需求分析案例-百货商店业务管理信息系统

1、案例百货商店业务管理信息系统资料來源：一、系统开发背景与调查结果1. 开发背景2. 系统调查结果3. 系统规划二、系统分析1. 系统目标2. 数据流程图3. 系统概况4. 数据字典三、系统设计1. 系统硕、软件配置2. 系统功能结构图与控制结构图3系统的ipo图4. 系统程序结构框图百货商店业务管理信息系统的规模较小，但作为教材的案例仍是篇幅太大。因此，此处仅对 系统分析和系统设计阶段的主要工作加以介绍。在管理信息系统的整个开发过程屮，系统分析和 系统设计是基础性的和难度较大的工作阶段，所以，加强对系统分析、系统设计的举例，对巩固 和深化所学的知识会有较人的收益。一、系统开发背景与调查结果1.

2、 开发背景某而货商店是一个商业销住组织，该商店的主耍业务是从批发或制造厂商处进货，然后再向 顾客销售。按照冇关规定，该百货商店在每月需向税务机关交纳一定的税款。该百货商店的全 部数据处理都由人工操作。山于经营的商品品种丰富，每天营业额很大，因此业务人员的工作 量十分艰巨。锻近，因rf货商店人楼翻建后，营业面积扩大，从而经营品种、范围和数据处理的工作量大 大增加，需要建立一个计算机管理信息系统，以减轻工作人员的劳动强度，提高业务管理水平, 适应新的发展。*2.系统调杳结果（1）现行系统的组织结构及工作任务现行系统在商店经理的领导下，设冇销售科、采购科和财务科，如图1所示。销售科的任 务是，接受顾

3、客的订货单，并进行校验，将不符合要求的订货单退还给顾客。如果是合格的订 货单且仓库冇存货，那么就给顾客开发货票，通知顾客到财务科交货款，并修改因顾客购买而 改变的库存数据。如果是合格的订货单但是缺货，那么先留底，然后向采购科发出缺货单。当 采购科购买到货后，核对到货单和缺货单，再给顾客开出发货票。图1现行系统组织机构采购科的任务是，将销伟科提供的缺货单进行汇总，根据汇总情况和各厂商供货情况，向 有关厂商发岀订购单。当供货厂商发來供货单时，对照留底的订购单加以核对。如果正确则建 立进货帐和应付款帐，向销售科发到货通知单并修改库存记录；如果供货单为留底订购单不符, 则把供货单退还给供货厂商。财务科

4、（会计科）的任务是，接到顾客的货款时，给顾客开出收据及发票，通知销售科付 货；根据税务局发来的税单建立付款帐，并付税款；根据供货厂商发来的付款通知单和采购科 记录的应付款明细帐，建立付款明细帐，同时向供货厂簡付购货款。无论是收款还是付款之后, 都要修改商店的财务总帐。财务科在完成以上口常账务工作的同时，还要定期编制各种报表向 经理汇报，以供经理了解仃关悄况并据此制定下阶段的业务计划。（2）现行系统业务流程及概况现行系统的业务流程情况如图2所示。各项业务数据的输入、处理、存储和输出概况见衷1o1仃货商店现行系统概况表输入：顾客订货单（顾客）货款（顾客）供货单（供货厂商）货物（供货厂商）发票或付款

5、单（供货厂商）税单（税务局）数据存储:顾客档案駛货记录销售记录货物单价记录订货单购货应付款明细帐销售应收款明细帐付款明细帐进货登记帐厂商记录总帐库存记录处理：检验顾客订单 > 将不合格的订单退还给顾客对合格的可供订单j直接开票供货，逹立销售记录j修改库存；如果到货单到，则也可开票供货对缺货订单，则留底后向采购科发缺货单缺货统计'确定订货量向厂商发定单到或时核对供货单 >建立进货怅、应付款恢，修改库存，开到货 单收款，开收据和发票j付货款、税款，修改总帐j统计汇总输出：发货单（顾客）付款收据发票（顾客） 采购订货单（供货厂商） 货款（供货厂商）税款（税务局） 各种统计报表（经

6、理） 不合格订单（顾客）图2现行系统业务流程图3. 系统规划（1）实现整个冇货商店业务信息流程的计算机管理。（2）销售子系统的订货单处理、缺货处理全部山计算机完成，增加£|动饮记新顾客数据的功能；货物售出后，自动建立售货历史记录和修改库存记录。（3）采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，核对订货单和 修改库存也用计算机进行。（4）会计子系统的全部数据汇总计算工作市计算机白动完成，报表的编制、打印也rh计算 机完成。二、系统分析1. 系统冃标（d实现登记、整理数据，处理核对顾客订货单。（2）向经理提供各种业务统计报表。（3）提供各级查询。（4）销售、采购、会计各

