试议会计信息系统的建立与管理

1、第五章第五章 会计信息系统的建立和管理会计信息系统的建立和管理 一、一、 建设建设ais的总体规划的总体规划 会计信息系统的分析和设计 ：分析、比较、衡量一个新的会计信息系统的实施给企业实际业务的运作带来的利益和风险是多少。 （一）会计信息系统建立的一般方法n开发会计软件 n购买商品化会计软件 n租用会计软件 （一）会计信息系统建立的一般方法1、开发会计软件 自主开发 企业依靠自身力量，独立完成会计信息系统的需求分析、系统设计、程序代码编写、测试、系统维护、升级等阶段的工作。委托开发 企业委托软件开发单位，根据本企业的业务特点进行会计信息系统地开发。联合开发 企业与软件开发单位共同组成开发机构

2、，利用双方的资源，共同完成会计信息系统地开发工作。（一）会计信息系统建立的一般方法n优点：开发的软件比较适合企业的需求，实施起来较容易。n缺点：开发周期长，容易模仿手工管理，开发企业级会计信息系统难，开发质量难于保证，软件维护和升级较难。n适应企业：大型企业，有一定开发和维护实力的企业 （一）会计信息系统建立的一般方法2、购买商品化会计软件 企业在市场上选购商品化会计软件，经过实施（二次开发）建立本企业会计信息系统。n优点：成熟、稳定、成本低 n缺点：企业级会计信息系统实施过程长n适用范围：大中小型企业（一）会计信息系统建立的一般方法3、租用会计软件 企业通过网络向应用服务供应商（asp）租赁

3、会计软件系统和服务。企业将自己的业务数据上传到asp系统，经asp会计软件系统处理后，获得各种报表和分析结果。n优点：成本低，无须维护，技术含量低n缺点：受制于网络，没有软件所有权。n适应企业：中小企业（二）会计信息系统的总体规划内容1、会计信息系统的目标、会计信息系统的目标明确建立的明确建立的ais的规模和业务处理范围，短期、中期、长期的规模和业务处理范围，短期、中期、长期目标目标2、建设会计信息系统的步骤、建设会计信息系统的步骤确定确定ais的建立分几步，每阶段的任务及企业资源的配置等的建立分几步，每阶段的任务及企业资源的配置等3、会计信息系统建设的组织机构、会计信息系统建设的组织机构建立

4、新建立新ais的工作流程、管理制度、组织形式、绩效考核的工作流程、管理制度、组织形式、绩效考核4、资金预算、资金预算 考虑硬件配置、会计软件的成本、软件实施费用、人员培训考虑硬件配置、会计软件的成本、软件实施费用、人员培训费用、系统的运行维护费用费用、系统的运行维护费用第五章第五章 会计信息系统的建立和管理会计信息系统的建立和管理二、会计信息系统的平台建设 会计信息系统平台是指会计软件的开发环境和运行环境。包括：操作系统、数据库、开发工具、计算机硬件等。 二、会计信息系统的平台建设二、会计信息系统的平台建设会计信息系统硬件平台的搭建会计信息系统硬件平台的搭建（参考第三章内容）（参考第三章内容）

5、基于基于dos平台的平台的 dos操作系统，小型数据库操作系统，小型数据库基于基于unix平台的平台的 unix操作系统操作系统二、会计信息系统的平台建设二、会计信息系统的平台建设n 基于基于windows平台的平台的windows操作系统，小型操作系统，小型,大型数据大型数据n基于文件基于文件/服务器服务器f/s结构的结构的n基于客户基于客户/服务器服务器c/s结构的结构的n基于浏览器基于浏览器/服务器服务器b/s结构的结构的三、会计软件的选型三、会计软件的选型（一）如何选择商品化的会计软件 （方法和步骤） （二）会计软件的评价标准 （一）如何选择商品化的会计软件（一）如何选择商品化的会计软

6、件 （方法和步（方法和步骤）骤）确认会计软件的供应商，了解供应商的历史、确认会计软件的供应商，了解供应商的历史、规模、信誉，软件产品适用的行业和企业对象。规模、信誉，软件产品适用的行业和企业对象。访问软件公司，了解产品信息和供应商的综合访问软件公司，了解产品信息和供应商的综合实力实力访问使用该软件的客户，了解软件的具体应用访问使用该软件的客户，了解软件的具体应用情况情况请咨询公司帮助选型，建议企业买什么请咨询公司帮助选型，建议企业买什么模拟运行方式，在软件供应商提供的会计信息模拟运行方式，在软件供应商提供的会计信息系统上运行企业提供的测试数据，了解软件的系统上运行企业提供的测试数据，了解软件的

