竣工资料编制办法

1、一、总则为规范公司工程项目监理档案的收集、整理、归档、移交，确保项目档案文件完整、准确、系统和有效利用，根据建设工程文件归档整理规范GB/T 503282001，制定本办法。二、范围 本办法适用于我公司承担的石油天然气、石油化工管道工程建设项目，城市燃气配气工程建设项目。三、职责1、公司项目管理部是项目监理档案工作的归口管理部门，其职责： (1) 负责对所属项目文件整理工作进行检查、指导和项目监理档案文件的验收；(2) 负责公司项目监理档案的管理和利用。2、项目监理部职责：(1) 项目监理部负责项目监理文件的收集和整理，按照建设单位要求提交项目监理归档文件。(2) 按照公司规定向项目管理部提交

2、一套监理档案文件，含电子版光盘一套、纸质版竣工资料一套。（3）对各承包单位竣工资料编制工作负有检查、指导职责。四、一般规定1、项目监理档案资料是指项目监理、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的记录。2、建设工程项目监理竣工资料应纳入到项目管理的全过程，各项目监理部应建立健全项目文件管理制度，明确专职文件管理人员，做到项目文件的收集、整理、归档工作与项目同步进行。3、各项目监理部在项目监理委托合同约定任务完成后，书面通知项目管理部进行项目文件的接收工作。4、项目监理部在项目竣工后三个月内，应将整理、编目的项目监理档案移交公司项目管理部；同时在业主规定的时间内，将整理、编目的项目监理竣工档案移

3、交业主相关部门，并保存移交记录。5、交业主的竣工资料，按照业主的相关规定、竣工资料管理办法执行。五、内容51 项目监理文件收集、整理与归档5.5.1 凡是反映与监理项目有关的重要职能活动，具有查考价值的各种载体的文件，均应归入项目监理档案。管道工程施工监理项目以及城镇燃气监理项目归档文件收集整理应依据油气管道项目监理文件归档范围(见附件1)、市政管网工程项目文件归档范围（附件2）执行。5.1.2 项目监理部或项目经理部负责收集有关方的建设项目管理文件。5.1.3 项目监理文件整理工作由项目监理部组织完成。归档文件的组卷、装订、排序等应按照国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范进行。归档的项

4、目文件应字迹清楚、图表整洁、签字有效。书写材料应耐久，音像材料应保证其载体的有效性，电子版照片应注明六要素。5.1.4 电子版档案文件涉及签署和图章页，均为电子扫描件，不可缺少签字和图章，否则，电子版文件不予归档。电子版档案文件应使用不可擦写光盘。 5.2 监理资料的编制要求5.2.1监理的竣工资料是在监理实践中取得的，要确保真实性，不可后补，也不得超前，更不能编造，对于技术数据必须准确，不得弄虚作假，随意修改。5.2.2 监理的竣工资料必须与工程实际相符，要在工程建设中汇集和形成并与工程同步进行。5.2.3交业主监理资料的组卷外封面的格式由建设单位统一提供，监理部负责填写。5.2.4交公司资

5、料外封面填写要求并应符合下面的规定：l 外封皮案卷提名应为：建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+简要内容+文种。l 外封皮编制日期：编制监理资料日期。l 编制单位：写单位全称要与监理部公章吻合。5.2.5 监理资料内封面、卷内目录、卷内备考表，详细格式见监理表格中辅表。(1)卷内目录l 顺序号：应用阿拉伯数字从1依次标注卷内文件顺序，一个文件(或部件)一个号，是指每份文件在本册中的排序。l 文件编号：填写文件文号，没有编号的文件可空下不填。l 责任者：填写文件形成主要责任者或编制部门，文件上如有多家单位签字或盖章，写主要责任者。l 文件材料题名：填写文件标题全称，要求与文件题名一致，原文

6、件题名不清时，要进行完善。l 日期：填写文件形成日期，一份文件由多个日期时，以最终签署为准，用8位阿拉伯数字表示，年月日中间用“.”分隔，一份文件由题名相同的多份文件构成时，文件形成日期可用时间区段反映。l 页号：填写每份文件首尾页上标注的页号，例如1-20；位于册内中间的文件为一页时，就填写一个页码，如：5，位于最后一页的文件，要填首尾页码，如：17-17。(2) 卷内备考表l 卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体形式文件的数量，如文字材料 页，照片 张，附图 张；l 说明组卷和案卷使用情况，如立卷人、检查人、立卷时间等;l 卷内备考表排列在卷内文件之后；5.2.6监理资料版面格式