7、部门的业务数据处理实现口动化。2. 数据流程图rr货商店业务管理系统的顶层数据流程图见图3所示，该图表示了而货商店业务信息处理 系统与外部实体z间的信息输入、输岀关系，即标定了系统与外界的界面。顶层数据流程图的 第一级分解如图4,该图实际上是把图3中“戸货商店业务处理”框进行细化，根据图2现行系统 业务流程图所列的处理功能，初步分解为销售处理、采购处理和会计处理三个子系统。在功能 分解的同时，得到了相应的数据存储（如销售记录、应收款、货物库存、进货帐、应付款帐） 和数据流（订单、发货单、缺货单、付款单等）。上述三个子系统的数据流程图（即二级分解） 分别如图5、图6、图7所示。图3新系统顶层数据

8、流程图5是销伟处理功能，实际上是把“销伟处理”（图4： p1.1框）进行细化。从图中我们知道 系统的外部环境是“顾客”。首先，由顾客（s1）提出订货单（f1）。然后商店从货名文件中得 到货名信息（f5）,从顾客文件中得到顾客信息（f47）o如果顾客是老主顾，则商店对订单（f1）, 货名信息（f5）,顾客信息（f47）进行编辑处理（p1.1.1）,从而生成编辑后的订单（f4）。如果是新主顾，除了进行上述处理外，要生成新顾客信息(f2),并将新顾客信息进登录(p1.1.2), 然后登录入顾客文件。图5中的其它数据流和处理以及图6、7,读者均可以自行随着箭头走一 遍，以加深理解。订购货物库存缺货单p

9、1.2s1订货单1r1 ri r11 r销售记录1应收帐款1进货帐应付帐款发货票到货单供货单销售处理销售s3采购处理采购s4货款付款收据p1.1会计处理会计s5付款单货款税款"表税务局经理图4系统数据流程图一级分解pl.lf6不合格订单图5二级数据流程（销售处理）pl j图6二级数据流程（采购处理）f1.3i珂销售历史应收款明细物单价f2?货款二:#28pl.3.1开收据、建休脏30攵歎明细帐f31f32f42f41f43f45巴应付款明细?34pl.3.5编制报表s5f52f51报表款明细休34p1.3.3核对订货付款单f37s5片5p1.3.4付款、修改帐目s5f38税款f33f

10、36付款图7二级数据流程（会计处理）3. 系统概况右货商店业务管理信息系统的概况如表2所示，该表格反映了新系统的输入、处理、数据存储和输岀的概况。其屮带“处理：*编辑定单并处理顾客数据检验核对订单对合格的可供货订单开票供貨/修改犀存*逢立销售历史文件和应付款明细帐*自动统计缺货单鋼发订贷单接收核对供货单，建进货妹 > 发到贷单 務编制应付款明细妹按收顾客货款 > 开发票、收据*自动统计计算各项帐目 自动編制各项统计报表输出：*发货累（顾客） 贷物（顾客） 采购订单（供货厂商） 贷款（供货厂衙） 税款（税务局） 各种统计报表（经理） 不合格订单（颐容）”号的表示由计算机处理的项目，其

11、余处理由人工进行。输入：顾客订货单（顾客） 供货单（供赏厂商） 付駅单（供货厂商） 货物（供货厂商） 税单（税筠局）数据存储：货物文件顾客数据文件 库存记录文件 待订货物文件 厂商名录文件 订货单文件 应付款明细帐 销售历史文件 应收款明细体 收款明细帐 总帐文件 付款明细低 暂存缺货单文件 进货妹目文件 货物单价文件rr货商店业务管理信息系统概况表表24. 数据字典数据字典用于进一步定义和描述所有数据项，包括数据流字典（如表3所示）、数据存储 字典（如表4所示）、数据处理字典（如表5所示）三类。表3为数据流字典清单，此处仅对f1作如下解释，数据流f1 （见图5）是顾客s1提出的 订单,它的去

