高校网上报销利弊及对应策略探讨

1、    高校网上报销利弊及对应策略探讨    谭佳摘要：高校办学规模扩大的同时，财务的报账数量剧增，传统报销模式无法解决日益凸显的报账难题。为提高管理效率和水平，很多高校逐渐推行网上报销。为此，通过与传统报账模式对比，分析这网上报账的优势以及存在问题，并对此提出了优化建议。关键词：网上报销；高校；利弊：g4：adoi：10.19311/ki.16723198.2017.17.069自高校过招以来，日益提升的办学能力与之对应的不断增长的规模收支给财务部门的报账带来巨大压力，“报账难、难报账”成为高校发展厄待解决的问题。变更原有的报账模式，理顺报销的流程，改

2、善各方的协作关系，提高财务效率和工作水平为当务之急。随着信息化校园的全面建设和完善，高效便捷的“网上报销”方式得以在各大高校中推广。1传统报销模式存在的弊端（1）从工作效率方面而看，传统报账流程业务过于集中于一方，存在多方重复劳动，致使效率原则相背离。传统的报销模式，会计信息化的难以充分运用，导致程序繁复，报账参与各方都存在信息重复录入输出，尤其是原始凭单找相关权限人员审批和财务人员审核单据成为报账人最不愿意等待但却占用报账时间最久的环节，报账效率成为报账各方关注的焦点。（2）从时间效益的角度而看，传统报账流程易导致集中时段大量报账，无法有效对财务岗位资源统筹管理。由于受到预算经费下达时间、教

3、工上课时间，年度结账以及报账人传统观念等方面因素的影响，造成了报账人员过于集中某一时间段报账的问题。集中报账，造成了财务审核人员超负荷的工作，影响了报账的速度和准确度，最终导致报账工作变得更加困难。（3）就内部控制方面而论，传统报账流程存在人为存在选择性审批的可能性更大。传统的单据审批模式下财务人员只能在领导审批后被动复核内控流程的合理性，在发现越级审批时也会而临职业道德与现实利益的两难选择。这一类人为主观带来的弊端，导致单位内部控制面临局部甚至整体失效，滋生个人和集体贪腐行为。（4）就人力投入上而言，高校财务人员配备远跟不上高校收支规模的扩增的速度。这一客观矛盾直接体现为财务人员高强度疲劳工

4、作员与报账人员长时间焦急等待，甚至双方偶发情绪冲突。2网上报销的优势以笔者工作的高校推行的网上报销系统为例，网上报销的流程如下：经过培训的部门报账员登陆报账系统，根据报销人员粘贴整理好的原始凭据选择费用报销、差旅费报销或者借款，并选择预算指标信息，填写支付方式和付款信息，全部填写完后提交，生成并打印报销单，递交本部门领导网络审批和紙质材料签章，再将报销资料递送至会计科审核人员签收。报销资料须经会计科人员初审及复审均并在网络系统确认和纸质审批签章，再递送至财务负责人进行网络确认和纸质签章。财务三个环节中的任意一个如果未通过，则告知报账员相关原因，责成补齐手续或直接退回。如财务部门审核通过，根据报

5、销内容和金额的权限，系统直接通知出纳支付或者自动再逐级推送相关上级领导进行电子签名审批，上级审批完成后，出纳人员根据系统通知完成支付手续。综上所述，相较单一的传统报销方式，网上报销有以下优越性：（1）网上报销系统突破地域和时间的限制，提高了报销效率。改变了原来在规定的时间和地点递交报账数据，造成的排队人员多，审核时间长，报账难度大等问题。推行自主网上报销后，报销业务不再受时间和地域限制，报账人也能更合理安排时间。审批流程、审批权限等的在报销系统中固化，使不符合流程和审批权限的业务无法提交，减少了人工审核工作量，一定程度缓解了人员编制少带来的困难。（2）网上报销系统加强预算管理力度，让信息更具及

6、时性、对称性，同时减少了财务核算的差错率，强化财务管理职能。报账人员在系统中在录入报账信息的同时就需要选择使用对应的预算和项目指标额度，利于管理人员及时了解预算额度，有效控制项目经费的开支，逐笔跟踪查询业务的报账进度。会计人员也能脱身繁重的核算工作，避免不必要的重复劳动。网上报销逐步解决了预算执行与账务处理两张皮的问题，减少张冠李戴等核算错误的出现，推进对财政收支、项目预算、绩效考核等多方面的深化管理，实现财务由事务型向管理型转变。（3）网上报销系统理顺了报销审批流程中的各种管理关系，有利于部门间和谐工作。审批环节的设置是整个梳理环节的核心工作，财务人员审核节点提前到院级领导审批之前，提前对业