7、功能、性能、稳定性、可扩展性、可维护性。功能、性能、稳定性、可扩展性、可维护性。招标比价，选择价性比最好的会计软件招标比价，选择价性比最好的会计软件（二）会计软件的评价标准（二）会计软件的评价标准 n软件功能：不同的企业，选择不同的功能模软件功能：不同的企业，选择不同的功能模块。预留接口，考虑可扩展性块。预留接口，考虑可扩展性n开发工具：商品化软件应提供必要的开发工开发工具：商品化软件应提供必要的开发工具，同时开发工具要简单易学，使用方便具，同时开发工具要简单易学，使用方便n软件供应商的信誉：软件供应商要有长期经软件供应商的信誉：软件供应商要有长期经营战略，能不断对软件进行版本的更新和维营战略

8、，能不断对软件进行版本的更新和维护工作护工作（二）会计软件的评价标准（二）会计软件的评价标准n售后服务与支持：各种培训、项目管理、实售后服务与支持：各种培训、项目管理、实施指导、二次开发及用户化施指导、二次开发及用户化n价格问题：做投资效益分析，软件的投资一价格问题：做投资效益分析，软件的投资一般分为软件费用、服务支持费用、二次开发般分为软件费用、服务支持费用、二次开发费用和因实施延误损失的收益费用和因实施延误损失的收益n企业原有资源的保护：考虑原有的软硬件平企业原有资源的保护：考虑原有的软硬件平台和数据资源可否移植到新系统台和数据资源可否移植到新系统 四、会计工作的规范四、会计工作的规范n（

9、一）会计基础工作的规范n（二）会计数据的规范n（三）会计工作程序的规范n（四）会计信息输出的规范五、五、 会计软件的实施会计软件的实施（一）概念（一）概念n广义：是指从会计信息系统项目立项到新系广义：是指从会计信息系统项目立项到新系统最终上线运行为止的所有阶段性工作。包统最终上线运行为止的所有阶段性工作。包括会计软件的系统分析（可行性分析和需求括会计软件的系统分析（可行性分析和需求分析）、系统设计和实现（开发或购买会计分析）、系统设计和实现（开发或购买会计软件）、系统转换、系统运行和维护。软件）、系统转换、系统运行和维护。n狭义：是指会计软件的安装、培训、用户化狭义：是指会计软件的安装、培训、

10、用户化和二次开发、初始化等阶段性工作。和二次开发、初始化等阶段性工作。五、五、 会计软件的实施会计软件的实施（二）企业级会计软件实施的条件要求：（二）企业级会计软件实施的条件要求：n企业级管理，企业级管理，ais和其他管理系统集成共和其他管理系统集成共享，涵盖企业管理的全部业务流程，业务享，涵盖企业管理的全部业务流程，业务流程控制复杂，数据关联复杂，人员素质流程控制复杂，数据关联复杂，人员素质要求高要求高n不同地域的多组织、多机构产生的体系化不同地域的多组织、多机构产生的体系化管理管理五、五、 会计软件的实施会计软件的实施（三）会计软件的实施步骤（三）会计软件的实施步骤 会计软件的实施应被看作

11、是一项工程。需要在规会计软件的实施应被看作是一项工程。需要在规定的时间、预算内合理安排拥有的资源，经过有定的时间、预算内合理安排拥有的资源，经过有效控制和防范风险，最终完成既定的目标。效控制和防范风险，最终完成既定的目标。 会计软件的实施大体上分目标定义、需求分析、会计软件的实施大体上分目标定义、需求分析、方案设计、实施、最终评价等阶段和过程。具体方案设计、实施、最终评价等阶段和过程。具体可分为以下八个步骤：可分为以下八个步骤：（三）会计软件的实施步骤（三）会计软件的实施步骤1、明确目标和制定实施计划、明确目标和制定实施计划n具体工作内容具体工作内容a 评价会计软件实施过程中存在的风险的评价会

12、计软件实施过程中存在的风险的高低，做好准备。高低，做好准备。b 组成项目工作组，由实施顾问和用户参组成项目工作组，由实施顾问和用户参加，明确各自的工作范围、职责，准备加，明确各自的工作范围、职责，准备实施计划，做经费预算实施计划，做经费预算n实施文档实施文档实施计划书实施计划书（三）会计软件的实施步骤（三）会计软件的实施步骤2、对用户组进行教育和培训、对用户组进行教育和培训n培训内容培训内容a 管理思想与企业改造：会计软件的概念、应用模管理思想与企业改造：会计软件的概念、应用模式、实施成功的关键因素，式、实施成功的关键因素， brp的思想、实施的思想、实施原则、方法，企业绩效监控系统等原则、方

