浅析信息时代如何做好档案管理工作

1、    浅析信息时代如何做好档案管理工作    焦阳摘 要：随着信息化进程不断推进下，如何做好档案管理对于一个学校来说有着非常重要的意义。基于信息技术不断进步下，原有的档案管理方式已经不再适用于新时代管理方式，尤其是对一些学校来看，档案管理起着非常重要的作用，只有紧跟信息时代发展，做好档案管理工作才是当前学校面临的主要问题。关键词：信息化;档案管理;创新由于档案管理存在一定的复杂化和多样化，在管理过程中，存在管理、内容以及形式上都存在很大的差异化，因此，档案管理面临着创新和改革。信息化时代下，对学校档案管理带来了新机遇，只有对档案管理不断创新，才能提升学

2、校档案管理的水平。如果学校在档案管理中，仍然采用以往的管理方式，肯定会受到影响，只有结合时代发展要求，加强管理方式，引入信息化技术，从而达到提升档案管理专业化水平，提升档案管理效率。1 信息化时代下档案管理创新的必要性信息時代来临下，每天都产生大量的信息，对于学校来说，如何将信息做到有效的利用形成档案成为档案管理工作的重要内容。时至如今，效率至上已经成为当前时代发展的主要目标，提升工作效率也是工作管理内容的名词。在当前信息化时代发展下，不论是任何一项工作，想要提升管理效率，都离不开信息技术的支撑，但结合学校档案管理实际情况来看，很多档案管理仍然停留在传统的管理模式中，极其容易造成档案丢失的发生

3、。其中，档案管理是学校中一项非常重要的工作内容，由于档案管理工作涉及的工作内容较多，也具备一定的细致化，不仅关系到学校发展进程，同时也关系到员工的利益，甚至会影响社会的健康发展。2 信息时代下档案管理存在的问题1）档案管理缺乏标准化。很多人认为，一个学校在档案管理上的投入过多或过少都不会有非常大的影响，过多的投入也不能过多的为学校创造过多的经济效益，因此，很多学校认为在档案管理上的过多投入是不必要的，只有成立简单的部门，安排人员对档案管理对信息收集就可以达到。学校缺少标准化的管理，只有将档案管理工作内容进行规范化和标准化，才能提升工作效率。目前，档案管理缺乏标准化主要表现在系统建设形式和层次管

4、理上，导致档案管理工作整体服务性和开发性较差，最终影响档案管理工作的正常开展。2）管理方法传统。传统的管理方式是导致工作效率低下的主要原因，同时也是档案管理中主要突出的问题。传统管理方式主要表现在档案信息存储、信息编写等方面，同时很多档案管理仍然采用手工编写的方式，这样日积月累问题便逐渐显示出来，再加上档案管理信息失真现象发生的越来越频繁，学校在档案管理中，仍然使用档案袋管理的方式，如果档案信息使用次数频繁，就会增加档案信息丢失的概率，在使用档案过程中，需要浪费较多的时间进行查询，同时也需要浪费大量的人力和物力，因此，只有对传统的管理方法进行创新，才能增加档案管理工作效率1。3）缺乏高素质的档

5、案管理人员。信息时代背景下，档案管理工作实现信息化管理，需要高素质的档案管理人员，当前，档案管理工作重视程度较低，档案管理人员大多从学校内部选择人员进行兼职，缺乏档案管理的专业人才，部分管理人员虽然具备一定的档案管理专业知识，但是信息化能力不足，只有具备档案管理专业素质和信息化能力，才能适应新时代档案管理工作的岗位要求。素质高的档案管理人员是提升档案管理人员的首要前提，高素质人员在市场中尤其重要，同时也保证了学校正常运行和发展的前提，只有紧跟时代发展潮流，才能紧跟时代进步脚步。3 信息时代背景下做好档案管理的相关对策1）提升档案管理人员工作意识。档案管理工作人员的管理意识是保证工作顺利开展的前

6、提，想要做好档案管理工作，对管理层的管理人员要求就更高，管理者只有意识到档案管理的重要性，并认识到档案管理的价值，才能保证档案管理的有序性2。首先，档案管理人员在档案管理过程中，要提升自身的管理意识，并在工作中不断进行反思和总结，其次，要及时改正工作中出现的错误，提升管理人员对信息化的正确认识，让信息化融合到档案管理中，为学校档案管理提供更多的服务，才能保证学校档案管理的有序性。最后，可以建设档案管理工作人员信息监督管理机制，减少信息档案丢失的发生，将工作责任落实到个人，全面规范工作人员行为，严格按照工作要求管理档案。2）创新档案管理工作模式。基于信息时代不断发展下，保证档案管理工作的正常运行

7、，不断创新档案管理模式，才能有效的提升工作效率。档案管理工作模式的创新可以通过以下几点进行提升：首先，建立系统化档案管理工作模式，用其来约束工作人员自身的工作行为，提升档案管理工作积极性3。其次，建设健全的信息管理系统，基于信息和大数据时代发展下，只有利用计算机和互联网才能提升档案管理工作效率，改变传统的工作模式，建立健全的信息系统，实现档案信息管理化。最后，还要提升档案管理人员自身的工作素养，不断进行学习，提升自己的工作能力。学校只有重视档案管理工作，全面进行系统化和信息化的培训，保证工作人员综合素质的不断提升，并对工作进行及时总结和完善，才能做好档案管理工作。3）完善档案管理工作制度。制度

8、是一切工作的前提和依据。尤其是档案管理工作，其工作内容涉及范围广，工作细致，同时还具备一定的动态性，在进行管理中，要对档案进行检查、登记，对于新出现的档案信息还要进行及时补充，因此，对于档案管理工作人员来说，只有完善的工作制度，才能保证工作的顺利进展，同时也可以保证信息档案的真实性，提升整体管理效率4。另外，在完善档案管理工作制度过程中，可以建立监督管理机制，达到规范工作人员行为的目的，提升管理人员的服务意识，保证档案管理工作的细致性，整体处于一个良好的管理水平。4）提升档案管理的安全意识。档案管理工作本身就是一项保密工作，因此，网络信息时代下，建立档案信息管理安全化，保证档案管理的安全工作是

9、非常重要的。档案信息是当前发展的一种资源，在加上网络平台具备一定的共享性，及其容易被一些居心不良的人利用，修改信息，造成信息档案出现失真的现象。档案管理已经从原有的纸质档案管理转变为电子版档案，这样极大程度的提升了档案管理的便利性，但一些别有用心的人为了达到自己的目的，对信息进行修改，会出现信息失真的发生。网络中存在较多的木马、病毒，都会给档案带来影响，只有提升档案信息的安全意识，做好安全防护意识，及时更新网络安全防护系统，并做好档案备份工作，才能促进档案管理工作的顺利开展5。4 结束语综上，“创新”是信息化时代发展前进的方向，在学校发展过程中，只有不断进行管理创新，才能在现有竞争激烈的市场上占一席之地，更好的适应市场，对于档案管理来说，只有结合时代发展要求，才能有效的提升档案管理整体水平，从而发挥真正的作用。档案管理是学校资料存放的地方，在加上资料档案涉及的内容比较广泛，对档案管理方式进行改变成为必然的趋势，只有做好档案信息安全管理工作，定期档案备份工作，才能保证档案管理工作的顺利开展。参考文献1秦越.信息时代戏剧档案的编纂和管理研究j.档案管理，2020，（3）：76-77.2童文凌.信息时代办公室档案管理工作创新分析j.办公室业务，2020，（8）：118，120