浅谈油田档案管理存在的问题和解决方法

1、    浅谈油田档案管理存在的问题和解决方法    杨晓曦摘 要：档案管理是石油企业管理的重要组成部分，是油田企业管理活动的基础，油田档案管理必须要适应油田稳健可持续发展的需要。对企业的发展有重要的意义。油田企业在管理档案时要采用科学的管理方式，积极创新管理方式，提高企业的档案管理水平，是新时期油田企业档案管理需要探讨的问题。关键词：油田档案管理；问题；解决方法1 油田档案管理的意义油田档案管理中，最重要的内部信息资源就是档案信息。档案包括油气勘探开发档案、科研技术研究档案、油田经营管理档案、党群工作档案、行政管理档案、生产技术档案、基本建设档案、设备仪

2、器档案、会计档案、特种载体档案等，都是油田勘探开发、工程技术服务、矿区管理工作等方面的重要组成部分。管好、用好档案，是油田乃至各单位必须履行的重要职责。2 油田档案管理存在的问题2.1 档案管理不规范档案管理作为油田合规管理工作的一部分，是规范油田工作、提供油田工作质量和工作效率的关键。因此，做好油田档案管理工作，科学规范油田档案管理是体现一个企业管理水平的重要尺度。就目前而言，油田档案管理队伍参差不齐，档案管理信息化水平参差不齐，档案管理效率低下。有些档案不能严格按照中国石油天然气总公司档案管理规定及企业档案分类试行规则进行有效管理，严重影响了油田档案管理工作的有效开展。一是档案分类不合理。

3、个别档案保管期限划分不准确；有的注重文件的归档，却重视不到位；有些单位存在应归档的材料未归档的现象；个别单位还存在同一门类档案由不同人管理的现象。二是档案整理不规范，如机构划分不准、分类不全、档号不规范；案卷标题不规范、组卷混乱等。2.2 缺乏完善的档案管理制度档案管理制度是保证档案管理工作的关键。目前部分单位在档案管理制度的建立上还不够完善，对档案的整理、保管等制度不够健全，执行力不到位。部分单位虽然建立了档案管理制度，但却没有将制度真正落到实处，甚至有些档案管理工作人员对档案管理不够重视，文件资料整理不及时，致使档案不能及时归档，造成重要档案缺失严重。3 油田档案管理的有效方法3.1 转变

4、观念，正确认识档案管理工作的重要性要进一步加强油田企业档案工作，一方面，企业要加大对档案工作的宣传力度，要让职工认识到档案是企业重要的信息资源，是企业重要的无形资产之一，在企业产品研发、维护企业权益、评审价值、重塑企业自身形象等方面有着重要的地位和作用。另一方面，档案业务部门要在工作中树立服务观念、强化服务意识、提高自身业务水平，主动利用档案中蕴藏的价值为企业生产、科研、经营、管理服务，发挥档案作为支撑企业持续有效发展重要“杠杆”的作用；同时，改变传统“看摊守点”和“等客上门”的不作为思想，主动向外承揽档案业务，为企业创造效益，只有这样才能改变人们对企业档案业务的认识。3.2 创建一支高效的档

5、案管理队伍高素质的档案管理人员是做好档案管理工作的关键因素，所以必须创建一支高效的档案管理队伍。首先，在招聘档案管理工作人员时，严把人才“入口关”。积极吸收和引进热爱档案管理并具备一定计算机水平和档案管理基础知识的高素质人才，充实到档案管理人员的队伍中来，以提高档案管理工作队伍的整体工作水平。其次，要对现有的档案管理工作人员进行定期的业务技能培训，提高他们的业务水平。通过培训，使档案管理工作人员熟练掌握档案的管理方法、各个环节的业务流程；具备一定的研究能力，能够对档案信息所蕴藏的有用价值进行有效挖掘、综合分析和系统整理后，为企业生产、科研、经营、管理提供有价值的服务；不断拓宽档案工作人员思维和

6、眼界，借用现代信息技术来优化和完善档案管理流程，实现档案管理的科学化，从而促进和推动油田企业档案管理事业的发展和进步。3.3 完善档案管理制度一是规范油田档案管理工作，首先需要完善档案管理制度，建立档案管理人员的岗位责任制，明确规定其工作范围和工作方法及工作职责。编制各个部门的归档目录，整理有关档案管理的手册，确定档案归档的保管期限和技术要求等，这样有利于日后的检查和指导。二是建立油田档案管理细则，规范档案管理。建立符合现阶段档案管理的各项新制度，并对过去不相适应的规章制度进行修正和完善，明确档案管理模式、工作标准和职责要求等内容，从制度层面对于档案管理工作进行规范。3.4 建立有效的档案管理

7、机制一是要健全档案管理安全责任机制，加强档案资料的保管，做好数据备份工作。二是建立档案管理监督机制，明确油田各部门的档案管理职责。督促和监督各相关档案管理部门的工作情况及制度执行情况。如果一些档案不符合归档要求，如资料收集不齐全，应提前在归档前加以整改。三是建立油田檔案管理工作体系和良性竞争机制，如在晋职表彰上，对工作能力强的管理人员予以奖励，做到奖罚分明，这样能有效提高档案管理水平，从而提升档案资源的利用率。3.5 引进信息技术一是要引进先进的档案管理理念，借助现代信息技术，对档案管理中不适应的一些方法和手段进行修改。二是油田档案管理要以充分开发和利用人力资源信息为基础，深层次开发档案管理新

8、方法，提高档案管理的利用价值。要告别过去传统档案模式，充分利用现代信息技术来改善档案服务功能，精化档案管理资料，油田档案管理工作要向信息化、数字化、科学化方向转变。只有这样，才能提升档案管理和档案利用的有效性。着重开发适合油田档案管理的软件与技术人才的有效利用，为油田经济生产提供必要的服务。3.6 加大对于管理设施的投入在新形势下，实现档案管理信息化已然成为必然趋势。而我国油田企业的档案库房条件严重落后且存在一定的安全隐患，绝大多数库房建设不符合规范，基础设备设施老化严重，甚至个别库房都没有搭建监控系统。依靠现有的基础设施想实现信息化建设根本不可能，油田企业必须加大资金投入，购买相应的硬件软件

9、设施，为整体档案信息化打下良好的物质基础。进行专业软件的购置时，让软件开发者针对企业自身的实际情况研发专用的管理软件，满足日常管理的所有特定需求，保证档案管理信息化的长期稳定发展。制定严格的部门职责与设备使用管理制度，责任细化至个人，强化管理人员的责任感；定期为设备进行检修维护，保障档案管理部门的正常运作。3.7 提高档案整体的安全性油田档案的安全性问题与信息化建设紧密相连，对于企业内部关键绝密档案的存储，日常使用时的安全问题必须高度重视。不少油田企业档案馆甚至没有监控设备，责任划分不明确，日常使用制度不完善。对于办公室终端设立识别设备，确保打开档案系统的是管理人员或有权限的部门领导；设立门禁系统，对于出入档案馆人员严格把控；完善档案馆监控设施，保证内外部监控地点无死角、无盲区。进而杜绝档案丢失、盗窃等安全问题的发生，提高档案整体的安全性。4 结论信息技术和档案管理有机结合，为构建油田档案管理搭建平台。在实际工作中，油田档案管理要摒弃传统的管理理念，要坚持高效管理的原则，利用各种信息技术和多媒体技术，建立油田档案信息化管理模型，完善动态档案管理流程，制定适合油田实际情况的档案管理风险预防应急预案，全面实现档案管理工作模式智能化。值得注意的是，数字档案存储具有较高风险，要有相