档案工作规范化和标准化问题探讨

1、    档案工作规范化和标准化问题探讨    宋群摘 要：工作实践表明，公文规范的制发是档案工作规范化、标准化的前提。在此基础上，档案管理要实施“以我为主”的立卷归档原则。一是要改变传统的立卷方法；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是推进以计算机为现代科技手段在档案部门的有效利用，促进文档一体化管理的实现。关键词：档案管理；规范化；标准化我国档案管理基础工作总体较差，尤其是基层档案管理存在种种不足，很难达到运用计算机管理现代化的要求。档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，做好

2、档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，在档案管理搞好硬件建设的同时，规范地做好会计处理工作则是實现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。多年的工作实践表明，虽然会计处理工作与档案工作各有不同的工作任务，它们具有相对的独立性，但由于会计资料是档案的来源，因此，要强化会计处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作意识和指导思想，在实际操作中，严格把住会计处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。1 全面普查案卷这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题

3、不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重份现象，也有相当一部分无查考价值的案卷充数其中。首先要剔除这些无用的案卷，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。2 重新组合案卷将那些组卷过厚内容混杂、鱼目混珠的案卷进行重新组卷。重组原则是尽可能将那些相互存在某种联系的案卷组合在一起。应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题模糊不清的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。这不但可以优化馆藏、科学保管而且可以提高实行计算机管理档案后的利用率。3 注意有效的维护全宗的完整性在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则

4、，即归档的案卷要以本单位形成的案卷为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档案卷不致混入，同时，又要注意防止归档案卷的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的案卷材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。4 分门别类，充分利用档案原基础对那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将姓名、地址、时间用案卷目录直接录入，然

5、后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，既大大提高著录速度，又便于迅速查寻。5 用“关键词”替代“主题词”用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或案卷主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主

6、题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。6 实施“以我为主”的归档原则相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管的完整化、利用价值的最大化和检索利用的便捷化，而“以我为主”的归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的归档原则，即归档的案卷要以本单位形成的案卷为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成

7、并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。它要求我们实际工作中，在严格执行国务院办公厅不归档案卷销毁办法的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握案卷归档的时机，只有完成现行阶段任务的案卷才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确案卷归档的重点和进行合理的分工，即要在“以我为主”原则指导下确立案卷归档的重点，在实际工作中注意区分案卷与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的案卷资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果

8、。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗档案的入口关，使不该归档的案卷不致混入，同时又要注意防止应归档案卷的散失。7 提高人员素质档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。当然，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。参考文献1杨公之：档案信息化建设导论，中国档案出版社，2001年版。2王荣国、李东来：数字图书馆的概念形态及研究范围，图书馆