浅谈Excel在学校日常工作中的应用

1、    浅谈excel在学校日常工作中的应用    姚华平摘 要：microsoft office excel做为微软公司出品的office系列办公软件中的一个组成部分（以下简称excel），具有强大的电子表格处理功能。它既可以单独运行，也可以与office的其他软件相互传送数据，直接进行数据共享;既具有一般表格处理软件能够处理各种二维表格的功能，也可以进行多表格或多工作薄处理，同时具有图表功能和数据库管理功能，有很强的实用性。结合多年的实际工作发现，日常办公中需要大量的数据录入、统计等相关工作，如能很好地掌握和运用excel软件，可以极大程度提高工作效

2、率，减轻工作量。关键词：excel;学校日常;工作;简单应用学校在教育教学管理工作中需要大量的录入、统计等相关工作，如果很好的运用 excel软件，可以提高工作效率，减轻工作量。以下就excel在学校教育教学管理工作中的应用谈谈一些体会。一、 excel在学校招生工作中的应用就我所在的职业院校而言，在招录工作时涉及到的信息量非常大，就一个学生而言，就会有姓名、毕业学校、中考成绩、家庭住址、家长姓名、联系方式、报读院系及专业等基本信息，而这些学生信息从录取系统中导出的时候一般是没有特定的顺序的，因此，可以利用excel表格对其进行简单的归纳、分析和统计。比如，招生部门每年都需要对所招录的生源进行

3、统计和分析，可以将学生的中考成绩、毕业学校等项目分别进行分类统计，这样就可以快速的得到生源分析的一些结果。再如，将名单整理发给各个系部的时候，可以将学生按照报读院系及专业这项进行整理，这样各系部在接收到的名单中可以及时获取自己系部所需要的学生信息。二、 excel在教务管理工作中的应用教务管理工作是学校管理工作中比较繁琐的工作，当然也是录入、统计工作量最大的部分，现简单将教务管理的日常工作分成以下几类：1、 教学管理教务部门每学期需要对各班级和教师进行排课工作，比如可以利用excel进行“教师授课任务通知单”的制作，一旦制作完成，即可将该表做为样表留存，同时可对教师授课时数、完成教学量总数及不

4、同上课形式的分布等進行进一步计算，极大方便了工作。又比如制作各班课程表，可以利用excel在同一工作薄中能建立若干工作表的特性，把各系部各专业课程表制作在excel的一张工作薄中，不但对各系部各专业教师上课情况一目了然，又可以快速查找到某班或某个时间、某位教师、某课程的安排情况，为科学管理教学工作提供了保障。2、 考试管理在考试管理过程中，制卷、考试组织、回卷等一系列工作较为繁琐。例如在监考表的制作上，以前使用word进行排版制作时，常常出现一系列因软件本身的缺陷而导致的制作上的不方便。在使用了excel软件，特别是利用其公式和函数功能进行统计等工作后，大大提高了工作效率。如在统计监考教师监考

5、工作量时，利用函数countif可方便地统计出某教师的监考工作量，也为后续工作提供了便利。3、 成绩管理对于学生的单次成绩可以利用excel提供的公式和函数很方便地计算出平均成绩、最高分、最低分、排名等指标，还可以利用excel提供的数据分析和管理功能，做出学生成绩分布图、及格率等各项指标的图表。在学生即将毕业的时候一般都需要教务部门制作和统计课程完成的情况，涉及到有学生需要清考的也可以通过之前学生每次的成绩汇总来查找。三、 excel在学生管理工作中的应用在学生管理过程中，为及时了解学生信息，需要对学生基本情况进行录入，同时将此信息做为学生在校期间各项管理工作的重要依据。使用excel就显得