12、向是编辑处理p1.1.1,在f1中包含如卜信息：订单标识、顾客细节（如顾客姓名、 顾客地址、电话、电传等）、货物细节（如货物名称、货物产地、货物数量等）。f2、f3f7 均代表数据流名，它的来源、去向以及该数据流所含内容。数据流字典清单（部分）表3总编号编号名称来源去向所含数据结构说明11-01f1订单s1顾客p1.1.1编辑处理订单标识、顾客细节、货 物细节1-02f2顾客数据p1.1.1編辑订单p1.1.2登录新 顾客数据订单标识、顾客细节用于登录 顾客数据1-03f3顾客数据p1.1.2d2: 顾客文件同上用于建立 顾客数据1-04f4订单p1.1.1p1.1.3 判断核对订单标识、顾客

13、细节 货物细节用于判断 核对!1-05f5货物惜况d1货名文件p1.1.1编辑订货单标识、顾客细节、货物细 节用于編辑 订单：1-06f6不合格订单p1.1.3 判断*核对s1顾客订单标识、顾客细节 货物细节s不合格原因退还顾客1-07f7可供订单p1.1.3p1.1.4开票修 改库存标识s顾客细节、 货物细节用于供货数据存储字典清单（部分）表4总编号編号名称输入数据疣输岀数据流内容说明s1-01d1货名文件f5(d5p1.1.1)货物名称、标识用于編辑订货s1-02d2顾客文件f3(p1.1.2-d2)f47(d2-p 1.1.1)标识、顾客细节同上|s1-03d3库存文件f1o(p1.1.

14、4-3)f5o(p1.2.5-3)f16cd2-p1.1.2)标识、货物细节、库存量用于记录货物 数量和发订单s2-04d4代订货 物文件f13(p1.2.1-d4)f1wd4p122)标识、顾客细节、缺货 总量用于編发订单、 记录缺货s2-05d5厂商名 录f15td5-p1.2.2)标识、厂商细节、厂商 供货细节用于编发订货单1s2-06d6订货单 文件f17(p122d6)f52fd6-p1.2.3)标识、货物细节、数量、 厂商名、日期留底的订货单s2-07d7应付款 明细帐f54p1.24d ?)f34(d7-p1.3.3)f45(d7-p1.3.5)标识、货名、数量、厂 商、应付款、

15、日期供货单帐留底s1-08d8销售历 史文件f49fp1.1.6d2)f42(d8-p1.3.5)标识、货名、数量、日 期记录销售科工作情况s1-09d9应付款 明细帐f9(p1.1.5-d9)f43(d9-p1.3.5)标识、货名、数量、顾 客名、应收款、日期记录销售科应 收款情况表4为数据存储字典清单，均以d表示。此处仅对d9进行解释，其余类推。d9 （见图5）为 应帐款明细帐，它是用來记销售收入（应收款）的库文件。通过p1.1.5 （建立收款明细帐）的处理 将数拯流f9写入d9 （应收款明细帐）。d9包含如下信息：标识货名、数量、顾客名、应收款、 日期。从图7中d9的输出数据流为f43到

16、p1.3.5 （编制报表处理），其内容包含标识、货名、数 量、顾客、应收款、日期。数据处理字典清单总編号編号名称输 入处理逻辑槪况输出说明p1-01p1.1.1编辑顾 客订单f1订单f47顾客情况根据订单和顾客情况, 判断新老客戶 并編辑 成合适的订单f4订单f2新客戶数据p1-02p1.1.2登录新 顾客数 据f2新顾客数 据读入新客戶的细节写 入顾客文件中去f3新顾客情况登记p1-03p1.1.3判断.核对f4订单检验顾客订单、分成不 合格s可供缺货三种情 况处理f6不合格单f7可供订单f11缺货单检验订单属于 哪一类，以便以后分别处理p1-04p1.1.4开票.修改库存f7可供订单f55

17、到货缺货 订单给顾客开发货票通知 苴付款 修改库存记录f33发货票f48稍售情况f8应收歌情况销售处理1p1-05p1.1.5建应收 款明细 帐f8应收款根据f8建应收帐款f43应收帐款表5为数据处理字典清单，它对数据流图中的所有处理功能作出说明。此处仅以p1.1.1 （编 辑订单）为例（见图5）,商店根据订单（f1）、顾客情况（f47）,判断是新老主顾编辑成合 适的订单（f4）,同时对于新主顾,从p1.1.1输出新顾客数据（f2）,再登记新顾客数据处理 （p1.1.2）。凡是图5中方框都代表处理,以p为代表。在数据字典处理清单中（见表5）均有 详细说明，表5只是一部分。其余以此类推。表6列出

