总结，制 定公司行政管理方面的各项规章制度和本部门内部的工作计划、管理制度，经总经理审批后组织实施。2、及时与各部门沟通、协调，贯彻总经理室的指示，做好上下联系与沟通，做好各部门之间的综 合协调，负责各项工作计划落实情况、任务完成情况的督办和检查。3、建设、维护信息系统，保障信息系统的正常运行。4、收集、整理、汇报公司的经营管理信息，并按照领导要求，对有关信息组织专项调查研究，为 领

3、导研究工作和决策提供综合信息资料，做好领导的参谋和助手。5、起草公司行政管理方面的公文、撰写领导讲话稿，办理公司公文的打印、收发、登记、传阅、 催办工作。6、负责公司办公例会、生产经营工作会议以及各种专题会议的会务准备、资料准备，做好会议记 录和整理会议纪要，必要时行文下发，并贯彻、检查会议精神的落实情况。7、负责并指导公司各类公文、财务与技术档案等资料的收集、整理、归档、立卷管理以及销毁等8、组织公司重要活动，做好公司的接待工作，处理公司公共关系。9、承办公司的企业形象设计和对外宣传工作。10、负责公司行政印鉴的使用和管理。11、负责公司办公通信设备的购置和维护，办公、劳保用品及礼品的采购和

4、管理，负责各类标志、 信笺的印制、管理。12、负责公司相关法律事务的处理。一三、组织做好安全教育，落实公司内部治安保卫、消防安全工作。14、做好机关固定资产、房屋产权管理工作。一五、协助总经理审定和完善子公司的章程；定期收集、整理子公司的经营管理信息，并及时向总经理报告；落实总经理办公会决议，并检查子公司决议执行情况。16、编写公司大事记，编写情况交流等公司的内部刊物。17、负责公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退和机关订阅报刊审定工作。一八、做好行政信访接待工作。19、做好公司机关的卫生、绿化、午餐供应等后勤保障工作，做好车辆使用管理工作。2021、完成公司领导交给的其它任务。4

5、、主要工作要求:1、工作计划、总结1.1 准确理解总经理对年度工作计划、工作总结编写的目标和要求，为制定年度工作计划、总 结准备必要的资料供领导参考，根据领导的要求起草工作计划和总结，报总经理审阅修改后，行 又实施。1.2 在每月第一个工作日，每季度首月的第三个工作日内， 制定部门工作计划并检查落实情况。每年1月一五日前，制定出本部门的年度工作计划，上报总经理，经审批后组织实施；工作计划 的制定要及时、客观，要具有全面性、科学性和可操作性；按计划开展各项工作，要及时跟踪计 划实施情况，发现问题立即处理；要根据实际工作需要及时修改工作计划，并做修改记录。工作 计划要有落实、有小结，与考核挂钩。2

6、、制定制度2.1 全面了解公司的生产经营情况，根据公司总体管理要求，组织制定公司的基本规章制度和 管理办法，经有关部门会签后，报领导审批，行文下发、组织实施并跟踪检查落实情况。及时反 馈检查意见。2.2 制定并完善公司行政办公制度、文件收发制度、档案管理制度、办公用品管理制度、清洁 卫生管理制度、安全保卫管理制度等行政管理方面的相关制度，经总经理审批后组织实施，并跟 踪检查落实情况。3、综合管理与协调3.1 保持与各部门之间的协调与沟通，及时了解各部门工作任务完成情况，并将有关情况和问 题向总经理室汇报。3.2 协助总经理室处理部门工作中所反映的问题，针对要解决的问题进行深入的调查、了解和 跟

7、踪，与相关部门或人员交流、协商，必要时组织召开协调会，寻求最佳解决方案，对于超出职 能范围的情况，如实向总经理汇报，并提出参考意见请总经理室裁定。4、信息管理4.1 制定公司的信息管理制度，规范计算机系统应用行为，明确公司信息管理的分工、信息处 理的程序、信息存储和使用的要求，经总经理室审批后组织实施。4.2 提出公司信息化建设方案，制定部门和全公司信息投资预算方案、信息设备采购方案，报 总经理批准后组织实施。4.3 调查、了解计算机软、硬件的性能和市场行情，收集相关供应商的资料，负责与供应商联 系、洽谈，为领导做出引进先进信息技术的决策提供参考意见。4.4 每月对公司的电话、传真等信息设备和

