学校档案管理工作的改革与创新研究

1、    学校档案管理工作的改革与创新研究    鞠秋芳【摘 要】随着信息化技术的不断发展和进步，数字化和智能化已经成为当下学校档案管理工作的改革重点。学校在日常运行中的教务教学活动、各部门的工作成果以及党政部门的工作情况等都需要详细、准确地记录在学校档案之中。通过对信息化技术的有效应用，可以大大促进档案管理效率和质量的提高，确保档案保存的安全性和保密性。【关键词】档案管理；改革；创新；学校一、学校档案管理工作的现实瓶颈（一）阅读率与工作效率低下学校档案需要对相关的学校信息进行存储和记录，全校师生的资料以及动态信息都需要记录在学校档案之中。在以往的学校档案

2、管理中，因为管理人员缺乏，再加上管理工作的工作量比较大，所以，档案管理工作的效率和质量都非常低，且在信息查询方面也缺乏必要的查询手段，这就严重降低了档案查询和阅读的效率。（二）更新与维护工作较难学校档案的更新和维护工作是非常系统和复杂的，通过人工管理的方式是无法顺利完成对档案的整理和保存的，易导致档案出现腐烂、破损等问题，这就会给档案的保存、更新和维护工作造成严重的影响，还会提高档案管理的成本，浪费不必要的资源。（三）安全性与保密性较差在以往的人工管理模式之下，档案的安全性和保密性都无法得到有效保证，因为受到人为因素的影响，导致保密档案的丢失，部分档案与学校的管控工作是密切相关的，因此，必须保

3、护好档案内容的安全性，这对学校发展的意义重大。二、信息技术在学校档案管理中的优势（一）顺应时代发展，促进科学决策目前，计算技术和互联网技术发展迅速，它已经被有效用于日常的教学活动中。比如，多媒体教学、自动化办公等都是计算机技术应用的结果。档案工作方面的信息化建设也在不断深化，大大促进了学校档案管理质量和效率的提高。学校的档案管理与学校的发展决策密切相关，它直接影响了学校的正常运行和健康发展。通过对信息技术的有效应用，大大促进了学校档案管理信息化建设效率的提高，进而促进了学校决策正确性和档案管理效率及质量的提高。（二）提升管理效率，实现资源共享教学档案、文书档案、学籍档案以及教务档案等都属于教学

4、档案。这些档案会随着学校的运行和发展不断增多，且这些档案都具有非常重要的作用，值得保存。所以，学校档案馆必须做好对上述档案的信息化管理工作。档案馆在实际工作中需要在原有管理方式的基础上积极引进相关的信息技术，确保档案在存储中的安全性，提高档案的利用效率，以促进学校档案管理工作水平的提升，为学校的健康发展奠定基础。除此以外，以往的档案管理工作都是通过人工完成和纸张记录的，需要占据大量的空间，不仅档案的利用率低，且成本也比较高，这都给档案管理工作的开展造成了困难。（三）信息存储量大，获取方式灵活通过对计算机管理软件的有效利用，可以有效提高档案存储的效率和质量，因为计算机软件的存储量大而且占据的空间

5、也比较小，这样就可以节约大量的人力成本和物力成本。同时，因为计算机软件具有信息索引的功能，所以，可以為使用者查阅信息提供有效帮助，提高查阅效率，为建设自动化和智能化的档案管理系统作出贡献。三、信息技术在学校档案管理中的创新（一）加大对档案管理信息化的重视程度学校档案管理对于展现学校风貌、推动教学改革、提升教学质量具有十分重要的作用，因此，学校的领导层必须认识到档案管理的重要性，并将其列为学校日常管理工作的重要内容，加大人力、物力的投入。（二）提升信息化水平学校档案部门与信息管理部门之间应加强交流合作，建立高效、统一的电子档案数据管理中心，实现所有归档资料的集中处理和分级管理，并对用户的查询使用

6、权限进行限制，加强保密文件与非保密文件的区别管理，实现各职能部门之间的资源共享。通过电子档案数据管理中心的电子文件录入和传输功能，可以实现计算机软件的智能化自主式判别鉴定，避免了冗余数据对存储空间的占用，降低了政务网络的带宽占用率，大大提高了系统检索和查询速度。（三）科学分类归档对档案的科学分类和整理是实现档案管理规范化和标准化的有效途径。在具体的档案管理中，需要对内容完整的档案进行科学分类和整理。以案宗的目录为基础编制分类接引目录。对于某些特殊的档案，则可以采用计算机来完成对案宗信息的记录，这样就可以迅速得到相应的案宗分类号，促进档案著录速度的提高，为工作人员在查找档案时提供了便利。除此以外

7、，归档工作也是非常重要的，在工作中要制订科学、合理的归档制度，确保档案保存完好，杜绝出现借档不还的情况。档案的使用者必须在规定的档案移交时间内完成档案的归还，禁止私自截留档案或拖延档案归还的时间。（四）加强分级管理，深化层次编研加强对原始资料的分类整理，建立起各资料信息之间的相互连接和互通，从而形成逻辑上的连贯性，形成一个统一的数据资料系统，便于查询。档案管理人员在归档前要对所有收集到的资料进行编排，对归档的材料进行科学、细致的分类和排序，并根据整合后的信息的利用价值及档案性质对资料进行入库保管，对尚未归档的资料进行价值鉴定。此外，学校还应按照档案的重要程度合理区分档案的分级保管工作，按照重要程度的高低以及利用价值对不同档案进行标注登记，提高档案的调用效果，方便后期的查询和翻阅。对于重要度较高及一般性质的档案，在具体的管理过程中应区别对待，要注意保管场所和保管方式的适用性，分清主次、有所侧重，减少不必要的资金投入和人员耗费，提高档案管理工作的经济效益。四、结语传统的学校档案管理中存在阅读率与工作效率低下、更新与维护困难、安全性与保密性较差的问题，而将信息技术应用于学校档案管理中则能在一定程度上促进科学决策、提升管理效率、实现资源共享、提高信息存储量和人才专业素质。参考文献：1郭宏莹.学校档案管理的作