《电子表格风险管理》ppt课件

1、电子表格风险管理电子表格风险管理甫瀚研讨会甫瀚研讨会 2021年年9月月3日日2009上海甫瀚投资管理咨询有限公司机密：此文件只供贵公司内部参阅，请勿复制或分发予第三方。为何这是个抢手话题？ 为何应引起关注？电子表格风险控制职责电子表格控制方法论电子表格控制指引最正确实际 实际与现实有哪些可用的工具软件？案例分析总结问题与讨论 电子表格被广泛运用于当今企业运营中的重电子表格被广泛运用于当今企业运营中的重要业务流程要业务流程 预算、现金流、贸易、管理预算、现金流、贸易、管理层报告、公允价值计算、对账、奖金计算等层报告、公允价值计算、对账、奖金计算等等等 电子表格的优势电子表格的优势- 处理方案灵

2、敏多变，可按个人要求配处理方案灵敏多变，可按个人要求配置置- 随时随地均可运用随时随地均可运用- 轻松掌握运用方法轻松掌握运用方法- 在在IT部门不能提供快速支持的情况下部门不能提供快速支持的情况下，用户可以自行开发来得到，用户可以自行开发来得到“灵敏的、灵敏的、“实实时的数据信息时的数据信息为何这是个抢手话题？为何这是个抢手话题？95%的公司依赖电子表格进展财务报告任务的公司依赖电子表格进展财务报告任务 coda 用户过度依赖电子表格曾经构成趋势，并用户过度依赖电子表格曾经构成趋势，并且电子表格中的错误经常未被觉察且电子表格中的错误经常未被觉察 随着电子表格日益复杂，出现的错误数量随着电子表

3、格日益复杂，出现的错误数量也随之上升也随之上升 外部审计师也特别关注电子表格的运用情外部审计师也特别关注电子表格的运用情况，因此各个公司都面临着日益添加的压况，因此各个公司都面临着日益添加的压力，来证明电子表格没有问题力，来证明电子表格没有问题为何这是个抢手话题？为何这是个抢手话题？“94%的电子表格被发现有错误，而实践比例能够会更高，由于在许多的电子表格被发现有错误，而实践比例能够会更高，由于在许多调研分析中，只需艰苦错误才会被报告。调研分析中，只需艰苦错误才会被报告。 Gartner同样在其最新研讨报告中提到了以下话题： 电子表格控制需求提升 假设电子表格没有得到有效控制，代价高昂的不测很

4、能够发生，并且几乎不可防止地会引起监管者，审计师，以及股东们不用要的关注 审计师们正日益强调要求识别并追踪高风险的电子表格 篡改电子表格数据是一种典型的内部舞弊方式 电子表格风险管理已变得日益重要，由于监管合规要求中曾经有相关规定 实践业务中，电子表格的自动化控制处理方案曾经出现，并且正在被继续改善为何这是个抢手话题？为何这是个抢手话题？“开发并实施一个有效的战略，以用于最终用户计算例如电子表格与开发并实施一个有效的战略，以用于最终用户计算例如电子表格与个人数据库的风险评价和运用控制。个人数据库的风险评价和运用控制。Gartner 电子表格控制需求提升电子表格控制需求提升, 2021年年5月月

5、2009上海甫瀚投资管理咨询有限公司机密：此文件只供贵公司内部参阅，请勿复制或分发予第三方。 Fidelity 由于漏输入了一个减号，由于漏输入了一个减号， Fidelity公司公司Magellan基金的工程盈利被误增了基金的工程盈利被误增了26亿美圆，本来被亿美圆，本来被寄予厚望的分红也流于东水。寄予厚望的分红也流于东水。 - CIO World Fannie Mae 在披露了在披露了2003年年3季度收益后，季度收益后，Fannie Mae不得不再次重述其有不得不再次重述其有12亿美圆的虚增利润，亿美圆的虚增利润，这是这是“在实施新会计准那么过程中，在电子表格里犯的一个老实的错误而导致的结