7、务和票据进行审核，提出审核意见，降低了纠正不合规报销的压力，使整个审批流程实现常规化、规范化、信息化，实现了有问题早沟通，早解决。这样使得报账人员从思想和心理上认知、理解财务工作，消除误解，有利于于构建报账人员与会计人员之间的和谐关系，提升整个学校的工作风貌。（4）网上报销系统将学校内控制度和报销制度内嵌到审批程序中，有效降低了人为因素引起的内控风险。网上报销系统将内部控制制度和报销相关制度预设到系统流程中，杜绝了越级审批，避免了人为改变审批流程的影响，财务人员不需要复核内控流程。网上报销系统的推行进步完善了学校内控体系和内控流程，有效降低了学校内控风险。（5）网上报销系统加快了电子结算的运用

8、，规避了现金风险，保证了单位资金的安全。网上报销系统，从报销信息录入时就要求填写报销人的银行账号等支付信息，票据经审核、复核无误后，出纳按照预留的账号进行支付，实现零现金报销，降低和避免了单位及银行在现金保管、运输环节等存在的风险。3网上报销存在的弊端与对应策略3.1存在的风险3.1.1网络安全风险网上报销系统通过学院财务平台，实行内部局域网，财务网络和外网进行物理分隔，起到防火墙的作用，而与外网的连接带来了各种网络安全隐患，这些都将对财务安全性构成威胁。其次，网上报销系统下输入权限人员增多，信息录入工作地点复杂，较仅财务人员有输入权限情况下网络安全风险要严重。 3.1.2财务信息录入不规范虽

9、然各部门的都有专门过培训的报账员，但受到财务专业性强，个人接受和理解有差别等因素影响，在网上录入出现项目开支范围、内容和资金用途在填写是较随意的现象时有发生。这些均可导致单据打回，報销进度缓慢，让报账人员对网上报销的方式不抱信心。3.1.3职业道德风险学校财务人员不当场对报账员递交凭单进行审核这一个改变，即存在着职业道德风险滋生的空间，对财务人员的职业道德是一个考验，不排除个别人员存在不诚实的行为，容易导致财务部门与职能及教学部门的信任危机。3.1.4报账人员配合风险网上报销要求报账人员具备一定电脑操作技能和网络硬件设施，这对于部分需要报账的临近离退休和已经离退休年长职工和个别残障人员来说，报

10、销业务变得难上加难。3.2对应的策略针对网上报销在实际运行中存在的弊端，本文建议从以下几个方面促进解决及完善。3.2.1加强网上报销的安全防护首先，使用防火墙、访问控制、数据加密、身份认证等先进技术，加强数据传输的安全性，以及对网络的维护管理；其次，严格不同用户的使用权限，预防数据丢失；再次，利用系统中的数据建立预警机制，防范财务风险；最后，提高系统服务器的性能，及时对服务器进行更新、维护。3.2.2强化人员的报账业务培训，优化设计网上报销页面定期举办网上报销系统介绍、财务基础知识等培训，对填报网页的使用步骤进行详细说明，尤其对业务的填报过程、信息编辑、入账处理环节等方面着重讲解，并撰写相应知

11、识信息材料发放给教职员工；其次，进一步简化网上报销页面，对提示信息中专业术语转化为通俗表达，同时重点突出强调费用填写的具体事项，优化操作步骤，缩短报账操作时间。3.2.3强化风险意识网上报销减少了财务部门人员工作强度的同时，也增加了职业道德等风险，这需要管理层和财务人员强化风险意识，对网上报销工作的系列风险、主要识别管控方法等加深了解，配合出台有关的监控制度和方法，营造良好的财务报销工作氛围，提高教师生员工对财务工作的满意度。3.2.4不搞一刀切，针对特殊人群继续沿用传统模式财务部门选择报账手段时应从人性化的角度出发，适当保留传统模式，为受各种条件限制只能使用传统报账模式报账的教职工提供相应服务。综上所述，相对传统报账方式，网上报销作为一种先进的管理手段提升了管理水平和服务质量，规范化了高校报账的信息输入和审批流程，保障高