8、计算机应用系统进行一次全面的检查和维护；对计 算机硬件设备进行维护、保养，对软件使用情况进行跟踪检查和维护、升级；对于各部门在计算 机系统应用中反映的问题要立即解决处理，不拖延、推诿。4.5 及时检查计算机防病毒情况， 做好防毒软件升级，在病毒爆发日前要提醒各部门注意防毒， 做好防止黑客入侵的技术工作，确保公司计算机应用系统的安全性和计算机信息资料的BaoMi性。4.6 组织计算机应用知识的培训，提高员工应用水平。4.7 收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息，及时掌握公司相关的经营、管理信息， 每月向总经理室汇报一次；遇有重要信息，立即汇报。4.8 为公司重大决策事项提供信息支撑和专项研

9、究报告：根据领导交办的工作或公司管理中需要解决的重点问题，广泛收集相关信息，必要时确定调研项目，做好调研前基础工作，明确调研 的目的和任务，制定调研计划，联系调研单位和有关人员，做好调研记录，认真整理、分析资料， 撰写书面报告呈送领导参考审阅。5、公文处理5.1 收到上级的机关文件、通知、明传电报、传真、电话指示；下级单位的请示、报告、传真； 平行单位的函件、传真，必须按照准确、迅速、安全的原则和公文处理的规定，进行拆封、登记、 阅读，按照公文的时间、内容和要求及时分转、注批注办、传阅、催办、拟稿、审核、呈批、清 退、打印、校对、分发、立卷、存档，并做好记录。5.2 凡是从公司机关发出的一切有

10、关公务的文件、电报、信函及其他文字材料，都必须按照发 文规范做好拟稿、核稿、签发、登记编号、缮印、校对、用印、封发、立卷、归档工作，并做好 记录。5.3 根据领导的要求，协助领导起草会议讲话稿等有关文件，做到工作及时，文稿质量符合领 导要求。6、会务工作6.1 有组织、有秩序地做好会前准备、会中管理和服务、会后办结事宜。掌握会议的时间、地 点、内容、出席人员、议程，布置会场、安排食宿、调度车辆有条有序，做到承上起下、联络左 右、内外照应，妥善应对临时出现的事项。6.2 做好会议的录音、摄像、记录，做好会议记录、纪要的拟定，必要时形成内参后发文。6.3 贯彻会议精神、决议，检查落实情况并及时做好

11、汇报工作。7、档案管理7.1 制定公司档案管理规定，明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、归档案 卷的质量要求。7.2 用现代档案管理技术整理、保管档案，及时做好档案的收集、鉴定、整理等工作；履行 BaoMi职能，按要求及时收发、登记、保管、销毁 BaoMi文件。7.3 对其他部门及直属单位进行档案管理的业务指导，检查督促重要档案的收集、归档情况。8、接待与公共关系8.1 内宾接待：事先或迅速了解来访人员的基本情况和来访目的，热情接待来访人员或联系有 关人员接待；对重要客人来访，要迅速向领导汇报，商定接待方案，落实相关人员参加接待并准 备好相关会谈资料。8.2 外事活动：了解外事活

12、动基本要求，按外事礼仪确定接待规格，制定日程，严格掌握抵达、离开时间，落实专人负责迎送和相关人员参加接待，提供相关资料。做好接待工作小结。8.3 领导公务活动：提前做好准备，落实时间、地点、出席人员，必要时准备相关资料，落实 专人负责全程服务。8.4 公司商务活动：事先制定计划，确定时间、地点、出席人员，安排活动场地，发出请柬， 落实迎送、接待人员，必要时准备相关宣传资料。8.5 上述活动要做到组织有序，接待诚恳、热情、周到、细致，符合礼仪规范，体现公司形象。8.6 妥善协调、处理公司的对外事务，协调公司的公共关系；及时拜访有关单位和人员，妥善 办理相关事宜；及时安排适当的人员参加外部相关会议