6、果。在实施新会计准那么过程中，在电子表格里犯的一个老实的错误而导致的结果。 PC World Provident Financial Provident公司在公司在1997年到年到2002年之间的收益必需被重述年之间的收益必需被重述7000万美圆，由于其用万美圆，由于其用于计算贷款摊销的电子表格中出现了公式错误。于计算贷款摊销的电子表格中出现了公式错误。 NY Times Trans Alta 一个剪切一个剪切-粘贴错误使粘贴错误使TransAlta在一个电力合同竞标中报价过低，结果导致了在一个电力合同竞标中报价过低，结果导致了2400万美圆万美圆的损失。的损失。 The Register R

7、ed Envelope Inc. 一个单元格的输入错误导致整个本钱预测表计算错误，并使股价下跌超越一个单元格的输入错误导致整个本钱预测表计算错误，并使股价下跌超越25%，由于其必需在第四季度大幅减少报表数字。由于其必需在第四季度大幅减少报表数字。 Biz.Yahoo Kodak 公司在电子表格上发现了总值公司在电子表格上发现了总值1100万美圆的错误解聘金，该表格在计算某员工的预提离任金时万美圆的错误解聘金，该表格在计算某员工的预提离任金时添加了过多的添加了过多的“0。Robert Brust，Kodak首席财务官，称其为首席财务官，称其为“能够导致会计重组的本质性内部控制能够导致会计重组的本

8、质性内部控制缺陷。缺陷。 MarketWatch为何应引起关注为何应引起关注? 舞弊举例舞弊举例Allfirst 结合爱尔兰银行美国分行结合爱尔兰银行美国分行AIB一位货币买卖员，一位货币买卖员，John Rusnak，从，从1997年开场在其买卖中出现亏损年开场在其买卖中出现亏损他运用一系列电子表格作假来掩盖损失他运用一系列电子表格作假来掩盖损失, 其其报表上仍显示在盈利报表上仍显示在盈利当舞弊行为被最终发现后，其损失已高达当舞弊行为被最终发现后，其损失已高达6亿亿9千万美圆了千万美圆了虽然虽然Allfirst和和AIB均未进入破产清算程序，均未进入破产清算程序，但这次亏损金额相当于但这次亏

9、损金额相当于AIB公司公司2001年度年度收入的收入的60%，导致股价大跌，导致股价大跌此次丑闻后，此次丑闻后，AIB出卖了其出卖了其Allfirst系一切系一切子公司子公司来源： (SarbanesOxley: What About All the Spreadsheets? Raymond R. Panko and Nicholas Ordway, University of Hawaii, presented at EuSpRIG 2005.)ProQuest CFO “电子表格欺诈者电子表格欺诈者公司前任公司前任CFO，Scott Hirth利用电子表格，利用电子表格，在五年里录入了无

10、数虚伪会计分录。在五年里录入了无数虚伪会计分录。伪造文档以虚报会计余额伪造文档以虚报会计余额建立隐藏行，使虚伪会计分录未显示在打印建立隐藏行，使虚伪会计分录未显示在打印件上件上将电子表格文字调为白色以掩藏虚伪信息将电子表格文字调为白色以掩藏虚伪信息此次丑闻导致公司在资本市场上损失超越此次丑闻导致公司在资本市场上损失超越4亿亿3千万美圆，股价下跌了千万美圆，股价下跌了58%，纽约证券，纽约证券买卖所随即暂停了买卖所随即暂停了ProQuest股票的买卖。股票的买卖。来源： CFO 杂志2009上海甫瀚投资管理咨询有限公司机密：此文件只供贵公司内部参阅，请勿复制或分发予第三方。7 高级管理层代表公司

11、，对于有效的全面风险管理，包括管理电子表格风险，负有不可推高级管理层代表公司，对于有效的全面风险管理，包括管理电子表格风险，负有不可推卸的责任。卸的责任。 这包括了解：这包括了解： 什么是风险？什么是风险？ 风险存在于企业业务何处？风险存在于企业业务何处？ 风险的重要性如何？风险的重要性如何？ 风险能否得到了管理？风险能否得到了管理？ 谁对风险管理担任？谁对风险管理担任？ 何时风险被控制在一个可接受的程度内？何时风险被控制在一个可接受的程度内？ 在实践操作中，有效的风险管理职责将在企业范围内进展分散委派。在实践操作中，有效的风险管理职责将在企业范围内进展分散委派。 企业业务部门与企业业务部门与

