时间管理-高效人士必备的习惯-李

1、时间管理 -高效人士必备的习惯引 言 或许你常有这样的感叹：明明已经很努力,为什么事情还是做不完?除了工作,怎么还是工作?转眼间一天过去了,为何啥事也没做成?于是你不禁自问,时间究竟跑哪里去了?显然,时间并没有跑哪里去,它仍旧以一个钟头60分钟、一天1440分钟、一周168小时的速度在飞逝。 不论你的职务高低、年龄辈分、性别差异，每个人都在平等的“消费”着它。但同样的时间，在不同的人面前，就会体现出不同的价值，如何利用好时间，如何让它发挥出最大的价值，成了每个人所关心的问题。可遗憾的是，人们虽然懂得时间的重要性，确不知道如何利用好时间。 人生的时间分配是怎样的？v人的寿命有长有短，这里取一个平

2、均值：70岁。你可以看看自己70年的时间是怎么度过的。人一生中站立的时间最长，在不知不觉中站了30年。睡卧的时间居第二位：23年。准备一把舒适的椅子吧，坐着的时间居第三位，人一生要坐17年。尽管劳动是生活的必需，可人用于工作的时间总共才1012年。人补充能量的时间竟是工作时间的一半：一生中要在饭桌上度过6年。等车的滋味难受吗?人一生花在等车上的时间是36年，这要由家到工作单位的远近而定。以等一次车10分钟计算，人一生要在车站上度过170个昼夜。长嘴就要说话，人一生用于交谈的时间需要2年。从“新闻联播”开始计算，至正常的就寝时间止，人一生就要在电视机前度过2128天(昼夜)，约6年。其余的内容我

3、们以天计数。人一生要笑：623天。做饭：560天。感冒：500天。学习：440天。这440昼夜是指学校以外的学习。接受中小学义务教育：405天。节日活动、家庭聚会、学友联谊：375天。书信往来、填各类表格：305天。案例案例v 美国一位著名的大学教授，曾经向数百人提出这样的问题：如果今天是你生命的最后一天，你有什么感触？结果很多人回答的是没有多读书，没有好好的约束自己，没有尝试新的事物，没有多花点时间与家人相处等等。小故事小故事v 有两个人到非洲考察，迷路了，忽然一只凶猛的狮子朝他们跑过来，其中一人马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上。另外一个人便摇摇头说：“没用，你怎么跑也跑不过狮子。”同伴说：“嗨

4、，你当然不知道，在这个紧要的关头最重要的是我要比你跑的快。”故事的启示故事的启示在现代商业社会必须与在现代商业社会必须与 时间竞争时间竞争时间的定义时间的定义v时间是由过去、现在及未来构成的。v时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。 过去 现在 未来 时间的特征时间的特征v时间是不可替代的v时间没有办法储存v时间无法增加v时间借不到、买不到、租不到v时间以稳定的速度无法阻挡的消失故事启示故事启示争取时间重要合理分配时间更重要争取时间重要争取时间重要合理分配时间更重要合理分配时间更重要那么时间管理是时间管理理论的历史进程理论的演进 特 点 优 点 缺 点 第一代时间管理备忘录型应变能力很强

5、没有压力随意忽略整体规划 第二代时间管理记事本规划与准备追踪约会事件达成率比较高产生安排的习惯 第三代时间管理强调价值规划、制定优先顺序以价值为导向提高生产率忽略了自然法则缺乏远见 第四代时间管理自然法则和罗盘理论效率方向对分工协作、授权整合第四代时间管理第四代时间管理属于属于自然法则和罗盘理论自然法则和罗盘理论优点：优点：效率方向对效率方向对第三讲第三讲 第四代时间管理第四代时间管理v第四代时间管理的要素与核心v完成人生的四大需求与能力v现代时间管理强调自然法则自然法则-农场法则v1、农业上有一种播种收割定律，耕作的时序以及收割的多寡，受自然法则影响。v2、无论是国家还是个人，均存在一个均衡

6、点。v3、人与社会、群体之间都有一种相互依存、依赖的关系，这种关系，能从心灵的深处，满足个人的心理、物质、精神及社会文化四种需求。四种需求的结合，将内心的那种热忱释放出来，找到真正的自我。人生的领域人生的领域1心灵心灵净化净化身体身体健康健康理财理财规划规划事业事业工作工作心智心智成长成长人际人际关系关系家庭家庭和谐和谐休闲休闲艺术艺术心心54328761课程内容v时间管理是什么？v如何进行时间管理时间管理的五大法宝 明确目标 分清轻重缓急 合理地分配时间 制定规则 合理授权最大限度的装满小桶时间的价值时间的价值v无形价值无形价值 把时间投资于你的工作、家庭、社交、的功能方面，建立工作关系、家

7、庭关系、人际关系等。v有形价值有形价值 所苦心开拓的许多家庭关系、社交关系、会在以后带来有形的报酬。你的时间价值几何你的时间价值几何年收入年收入（万元）（万元）年工作时间年工作时间（天）（天）日工作时间日工作时间（小时）（小时）每天价值每天价值（元）（元）每小时价值每小时价值（元）（元） 每分钟价值每分钟价值 （元）（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83你的时间价值：每天你的时间价值：每天/每小时每小时/每分钟每分钟 元元时间管理是研究如何合研究如何合理、有效地组织、运用时间资源，理、有效地