18、的数据字典中的部分条日，并给出数据描述的部分内容。它是对数据流图中各个 存储文件中记录的字段予以逐个定义，观定其类型、长度和各个字段的作用。例如订单数据，它 由订单号、顾客号、顾客名、顾客电话、货物编号、货物名、货物数量、订单标志、厂商编号等 （见表6）均给以定义（类型、长度、说明），这里列出的只是对各数据元素的一部分。数据扌苗述（部分）表6数据編号名称类型长度说明备注5-01订单号整型6订单編号5-02顾客号整型65-03顾客名字符型4顾客姓名5-04顾客电话整型8用于缺货到货时通知5-05货物编号整型45-06货名字符型85-07货物数屋整型3记录货物数星5-08订单标志字符型1标志是可供

19、、不合格x缺货5-09厂商名整型12记录供货厂商姓名5-10厂商編号整型6三、系统设计1. 系统硬、软件配置（1）系统处理方式而货商店业务管理信息系统采用分布式处理。采购、销售、会计三个部门各配置一台微机, 三台微机联成网络，相互通信。采购、销售、会计三个部门各自独立地进行业务处理，各部门z 间的数据通信由网络完成。（2）系统硬件配置v1三台微机（包括主机、显示器及磁盘驱动器）。2打印机。v3适配器、电缆等其它网络配件。（3）软件配置汉字多用户操作系统。v2汉字dbaseiii数据库系统。3其它应用软件。2. 系统功能结构图与控制结构图百货商店业务管理信息系统共分成销售、采购、会计三个子系统，

20、其功能模块结构如图8所输入顾客订单汇总各种报表 修改总帐 付款处理 收款处理 采购查询 ， 厂商进货处理， 处理缺货订单 销售查询 处理不可供订单 处理可供订单 处理顾客文件打印或查询报表图8 tt货商店业务管理信息系统功能模块结构销售子系统、采购子系统和会计子系统的控制结构分别如图9、10、11所示。它们分别对应于图5、6、7,即从逻辑功能设计走向物理功能设计。这里仅对图9进行部分解释，图10、11两图学习者可以进行口行解释。销售处理功能在图9中，通过输入功能模块得到订单、顾客细节、库存细节信息，然后进行销伟处理。在销售业务处理中，首先对订单、顾客细节进行编辑，并反馈出编辑后的订单，然后对编

21、辑过的 订单再进行检验核对并j1.加载分类标志。订单、顾客细节、库存细节经过编辑、检验核对后进行 分类处理。根据订单加载的分类标志，将订单划分为不可供处理（反馈出缺货单）和不合格订单, 对于可供货的订单，要根据货名和数量修改库存，根据顾客细节、货名和数星建销售记录，并为 顾客开发货票。采购处理功能会计处理功能货款、税单、 购买款单 各种项目货款.税单、 购买款单 各种项目税款s 购买款. 报表数据税孰 、报表输入处理输出款货款、税单、购买款单o各种 撫目购表款单縉付购货款报表读数据读帐目收支处理编报表开收据收款收据税款付款处理收款、逹付款帐款修改总帐图11会计了系统控制结构3. 系统的ipo图

22、图12和图13给出了系统的部分ipo图，其中图12是主控模块的ipo图。ipo设计人: 日期：系统：白货商店mis複块：主控图12系统的ipo图（主控模块）系统名称：销售处理複块名称：处理可供订单上层调用模块：处理複块ipo s设计人：刘力 日期：89.10可调用的下层複块：无输入：供货类型i输出：发货票，已修改库存kcwj中库存j 销售历史文件xswj,销售帐xszwj处理：print发货票py in kcwj=y-x and write kcwjwrite xswjwrite xszwj备注:图13系统的ipo()系统名称：销售处理複块名称：处理不可供订单上层调用模块：处理複块ipo si设计人：刘力 日期：89.10可调用的下层複块：无输入：缺货信息z输出：缺货通知单q暂存订单文件zcddwj处理：print 0write暂存订单文件zcddwj备注:图13系统的ipo(-)ipo e系统名称：采购处理複块名称：进货处理上层调用複块：采购处理设计人：刘力 日期：89.10可调用的下层複块：无输出：到货单dh进货恢文件jhwj 应付款文件vtkwj系统名称：会计处理模块名称：修改总帐输入：供货单g库存文件kcwj中库存丫处理：read gprint到货单y in kcwj=y in kcwj+g write kcwjwrite jhwjwrite yfkwj备注:图1