12、IT部门的协作对于建立有效的电子表格风险管理体系至关重要。部门的协作对于建立有效的电子表格风险管理体系至关重要。2009上海甫瀚投资管理咨询有限公司机密：此文件只供贵公司内部参阅，请勿复制或分发予第三方。8业务部门业务部门信息技术信息技术内部审计内部审计 制定电子表格风险管理政策 识别、评价并报告风险 设计并评价恰当的控制 确认电子表格按设计意图正常任务 接受剩余风险 嵌入更广的风险控制框架之中 为电子表格用户提供了必要的IT根底架构 确保环境是可用的并且足够平安 企业能够依赖IT控制例如访问权限、备份以及存档等 参与选择、实施自动化处理方案 为管理层提供合理保证，确保风险已被有效控制： 独立

13、验证控制有效性 独立验证逻辑完好性 列为审计方案的一部分 通常防止将完好性测试作为控制 偏重发现并处理问题的根源，例如无效的电子表格风险管理流程和控制电子表格控制方法论电子表格控制方法论甫瀚的方法论可以被分解为甫瀚的方法论可以被分解为4个关键阶段：个关键阶段：法规监管要求例如 SOX是催化剂，但是电子表格控制并不只是为了防备财务报告问题 其也针对相关的运营风险决策所需的信息等。每个关键阶段均代表在任一电子表格控制工程中的关键步骤。分分 析析规范化规范化 / 自动化自动化识别电子识别电子表格与评表格与评价风险价风险评价电子评价电子表格完好表格完好性和控制性和控制实施控制实施控制框架框架淘汰淘汰/

14、重建重建选定的电选定的电子表格子表格范围与优先级范围与优先级审审 计计管管 理理提提 高高验证与监控验证与监控任务方法任务方法 第一阶段第一阶段识别电子表格识别，并进展风险评价识别电子表格识别，并进展风险评价工程目的和关键业务需求必需先要明确，这两点对于工程任务范围以及优先级确实定有直接影响；工程目的和关键业务需求必需先要明确，这两点对于工程任务范围以及优先级确实定有直接影响；关注那些最依赖电子表格的业务流程；关注那些最依赖电子表格的业务流程；创建电子表格初始清单，并与流程担任人讨论或以调查询卷方式补充必要信息；创建电子表格初始清单，并与流程担任人讨论或以调查询卷方式补充必要信息；评价电子表格

15、风险，主要从对业务活动的重要性程度以及总体发生错误的能够性程度两方面进展；评价电子表格风险，主要从对业务活动的重要性程度以及总体发生错误的能够性程度两方面进展；评价电子表格对财务与评价电子表格对财务与/或运营影响的重要性程度时，由于直接定量比较困难，实践任务中通常用高、或运营影响的重要性程度时，由于直接定量比较困难，实践任务中通常用高、中、低或中、低或1-5来分段表示；来分段表示；评价电子表格错误发生的能够性程度时，可结合运用定性与定量分析来确定。例如：- 特殊的公式- 外部链接- 运用VBA- 支持文档以及培训程度- 运用规范化的方法论 / 设计规范识别电子识别电子表格与评表格与评价风险价风

16、险评价电子评价电子表格完好表格完好性和控制性和控制实施控制实施控制框架框架淘汰淘汰/重建重建选定的电选定的电子表格子表格任务方法任务方法 第二阶段第二阶段评价电子表格完好性和控制活动，并议定行动方案评价电子表格完好性和控制活动，并议定行动方案必需对关键电子表格的逻辑完好性进展评价，以确保其根本功能和逻辑性的充分有效；必需对关键电子表格的逻辑完好性进展评价，以确保其根本功能和逻辑性的充分有效；检查电子表格中的公式和逻辑错误以及设计缺陷；检查电子表格中的公式和逻辑错误以及设计缺陷；评价与确定电子表格风险类别相对应的控制活动要求评价与确定电子表格风险类别相对应的控制活动要求 每个风险类别并不需求一切