13、和活动。8.7 承办公司的企业形象设计事项，联系设计单位，审核设计结果，组织导入系统。8.8 做好公司形象的新闻宣传，以及相关公关资料、图片、录音、录像、题词等收集、整理、 记载存档工作。8.9 建设、维护公司网站，及时更新网页、发布信息。8.10 注意收集影响本公司形象、声誉、关系的因素和事件的信息，分析其后果，及时做出应 对处理，重要事件要提出处理意见报总经理室决策。9、后勤保障9.1 保持办公场所的整洁干净，绿化、美化办公环境，办公场所公共部位要做到整齐、清洁、 明亮、无异味。9.2 制定午餐伙食标准，确定供应商，保证卫生、营养合理。9.3 根据办公用品、劳保用品、礼品库存及消耗情况，及

14、时编制采购计划，实施采购。保证采 购价格合理，质量优良，严格掌握发放范围，不积压浪费。采购完毕要凭货票清点入库，单据、 账目、手续齐全、清楚。要建立发放、领用制度，做好记账、核算工作。9.4 租赁车辆，按时结算租赁费用，做好车辆使用调度。10、固定资产管理10.1 对办公室管理的固定资产要列明清单、造册登记。10.2 购置办公用固定资产前必须编制采购计划或定货计划，在充分利用原有设备的基础上确 定增添，不盲目采购。10.3 对超过使用年限，或确已丧失效能需报废的固定资产，经技术鉴定后履行批准手续，被 批准报废的固定资产，经市场寻价后处置，其变价处理的残值，上缴财务部后做销账记录。10.4 统一

15、房屋产权管理，做到产权来源清楚、房源清楚，造册登记。房屋坐落、结构、面积、 建造年份、维修变动资料齐全。及时收集新建、扩建办公用房和场址的竣工资料、图纸、水电管 线图纸、通讯网络线路图纸，整理归档保管。11、安全保卫11.1 维护公司内部治安秩序，以“预防为主”为中心，通过宣传教育增强职工法制观念和安 全意识。配合公安部门做好防火、防盗、防毒、防治安事故的“四防”工作，及时、妥善地调解 处理内部治安纠纷。11.2 对公司的重点部门、要害部位加强安全防范措施，及时发现隐患，采取有力措施整改， 确保陆上单位安全生产无事故。11.3 管理公司常住人口、外来人口、临时人口户籍资料，及时清理离职人口的户

16、籍；办理边 防证、通行证、身份证等证件。12、法律事务1.1 1、开展法律教育、宣传，及时、热情地为相关部门和人员提供法律咨询服务。1.2 2对公司的重要文件、重要合同等管理和经营过程中的法律性文件的制定、颁布、签署等 进行严格审查，对公司的重要活动进行法律指导，提出法律方面的意见和建议，保证公司行为的 合法性，保护公司的合法权益。1.3 3处理公司的法律事务。联系有关单位开展调查取证工作，组织或参加外出调查、收集证 据材料；根据领导指示起草诉讼状、上诉状、代理词、答辩状；联系律师和司法部门；进入司法 程序后密切与司法部门保持联系，关注办案进展情况，及时向总经理室汇报；结案后要及时做好 总结，及时整理资料，归档保管。一三、子公司管理13 .1参与对子公司经济目标责任的确定和考核，提出合理的意见和建议，并说明理由。14 .2每年5月中旬至6月下旬，参与对子公司的工作检查，了解子公司的经营管理活动完 成情况、执行公司章程和法律要求情况等，并做工作汇报。15 .3定期收集、整理子公司的经营管理信息，并及时向总经理报告。16 .4及时办理总经理办公会决议中关于子公司运营管理方面的事项，并检查子公司执行会 议决议的情况。14、其他14.1 将公司重要事项及时编入大事记；定期编辑