7、要求规定简述如下： 页边距：上边即上白边，又称天头，设定为30mm；下边即下白边，又称地脚，设定为28mm；左边即左白边，又称订口，设定为25mm；右边即右白边，又称切口，设定为20 mm。 页眉：如果需要在页眉加入资料名称的，设定为24mm；用小五号幼圆体，位置居中。 页码：用5号宋体，在页面底端，位置居中，设定为20mm，可使用第X页共XX页，也可使用-X-或直接数字的形式，但同一份资料中不得混用。 字体字号：标题(章节小标题)一般使用宋体或黑体字，选择字号时应根据页面大小确定，一般不应超过2号字；正文使用小4号宋体字。 序号：使用汉字列条目，使用黑体或宋体字；使用阿拉伯数字分层排序的使用

8、和正文相同的宋体字，最多排列四级，例：1.5.3.2,如仍不足使用，可以使用小写英文作为最后一层排序。 行距：用小4号宋体字时行距的设定为1.5倍 表格处理：l 使用A4纸单面横版的表格，表头全在订口一边；双面横排的表格，奇数页码的表头在订口一边，偶数页码的表头在切口一边；l 表格内的字体一般应使用宋体字，应以五号字为宜，排列出的表格应以实用、美观为原则；l 表格边框线一般应选择在0.75磅以下；表格内线条比较多的，应选择磅值较小的细线；需要特别强调边框线的，边框线选择也不应超过10磅。5.2.7 填写技术表格，计量单位及符号应符合法定计量单位的相关规定， 数字用法应符合国家语言文字工作委员会

9、“关于出版物上数字用法的试行规定”的规定。5.2.8 监理资料必须用黑色不易退色笔书写，图形必须用绘图墨水绘制；5.2.9 文字、线条，数字必须清晰工整、统一规格；建设过程中所使用各类表格必须与样表的内容、版面、格式完全一致；工程建设监理期间所产生的文件、资料必须按照有关规定进行统一编号。5.2.10 所有在施工过程中时限性形成的资料(须施工现场填写的)均必须手工填写：其它非时限性资料(不须施工现场填写的)的文字、各类报表用计算机打印，签名分两部分：前为计算机打印后是手工签署，签署字体必须工整，不得潦草。5.2.11 工程名称：必须统一建设项目名称要写全称，如“××

10、5;输气管道工程”，要与设计吻合，资料表格内应填写单位工程名称并按统一工程编号；5.2.12 监理竣工资料的手写部分必须采用碳素笔书写，手写字体力争仿宋体； 5.2.13 每卷监理竣工资料均必须编制页号(整卷流水号)组卷完成后，页号先用铅笔手写，正面编在右上角，背面编在左上角，页码应从1开始,成套或成册文件，不必重新编号，漏编、重编的页号在备考表内说明；经查后确认无误再用打号机逐页编号，一律要求用黑色油印打号。5.2.14 所有监理资料编制时采用A4幅面(297x210 mm)，其纸张质量至少达到70gm2；每卷厚度不得超过30 mm，装订线留出25 mm，装订；一律用白线绳(不得有金属)。5

11、.2.15声像资料整理要求每一监理部应提交两套刻录的光盘声像资料。一套是反映所承担工程全过程的不少于30分钟的摄像资料，并进行编辑配音。另一套是反映每一工序、重要场合、重要事件以及重大设备开箱验收等要保留的照片资料。要求每一工序至少35张5寸照片，照片不得少于30张，所有声像资料整理时，应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录，声像资料的具体整理按照照片档案管理规范GB/T11821-2002，电子文件光盘存储归档与档案管理要求GB/T17678.11999 CAD及公司声像资料管理规定的要求进行。1）照片的整理归档的照片按照所反映的事件分成若干个专题，每个专题应附总说明，专

