学校进行档案管理的方法

1、学校进行档案管理的方法教务管理作为学校教学管理的直接实施环节或职能， 其质量优劣直接影响到教学秩序和教学质量， 因为教务管理的实质就是设计和保持一种良好的教学环境， 组织教学人员和教学条件进行教学活动，使教师和学生在教学过程中高效率地达到既定的教学目标，确保教学质量，培养合格人才。一、教务管理信息化建设的必要性和重要性 教务管理工作是一项对准确度要求很高， 却又非常繁琐的工作。 按照传统的管理模式， 用手工来完成所有的教学计划、教务排课、成绩管理、考试管理等已经明显不能满足教学要求，这就要求我们必须改进现有的教务管理模式， 开展科学高效的管理教务工作。 为了保证教学工作能稳定、高效、经济地运行

2、，利用计算机技术，实现教务管理信息化成为必然。使用信息化管理教务，将会有以下优点。1 .采用信息化管理手段，确保了数据的准确性。现在的教学相关数据网上输入，直接存储进数据服务器中，过程不再经过其他人，有效地保证了数据的准确性。2 .采用信息化管理手段，方便了教师、学生及时查询教学信息。利用网络技术，实现全体教师、学生和教务人员在任何时间地点，根据自己的权限， 查看相关教学信息和数据，使得教学工作更具有及时、方便和高效性。3 .采用信息化管理手段，减轻了教务人员的工作压力。随着日常教务管理工作的日益繁重，使用信息化管理后，把很多原来需要手工操作的数据收集、整理、统计、分析、结算交由计算机来完成。

3、这样大大提高了工作效率， 减轻了工作负担，减少不必要的差错，使教务人员可以把更多的精力投入到教学研究、管理中去。4 .采用信息化管理手段，实现了数据的共享、信息的交换。原有的教学管理所涉及的各部门都是相对独立的，所拥有的教学信息也是单独的， 信息的交互、反馈、 处理需要经过繁杂的人工传递， 对于紧急的事务难以及时处理， 现在实现教务信息化管理， 充分利用网络的灵活性、交互性和及时性的特点可以解决了各部门对数据的共享要求。二、教务管理系统的建立1 .系统设计的特点和目标。系统应基于WEB 技术平台而构建，选择以 B/S 体系结构作为基本框架。通过SQL 数据库来实现，教务人员、教师、学生直接通过

4、浏览器进行网上查询信息和输入信息。不需要开发用户端界面。 其中数据库用于存储教学、 教师、 学生的各种信息，并采用浏览器服务器体系结构， 选择 B/S 体系是因为： 由于客户服务器两层结构存在灵活性差、升级困难、 维护工作量大等缺陷，已较难适应当前信息技术与网络技术发展的需要。随着 WEB 技术的日益成熟， B/S 结构已成为取代C/S 结构的一种全新技术。采用该结构软件的优势在于：(1)无需开发客户端软件，维护和升级方便；(2)可跨平台操作，任何一台机器只要装有 WWW 浏览器软件，均可作为客户机来访问系统； (3)具有良好的开放性和可扩充性；(4)可采用防火墙技术来保证系统的安全性，有效地

5、适应了当前用户对管理信息系统的新需求。 因此该结构在管理信息系统开发领域中获得飞速发展， 成为应用软件研制中一种流行的体系结构。 教务管理系统应能实现教务管理的自动化， 实现实时信息发布， 实现个性化、交互式的教学管理， 涉及教务管理的各个环节， 面向学校各部门以及学生的综合管理信息系统， 系统的可移植性和可扩展性较强， 用户可在多地域、 任意时间段以不同身份来访问教务系统中的数据， 为促进学校教务管理的科学化、 规范化、 信息化和顺利实施提供了有力的支持，提高学校教务管理的工作效率和工作水平。2 .系统的权限管理设计。 教务信息管理系统的使用人员主要有教务处管理人员、 教师、 学生。不同的使

