浅谈办公室管理科学化

1、    浅谈办公室管理科学化    吴东泽+黎秋+张春阳【摘要】办公室是党政机关和企事业单位不可或缺的重要组成部分，不仅是各级各类部门采选、实施以及修改种种策略和决定的“中枢神经”，也是反映、递交、沟通各个部门和上下级之间的“重要桥梁”。办公室的主要任务是为基层和领导服务，具备“沟通上下，协调四方”的职能。【关键词】办公室管理；科学化一、事分轻重缓急，处处浓缩精炼办公室存在的意义就是把领导和基层成员的愿望加以整合浓缩精炼，化成一个或几个“目标”，进而加以实践。有了最基本的目标就方便朝着一个方向努力，但是光有目标是不够的，还要加以精练。日常工作中总有大大小

2、小的事情等待着办公室去处理，稍微处理不慎，就将酿成大错。想把事情做得有条不紊，就要清晰办事的顺序。（一）对“目标”进行综合分类和统一。假定事情众多，那就要对所有的“目标”进行分类和统一，进而减少处理事务的时间和经历，这就是所谓办公室“效率化”的一种处理方式。无论是基层人员的建议意见或是领导的内心期望，都有相同点和不同点。一个有序的分类能让事情做的有条有理，一件接着一件做，就必然有一个良好的结果。那么如何分类和统一呢？这不是一件难事。抓紧节骨眼，然后顺藤摸瓜，就好一根绳上的蚂蚱，总是有着息息相关的共通之处。做事讲究的是敲门，昔阿基米德的“给我一个支点，我可以撬起整个地球”正是这个道理。抓住所有事

3、情的节骨眼，进而分析整合，类别清清楚楚。（二）轻重缓急处理得当。轻重缓急的含义就是把工作按照重要性、急切性、紧迫性加以酌情处理。一个工作，首先要分清轻重，知道怎样游走在情理之间，理性看待所有的事务。主次不明确就会浮躁，不知道怎么去面对，进而使得所有事情都变得杂乱无章，处理的一团乱麻。有些人遇到事情就会十分紧张，头脑不清醒，把程序搞得乱七八糟，最后还要让别人来为之买单。要控制住紧张的情绪，重要不等于过分紧张去处理，也不是立即去只干这一件事，其他什么事情都抛之脑后。轻与重，确实是有一种相对性的意义，轻不代表永远轻，同理，重也不是永恒的重。很多事情都是今天看起来并不重要，而明天就是头等重要的大事，因

4、此所有的事情都要有所考虑，有所计划。办公室成员需要头脑清晰，分清事情的主次轻重，进而有条不紊地进行周密的计划。审时度势、统筹兼顾是分清事情轻重缓急的方式，就是说要纵览全局，科学谋划兼顾各方。千里眼看得远，顺风耳听得准，办公室要成为领导和群众的千里眼、顺风耳，需要察言观色把控分析事物，眼光和听力不能出现丝毫偏差，拿主意决策也要周密，这一点对于办公室的日常工作来说十分重要。观察的仔细，才能将领导的旨意完整且有效地传达下去，基层才能把这一观点变成行动。二、时间宝贵，凡事深思熟虑办公室对于事件的思考理应透彻，不要做重复无用的工作。一句话，时间就是金钱，所谓寸金难买寸光阴，时间宝贵，理应深思熟虑，然后按

5、部就班做好每一件事情。事情多的时候不要紧张也不要焦急，一件件、一桩桩地排列，然后形成一个清晰的解决方案。不能囫囵吞枣，觉得事情众多就开始敷衍了事，到头来还要重新来过，这样就得不偿失了。做事情要对得起自己的良心和工作，摆清位置，理智思考和分析所有的事情。在知识经济日新月异的今天，办公室人员需要对“效率”这个词进行一个深刻的认知。一个合格的办公室人员需要时时刻刻观察着领导和工作的动向，工作时间应该把一切精力都放在手头的工作上。同时，可以利用发达的网络资源，实现远程自动高效的办公模式。随着互联网的发展，社交软件等资源已经变成了生活中不可或缺的一部分。三、不断学习不断创新在小学、初中、高中乃至大学，我

6、们学习了很多知识和能力，那是生活中最基本的生存技能，这是一个由浅入深的跨度过程，也是我们步入社会面向未来的基石。同理，我们在工作中也是如此，孔老夫子的一句话“温故而知新”，意思就是把旧的知识加以温习加以巩固然后探索出新的知识和方向，套用在办公室日常管理中，那便是不断学习各个部门的知识和才能，对自己不明白不理解的部分加以补充整理，成为一个比较全能的人，这样才能站在一个新高度纵观全局。办公室需要面面俱到的全才，并不需要一个思维局限的工作者。所以我们要具备学习能力，刻苦钻研，尽自己最大努力做到全能。做事跨越了思维局限的框架才能看透事情的本质，进而才能给领导和基层一份满意的答卷。对于一个集体而言，一成

7、不变的工作态度将会使得整个团队陷入一团死气，因此要学会务实创新。面对领导的需求，面对群众的需求，面对社会的需求，要务实创新。办公室管理艺术的核心，就是创新，这不仅是办公室板块的核心，而是我们这一世纪的永恒主题。不断地创新、不断地超越才能做到生生不息。四、优质服务品位为先优质服务是一种以品味为中心的服务，需要走心、需要用心，而不是天马行空不过脑的服务。小到买票写报告，大到接待领导完成一个会议，再大到组织一次重要的面向群众的大型活动，办公室需要把过程和結果量化，在各个部门之中要做一个完美的协调。首先要做好外部的协调，才能将内部的工作做好。一个有品位的服务，需要有一种超然的境界，一种放低功名放低贪欲的境界。虽然作为一个人不可能做到无我的境界，但要尽自己的可能替服务对象做到最好的服务。总体