6、极为方便。1、 学生管理部门在奖学金、助学金等管理上，通过excel提供的筛选、计算功能，可以公平、公正、公开、快速、准确地从数量繁多的学生名单中寻找到符合条件的目标。在日常学生信息管理中，也可以利用excel中数据的一些基本工具来进行统计和分析，下面我们以学生人数统计分析为例：在图3-1中，左侧按系部统计人数的时候可以采用数据的分类汇总，按“系”分类，汇总在籍总人数、在籍女生人数、寄宿学生总数、寄宿女生总数、在班人数等信息，这样的表格在下一个学年度进行修改的时候也会变得非常便捷。而右侧按年级去统计在籍总人数使用的是sumif函数，如13级在籍总人数中的公式是“=sumif（$c$4：$c$2

7、2，"13级"，$e$4：$e$22）”，（注：本公式中使用了$，即绝对引用，是为了下面14级和15级公式的复制，若每个年级都使用直接插入函数的方式也可以用一般的相对引用即可。）2、 班主任班主任可以利用excel表格对来自招生部门、教务部门、学生管理部门的所有关于本班级学生的相关信息进行汇总、存档和分析。还可以利用excel表格来记录和统计学生平时的德育、住宿、缴费、奖惩等各方面的情况，还可以建立班级日常管理的相关表格，如座位表、值日表等，让班级管理更科学、更高效。四、 excel在学校财务管理中的应用财务管理工作主要是针对数字进行计算和分析，因此在工作中，除了使用专用财

8、务软件进行财务工作外，还需利用excel进行一系列数据的输入和分析、计算，运用相应的公式、函数及图表，进行结果输出。例如：在员工的工资、奖金方面，每个月可以利用excel表格发给银行，还方便于进行存档、核算和统计;再如在学生收费上也可以利用excel表格进行统计和分析。下面我们以学生收费为例：图4-1为某班级学生收费表，在表格中我们可以利用sum函数统计每个人的合计金额和该班级每个单项的费用合计。而在各单项的人数统计上我们可以使用count函数，比如住宿人数统计时公式为“=count（d4：d23）”，使用统计函数，便于在数据修改时可以自动获取最新的统计数。住宿费用一栏，在各班级的班主任交到财

9、务室的时候一般填写的是“是/否住宿”，我们可以利用if函数简单的将“是/否”变成我们这里表格中需要的400或者空白，我们参照下图所示：上图中，我们只需要在d4单元格中插入if函数，在弹出的对话框中照上图右侧输入，使得d4单元格的公式是“=if（c4="是"，400，" "）”，然后再向下拖动公式。（注：公式中最后一个" "中间是空格，如果不使用空格则有可能在d4、d6这样的单元格中出现数字0。）每个班级的收费表完成以后还需要建立一张汇总表，下面我们看一下如何快速的完成汇总表：在汇总表图4-3中，我们可以直接在各单元中引用已有表格图4-

10、1中的数据，如在e9单元格中直接输入公式“='15营销（中）'！d24”，这样在单个班级的表中数据有任何变化，总表中不需要再进行修改，会自动变化。五、 excel在学校人事管理中的应用学校的老师每年都会发生新进、退休、在职教师晋升、获奖等一系列的事情，在人事管理上可以使用execl表格进行记录和存档，便于在每年进行人事调整的时候有适当的依据。同时，也便于人事管理人员对学校人员整体学历、职称、获奖情况进行随时的统计和分析。六、 excel在学校后勤管理中的应用学校有很多设施设备，尤其是在职业院校，除了日常教学用的电脑、多媒体以外还有很多实训设备，这些设备每年需要維护、检修、更新等

11、工作，而哪些设备是在什么时候进行过什么操作，负责设备管理的人员可以对设备一一编号，然后再利用excel表格对学校的设备进行记录和统计，从而提高工作效率。总之，excel是一个功能强大、方便易学的电子表格处理软件，在实际的工作过程中它的应用还远远不止这些。如果我们能掌握它的基本操作，运用好其基本功能，不断地在实践过程中找到其更多的功能和使用技巧，把excel思想引入到学校等教育机构的日常行政管理过程中，将会大大提高日常管理工作效率和准确率，减轻管理人员负担。同时，使用excel的模板等功能，工作中的表格、数据规范性等情况都有明显的改善，对数据的分析和处理都有着极大的优势。一旦行政管理人员习惯于使用excel相关功能处理和分析大量数据，那么工作效