17、的控制，偏重点应每个风险类别并不需求一切的控制，偏重点应放在设立恰当程度的控制活动上；放在设立恰当程度的控制活动上；思索关于访问权限、备份、变卦管理、数据验证、数据完好与平安、存档、独立复核以及版本控制方思索关于访问权限、备份、变卦管理、数据验证、数据完好与平安、存档、独立复核以及版本控制方面的控制活动；面的控制活动；关注流程关注流程 在运用电子表格的流程中思索添加补偿控制，在运用电子表格的流程中思索添加补偿控制，来检查电子表格错误；来检查电子表格错误；分析控制缺陷，制定道路图，明确实现改善电子表格总体分析控制缺陷，制定道路图，明确实现改善电子表格总体控制程度的详细步骤。控制程度的详细步骤。识

18、别电子识别电子表格与评表格与评价风险价风险评价电子评价电子表格完好表格完好性和控制性和控制实施控制实施控制框架框架淘汰淘汰/重建重建选定的电选定的电子表格子表格任务方法任务方法 第三阶段第三阶段实施控制框架实施控制框架为保证电子表格继续的完好性与可靠性，必需制定一整套电子表格管理政策、流程和控制框架；为保证电子表格继续的完好性与可靠性，必需制定一整套电子表格管理政策、流程和控制框架；该控制框架应基于风险来制定的；该控制框架应基于风险来制定的；政策制度只需在贯彻实施后才干有效降低风险；相应的培训程序与监控机制也是必不可少的；政策制度只需在贯彻实施后才干有效降低风险；相应的培训程序与监控机制也是必

19、不可少的；自动化技术处理方案可以协助减少日常控制与合规任务中的人工投入，提升效率。自动化技术处理方案可以协助减少日常控制与合规任务中的人工投入，提升效率。电子表格政策电子表格政策角色和职责角色和职责最低规范最低规范控制流程控制流程识别电子识别电子表格与评表格与评价风险价风险评价电子评价电子表格完好表格完好性和控制性和控制实施控制实施控制框架框架淘汰淘汰/重建重建选定的电选定的电子表格子表格任务方法任务方法 第四阶段第四阶段逐渐淘汰、重建选中的电子表格逐渐淘汰、重建选中的电子表格对那些最关键和复杂的电子表格，可以思索对其重新开发以实施最正确实际，必要时可将电子表格的对那些最关键和复杂的电子表格，

20、可以思索对其重新开发以实施最正确实际，必要时可将电子表格的功能迁移至功能迁移至IT运用系统中例如运用系统中例如ERP或或BPM系统；系统；以下情况下，可以思索交换或迁移：以下情况下，可以思索交换或迁移：电子表格包含了计算支持与报告所需的主数据电子表格包含了计算支持与报告所需的主数据电子表格大量运用电子表格大量运用Visual Basic程序代码程序代码同一张电子表格有多个用户同一张电子表格有多个用户电子表格被用作为两个系统间的数据接口电子表格被用作为两个系统间的数据接口电子表格运转缓慢，经常需求重新启动电子表格运转缓慢，经常需求重新启动在电子表格开场运用时就设立控制；在电子表格开场运用时就设立

21、控制；尽早引入尽早引入IT和关键的利益相关人，以决议最正确处理方案和评价本钱效益；和关键的利益相关人，以决议最正确处理方案和评价本钱效益；谨记谨记 通常来说，电子表格是一个正确的处理方案。通常来说，电子表格是一个正确的处理方案。识别电子识别电子表格与评表格与评价风险价风险评价电子评价电子表格完好表格完好性和控制性和控制实施控制实施控制框架框架淘汰淘汰/重建重建选定的电选定的电子表格子表格电子表格控制指引电子表格控制指引索索引引控制目控制目的的控制指引控制指引1电子表格清单电子表格清单一切关键电子表格均维护在实时准确的清单中。一切关键电子表格均维护在实时准确的清单中。对关键电子表格的界定规范进展

22、定义；关注整个流程中的关键控制，而不仅对关键电子表格的界定规范进展定义；关注整个流程中的关键控制，而不仅仅是电子表格控制；思索扩展控制范围以应对运营风险，例如非财务报告相仅是电子表格控制；思索扩展控制范围以应对运营风险，例如非财务报告相关的电子表格；运用工具软件曾经成为主流。关的电子表格；运用工具软件曾经成为主流。2逻辑校验逻辑校验电子表格的根本功能需经过逻辑检查。发现的错误与艰苦缺陷均须加以整改。运用软件辅助进展逻辑检查是主要手段之一；同时需关注设计与公式逻辑的一致性。3版本控制版本控制规范文件命名规那么以及存储地点，以强化版本控制。4输入控制输入控制实施输入控制以确保完好、准确的数据输入。