13、法，企业绩效监控系统等b 培训用户掌握会计软件的功能及操作使用：会计培训用户掌握会计软件的功能及操作使用：会计软件的整体结构，会计软件各模块间的数据流程，软件的整体结构，会计软件各模块间的数据流程，各子系统模块功能等各子系统模块功能等n项目文档项目文档培训计划书培训教材培训计划书培训教材（三）会计软件的实施步骤（三）会计软件的实施步骤3、在需求分析的基础上进行业务流程重组、在需求分析的基础上进行业务流程重组n具体工作内容具体工作内容a 分析业务目标和策略，分析当前业务处理流程，分析业务目标和策略，分析当前业务处理流程，结合会计软件功能，对当前业务流程进行调整结合会计软件功能，对当前业务流程进行

14、调整和优化和优化b 确定系统设置和报表的需求确定系统设置和报表的需求c 收集会计数据，为建立实验运行阶段作准备收集会计数据，为建立实验运行阶段作准备d 确定新的业务处理流程（处理的程序、完成的任确定新的业务处理流程（处理的程序、完成的任务、处理的步骤）务、处理的步骤） （三）会计软件的实施步骤（三）会计软件的实施步骤n项目文档公司业务流程图主要业务处理介绍公司岗位责任公司会计科目表公司业务单据及报表用户需求分析报告项目实施方案（三）会计软件的实施步骤（三）会计软件的实施步骤4、试运行、试运行 n具体工作内容具体工作内容a 确定试运行阶段的目标，准备试运行过程的业确定试运行阶段的目标，准备试运行

15、过程的业务处理、编码和模拟数据务处理、编码和模拟数据b 设置关键用户报表，进行具体操作设置关键用户报表，进行具体操作c 记录发现的问题并做出相应解决办法记录发现的问题并做出相应解决办法d 审阅项目总目标、分阶段目标、时间计划、资审阅项目总目标、分阶段目标、时间计划、资源和预算，制定用户业务处理程序和工作要求源和预算，制定用户业务处理程序和工作要求n项目文档项目文档试运行模拟数据试运行模拟数据 试运行测试记录表试运行测试记录表（三）会计软件的实施步骤（三）会计软件的实施步骤5、制定技术解决方案、制定技术解决方案n具体工作内容具体工作内容a 修改程序与功能，调整用户界面修改程序与功能，调整用户界面

16、b 开发新功能开发新功能c 更新用户对各项业务处理的文档更新用户对各项业务处理的文档n项目文档项目文档 客户化功能使用说明客户化功能使用说明 用户化功能技术说明用户化功能技术说明（三）会计软件的实施步骤（三）会计软件的实施步骤6、调试环境、培训和测试、调试环境、培训和测试n测试工作内容测试工作内容a 根据用户需求重新调整软件根据用户需求重新调整软件b 测试新的业务流程、用户操作规程和工作要求测试新的业务流程、用户操作规程和工作要求c 进行系统设置，数据转换，确定最终文档的内容进行系统设置，数据转换，确定最终文档的内容n项目文档项目文档 公司新业务流程图、系统设置清单、公司新业务流程图、系统设置

17、清单、系统编码清单，供应商、客户、商品、物料、系统编码清单，供应商、客户、商品、物料、部门、职员等编码部门、职员等编码（三）会计软件的实施步骤（三）会计软件的实施步骤7、系统投入实际运行、系统投入实际运行 n具体工作内容具体工作内容a 制定应急计划和出现意外事故的处理措施制定应急计划和出现意外事故的处理措施b 准备真实系统环境，进行数据最后更新，保证准备真实系统环境，进行数据最后更新，保证初始数据的正确性初始数据的正确性c 系统正式投入运行，进行初次评价，确定系统系统正式投入运行，进行初次评价，确定系统的优缺点的优缺点n项目文档项目文档系统运行应急处理措施系统运行评价报告系统运行应急处理措施系