12、题下的每一张照片应有分说明。 照片总说明。照片总说明采用与照片尺寸相同的白纸，将反映事件的时间、地点、内容、人物、背景打印出来，同照片一样镶嵌在每一组专题的第一张照片之前。在每个专题说明的左上角打上“档号：”字样（使用宋体五号字），空出不填，由建设单位填写；说明的标题和内容用为宋体，标题为四号字，内容为五号字。 照片分说明。每一张照片的分说明包括照片/底片号、时间、地点、人物、摄像和必要的文字说明等，用白纸打印粘贴在每一张照片的右侧。说明所用字体为宋体，小四号字。 照片档案卷内目录填写要求序号：每一个事件或一个专题给一个序号，从“1”开始按反映事由的顺序排列；照片/底片号：暂不填，由档案部门填

13、写；题名：填写照片专题总说明标题，写明事件发生的地点或区域（能标明标段的要标明标段），以及照片内容；拍摄时间：应写明所拍事件发生的时间或时间区段；备注：应写明该专题所包括照片的张数、此组照片在相册内的首尾页码。卷内目录所填写内容一律要求打印，所用字体为宋体小四号字。卷内备考表填写照片组卷过程中需要说明的内容，没有说明的内容可以不填；立卷人、检查人、立卷时间都由立卷单位填写在相册的最后位置。对于数码照片，照片总体设置一个一级文件夹，并在其中保存数码照片的word格式的总体说明文件和若干二级文件夹，以每一个事件或专题设定为一个二级文件夹，其中保存word格式的照片总说明、与每张照片对应的照片分说明

14、，以及相应的数码照片，并刻录成光盘存档。2）声像资料的整理 声像资料内应有配音、字幕、解说，并刻录成光盘提交。 声像资料要附文字说明，将文字说明打印在适当大的白纸上，并粘贴在光盘盒内。声像资料说明应包括录像的时间、地点、人物、事由等要素。声像资料说明采用宋体，小四号字。3）声像资料的存储格式要求 图像电子文件：以TIFF、JEPG为通用格式。 视频和多媒体电子文件：以MPEG、WMV为通用格式。音频电子文件：以WAV、MP3为通用格式。5.2.16电子文档各单位产生的文件必须有电子文档，电子文档应与纸质文档完全对应，卷、册、分册排列完全一致。几方会签的重要文件应扫描成电子文档分别存档。 竣工资

15、料电子文档要求刻录成只读光盘，光盘刻录按照文件夹的形式，每一案卷的电子文件形成一个文件夹，每一册的电子文件对应一个二级文件夹，每一分册的电子文件对应一个三级文件夹，文件夹的命名与相应纸质文件卷、册、分册案卷题名保持一致。电子文件存储格式要求：1）文本电子文件：以doc、xml、txt、PDF为通用格式。2）扫描文件：以TIF、FPDF、JPEG为通用格式，扫描分辨率应大于等于200dbi，以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰可见为准。53 监理档案存放管理要求和建议5.3.1 监理档案管理应符合安全保管的条件。库房管理应达到防尘、防虫、防火、防盗等要求；档案装具应符合标准、排列整齐、管理有序；项

16、目档案信息安全应有保障措施。5.3.2 档案管理应实行登记、借阅制度。54 奖罚5.4.1 对于在项目监理文件的收集、整理、保管和开发利用等各项工作中取得突出成绩的项目和人员，主管部门应予以奖励和表彰。5.4.2 公司建立项目监理文件管理责任追究制度。有下列行为之一的，应追究当事人和部门的责任，情节严重的，对直接负责的主管人员和直接责任者给予行政处分：（1） 对于违反有关合同，造成项目文件失真、损毁或丢失的；（2） 将项目应当归档文件据为己有，拒绝向技术质量部（人员）移交的；（3）档案管理人员和对档案管理工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。l 附件1 油气管道项目文件归档范围l 附

17、件2 市政管网工程项目文件归档范围l 附件3 北京华业恒基工程项目管理有限公司长输、市政管网项目用表表单l 附件4 辅01组卷外封皮l 附件5 辅02组卷内封面l 附件6 辅03组卷目录l 附件7 辅04卷内备考表l 附件8 辅05监理档案审核交接备考表附件1 油气管道项目文件归档范围序号资料名称说明一企业资质、监理管理文件类1外封皮2内封皮3卷内目录责任者：编制人4中标通知书5监理合同、协议6企业执照7企业资质8法人代码证9组织机构代码证10税务登记证（国税、地税）11建设项目参建方名录包括建设单位、设计单位、施工承包商、检测等单位的名称、地址项目经理、技术/质量负责人，所承揽项目的具体工程

