档案收集整理中信息化技术的应用实践微探

1、    档案收集整理中信息化技术的应用实践微探    摘 要：档案收集整理中信息化技术的应用对档案管理至关重要，从以下几个方面对信息化技术在档案收集整理中应用的优势以及具体实践应用进行探索，目的是全面了解档案收集整理信息化技术的重要性，提高档案收集整理质量。关键词：档案收集整理、信息化技术、档案管理系统档案管理是所有行业发展的重要组成，档案管理中需要收集整理各种信息。当前在信息化档案管理建设的不断深入，资料收集以及整理方面也在渗透信息化技术，传统纸质档案管理与信息化档案管理相结合，改变档案收集资料期间存在的管理问题，同时为档案管理节省更多管理空间，充分彰

2、显出信息化技术在档案收集整理中的高效性。1 档案收集整理中信息化技术应用优势分析对于档案管理来讲，档案收集整理是非常重要的基础，同时也是保证档案管理质量的主要内容，对于档案收集整理来讲，信息化技术的应用提高了档案收集整理的效率，并且也在一定程度上保证了档案信息管理的安全性，促进档案信息之间的沟通交流以及档案共享。1.1信息化技术在档案管理中的应用，将传统人工收集整理方法进行调整，传统形式下档案信息采集以及分析等都需要人工才能完成。但是档案数据多样繁琐，分析与核对等都较为麻烦，人工核算的方式出错率较高，很多方面都体现出不方便1。信息化技术的应用，帮助档案收集整理节省更多人力资源，降低档案收集整理

3、的资金支出，提高档案管理效果。特别是对于档案管理中较为冗长的档案数据，人工收集整理劳力费神，工作效率也不是很高。信息化技术根据资料属性将其科学划分，提升资料整理速度与准确性。实现对档案资料的有效整理收集，对档案信息进行具体的细化与分类，同时整理当担信息的基础上深入分析档案资源，节省更多纸质资源，减少能源消耗，保证数据档案管理的安全。采取集成化处理方式，大大提升了档案在收集整理速度。1.2信息化技术是信息时代下的主要产物，当前档案管理正在进行信息化建设，收集整理中融入信息化技术，帮助档案信息更便于交流与分享。对于原始的档案收集整理方式来讲，过多杂乱的档案信息，彼此交流必须携带大量的纸质档案文件，

4、并且需要工作人员到现场指导档案信息交流，消耗各种资源。档案收集整理期间，信息的沟通交流，属于大型数据统计核对工程，需要对收集的档案信息详细整理2。但是信息化技术的应用，将互联网带入到档案信息交流与分享中，通过网络载体将信息上传，便于信息的查找与交流。信息技术档案管理本身就是将档案资料划分类别，将其存放于储存设备中，所以最初的类别划分，为后期的信息交流以及分享提供很多便利。比如最常见的u盘存储模式，只需要将档案信息复制到u盘中，便能够将信息进行传输与交流。1.3信息化技术在档案收集整理中的应用，提高了文件保存的安全性与稳定性。传统的纸质档案收集与整理中，保存方式较为单一，只是将其放置于档案保管部

5、门，但是这种保管手段存在很多问题，不安全影响因素众多，极有可能因为一点疏忽，导致档案资源受损。信息化技术的档案管理，主要是采取大数据模式对数据信息存储，将数据信息上传到客户端，并且设置保密程序，克服传统档案管理中的不足，也适合当前档案信息化管理需求。u盘、移动硬盘以及光盘等都是档案信息存储载体。2 档案收集整理中信息技术具体应用实践探索2.1档案管理人员角度加大档案管理人员的专业性培训力度，保证档案管理工作以及收集整理工作能够真正步入发展正轨。信息化技术的融入，为档案管理工作发展带来更多契机，但是怎样更准确的抓住这些契机，就需要专业的档案管理人员。必须提高档案管理人员的信息化技术应用能力，当前

6、的档案收集整理中应用很多软件，熟练操作这些软件，保证档案收集整理的准确性。并且还要为档案管理人员灌输创新档案管理的意识，探索适合档案收集整理的方法，为档案收集整理的迅速发展提供更多推动力。2.1.1综合素质与专业能力培训档案收集整理期间，对档案管理人员的综合素质以及能力要求非常严格，为了帮助档案管理提高管理质量，保证档案收集整理工作的顺利开展，必须从档案管理人员专业能力与综合素质培训上加大力度。综合素质以及专业能力培训方面包含档案管理人员的计算机应用能力、软件使用能力以及查找、统计收集等能力，同时还要关注档案管理人员的综合素质，培养正确的职业道德价值观，能够根据自己的能力很好的完成档案收集整理

7、工作。档案信息对于企事业单位发展非常重要，所以必须保证档案信息的安全，这方面就需要档案管理人员认清自己的管理职责，恪守档案管理相关规章制度3。加大档案收集整理信息化技术应用的宣传力度，做到档案收集与整理的公平公正与实事求是。提高档案管理的警惕性，为档案收集整理的发展奠定基础。2.1.2灌输档案收集整理的创新意识不断为档案管理人员灌输档案收集整理的创新意识，档案管理中信息非常重要，虽然采取现代化档案管理手段，但是很多关键信息的查询依然存在一些麻烦。必须在档案档案收集整理基础上为档案管理人员灌输创新意识，总结档案收集整理经验，提高档案管理的便捷性，探索更人性化的档案管理模式。制定科学严谨的档案管理

8、方案，帮助工作人员减轻档案收集整理方面的负担，增强档案收集整理的专业性。2.2档案管理系统角度档案收集整理主要是提高档案管理的质量，所以从档案管理角度出发，需要制定更加严谨的档案管理系统，具体从以下方面着手：2.2.1专业性方面档案收集整理信息化技术的应用，要求相关人员重视档案管理的专业性，保持着积极的管理情绪，对于档案收集整理中存在的问题，秉持认真负责态度，全方面对问题分析与解决。2.2.2信息化水平信息化技术在档案收集整理中的应用，在一定程度上提高了档案收集整理的信息化水平。当然对于这种信息化水平的保持与完善，必须从规范性角度出发，最大限度的帮助档案管理调整管理体系，进而实现档案的价值。增

9、强档案收集整理的规范性之后，为档案管理系统的正常运行奠定基础，并且保证档案收集整理的完整性。当然具体实施期间，必须关注档案收集与整理期间的分类以及管理工作，一定要按照功能或者时间等对档案信息准确分类，凸显出信息技术在档案在收集整理中的便利性。在此基础上还要提高档案管理的有效性，及时将作废信息清除与销毁，为档案收集整理节省更多空间。2.2.3档案管理信息系统档案收集整理最终都是为档案管理服务，优秀的档案管理系统，能够更好的保证档案管理的专业性。增添档案信息加工技术与检索技术，对档案信息实现统一管理，分层次与类别的实现档案信息的交流与分享。2.3档案收集整理手段的完善档案收集整理手段的完善，需要从档案管理具体业务着手，全方面调查之后，一定要保证收集整理的完整性。信息化技术下，对档案信息实施定位跟踪，将分散档案统计，准确分析档案信息的价值型，保证档案收集管理的进步。3 結束语综上所述，信息化技术帮助档案收集整理提高质量，不断探索适当的应用实践方式，帮助档案管理实现信息化建设的同时，为档案管理发展提供指导动力。参考文献1戴彦. 信息化技术在档案收集整理中的应用j. 办公室业务， 2