23、总量程序控制与数据校验是主要手段之一。下表是一个典型的电子表格控制框架和指引清单。请留意，任何方法都应是基于风险的，并不是每个电子表格都需求运用一切的控制。电子表格控制指引电子表格控制指引索索引引控制目控制目的的控制指引控制指引5变卦控制变卦控制一切变卦有一个集中管理的日志进展变卦记录，该日志需定期复核以确保电子表格的变卦符合管理层意图。高风险 / 高复杂度电子表格的变卦需进展测试和验证。6访问控制访问控制电子表格文件的访问权限应根据任务职责进展限制，以确保职责分工。对于文件、表单、单元格进展深层次的限制与密码控制是主要手段；运用文档管理以及电子表格管理处理方案也已日益兴起并成为主流。7备份管

24、理备份管理电子表格进展定期备份以确保可恢复性。8文档管理文档管理关键电子表格应有完好并更新及时的支持文档。文档应包含电子表格的目的，运用方法，关键假设，授权用户，关键运算逻辑，VBA简介，输入/外部链接等。比较好的做法是将文档作为电子表格的一部分或并入文档管理 / 电子表格管理处理方案中。好的文档能大幅度地降低人员流动以及不充分承继所带来的风险。最正确实际最正确实际 实际与实践实际与实践下面列示了电子表格设计、开发与平安方面的部分最正确实际，可供关键电子表格的管理参考。对电子表格进展定期检查和审计，可以大大降低发生错误的能够性。设计规范：设计规范：分别输入、计算与结果分别输入、计算与结果在每一

25、行或一列中仅运用一个公在每一行或一列中仅运用一个公式式规划逻辑清楚像书本一样规划逻辑清楚像书本一样尽量运用多张任务表尽量运用多张任务表包含支持文档例如假设、限制包含支持文档例如假设、限制条件、运用方法条件、运用方法遵守表达规范例如编码颜色、遵守表达规范例如编码颜色、公式表达符号等公式表达符号等开发规范：开发规范：坚持简单坚持简单插入注释插入注释加上有意义的标签加上有意义的标签自动导入、导出数据自动导入、导出数据运用输入范围限制运用输入范围限制删除冗余数据删除冗余数据 / 表单表单平安规范：平安规范：维护单元格维护单元格 / 任务表任务表维护任务簿维护任务簿 / VBA思索密码维护思索密码维护平

26、安存储平安存储重新设计不仅能减少错误发生的能够性，而且还能有效提高业务流程效率。重新设计不仅能减少错误发生的能够性，而且还能有效提高业务流程效率。2009上海甫瀚投资管理咨询有限公司机密：此文件只供贵公司内部参阅，请勿复制或分发予第三方。17有哪些可用的工具软件？有哪些可用的工具软件？软件处理方案可大致分为以下三类：软件处理方案可大致分为以下三类：电子表格搜索电子表格搜索/发现：能自动扫描网络或指定效力器上的一切电子表格，同时可以执行简单的分析任务发现：能自动扫描网络或指定效力器上的一切电子表格，同时可以执行简单的分析任务以协助处置大量数据。以协助处置大量数据。电子表格检查电子表格检查/审计：

27、辅助进展电子表格审计的自开工具。虽然人工审阅仍是必需的，但是这类工具可审计：辅助进展电子表格审计的自开工具。虽然人工审阅仍是必需的，但是这类工具可以大大提升审计任务效率。以大大提升审计任务效率。功能、本钱、方法以及对最终用户的影响都随不同的供应商和处理方案而不同。工具软件的运用正日益普及，协助企业在提升管理程度的同时减少人工投入。我们与业内领先的软件供应商都坚持着协作关系。电子表格管理电子表格管理/控制：变卦控制，版本管理，变卦历史控制：变卦控制，版本管理，变卦历史审计索引以及平安管理；同样用来限制对于某功审计索引以及平安管理；同样用来限制对于某功能或特定单元格的访问。能或特定单元格的访问。有

