高校档案管理现状及其对策

1、    高校档案管理现状及其对策    耿欢欢摘 要：高校档案管理主要记载了高校师生在校期间工作、学习、生活及参加各种社会实践活动的信息。高校档案管理的完整性，给学校师生未来的工作、生活奠定基础，是国家聘用人才的主要依据。随着社会的不断进步，高校档案的管理要求越来越精细，故而高校档案管理是高校不可忽视的工作。关键词：高校；档案管理；现状；对策随着国家经济的高速发展，对高校人才的需求不断增加。而聘用人才不能单单靠一份个人简历，要结合高校的档案记录，才能深入的了解应聘人员在校期间的工作、学习、生活，了解他们的优缺点，才能给聘用单位作出正确的人才聘用。由于各种

2、因素的影响，导致高校档案管理存在许多漏洞，直接影响着高校师生未来的工作及生活。本文针对高校档案管理现状及其对策进行探讨。一、高校档案管理的必要性每个高校都建立自己的档案管理，主要记录了高校师生在校期间的学习、工作、经历，记录了高校师生的优缺点，对人才选拔、升迁有着非常重要的意义。每个师生在校期间，参加的各种社会实践活动，获得的各种国家认可的奖励，考取的各种证件，都给他们未来的工作做好准备，而这些事迹都要靠高校档案来管理记录。众多高校档案记录着教职工的每个先进教学及奋斗事迹，为学校的教学做榜样，给其他师生起到模范的作用，促进了高校教学和档案管理工作的发展。二、高校档案管理现状（一）重视度不够现今

3、的国家就业政策呈现多样化，这给高校师生就业带来很多机遇，对高校档案的管理则带来了严峻的考验。很多高校只是重视学校的教育教学管理，忽视了对学校师生的档案管理，忽略了高校档案管理对高校师生升迁、就业的重要意义。对高校师生在校期间只记录教学、学习，未对师生的专业知识进行培训、考核，致使大多师生只是死读书，无法应用书本专业知识。此外，因高校的重视度不够，致使部分高校师生在离校好长时间后，仍不了解自己档案存放在何处，更不知道具体去向，影响了高校师生今后参与的招聘、定级、提职及工作调动等。（二）高校档案管理人员业务水平低许多高校的档案管理人员都是一些准备退休或者不宜教学的老师，他们要么是年龄大，要么是孕妇

4、，要么是特殊照顾人员。这些人员对高校档案管理的业务不熟练，管理方式老化，对先进管理方式的学习能力差，严重制约了高校档案管理工作的发展。（三）管理制度落后、设施简陋一些高校的档案管理还停留在手写记录阶段，对高校档案管理的制度不完善，制度落后，导致高校档案材料随意存放，容易丢失。而档案保存设施简陋，档案室的防火、防潮、防霉、防盗保护措施不齐全，致使档案存放时间久后出现记录模糊、档案丢失、档案错乱等现象，对高校档案管理工作的开展加大难度。（四）档案更新不及时随着高校的不断发展，高校的人数有增无减，加大了高校档案管理的工作量。随着新学期的开始，新生的入学，毕业生的离校，教师工作岗位的变化，不管是退休、

5、升迁、工作调动，都需要在档案里做好记录。工作量的增加，使得高校只做好新生档案的建立，忽略了离校生及教师档案的更新，未能及时通知毕业生就业后档案的转移，制约了档案管理工作的发展。三、高校档案管理现状的改进对策（一）建立健全的高校档案管理体制结合高校档案管理的工作量，及国家对高校档案工作的要求，建立健全的符合本校的档案管理体制，在日常档案管理工作过程中，不断完善体制，保证高校档案的及时性、准确性，为高校师生今后招聘、评级、调动做好保障。（二）档案管理方法的改进随着高校的不断发展，现有的档案管理方法无法跟上高校发展的步伐，而且单单纸质的记录容易造成档案的丢失。在现有的档案管理基础上，增加电脑档案的录

6、入、保存，再打印成纸质保存，可以提高档案的管理水平，又可以通过网络来传阅档案，减少档案管理的工作量。（三）档案管理人员素质的提高随着高校发展的需求，档案管理人员的专业技能要求越来越严格，熟练程度要越来越高。为了保证高校档案管理工作的开展，高校要结合国家对高校档案管理的要求，对档案管理人员进行定期培训，增加管理人员对档案工作的熟练度，促进高校档案管理工作的发展。优秀的高校档案管理人员必须具有较高的素质及职业修养，做到业务精通。而且高校的档案管理人员要求稳定，通过积极的档案业务培训及档案专业理论知识学习，提高档案管理人的综合素质，并运用现代化管理技术及先进设备技术，提高档案管理水平，使高校档案管理

7、自动化。（四）全员参与，及时更新档案信息高校的档案信息，可以给高校教学带来指导，这就要求高校的全体师生都要参与到高校档案管理中来。通过全体师生的宣传，举办相关档案管理的活动，来提高全体师生对学校档案管理工作的认知及配合，促使教职工积极将有价值的教学实例归档到档案中，对师生参与的社会实践活动及时归档。完整的高校档案，可以促进高校师生今后的发展，以及高校的发展。四、结语高校档案管理工作是学校的一项重要工作，对高校历史发展有着巨大的记载意义，给学校未来的人员起到激励作用。随着高校的发展，档案管理工作要不断的科学化、自动化、标准化，使档案充分体现高校师生的价值，促进高校教育事业的发展。参考文献：1罗宝勇.美国高校档案网站建设研究j.兰台世界，2010（10）.2霍雄飞.就业服务视角