18、内容，各单位工程的施工单位名称由所在的区段监理部来确定，但要保证在同一单位工程内同一施工分包商的名称一致。12监理规划、细则及批复文件13管理措施（办法）14监理项目程序文件及作业指导书15创优方案16监理项目质量管理手册17建设单位下发文件 有关工程质量的文件，有电子版目录即可18监理月报按时间顺序，包括所有专业19会议纪要按时间顺序（与工程有关重要的会议纪要） 建设单位组织的专题会议纪要20监理通知、来往函件按时间顺序（包括报告、通知、信函等）21监理工作联系单按时间顺序22备忘录按时间顺序23监理总结参照建设工程监理规范GB50319-2000对监理总结的要求24备考表二质量管理记录类1

19、外封皮2内封皮3卷内目录4分包单位资格审批表目录、资格审批表及审查意见按单位工程顺序5施工组织设计（方案）报审表、批复意见、审批目录按单位工程顺序6特殊岗位人员上岗资格证审查汇总表按单位工程顺序，焊工编号为焊工证上编号7监理工程师通知单及回执监理工程师通知单按时间顺序进行组卷，必须闭合。按单项、单位工程、时间顺序（通知、回复一一对应）8不符合项通知及整改情况报告按时间顺序进行组卷，必须闭合。按单项、单位工程、时间顺序（通知、回复一一对应）9旁站检查记录按单位工程、人员、时间顺序10监理日志按单位工程、时间顺序11平行检查记录按单位工程、时间顺序12施工测量放线报验按单位工程顺序13物资进场报验

20、表按单位工程，物资种类分类，时间顺序14焊口组对及外观检查记录表按照单项工程、单位工程顺序，现场记录按工程记录总量1%进行扫描归档。15焊口返修质量检查记录、探伤报告（100%归存）按单位工程顺序，焊口号排列16管道防腐补口检查记录表按照单项工程、单位工程顺序，现场记录按工程记录总量1%进行扫描归档17防腐补口（补伤）剥离强度试验报告按单项工程、单位工程顺序存档18管沟开挖、管道下沟、回填检查记录表按照单项工程、单位工程顺序，现场记录按工程记录总量1%进行扫描归档19水工保护检查记录站场、阀室各专业隐蔽工程检查记录表20管道里程、转角、测试标志桩埋设记录汇总表21压力试验及通球扫线检查记录按单

21、位工程顺序22隐蔽工程检查记录23站场土方工程质量检查表24钢筋工程质量检查记录25混凝土工程质量检查记录26构件安装质量检查记录27整体楼、地面工程质量检查记录28板块楼楼、地面工程质量检查记录29站场工艺安装检查记录表30室内给水管道安装质量检查记录31室内排水管道安装质量检查记录32接地系统安装质量检查记录33电气盘（屏）、柜安装检查记录34母线安装检查记录35电气照明器具及其配电箱（盘）安装质量检查记录36仪表安装质量检查表37仪表系统调试记录38仪表单体调试记录39管道静电接地测试记录40管道系统压力试验记录41卫星调试检查记录42牺牲阳极埋设检查记录43工程质量事故处理方案报审表及

22、方案、事故处理内容按单位工程顺序44单位工程质量评估报告、专题报告应包括工程概况、承包商基本情况、主要采取的施工方法、各工序质量情况、分部工程质量评定情况、施工中发生的质量问题及处理情况、对工程质量的综合评估意见、专题报告45单位工程交工验收资料（验收申请报告、验收记录、存在问题、整改报告）按单项工程组卷，并按照单位工程顺序成册。（指单位工程完工后，监理单位组织的检查验收）施工单位竣工申请，监理部进行现场、资料的检查，提出整改问题，施工单位对整改回复的报告，并附复查。46备考表三工程进度管理类1外封皮2内封皮3卷内目录4开工/复工报审表、开工/停工/工程暂停令及复工令按时间顺序5月施工计划及执