28、序管理形状有序管理形状 使企业可以继续地使企业可以继续地管理和强化电子表格控制，同时尽管理和强化电子表格控制，同时尽能够减少人工监控本钱。能够减少人工监控本钱。2009上海甫瀚投资管理咨询有限公司机密：此文件只供贵公司内部参阅，请勿复制或分发予第三方。19电子表格风险管理软件供应商：电子表格风险管理软件供应商：ClusterSevenCIMCON SoftwareFinsbury Solutions (ExChecker 前身为前身为Compassoft)RedRoverProdianceLyquidityMOBIUSAuditWareSpreadsheet InnovationsSpread

29、sheet AdvantageSpreadsheet DetectiveActuateQtier注：以上仅列示了主流的电子表格管理软件，且不能保证完好性。注：以上仅列示了主流的电子表格管理软件，且不能保证完好性。2009上海甫瀚投资管理咨询有限公司机密：此文件只供贵公司内部参阅，请勿复制或分发予第三方。20一家跨国保险公司一家跨国保险公司 重点重点 / 关键胜利要素关键胜利要素评价本钱效益评价本钱效益 / 可行性：工程能够需求大量预算，特别是在时间较紧或者涉及复杂计算时。可行性：工程能够需求大量预算，特别是在时间较紧或者涉及复杂计算时。文化变卦文化变卦 / 用户的抵触心情：通常在电子表格构造及

30、控制上的集中监管很少，因此有效的沟通以及工程用户的抵触心情：通常在电子表格构造及控制上的集中监管很少，因此有效的沟通以及工程小组的互动非常关键。小组的互动非常关键。工程担任人工程担任人 / 发起人：决策层发起人：决策层/管理层对于工程的支持，以及继续的、自上而下的关注能有效地抑制文管理层对于工程的支持，以及继续的、自上而下的关注能有效地抑制文化变卦及抵触心情带来的困难。化变卦及抵触心情带来的困难。配置恰当的资源：配置恰当的资源： 一个工程完全由内部资源执行能够是不真实践的。应适当思索外部专家和资源，尤一个工程完全由内部资源执行能够是不真实践的。应适当思索外部专家和资源，尤其在知识传送、保证可继

31、续性等方面。其在知识传送、保证可继续性等方面。维护专业知识：企业能够没有对于新电子表格进展功能和逻辑测试的技术力量，对于测试范围以及测维护专业知识：企业能够没有对于新电子表格进展功能和逻辑测试的技术力量，对于测试范围以及测试充分性的审计判别能够也是一个挑战。另外，由于工程性质能够是暂时的，企业很难为此招聘一试充分性的审计判别能够也是一个挑战。另外，由于工程性质能够是暂时的，企业很难为此招聘一个全职员工。个全职员工。公司在进展了电子表格风险和控制整改效果评价后，启动了正式的工程，来应对财务上最终用户工具End User Tools，EUT的全局风险；最终用户工具包括电子表格与微软Access数据

32、库。该工程努力于实施一个灵敏的，但又是可继续的控制框架，最终处理方案包含一系列人工与自动控制的组合。2009上海甫瀚投资管理咨询有限公司机密：此文件只供贵公司内部参阅，请勿复制或分发予第三方。21重点重点 / 关键胜利要素续关键胜利要素续维护维护EUT清单：对于识别并维护一份完好准确的清单：对于识别并维护一份完好准确的EUT清单而言，从财务报告入手进展全面分析是一个清单而言，从财务报告入手进展全面分析是一个很重要的手段。会计政策变卦、披露要求变卦、关键人员变卦以及兼并或多元化运营都能够会生成很重要的手段。会计政策变卦、披露要求变卦、关键人员变卦以及兼并或多元化运营都能够会生成新的新的EUT。而穿行测试对于复核该清单的准确性也是非常重要的。而穿行测试对于复核该清单的准确性也是非常重要的。思索运用自动化软件：思索运用自动化软件： 自动化软件可以大大提升电子表格的基准化及继续监视任务效率，而人工流程自动化软件可以大大提升电子表格的基准化及继续监视任务效率，而人工流程随着时间推移会逐渐失去效率。但也必需认识到，为了最大化自动化软件的功能成效，有些电子表随着时间推