6、用人员具有不同的操作权限。而权限管理和访问控制涉及系统的安全性和可靠性。在本系统中，访问控制权限主要设计以下几个方面：(1)不同人员。同一级别的不同人员具有自己的私有权限，例如：不同的学生只能查看他自己的个人成绩等信息； (2)不同级别。不同级别的人员，像超级管理员和普通管理员对同一操作对象会具有不同的访问权限； (3)不同业务，管理的业务不同，所允许的访问权限集合就不同，例如：教学计划、成绩管理等有各自允许的访问权限。3 .系统功能模块划分。教务管理系统包含以下一些功能模块：学籍管理、注册管理、教学计划、成绩管理、智能排课、师资管理、教学辅助管理等多个模块。(1) 学籍管理：本模块结合教育管

7、理信息化标准的标准而设计，学生学籍管理主要包括以下的内容：基本档案、学籍变动档案、社会关系档案、上学简历档案、学籍档案信息等内容。此模块是教务管理系统的核心模块。(2) 注册管理：主要是对本系统的安全运行而设置的，包括对本系统的用户注册进行审核、设置用户使用的权限、变更各级用户的密码等。(3)教学计划：包括各年级学生培养计划；设定不同课程的开课号、教学大纲、学期各课程一览表等上网公布。(4) 成绩管理：学生的成绩，由各任课教师负责在该课程结束时把成绩录入并校对提交，成绩一旦提交，不可修改即为只读，学生用本人ID 号，在任何地方和时间，只要能上网即可查询信息，该模块可以实现学生成绩录入(任课教师

8、提交) 、学生成绩检索、学生成绩排名、不及格成绩名单、成绩单打印、统计分析报表等。(5) 智能排课：通过对各种教学资源和约束条件的统一管理，实现了对课程表自动合理的编排，灵活快捷的调整，形式多样的输出和方便实用的日常管理。编排课程表时，系统将自动获取各年级、班级的课程开设、课时要求、任课老师等信息，对教学场地、学科信息、课时安排、 合班情况、教师安排等等多项条件进行设置，并可为设定的条件指定不同优先级，系统根据设定的条件和优先级进行自动排课。(6) 师资管理：对教师情况简介、教师层次、师资培训计划进行管理。处理教学质量评价信息，对任课教师教学质量的信息反馈。(7)教学辅助管理：主要对教材、图书

9、馆、公共设备等信息进行管理。三、教务管理系统的优越性和面临的问题 教务管理信息化建设工作是一个长期性和系统性的工程， 需要学校各级领导的重视和广大教职员工的配合与支持， 经过试运行， 发现运用教务管理系统存在很强的优越性， 主要表现在：1 .排课管理：比以往大大提高了准确率，减少了教务管理的工作量； 2.成绩管理：任课教师可从网上直接录入成绩， 由教务部门审核成绩， 改变了以往由老师提交成绩单， 教务人员统一录入成绩的状况，工作量大大减少，出错率也相应降低； 3.评教方便；系统通过网上在线填写调查表， 就可以由系统自动生成评教统计结果， 学生可以在学期中随时通过系统向老师提出有关教学的各种建议

10、，提高了师生之间的沟通效率；4.教材管理：在网上填写资料，查找教材，系统自动计算教材数量及金额，查找广泛快捷；5.报表统计和查询；对于教务管理中的使用的大量报表， 系统都可以自动产生统计结果， 各个行政部门均可自行在网上查询相关信息， 数据全面准确。 但随着教学改革的不断深入和工作量的不断提高， 也存在一些问题，主要表现在以下方面： 1.观念不强。教务管理的信息化建设将涉及全校师生，只有获得广大师生的认可和支持才能更好地进行。 这就需要全体师生更新观念， 改变传统的观念， 努力学习计算机基础知识，重视信息化建设，在不断的使用中提出自己的宝贵意见和见解； 2.制度不规范。教务管理信息化建设工程是一项规范的、 科学的、严谨的工程，在使用信息系统时也需要相对应的教学管理规章制度， 这样才能真正实现教学管理的标准化、 科学化、 现代化；3.设备落后。随着教务信息管理系统的运行和推广，数据信息量飞速增长，原有的硬件设施会限制系统的扩展和运行速度，必须改善硬件配套设施，不断提高系统的运行效率。四、结束语