费用报销管理规范

1、费用报销管理制度一、目的为完善财务管理，规范费用报销流程，合理控制费用开支，特制定本制度二、适用范围公司全体员工费用报销的申报、审批以及财务账务处理。三、借款（一）因公借款，必须填制借款单，写明借款事由；借款单书写要规范，必须写明用途，必须使用 黑色签字笔填写，大小写金额要一致，不得涂改。（二）填写借款单是要注明是现金借款还是支票借款，2000元以内的款项可以用现金支付，超过2000元的支出都要使用支票，借支票时必须提供收款人全称，没有收款人全称财务不予付款。（三）经办人写完借款单后，先由该部门主管审核，审核完毕同意借款后，必须在借款单上签字， 签字后交公司负责人审核，公司负责人审核完毕后交财

2、务经理签字，出纳方可付款。（四）借款数额在2000元（含2000元）以上，提前一天通知财务备款。（五）严格执行“前账不清，后账不借”制度。（六）员工借款必须在15天内归还，员工借款超过预计报销日期或跨月未报销的 （除月末借款外） 必须归还借款或出示已取得发票待报销；否则财务有权通知人事部从工资中扣除。（七）员工长期请假、调动或离职时，如有欠款，必须还清借款。（八）申请借款的员工，本着“公款公用”的原则，不准私借他人，公款私用。四、报销（一）员工报销时，必须取得真实合法、内容完整清晰的原始凭证；（二）员工报销时，将取得的原始凭证按规定分类好后，交给部门主管审核，在规定时间交由出纳 办理审核，经出

3、纳审批后交给公司负责人审核，公司负责人审核完毕后，出纳核对付款。（三）费用报销时先冲减报销人借款，借款如有余额，报销时交回财务，如超出借款部分报销时财 务将差额补足；I（四）差旅费借款必须在出差回来 5个工作日内报销，报销期限按照返程票面时间计算，节假日顺 延。 I五、报销票据注意事项（一）票据项目如抬头、公章、日期、内容、经办人等应齐全；并不得有涂改；（二）自制支付票据及附件应清晰准确，并不得涂改;（三）对于因污渍、残破而无法识别票面项目的一律不予报销；丨 1（四）无论金额大小，不准以任何理由以其他票据代替原始凭证入账；（五）报销凭据以正规发票为先；报销时，当事人应按费用报销单上的明细内容，

4、将对应的费用单 据加以整理归类，并规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质分类粘贴，便于归类计算和整理。（六）报销票据时应在费用申请单的备注中注明相关信息，具体要求详见“费用项目列支说明”六、报销时间：（一）报销当事人回到公司应及时报销（二）出纳初审后，交财务经理复核或总经理审批;（三）报销期限：为了及时正确体现每月的成本费用，请及时报销，最晚不超过两周，各店各部门 有手机和交通补助的请于每月月初报销，逾期不予报销，后果自负。七、费用项目列支或报销规定（一）小额材料费指临时性的、公司范围内没有库存，不必计入主营业务成本的，价值在二百元以 下的材料采购款，以及设施设备配件等零件的费用，报销时需附入库及

5、出库单，在出库单上注明具 体使用部门和使用人员。（二）其他外协费在记帐外协厂商之外发生的，并且需要现付的外协业务。（三）社保费1各项劳动保险费的申报计算由人事行政部负责；2、按国家有关文件规定由企业应负担的保险，根据银行托收单计入相关费用，应由个人承担部分从 工资中扣除由企业代扣代缴；I3、每月人事部将银行托收单对应的划扣明细表交财务统一报账，划扣明细表由人事部经理签字后转 财务作为账务处理依据。I（四）福利费指公司为员工提供的工作餐、员工活动费用及节假日的福利性支出等。员工因加班报销加班餐费的，应注明用餐时间及人次，加班餐费的标准为每人每次最高不得超过15元，实际花费不足15元的，按实际消费

6、金额报销，不得虚报。由于工作外出没有赶回来吃饭的，需经公司负责人 同意方可报销，标准为每人每次最高不得超过 15元。（五）办公费主要是指办公用品费、行政消耗用品费、书报费、绿化费。（六）差旅费是指因业务需要去外地出差所发生的费用及各类补助，具体规定详见出差报销规定。（七）车辆使用费包括公司车辆使用中发生的加油费、路桥费、洗车费、车险、维修保养费。1、路桥费、洗车费等日常费用应及时报销，如无出差等特殊情况应每周报销一次。停车费、过路 费报销时应注明费用发生的日期；报销时应注明车号，不得将几辆车的费用合并报销。2、车辆若维修保养时需提交报修单给公司负责人审批，批示后方可维修，报销时也需提供批示的

7、报修单，报销时需附修理单位打印并盖章的物料及工时结算单。3、车辆使用费发生后必须在当月及时报销，延期报销的票据不予受理；4、因个人原因造成的车辆的交通违章罚款一律不予报销；（八）交通费1、市区内因公外出的交通费（1）一般只允许报销公交、地铁等车费，报销时应注明事由及前往地点；（2）如发生出租车费用，报销时应注明事由；2、如下业务项目可报销出租车票（1）因与公司负责人临时沟通工作，需要在较短时间内会见的；（2）因未提前安排，发生会见重要客户或者因重大业务沟通紧急需要，前往客户所在地或返回公司 的；（3）因陪同重要客户或公共关系人员娱乐、商务、接送的；（4）因临时处理有时间限制的紧急业务的；（5）

8、符合规定的加班车费；（九）通信费包括座机话费、手机话费、网络费等。座机话费报销时应提供电话费明细表，并注明 此费用发生的具体期间。（十）维修费用于设备、工具、设施修缮等工作时发生的费用，维修费用报销时需要附修理明细表。（十一）水电燃气费是指水费、电费、暖气费、煤气费、卫生费等物业管理费。在报销时请详细注 明上述费用的具体用量、单价、金额及归属期间，并按公司或宿舍分开填报。（十二）邮寄费指公司给顾客邮寄发票、对账单、货品等的邮寄或快递费，报销单上列出具体邮寄 明细。（十三）房租指公司租赁营业场所及宿舍等发生的租赁费用，按公司或宿舍分开填报。（十四）劳保费劳动保护费是指确因工作需要为员工配备或提供

9、工作服、手套、安全保护用品、 防暑降温用品等所发生的支出费用，因工伤发生的小额医药费、抚慰金也列入劳保费。（十五）业务招待费1包括用于支付业务关系的餐费、礼品、旅游等支出；报销时须注明招待对象及支出明细，礼品 报销应注明项目。2、业务招待费针对的是对项目和业务发展有利的对象，这项费用需要灵活把握，要根据招待对象 确定招待标准，普通业务招待以每人 30元计算，高级业务招待以每人60元标准计算，特殊情况经 总经理批准可以提高招待标准。3、业务招待费的发生需要由总经理批准后方可进行，未经总经理批准或事后未找总经理签字确认 的，费用自理。（十六）客户返利因发展客户关系而发生的返还性质的佣金，此项费用的发生须由总经理批准后方可进行，报销时不 论数额大小，均需总经理签字确认。（十七）广告宣传费 用于公司形象宣传以及市场推广所发生的广告、宣传用品、场地、布展、招牌制作等费用。（十八）培训费因员工内训或外训所发生的教材费、劳务费等。（十九）