8、组织、运用时间资源，以达到工作和生活的目标。以达到工作和生活的目标。明确目标爱丽丝漫游奇境记对白 “请你告诉我，我该走哪条路？” “那要看你想去哪里？”猫说。 “去哪儿无所谓。”爱丽丝说。 “那么走哪条路也就无所谓了。”猫说。人要有明确的目标。人不是因为工作而有目标，而是因为目标而工作设定目标的原则设定目标的原则设定有效目标的原则可以用SMART来表示. 设定目标的设定目标的SMART原则原则R可以被证明和观察（强调成果）可以被证明和观察（强调成果）Specific(具体的具体的)Measurable(可以计算的可以计算的)Attainment(可以达到的可以达到的)Time(有时间性的有时间

9、性的)所需所需资源资源开始开始时间时间完成完成时间时间完成完成人人追踪追踪时间时间在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。必须做的应该做的可以做的v 美国某钢铁公司总裁舒瓦普向一位效率专家利请教： “ 如何更好地执行计划的方法？ ” v 利声称可以给舒瓦普一样东西，在 10 分钟内能把他公司业绩提高 50% 。接着，利递给舒瓦普一张白纸，说： “ 请在这张纸上写下你明天要做的 6 件最重要的事。 ” 舒瓦普用了约 5 分钟时间写完。利接着说： “ 现在用数字标明每件事情对于你和公司的重要性次序。 ” 舒瓦普又花了约 5

10、 分钟做完。利说：“ 好了，现在这张纸就是我要给你的。明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不看其它的，只做第一项，直到完成为止。然后用同样办法对待第 2 项、第 3 项 直到下班为止。即使只做完一件事，那也不要紧，因为你总在做最重要的事。你可以试着每天这样做，直到你相信这个方法有价值时，请将你认为的价值给我寄支票。 ” 一个月后，舒瓦普给利寄去一张 2.5 万美元的支票，并在他的员工中普及这种方法。 5 年后，当年这个不为人知的小钢铁公司成为世界最大钢铁公司之一。 设定优先顺序的好处设定优先顺序的好处v只做重要而且是必要的任务v每一次只集中在一件事情上/时间已具体确定的事件时间已

11、具体确定的事件/时间没有具体确定的待处时间没有具体确定的待处理事项理事项/电话、记录等信息电话、记录等信息9:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:0018:0019:0020:00分清轻重缓急I+重要性MIMIIMIIIMIVU+紧迫性I+ U+I+ UI U+I U工具：区分时间的重要性和紧迫性重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。紧迫的事情不一定是重要的事情。时间管理矩阵的应用案例李经理把要做的当天任务罗列出来：制定明天时间计划接待一个老同学向总经理汇报工作举行办公会议给外地客户打电话与同事聊一部

12、电影到门诊部看病打分标准非常重要重要不很重要可有可无4分3分2分1分非常紧迫紧迫不很紧迫可以推迟4分3分2分1分重要性、紧急性分数表任 务重要性分数紧迫性分数制定明天的时间计划接待一个老同学向总经理汇报工作 举行办公会议给外地客户电话 与同事聊一部电影 到门诊看病时间管理重要性时间管理重要性与紧迫性示意图与紧迫性示意图A 危机 紧急状况 有限期压力的计划B 学习新技能 建立人际关系 保持身体健康C 某些电话 不速之客 某些会议D 琐碎的事情 某些信件 无聊的谈话紧急紧急 不紧急不紧急重要重要 不重要不重要重要重要紧急紧急M1重要，紧急重要，紧急M4非重要，非紧急非重要，非紧急重要重要紧急紧急M

13、2重要，非紧急重要，非紧急M1重要，紧急重要，紧急M3非重要，紧急非重要，紧急做事拖延的解决做事拖延的解决v要有能力辨认事情的重要性v自我分析，认清自己v先做最重要的事情v监控自己的进度测试一下你的时间安排方式测试一下你的时间安排方式工作应于何时截止树立一个何时完成的目标影响缩小在最小范围内持之以恒自我制定规则、自我遵守纪律 一人包打天下者一人包打天下者追求团队协作者追求团队协作者合理授权放弃喜欢做的事放弃怕失去控制的心理授权把任务交给人，培训他们并通知相关人员随时准备提供建议并进行解答总结：时间管理的十一条金律v 金律一:要和你的价值观相吻合 v 你一定要确立个人的价值观，假如价值观不明确，

14、你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。 v 金律二:设立明确的目标 v 成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标;你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。 v 金律三:改变你的想法 v 美国心理学之父威廉詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度:“这件工作必须完成它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必

15、须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。当你有了动机，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。然后，从明早开始，每天都从你的list中选出最不想做的事情先做时间管理的十一条金条玉律金律四金律四:遵循遵循20比比80定律定律. v生活中肯定会有一些突发和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要的事，而不是最紧急的事情上，然而一般人都是做紧急但不重要的事。 v金律五:安排“不被干扰”时间 v每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受

16、任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时侯这一小时比你3天工作的效率还要好。 v金律六金律六:严格规定完成期限严格规定完成期限 v帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的帕金森法则(Parkinsons Law)中，写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。 v金律七金律七:做好时间日志做好时间日志 v你花了多少时间在做哪些事情，把它详细地记录下来，早上出

17、门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间，搭车花了多少时间，出去拜访客户花了多少时间把每天花的时间一一记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变时间管理的十一条金条玉律v 金律八:理解时间大于金钱 v 用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象，因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起，他花了40年时间成功，你跟10个这样的人交往，你不是就浓缩了400年的经验? v 金律九:学会列清单 v 把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你看到自己长长的list时，也会产生紧迫感。 v 金律十:同一类的事情最好一次把它做完