电子文件与纸质文件的优缺点比较研究

1、    电子文件与纸质文件的优缺点比较研究    黄力彤【摘要】本文对电子文件与纸质文件的优缺点进行比较研究，意在真正掌握电子文件、纸质文件的相关内容，从而对两者进行合理应用。【关键词】电子文件；纸质文件；优缺点在我国文件领域中，纸质文件的发展时间相对较长，同时也是资料保存的重要形式之一。而电子文件则是由西方文化发展得来，伴随西方科技的快速发展，使其逐渐被完善，并被广泛应用于资料信息的保存工作中。由于纸质文件、电子文件的发展历史、背景存在许多差异，因此两者具有共性的同时，还存在一定矛盾性，促使两者相互关系、各自价值更具神秘性。一、纸质文件和电子文件的浅析

2、所谓纸质文件主要是指：将纸张作为载体，属于档案中应用较为广泛的一种类型，例如：保存图纸和学籍、学生档案等。因为纸质文件具有无法再生和易损坏等特点，所以对其进行保护与修复工作，是纸质文件重要工作与任务。由于竹简文件较为繁重，使人们逐渐加大了对其研究，通过不断发展，造纸术得以产生，因此纸质文件最先由我国诞生，直至东汉时期，纸张文件逐渐被广泛应用。当纸质文件受到温度和湿度的影响时，纸张的字迹会随之出现洇化和扩散等现象，相关研究表明，纸质文件标准温度需要控制在14到24范围内，湿度控制为45%到60%。一般情况下，纸质文件的信息密度和载体寿命为100年-1000年，具有较差的存取寿命。如今，我国迈向数

3、字化时代，促使数字技术和科学技术取得显著成绩，而将其合理应用于学校档案文件中，已经逐渐形成的一种新型文件储存方法。在我国电子文件归档与管理规范实施以来，将电子文件的含义进行重新定义，即在数字环境、数字设备的背景下，通过数码形式进行储存，并置于光盘、磁带和磁盘等载体中，并借助计算机等技术和设备，对其进行阅读和处理，同时以通信网络的方式，完成文件的传输和接收。对电子文件进行分类时，可将其划分为文本文件、数据文件、图像文件、程序文件、图形文件、声音文件以及影像文件等。当电子文件在不适宜的湿度、温度环境下，其载体也会随之受到一定影响，标准温度应在16到20之间，湿度则为（40±5）%。而在正

4、常情况下，电子文件的信息密度和载体寿命标准为：光盘30年，磁盘为3年到5年之间，但是，电子文件经常会受到技术的影响，被逐渐淘汰。二、纸质文件和电子文件优缺点对比分析（一）优点。从文化历史的层面进行分析，纸质文件具有较为久远的发展历史，并且在古代文化传承中占据着一定的优势。在我国参考价值较大的文化历史中，均是以纸质文件的形式保存至今，如文献和史记，名著以及其他历史巨作等。因此，纸质文件具有年代性、历史意义和原始性等特点，是电子文件无法取代的一种档案文件。以实际应用的角度对其进行研究，纸质文件具有的考究性、依据性特点，使其呈现着与其他文件类型的差异，特别是学校的手写稿件类文件，出现篡改几率相对较低

5、，明显小于电子的输入类文件。网络信息的快速发展，人们逐渐加大了对信息安全的重视度，但是在此环境下，随之而来的还有黑客入侵行为，严重危害了信息的安全度，而纸质文件虽然储存难度加大，但可有效避免该类问题，充分展现出纸质文件的稳定性特点。由于电子文件自身具有高效率、高便捷度等特点，使其应用范围不断扩大，通过对电子文件优点的分析，将其总结为以下几点：第一，有助于管理，操作简单，且具有自动分类的功能。在对电子文件进行管理时，完全打破了传统的人工分类、手工检索以及分卷管理的模式。而自身容量小的特点，使其以虚拟的形式存在，有效降低了档案文件的存储空间。另外，纸质文件随着时间和数量的增加，极易出现损坏等现象，