23、行情况报告按照时间先后顺序。分析包括各施工单位、专业，包括进度、质量、竣工资料、投资、HSE。6备考表四工程投资造价、合同索赔管理文件类1外封皮2内封皮3卷内目录4月进度款汇总表与支付证书按时间顺序5工程变更申请按单位工程顺序6设计变更按单位工程顺序7其它费用统计按单位工程顺序8工程索赔统计（工程签证）按单位工程顺序9竣工结算书统计按单位工程顺序10合同变更资料包括施工和监理合同变更两部分11备考表五HSE文件资料类1外封皮2内封皮3卷内目录4HSE合同5QHSE管理体系文件6“HSE两书一表”对接受监理、监造管理的单位，须附监理、监造审批件7HSE管理工作总结8年度（或项目执行期间）内审计划

24、及内审报告10HSE问题登记表11HSE问题整改通知及报告包括因HSE管理不善导致的“停工令”和相关“复工令” 12HSE事故或事件调查、处理报告等凡HSE事故、事件的组卷，须有起因、调查和结果，形成闭环13项目关键HSE管理人员简历及HSE管理相关证书14H、S、E隐患识别、评价表及风险消减措施，应急预案如不区别于“两书一表”内容，本项可从略15年度（或项目执行期间）培训计划、培训记录、以及培训总结16单位医疗依托协议或合同17HSE现场检查清单按时间、区段，全部进行组卷18固体废弃物处理许可（或处理协议）19有关HSE管理的声像资料20备考表六声像资料 1照片工程照片必须附底片，必须附注文

25、字说明部分包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素2录像资料录像带时间不得少于30分钟，要有解说词附件2 市政管网项目文件归档范围序号资料名称说明一企业资质、监理管理文件类1外封皮2内封皮3卷内目录责任者：编制人4中标通知书5监理合同、协议6企业执照7企业资质8法人代码证9组织机构代码证10税务登记证（国税、地税）11建设项目参建方名录包括建设单位、设计单位、施工承包商、检测等单位的名称、地址项目经理、技术/质量负责人，所承揽项目的具体工程内容，各单位工程的施工单位名称由所在的区段监理部来确定，但要保证在同一单位工程内同一施工分包商的名称一致。12监理规划、细则及批复文件13管理措施

26、（办法）14监理项目程序文件及作业指导书15创优方案16监理项目质量管理手册17建设单位下发文件 有关工程质量的文件，有电子版目录即可18监理月报按时间顺序，包括所有专业19会议纪要按时间顺序（与工程有关重要的会议纪要） 建设单位组织的专题会议纪要20监理通知、来往函件按时间顺序（包括报告、通知、信函等）21监理工作联系单按时间顺序22备忘录按时间顺序23监理总结参照建设工程监理规范GB50319-2000对监理总结的要求24备考表二质量管理记录类1外封皮2内封皮3卷内目录4分包单位资格审批表目录、资格审批表及审查意见按单位工程顺序5施工组织设计（方案）报审表、批复意见、审批目录按单位工程顺序

27、6特殊岗位人员上岗资格证审查汇总表按单位工程顺序，焊工编号为焊工证上编号7监理工程师通知单及回执监理工程师通知单按时间顺序进行组卷，必须闭合。按单项、单位工程、时间顺序（通知、回复一一对应）8不符合项通知及整改情况报告按时间顺序进行组卷，必须闭合。按单项、单位工程、时间顺序（通知、回复一一对应）9旁站检查记录按单位工程、人员、时间顺序10监理日志按单位工程、时间顺序11平行检查记录按单位工程、时间顺序12施工测量放线报验按单位工程顺序13物资进场报验表按单位工程，物资种类分类，时间顺序14(钢管)管道焊接工作记录按照单项工程、单位工程顺序，现场记录按工程记录总量1%进行扫描归档。15PE管电熔连接检查记录按照单项工程、单位工程顺序，现场记录按工程记录总量1%进行扫描归档。16防腐工程检查记录按照单项工程、单位工程顺序，现场记录按工程记录总量1%进行扫描归档17管沟开挖、下沟回填检查记录按照单项工程、单位工程顺序，现场记录按工程记录总量1%进行扫描归档。18管道吹扫记录按单位工程顺序19管道强度试压记录按单位工程顺序20管道严密性