18、统运行评价报告（三）会计软件的实施步骤（三）会计软件的实施步骤8、周期性系统运行审查周期性系统运行审查 n审查内容审查内容a 年度审查，在软件实施完成后的年度审查，在软件实施完成后的6-12个月内个月内进行。帮助用户了解如何应用软件系统功能进行。帮助用户了解如何应用软件系统功能以适应变化的业务需求，了解软件在功能和以适应变化的业务需求，了解软件在功能和技术上的最新发展。技术上的最新发展。b 技术审查，由技术专家执行，审查操作规程技术审查，由技术专家执行，审查操作规程（数据备份与恢复、升级管理、安全管理）、（数据备份与恢复、升级管理、安全管理）、系统运行指标、数据维护、技术维护人员的系统运行指标

19、、数据维护、技术维护人员的知识更新知识更新（三）会计软件的实施步骤（三）会计软件的实施步骤c 应用审查，由软件应用专家执行，了解应用审查，由软件应用专家执行，了解系统运行情况，确定系统的不足之处，怎系统运行情况，确定系统的不足之处，怎样提高系统的业务处理能力。样提高系统的业务处理能力。n项目文档项目文档系统运行审查报告系统运行审查报告五、会计信息系统的运行管理五、会计信息系统的运行管理 n建立内部控制制度建立内部控制制度n建立岗位责任制建立岗位责任制 n建立操作管理制度建立操作管理制度n建立会计档案管理制度建立会计档案管理制度 第五章第五章 会计信息系统的建立和管理会计信息系统的建立和管理（一

20、）会计电算化岗位的设置与职责：（一）会计电算化岗位的设置与职责：n会计信息系统主管会计信息系统主管负责会计信息系统的日常管理工作，负责会计信息系统的日常管理工作，监督系统的运行监督系统的运行协调各种人员的工作关系协调各种人员的工作关系合理调整人员分工，对各岗工作质量合理调整人员分工，对各岗工作质量进行考评进行考评检查输出数据的正确性检查输出数据的正确性第五章第五章 会计信息系统的建立和管理会计信息系统的建立和管理n操作员（录单员）操作员（录单员）汇集分管业务的原始凭证，输入会计系汇集分管业务的原始凭证，输入会计系统统进行分管业务的会计数据的处理工作，进行分管业务的会计数据的处理工作，打印输出有

21、关的凭证、帐簿、报表打印输出有关的凭证、帐簿、报表当天数据当天处理。每天核对现金当天数据当天处理。每天核对现金每天操作结束后要做数据备份每天操作结束后要做数据备份 （单机（单机版会计软件）版会计软件）第五章第五章 会计信息系统的建立和管理会计信息系统的建立和管理n审核记账员审核记账员审核原始凭证和记账凭证的合法性：代审核原始凭证和记账凭证的合法性：代码准确、摘要规范、数据正确码准确、摘要规范、数据正确不合法凭证退回制单员修改，合法凭证不合法凭证退回制单员修改，合法凭证进行审核进行审核审核后的凭证记帐，打印输出有关帐表审核后的凭证记帐，打印输出有关帐表结账前检查记账凭证是否全部记账结账前检查记账

22、凭证是否全部记账第五章第五章 会计信息系统的建立和管理会计信息系统的建立和管理n系统管理员系统管理员建立会计信息系统运行环境，安装调建立会计信息系统运行环境，安装调试试对软硬件设备进行定期检查，排除故对软硬件设备进行定期检查，排除故障障解决会计软件问题解决会计软件问题负责会计数据的安全性和保密性负责会计数据的安全性和保密性第五章第五章 会计信息系统的建立和管理会计信息系统的建立和管理n会计档案管理员会计档案管理员管理存档的会计系统的磁性存储介质和管理存档的会计系统的磁性存储介质和纸质会计资料（凭证、帐表）纸质会计资料（凭证、帐表）做好会计档案的安全保密工作，不擅自做好会计档案的安全保密工作，不

23、擅自出借，及时催交备份数据和存档资出借，及时催交备份数据和存档资料料第五章第五章 会计信息系统的建立和管理会计信息系统的建立和管理n审查稽核员审查稽核员监督会计软件系统的运行，防止利用计监督会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊算机进行舞弊审查系统内的岗位设置是否合理，内部审查系统内的岗位设置是否合理，内部牵制制度是否合理，人员是否越权使牵制制度是否合理，人员是否越权使用软件用软件第五章第五章 会计信息系统的建立和管理会计信息系统的建立和管理（二）建立会计档案管理制度建立健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度。信息化会计档案具有磁性化和不可见的特点。 第五章第五章 会计信息系统的建立和管理会计信息系统的建立和管理1、会计账簿、报表的生成与管理n日记账每天登记、打印输出n科目汇总表、总账和明细账每月打印输出一次，年末全部账簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。