6、但电子文件却不同，同时具有恢复的功能。第二，电子文件实现了资源共享、检索迅速。因为纸质文件具有一定的重要性，使其借阅需要通过申请完成，且存储应采取人工检索的方式。在信息化系统中，电子文件则利用网络技术，完成学校各部门之间的数据共享等操作，使其不再受地域、空间的约束，进而提升了学校教师的整体工作效率。（二）缺点。在对纸质文件缺点进行分析发现，其缺点主要表现为以下几点：第一，纸质文件内容很难进行转移，特别是篇幅较大的文件，一旦需要对其进行翻新、平移，智能通过现代设备对其进行处理。第二，在对纸质文件进行保护时，需要将其载体进行共同保护。因为纸质文件重点是以纸张的形式构成，所以，纸质文件保护应该将纸张

7、保护作为重点。第三，便利性相对较差，由于纸质文件是利用手工分类的方式，按部或者按卷的形式进行收藏，对陈旧资料进行检索，会花费较大的成本。第四，纸质文件具有较大的局限性，经常会受到空间、地域的阻碍，难以对其进行及时的应用。第五，纸质文件共享性较低，且传递速度过慢。第六，文件检索难度相对较大。其原因在于：在针对纸质文件储存中，虽然按照规定的标准对其进行分类摆放，但在急需情况下，则难以完成文件的查找工作，甚至在一定程度上会对其它类文件的摆放位置造成破坏，更加不利于检索工作的进行。相较于纸质文件而言，电子文件具有优势尤为显著，但也无法忽视其缺点。首先，保护电子文件会花费较大的成本费用，而且在保护过程中

8、，极易受到病毒与磁力的干扰，经常出现文件全部损坏等问题。其次，对电子文件原始文件进行判断难度较大，文档的输入不具有辨识度等特点。再次，文件保存期限明显低于纸质文件，并且不利于历史等资料的储存。最后，电子文件经常发生无痕篡改情况，因此，和纸质文件相比较，电子文件价值度会相对较低，三、纸质文件和电子文件共存策略由于電子文件自身具有效率性、便捷性等优势，使其无法和纸质文件协调发展。但是，通过相关实践总结发现，纸质文件和电子文件还存在一定的转化性，可以实现两者的共存目的。近年来，“优胜劣汰”并不是对新旧观念的替代，而是需要根据时代的发展，对传统方法进行创新，使其更好适应时代的发展，同时更具高效率和高精

9、确的特点。因为纸质文件的发展相对较为久远，可以结合办公等实际需求，形成与其相对的电子版本，所以，在现代化背景下，学校通常会选择对纸质文件给予输入、扫描等操作，并将其当做电子文件应用的前提条件。这一措施不仅是对网络办公的应用，更是在现代化的背景下，提升办公效率的重要措施。近年来，伴随我国社会的快速发展，促使电子文件的实际应用范围逐渐扩大，使其不再受限于时间与空间，进而提高了办公水平。虽然网络信息有共享性、开放性的特点，但是文件出现篡改的现象也随之增加，因此，人们在真正享受到电子文件的便利、快速等优点后，重新认识到纸质文件在存储方面具有的意义，同时也意识到它在信息安全方面的重要性。对此，人们可以通

10、过电子文件的形式进行共享等，并通过现代设备完成输出工作，使其形成纸质文件，从而对其进行长期的存储。在对文件档案进行归档操作后，可以通过电子文件、纸质文件两种方式共同完成储存工作，而在对相关业务进行流转和应用时，纸质文件和电子文件也会同时出现，并被广泛地应用，将这种模式统称为“双轨制”，所谓“双轨制”主要是指：对管理模式的全面化与深入化剖析，促使应用范围得到不断拓展。四、结束语综上所述，在对电子文件、纸质文件进行具体研究后发现，电子文件优点为操作简单、容易操作等，缺点为保护成本相对较高等，而纸质文件的优点为篡改几率相对较低等，缺点为便利性差、容易损坏等。虽然两者具有各自优缺点，但是同时还存在一定的共性，因此，人们可以通过以上几点措施，积极实现“互补互融”的目的，确保电子文件、纸质文件充分发挥各自价值，为我国相关文件工作的开展作出